In het Instituut voor Tropische Geneeskunde wordt baanbrekend en maatschappelijk relevant onderzoek verricht op topniveau, maar de administratieve processen bleven achter. In het DigiFlow-project werd een pilot opgezet, waarbij het reisproces – als eerste papieren proces – succesvol werd gedigitaliseerd. Een omvangrijk proces, waarbij rekening is gehouden met onder andere de omschakeling naar het thuiswerken, de reisbeperkingen tijdens de pandemie en duurzaam en veilig reizen.
In deze sessie op de Zenya gebruikersdag 2022, vertelden
In de bijlage onder dit topic vind je de presentatie terug.
Samenvatting
Introductie
Het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG), is een stichting van openbaar nut en een onderzoeksinstelling in Antwerpen die zich specialiseert in het onderzoek, onderwijs en dienstverlening in de tropische geneeskunde en de organisatie van gezondheidszorg in ontwikkelingslanden. ITG is wereldwijd vermaard om zijn onderzoek naar hiv, malaria, tuberculose en "verwaarloosde tropische ziekten". Naast het wetenschappelijk onderzoek geeft het ITG ook reisadvies, verzorgt het vaccinaties voor reizigers en behandelt het mensen die in België aan een tropische ziekte (inclusief aids) lijden.
In kader van het geven van reisadvies heeft ITG in Zenya een zeer complexe workflow opgericht. Meer dan 20 stappen zijn nodig in dit proces. De oude werkwijze liep volledig op papier, Excel en Word.
Met Zenya FLOW loopt nu alles gestroomlijnd en is de opvolging zeer overzichtelijk.
De 3 dames van ITG waren zeer enthousiaste en ervaren sprekers. Via een PPT delen ze hun workflow met de nodige uitleg. Na de demo waren er heel wat vragen, waar deze dames met plezier op geantwoord hebben.
Verdieping onderwerp
De oude manier van reisadvies/reisaanvragen bracht veel werk mee voor de reiziger zelf. De reiziger moest veel invullen op verschillende plaatsen, wat niet altijd even duidelijk was. Aangezien het hele proces bestond uit Word, Excel, mails en papier zorgde dit voor een hoofdzakelijk ad hoc uitgevoerd proces. Dit bracht veel dubbel werk met zich mee en zorgde ervoor dat de opvolging niet gemakkelijk was. Via Zenya FLOW is er nu één digitaal formulier waarbij alles centraal beheerd wordt en automatisch van processtap naar processtap over gaat. Alles is gestroomlijnd en een digitale handtekening is ook erg handig.
Verdieping resultaat
De geautomatiseerde worfklow zorgt voor structuur, opvolging, rapportages in één muisklik en is gebruiksvriendelijk voor de reiziger.
Challenges waar zij nog wel mee worstelen:
- Uitwisseling data tussen applicaties (API):
- Gebruikersbeheer: manager en dienst
- Profiel van de melder: geboortedatum, telefoonnummer,… -> Door GDPR mag dat niet automatisch meegegeven worden. Reiziger moet ze telkens opnieuw invullen.
- Complexe berekeningen (schuldvordering)
- Deadline op basis van datum van reis en niet van indienen formulier
- Datumafhankelijkheid: terugkeerdatum verplicht na vertrekdatum
Deze samenvatting is geschreven door
Heb je hier nog vragen over? Stel ze dan gerust hieronder.