Vraag

De inrichting van het documentbeheersysteem anders aanpakken

  • 21 March 2022
  • 10 reacties
  • 167 Bekeken

Badge +1

Beste,

 

We zouden in onze organisatie (ziekenhuis) de inrichting van het documentbeheersysteem willen vernieuwen. 

Kan iemand de informatie met mij delen hoe het documentbeheersysteem bij hen is opgebouwd.

Mappenstructuur, portalen, verzamelingen, rechten….

Welke flow hanteren jullie om documenten goed te keuren? (= de verschillende stappen).


10 reacties

Hoi @Alabeeuw,

Misschien heb je hier ook iets aan:
 

 

Reputatie 5
Badge +8

Misschien nog enkele ideeën:

 

Welke ziekenhuis heeft ervaring met een goede documentbeheer structuur? | Infoland Community

Tips voor starten met module Documenten: mapstructuur en soort documenten | Infoland Community

 

Reputatie 6
Badge +7

Deze vraag kan een heel uitgebreid antwoord hebben. Welke opbouw je ook kiest, het moet passen bij hoe je georganiseerd bent en hoe medewerkers hun informatie tot zich moeten nemen.

Wij zijn best bereid om in een digitaal overleg te schetsen  welke belangrijkste keuzes  / uitgangspunten wij hiervoor hebben gebruikt. Je kunt hiervoor een PB'tje sturen als je dat wilt.

Hallo @Alabeeuw 

De belangrijkste vraag die ik als consultant stel is “hoe wil je dat het werkt?”. Erg flauw, maar dat is de basis. Software is namelijk altijd ondersteunend aan het (documentbeheer)proces. Daarnaast zijn ervaringen en cultuur ook relevant.

 

Praktisch qua inrichting adviseer ik vaak om te proberen de portalen natuurlijk voor de gebruikers in te richten, daar zijn ze voor en zij moeten dus hun info snel en zo simpel als mogelijk kunnen vinden. Mijn ervaring is dat zij vaak op onderwerpen zoeken. En wellicht kan dat ook de basis zijn voor de structuur van de portalen en verzamelingen. 
 

Wellicht geeft dit artikel ook ideeën voor de basis: 

 

Badge +1

Beste,

Bedankt voor je reactie.

Ik denk eraan om in ons ziekenhuis 1 portaal te maken met de ziekenhuisbrede procedures en daarnaast per dienst een portaal te maken met daarin verzamelingen te maken. Deze verzamelingen zou ik zo inrichten dat ze opnieuw onderverdeeld zijn vb. procedures, handleidingen, werkinstructies…

Elke dienst zou zijn eigen portaal kunnen zien en ook het ziekenhuisbreed portaal.

Daarnaast zou ik ook de synomiemenlijst opkuisen en de synomiemenlijst aanvullen met betere termen. 

Zou dit voorstel goed zijn wat het efficiënt zoeken betreft? Het doel is voorstel gemakkelijk en snel documenten kunnen opzoeken voor alle medewerkers.

 

Graag uw advies aub.

 

mvg

 

Ann 

 

@Berber Werkman, ik ben persoonlijk erg gecharmeerd naar jouw eerdere keuze om met (minder) portalen per cluster (voor een zkh) te werken. Kun jij wellicht je ervaringen en keuzes delen?

Badge +1

Beste,

 

Momenteel werken we nog niet met portalen of toch er basis. Maar ik zou dit wel willen inrichten in ons zkh.
Wat vond je van het voorstel @Kelly de Jong.

 

Wat zouden jullie voorstellen want we willen in ons ziekenhuis zeker erop toezien dat in de toekomst de documenten sneller en gerichter gevonden kunnen worden.

 

Mvg

Ann

Reputatie 5
Badge +8

Mijn advies aan @Alabeeuw zou inderdaad zijn om niet direct te denken in ‘portalen’, maar om te kijken wat zo gebruiksvriendelijk mogelijk is voor de eindgebruiker, maar wat ook voor de applicatiebeheerder Zenya behapbaar is. Als je nu al denkt ik ‘portaal ziekenhuis breed’ en ‘portaal per dienst’ ga je altijd die richting op denken en wordt de uiteindelijke inrichting ook op die manier uitgevoerd. 

 

Wij zijn een aantal jaren geleden overgaan van 40 portalen (elke afdeling/ dienst een eigen portaal)  naar 5 portalen: per (zorg)cluster 1 portaal. Als je op een portaal gebruik maakt van de juiste verzamelingen en leesrechten is dat heel goed te doen. Nog steeds zijn wij erg tevreden over het gebruik van minder portalen. Per zijn voldoende instellingen mogelijk waardoor lang niet iedereen alles ziet. 

Alles valt en staat wat mij betreft met het inrichten van de verzamelingen en het gebruik van velden. 

Reputatie 1
Badge +3

Wij hebben een heleboel portalen, dit op vraag van de eindgebruikers. De diensten hebben hun eigen dienstportaal en we ontwikkelden ook enkele themaportalen (behoefte vanuit de zorg) zoals transfusie, wondzorg, infectiepreventie, geneesmiddelen, covid. Allemaal netjes ingericht met de nodige verzamelingen. Hoewel we wel de indruk hebben dat de meerderheid ‘gewoon’ de zoekbalk gebruikt ivp de verzamelingen via de knop raadplegen. 

Het optimaliseren van synoniemen is zeker zinvol, alsook inzetten op het zoekenbeheer. We gebruiken dit vnl. om ziekenhuisbrede documenten te koppelen aan bepaalde zoektermen. 

Zogenoemde ‘quick wins’ zijn inderdaad het kritisch bekijken van de synoniemenlijst. Vaak is er door de jaren heen een erg grote lijst ontstaan die veelal ook synoniemen bevat die feitelijk geen synoniem zijn en daarmee ‘rare’ zoekresultaten kunnen geven.

En ook het zoekenbeheer, met als onderdeel Aanbevolen links,  kan helpen het vinden van informatie te verbeteren.

 

De portalen zijn er voor de medewerkers. Dat betekent dat de structuur die daarbij wordt gehanteerd enerzijds past bij jouw als organisatie en zeker ook aansluit bij hoe medewerkers hun informatie zoeken. Vaak zie ik hierbij dan toch ook thema's terugkomen, organisatiebreed e/o specifiek. Volgens mij is een documenttype (protocol, werkinstructie etc) een perfect filter en niet het eerste waar men op zoekt.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring