Paneldiscussie: ‘Zenya in de Zorg’

Met SEIN, VIVA Zorggroep en Sint Maartenskliniek begeleid door Bart Bolwijn (Infoland)

Bart Bolwijn, Strategisch Business Developer bij Infoland, gaat in deze interactieve sessie de discussie aan met Infoland klanten en kwaliteitsdeskundigen Wendy Kappelhof (Strategisch adviseur kwaliteit en veiligheid bij SEIN), Marcel Woning (Adviseur Kwaliteit & Kenniscentrum bij VIVA Zorggroep) en Paulien Ogink (Manager Kwaliteit en Veiligheid bij Sint Maartenskliniek) over de beste oplossingen die de kwaliteit van hun zorgorganisaties vergroot hebben.

Ook vraagt hij de deskundigen naar hun geleerde lessen. Wanneer waren projecten succesvol? Welke projecten waren dat juist niet en waarom? In welke richting zouden we nog nieuwe of betere oplossingen moeten creëren? Hoe kunnen we nog meer van elkaar leren? En wat zou Infoland daarin kunnen betekenen?

De geschreven samenvatting vind je terug onder de opname.

Samenvatting

Introductie
Tijdens deze panelsessie heeft Bart het met de sprekers over hoe zij Zenya inzetten voor kwaliteit in hun organisatie. De sessie start met een korte voorstelling van de sprekers. SEIN maakt gebruik van alle modules (behalve BOOST). Marcel zette in zijn vorige baan (dus voor VIVA) Zenya al in. Zijn kennis van Zenya heeft hij meegenomen in zijn nieuwe baan. Paulien werkt al sinds 2006 met Zenya (toen nog DKS).

Bart legt een aantal stellingen voor aan het panel tijdens de sessie. De eerste gaat over documentbeheer (DOC), onze eerste oplossing om actuele informatie en documenten beschikbaar te stellen in de organisaties. Met deze stellingen willen we het gesprek openen. Mensen in de zaal kunnen ook reageren op de stellingen (digitaal met een app).

Verdieping onderwerp
Stelling 1: Wat is de grootste uitdaging om de informatie bij de doelgroep te krijgen?

Pauline: Om van zoeken naar vinden te gaan. Het is de uitdaging om je systeem zo in te richten dat de professional het makkelijk kan vinden, dus dan heb je het over intuïtief informatie kunnen vinden.

Marcel: Als je denkt vanuit verpleegkundig handelen: hoe zorg je ervoor dat je kennis op een goede manier vastlegt en gevonden kan worden? Het gaat om borgen van informatie, weten mensen wat ze moeten doen? Dus schriftelijke procedure vs. moeten mensen op de vloer alle details kennen?

Stelling 2: Geschreven (digitale) procedures zullen steeds minder belangrijk worden voor de professional.

Wendy: Mensen zijn het eens met dat dit niet zo is. Goede zorgverleners hoeven niet per se alle procedures uit hun hoofd kennen. Mensen zijn visueel ingesteld, de wereld gaat steeds sneller. De manier waarop we het aanbieden moet anders. Dat hoort bij onze tijd. Denk aan visuals, gesproken tekst en andere contentvormen.

Marcel: Als mensen aan het werk zijn in de zorg, is dat geschreven stuk dan belangrijk? Het moet er zijn. Voor management is een geschreven achtergrond belangrijk, maar hoe is dat op het moment dat de zorg verleend wordt?

Pauline: Procedures zullen blijven, maar de vorm kan anders voor mensen op de werkvloer. Aan de andere kant moet de exacte onderbouwing er ook zijn voor andere professionals. Beide kanten van het verhaal moeten gedekt zijn.

Interactieve documenten in Zenya kunnen een mooie oplossing zijn. Dit komt duidelijk naar voren tijdens de sessie. Opzoeken wordt veel intuïtiever. De eerste informatie zie je direct, zonder door alles heen te moeten scrollen. Ook komt duidelijk naar voren dat sommige panelleden enthousiast zijn over de mogelijkheden die Zenya met AI biedt.

Stelling 3: Het dashboard van Zenya voldoet aan onze verwachtingen.

Dashboarding en kunnen monitoren is essentieel in de zorg. De score van mensen in de zaal is oneens of neutraal. Er komt feedback terug van klanten dat dit beter kan.

Marcel: de rapportagetool die achter Zenya zit heeft wat beperkingen. Als het gaat om meldingen op een locatie is Zenya voldoende, maar organisatiebreed zijn tools als PowerBI wel uitgebreider/gelikter.

Pauline merkt dit ook in haar organisatie. Maar dit ligt ook aan de organisatie: dingen die zij geleerd heeft is dat je aan het begin moet weten wat je wilt weten, en daar kun je je formulier op inrichten. Dit zien we terug bij meer klanten, beaamt Bart.

In de nieuwe RISK module zit de nieuwe BI tool, dit is een belangrijke ontwikkeling wat ons betreft. Bart hoopt dat als hij deze stelling over een jaar nog eens voorlegt, de score heel anders is. De nieuwe BI tool is via de nieuwe RISK al beschikbaar. Vervolgens gaan we dit ook voor DOC, FLOW en CHECK vrijgeven. Voor DOC zijn de meest voor de hand liggende grafieken klaar in die omgeving.

De uitdaging is, volgens Pauline, om rapportages bij elkaar te brengen: alle data uit alle softwarepakketten. Het gaat er volgens de panelleden om dat de tools straks dezelfde taal gaan spreken om de tools goed met elkaar te laten communiceren. Alleen al in de naamgeving (naam invoeren van cliënten bijvoorbeeld).

Stelling 4: Het werken met Infoland is zo goed als de functioneel beheerder zijn klanten begrijpt.

De functioneel beheerder moet zich dus kunnen verplaatsen in zijn interne klant. Als hij de vraag begrijpt, hoe beter hij of zij het kan vertalen naar oplossingen in Zenya. De rol van de functioneel beheerder is belangrijk: het heeft invloed op de kwaliteit van de oplossing.

De score uit de zaal is unaniem eens. Pauline bevestigt dit: ze zit in een driehoek tussen IT, de interne klant en de ondersteuning vanuit Infoland. Er moet tijd gemaakt worden om: de applicatie te kennen én de interne wens moet duidelijk zijn.

‘Je hebt een Jumbo jet gekocht, maar je rijdt ermee op het fietspad’. Dit is een uitspraak van Marcel. Zenya is een breed pakket, je kunt niet alles in een keer weten of leren. Trainingen zijn nodig om mensen hierin mee te kunnen nemen.

Terechte opmerking uit de zaal van een functioneel beheerder: hij heeft veel meer taken dan alleen Zenya beheren. Er is ondersteuning nodig vanuit Infoland in wat de organisatie nodig heeft. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de functioneel beheerder. Zeker voor kleinere organisatie is het handig om bijgeschoold te worden over de ins en outs, vanwege tijdsgebrek.

Organisaties waar de beste resultaten worden bereikt, zijn organisaties waar medewerkers vanuit kwaliteit- en risicomanagement samenwerken met de applicatiebeheerder/functioneel beheerders.

Hierover gaat de discussie nog even verder; het is in iedere organisatie anders. Sommige organisaties hebben de luxe dat ze meerdere functioneel beheerders hebben, sommige maar één of minder.

Laatste stelling: Welke module of functionaliteit ontbreekt in Zenya?

Hier komen verschillende antwoorden op (via de poll): Grote rapportages, benchmark, live helpdesk, projectmanagement, samenwerken, compliance, van data naar inzicht, vertaling van tekst naar visuals en AI,…

Bart bespreekt deze antwoorden met de zaal. Sommige van bovenstaande antwoorden zitten al in Zenya, maar dit is nog niet door alle deelnemers gekend. De sessie is dus niet alleen waardevol om met elkaar in discussie te gaan, maar ook om klanten hierover te informeren.

Verdieping resultaat
Samenvattend: Zenya werd al goed gebruikt door de organisaties in de zaal, maar je kunt er nog veel meer mee kan en dit is niet altijd voor alle klanten even duidelijk. Dit komt vooral door tijdsgebrek. Ook willen mensen graag van andere organisaties leren, bijvoorbeeld met meer specifieke events per sector/soort organisatie.

Deze samenvatting is geschreven door @Jip Peels. 

Heb je hier nog vragen over? Stel ze dan gerust hieronder.