Office documenten worden bij ons voorzien van een vertrouwelijkheid classificatie, bijvoorbeeld:
Bij het uploaden naar Zenya geven de documenten met “Public” geen problemen, maar de andere classificaties geven problemen.
Heeft iemand een idee of ik instellingen in Zenya kan aanpassen zodat dit zonder problemen kan?
Antwoord op het topic Inge Kuijpers
Antwoord van de servicedesk:
Als het document label Intern heeft dan wordt het door Office ge-encrypt. Deze encryptie is gebruiker- of organisatie-afhankelijk, en Zenya heeft daar geen toegang toe, want dit is niet deel van onze organisatie. Encrypte documenten kunnen door Zenya niet naar PDF geconverteerd wordenen dus ook niet inzichtelijk gemaakt worden. Dit is een beperking van ASPOSE, het pakket van onze externe leverancier, dat we voor de PDF conversie gebruiken. Ook hyperlinks en media items zouden niet geprocessed kunnen worden.
Encrypte documenten opnemen in Zenya wordt door ons niet ondersteund.
Er is een workaround: het label van het document wijzigen naar Publiek voor het in Zenya op te slaan of te uploaden.
+5Hoi
Dit is m.i. geen standaard beschikbare functionaliteit binnen Office, zie onderstaande quote afkomstig uit Vertrouwelijkheidslabels toepassen op uw bestanden en e-mail in Office (microsoft.com)
Belangrijk: Vertrouwelijkheid is niet beschikbaar als uw Office-account geen werkaccount is waaraan een Office 365 Enterprise E3 of Office 365 Enterprise E5 licentie is toegewezen, als uw beheerder geen vertrouwelijkheidslabels heeft geconfigureerd en de functie voor u heeft ingeschakeld, of als de Azure Information Protection-client niet wordt uitgevoerd in Office.
Ik beantwoord deze vraag vanuit 2 perspectieven, met als doel om deze Office functionaliteit buiten gebruik te stellen zodat je je documenten zonder issues kunt importeren in Zenya:
1 Vanuit het perspectief van beheer en toegang op deze documenten geldt het volgende:
Zodra je een document opneemt in Zenya, dan kan dat document alleen beheerd worden door medewerkers met de rol van documentbeheerder en alleen gelezen worden door medewerkers met de juiste leesrechten.
Het proces van (her)schrijven, beoordelen en controleren van opeenvolgende documentversies is ook volledig in Zenya in te richten. De documentbeheerder is degene die beoordelaars en schrijvers actief aanstuurt.
Als het om leesrechten gaat voor documenten met een specifieke classificatie, dan is het belangrijk om te weten dat Zenya de mogelijkheid biedt tot het instellen van verschillende leesrollen en dat je per document kunt aangeven aan welke leesrol je het document beschikbaar wil maken, zie Hoe stel je in wie een document mag lezen? | Infoland Community
2 Als het puur om het classificeren gaat, dan kun je deze classificatie wellicht beter instellen via een Zenya documentveld, zodat de informatie binnen Zenya zelf zichtbaar is en/of zelfs gebruikt kan worden als filter, zie:
Is je vraag hiermee niet beantwoord, dan vernemen we graag hoe deze classificatie binnen jullie organisatie gebruikt wordt.
+1In november is bij ons hetzelfde classificatiebeleid ingezet en lopen wij nu tegen dezelfde problemen aan.
Er moet nu een workaround gebruikt worden om de ingestelde classificatie te omzeilen en dat is geen wenselijke situatie. Ik vraag mij of of meerdere organisaties hier nu tegen aanlopen en zo mogelijk dit willen aangeven zodat Zenya hier actief naar kan gaan kijken. Wij willen word wel graag blijven gebruiken om onze documenten te schrijven en geen grote voorkeur voor HTMl
Monique
+5Het is binnen Zenya zelf heel goed mogelijk om via leesrollen en/of velden aan te geven voor wie de documenten bedoeld zijn. Die opties zijn van toepassing op alle documenttypen en overstijgt daarmee de Office opties.
Daarnaast zijn de Office opties met name van toepassing als men documenten buiten Zenya om gaat delen via Office Online - voor mijn gevoel is men nu bezig documenten 2x van autorisaties te voorzien.
Het lijkt me goed als we eerst nagaan wat de aanleiding voor het inschakelen van de Office classificatie is?
+1Het inschakelen van de office classificatie is een vereiste vanuit de NEN7510 binnen onze organisatie.
Alle mails en documenten moeten vanaf 15 november verplicht geclassificeerd worden.
Zodra wij een word document uit Zenya halen krijgt deze direct een classificatie toegewezen en bij terugplaatsen krijgen we dus een foutmelding en kunnen we het document niet terugsturen zonder eerst de classificatie eraf te halen. Maar dit is geen wenselijke situatie.
vriendelijke groeten Monique
+5
Ik heb een ticket voor onze Servicedesk aangemaakt om na te gaan of we hier technisch iets in kunnen betekenen. Zodra daar meer over bekend is, zullen we dat hier communiceren.
We zijn bezig met de implementatie van Risk en compliance. Ik blijf ook graag op de hoogte van de ontwikkeling van de integratie van de classificaties.
Ik lees graag wat de status van dit issue is.
+5
Het issue is nog in onderzoek bij de Servicedesk. Op het moment van schrijven staat het ticket in afwachting van een reactie van
Antwoord van de servicedesk:
Als het document label Intern heeft dan wordt het door Office ge-encrypt. Deze encryptie is gebruiker- of organisatie-afhankelijk, en Zenya heeft daar geen toegang toe, want dit is niet deel van onze organisatie. Encrypte documenten kunnen door Zenya niet naar PDF geconverteerd wordenen dus ook niet inzichtelijk gemaakt worden. Dit is een beperking van ASPOSE, het pakket van onze externe leverancier, dat we voor de PDF conversie gebruiken. Ook hyperlinks en media items zouden niet geprocessed kunnen worden.
Encrypte documenten opnemen in Zenya wordt door ons niet ondersteund.
Er is een workaround: het label van het document wijzigen naar Publiek voor het in Zenya op te slaan of te uploaden.
Heb je al een account? Log in
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.
