Opname

Hoeveel audits kun je organiseren met behulp van 1 systeem? - Zuyderland

  • 8 November 2022
  • 0 reacties
  • 145 Bekeken

Reputatie 4
Badge +1

Zuyderland maakt voor steeds meer audits gebruik van Zenya vragenlijsten. Het betreft de HKZ voor de Zorgcentra, ISO voor de Laboratoria en Qmentum voor het Medisch centrum. Daarnaast hebben ze een eigen normenset ontwikkeld voor de afdeling Hygiëne en Infectiepreventie, die in de hele organisatie gebruikt gaat worden.

In alle gevallen gebruiken ze de kaders als basis. De vragenlijstenmodule wordt gebruikt om de vragenlijsten uit te zetten en de resultaten terug te koppelen naar de afdelingen.

In deze sessie tijdens de Zenya gebruikersdag 2022 gaf @annemari.eichholtz een indruk van de wijze waarop audits georganiseerd kunnen worden met behulp van Zenya, welke modules Zuyderland gebruikt en hoe Zenya wordt ingezet voor de terugkoppeling van de resultaten. Hierbij werd ook ingegaan op valkuilen, geleerde lessen, wensen en successen. 

De geschreven samenvatting vind je onder de opname en de presentatie kun je onderaan dit topic terugvinden.

 

 

Samenvatting

 

Introductie

Zuyderland is een zorginstelling in het zuiden van het land met zowel cure als care onder een dak. Dit maakt deze zorginstelling zeer divers als het gaat om het auditen van normen, kaders en richtlijnen. Zo hanteert het Zuyderland het HKZ voor de zorgcentra, de ISO normen voor de laboratoria en Qualicor/Qmentum voor het medisch centrum. @Annemari Eichholtz, senior beleidsadviseur bij het Zuydeland neemt ons als ervaringsdeskundige mee in hoe zij audits met Zenya CHECK hebben vormgegeven in de organisatie. In deze presentatie heeft Annemari het audit onderwerp breed en inhoudelijk sterk toegelicht. Zij ging in op de visie, het doel, het beheer én de inrichting en opbouw in Zenya. Het uiteindelijk resultaat en verbetermogelijkheden zijn ook belicht.     

 

Visie en doel

Een objectieve spiegel voorhouden, zodat een organisatie kan leren en verbeteren. 
Dat is hoe je het doel van auditen kunt omschrijven, aldus Annemari. Het Zuyderland heeft daarnaast een heldere audit visie. Dit start met de overtuiging dat audits tot doel hebben de organisatie te verbeteren. Daarna volgt de verantwoording en het sturen. Een audit wordt naast de kaders en richtlijnen ook gevoed vanuit de risico’s die bijvoorbeeld bekend zijn vanuit de incidenten en calamiteiten.  


 
Audits in Zenya CHECK 

In Zenya CHECK bij vragenlijsten beheer, bestaan de auditvragensets bij het Zuyderland uit:  

  • Basisvragen
  • Kader gerelateerde vragensets 
  • Specifieke onderwerpen, zoals wensen van afdelingen en voorgaande auditbevindingen. 


De labels in Zenya worden gebruikt om aan de rapportage vraag te kunnen voldoen. Deze zijn zowel vooraf als achteraf makkelijk toe te voegen aan de vragensets. 


De basisvragen set is aangemaakt omdat je deze in Zenya Check makkelijk kunt kopiëren, waarbij de organisatie-eenheden ingerichte rechtenstructuur ook mee gekopieerd wordt. Deze set gebruik je dan steeds bij ieder nieuw audit onderwerp. Deze aanpak scheelt veel inrichting tijd. 


De mappenstructuur bestaat per map uit de rechtenstructuur en de onderwerpen. 


Er zijn verschillende opties voor het uitvoeren van de audit:  

  1. De audit wordt uitgezet bij een invuller: 
    Dit wordt gebruikt wanneer een hoge frequentie van auditen gewenst is en de invuller vrij kan bepalen wanneer de audit uit te voeren. Nadeel van deze keuze is dat alleen de invuller de vragenlijst kan invullen en deze dus niet kan delegeren. 
     
  2. Vragenlijstonderzoek:  
    Deze auditsoort wordt uitgezet op een afdeling en kan door meerdere personen worden ingevuld. Per afdeling wordt bepaald wie de vragenlijst invult in een ingestelde periode. Samen kan je zo één vragenlijst invullen met meerdere personen. 
     
  3. Uitzetten via ‘Audit’ in Zenya:
    Voordeel hierbij is dat je de auditor informatie ter voorbereiding op de werkelijke audit kan meegeven. Dit is namelijk in het auditsjabloon toe te voegen. 

 
Rapportage  

Door het instellen van leesrechten op de vragenlijst, heeft de lezer direct rechten om van de ingevulde vragenlijst een gedetailleerd rapport te maken. Annemari geeft aan dat het handig zou zijn als Zenya Check een signaal stuurt aan de lezers als alle ingevulde vragenlijsten er zijn.  

Met de toegevoegde label op de vragensets, kan men dashboard rapporten maken die zichtbaar zijn op het portaal. Het Zuyderland heeft dit bijvoorbeeld toegepast voor de Qualicor normaspecten. De leidinggevenden hebben daarmee snel inzicht en kunnen actie nemen wanneer het resultaat onder de norm is.  

Ook maakt het Zuyderland gebruik van de rapportage module, waarbij met filters diverse rapportoverzichten te maken zijn.

 

Wat heeft het opgeleverd? 

Voorheen was er veel werk na een audit om de resultaten in een rapport uit te schijven en daarna te verspreiden. Met Zenya CHECK kan men aanvoudig een vragen-/auditlijst invullen en is het resultaat direct zichtbaar bij de juiste personen. Ook gebruikers binnen het Zuyderland zijn positief. ‘’Door de vragenlijsten in Zenya te gebruiken zijn we een stuk bewuster vragen gaan stellen tijdens de audit.

Momenteel telt het Zuyderland ongeveer 1000 beantwoorde vragenlijsten verdeeld over meer dan 275 audit vragenlijsten. En het einde is nog lang niet inzicht!

 

Tot slot

Annemari sluit af met een krachtig advies. Start met het helder formuleren van wat je wilt weten en ga niet direct aan de slag gaat met het maken van vragenlijsten. Een sterke inrichting maak je door te starten met de vraag: ‘wat wil ik weten?’. Vanuit die vraag ga je terug redeneren en bepalen met welke vragensets je het gewenste resultaat kunt bereiken. Houdt er rekening mee dat dit denkproces en het bepalen van de juiste vragenset veel tijd kost. Veel meer dan het bouwen van de vragenlijst zelf.  

Daarnaast geeft Annemari aan dat het raadzaam is om centraal de regie te houden als het gaat om het inrichten van vragenlijsten. Wanneer je alles decentraal aanpakt, dan ontstaat er snel een onoverzichtelijke brei aan vragensets en rapporten.

 

Tenslotte is er in de presentatie van Annemari een lijst van verbeteringen voor Zenya opgenomen. Deze zijn ook gedeeld op de community en kun je terugvinden op de ideeën pagina.  

 

Deze samenvatting is geschreven door @Roy Beekhuizen 

 

 

Heb je hier nog vragen over? Stel ze dan gerust hieronder.


0 reacties

Geen reactie

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring