@GregVis
Allereerst: welkom op de Infoland Community!
Het gebruik van Sensitivity Labels in Microsoft 365 wordt niet ondersteund, omdat dat issues oplevert met het invoegen van voorbladen en kopteksten tijdens het afdrukken van documenten vanuit Zenya.
Daarnaast voorziet Zenya DOC in een rechten- en rollenstructuur waarmee u exact kunt bepalen wie documenten mag lezen en wie ze mag beheren, zie o.a. Hoe kun je gebruikersrollen voor 'Documenten' inrichten? en Hoe stel je in wie een document mag lezen? Mijns inziens is dan een tweede rechtenstructuur in het document zelf overbodig.
Dit betekent dat wel men voor toegang tot een Zenya document dient te beschikken over een Zenya account.
In uw situatieschets geeft u aan dat het soms gewenst is dat een medewerker die uit dienst gaat toch toegang blijft houden tot een aantal documenten.
Allereerst vernemen we graag of u dit doel kunt bereiken door het account van een medewerker uit dienst voort te laten bestaan in Zenya, eventueel via een gewijzigde rol waarmee u garandeert dat oud-medewerkers alleen de juiste documenten kunnen lezen of zelfs beheren.
Verder vernemen we graag meer details over uw exacte situatie - zou u deze kunnen verduidelijken?
@Chaim Leunissen, bedankt voor je antwoord.
Ik begrijp uw antwoord vanuit de gedachte van Zenya. Sensitivity labels in officedocumenten zijn er om de inhoud van een document te beschermen (encrypten) en niet zozeer toegang. Zenya biedt hierin toegangsbescherming tot het document, maar als een gebruiker inzage heeft of het document kan downloaden is er geen controle meer over de inhoud. Dit is waar de sensitivity labels om de hoek komen kijken. Hiermee wordt een gebruiker beperkt om de inhoud bijvoorbeeld te kopiëren, screenshots van te maken of te printen. Ook als een document is gedownload uit Zenya biedt een sensitivity label toch bescherming aan de inhoud ongeacht waar deze terecht komt.
Een aantal documenten welke wij momenteel in Zenya hebben heeft een gevoelige inhoud, welke een aantal gebruikers moeten inzien als onderdeel van een proces. Echter kunnen gebruikers deze inhoud momenteel kopiëren en in een ander document plakken of een screenshot maken en doorspelen aan een derde partij bijvoorbeeld, wat ook kan gebeuren als deze uit dienst getreden zijn.
Niet dat je dit verwacht van je personeel maar de mogelijkheid is er, welke beschermd kan worden door een sensitivity label. Het is dus meer een extra beveiliging boven op de toegang tot een document.
@Chaim Leunissen, ik denk dat we elkaar niet begrijpen.
Om voor mij duidelijkheid te scheppen kunt u wellicht de onderstaande vragen beantwoorden met waar/niet waar.
In de volgende gevallen is een gebruiker in dienst en heeft toegang tot Zenya.
- Als een gebruiker een document opent kan deze tekst uit het document kopiëren en plakken in een ander document buiten Zenya. (waar/nietwaar)
- Een gebruiker heeft de mogelijkheid om een schermafdruk te maken van een document in Zenya. (waar/nietwaar)
- Als een gebruiker een document uit Zenya downloadt heeft Zenya geen controle meer over het document. (waar/nietwaar)
- Informatie verkregen uit Zenya middel copy/past, download en/of screensshots kunnen buiten de organisatie gedeeld worden. (waar/nietwaar)
In de volgende gevallen is een gebruiker niet meer in dienst en heeft ook geen toegang tot Zenya.
- Een document eerder gedownload op een prive computer uit Zenya tijdens dienstverband is nog steeds beschikbaar voor de gebruiker. (waar/nietwaar)
- Het is aantoonbaar dat informatie, gekopieerd uit een document uit Zenya tijdens dienstverband, eigendom is van de organisatie. (waar/nietwaar)
Alvast bedankt voor uw antwoorden.
Met vriendelijke groeten,
Gregory
In de volgende gevallen is een gebruiker in dienst en heeft toegang tot Zenya.
- Als een gebruiker een document opent kan deze tekst uit het document kopiëren en plakken in een ander document buiten Zenya. (waar)
- Een gebruiker heeft de mogelijkheid om een schermafdruk te maken van een document in Zenya. (waar)
- Als een gebruiker een document uit Zenya downloadt heeft Zenya geen controle meer over het document. (waar)
- Informatie verkregen uit Zenya middel copy/past, download en/of screensshots kunnen buiten de organisatie gedeeld worden. (waar)
In de volgende gevallen is een gebruiker niet meer in dienst en heeft ook geen toegang tot Zenya.
- Een document eerder gedownload op een prive computer uit Zenya tijdens dienstverband is nog steeds beschikbaar voor de gebruiker. (waar)
- Het is aantoonbaar dat informatie, gekopieerd uit een document uit Zenya tijdens dienstverband, eigendom is van de organisatie. (nietwaar)
Alvast bedankt voor uw antwoorden.
Met vriendelijke groeten,
Gregory
Hoi Gregory, zie de antwoorden hierboven.
@Inge Kuijpers , bedankt voor uw antwoorden.
Het zijn precies de punten waarvoor wij document labels gebruiken waardoor de informatie beter beschermd kan worden.
Dit omdat bepaalde documenten in het QMS bepaalde informatie (intellectueel eigendom) bevat welke niet bij een 3e partij terecht mag komen.
Helaas hebben we deze ervaring gehad en is het, ondanks geheimhoudingsverklaringen etc., achteraf moeilijk te stellen hoe een bepaalde partij aan de informatie is gekomen.
Juridish is het ook lasting aan te vechten als de bron van informatie niet duidelijk is. Hierdoor willen wij onze informatie zo goed mogelijk beschermen wat verder gaat dan alleen toegang tot een document.
Terugkomende op mijn initiële vraag;
Is het mogelijk om een document als bijlage aan een item in Zenya toe te voegen?
Het document wordt dan niet in Zenya geopend maar wordt gedownload en direct in Excel of Word geopend bijvoorbeeld.
Door deze mogelijkheid hoeft Zenya niets met de encryptie te doen, is de bijlage afgeschermd met toegangsbeheer volgens het QMS en is de informatie beschermd door het document label.
Alvast bedankt voor uw antwoord.
Met vriendelijke groeten,
Gregory
Terugkomende op mijn initiële vraag;
Is het mogelijk om een document als bijlage aan een item in Zenya toe te voegen?
Het document wordt dan niet in Zenya geopend maar wordt gedownload en direct in Excel of Word geopend bijvoorbeeld.
Door deze mogelijkheid hoeft Zenya niets met de encryptie te doen, is de bijlage afgeschermd met toegangsbeheer volgens het QMS en is de informatie beschermd door het document label.
Ik zie wel een mogelijkheid: Je kunt namelijk bijlagen aan een document in Zenya verbinden.
Dit document in Zenya is dan het item dat in een verzameling opgenomen wordt en toegang biedt tot het beveiligde document in de bijlage.
Er zijn twee zaken die belangrijk zijn om te weten:
- Zenya doorzoekt sowieso de titel en de inhoud van een document in Zenya zelf, maar waarschijnlijk niet van de bijlagen bij het document - jullie bijlagen zijn namelijk beveiligd met een sensitivity label en daarmee hoogstwaarschijnlijk ontoegankelijk voor Zenya!. Het is raadzaam om de titel en inhoud van het document in Zenya zodanig vorm te geven dat het goed gevonden kan worden
- Het is mogelijk om meerdere bijlagen aan hetzelfde document in Zenya toe te voegen.
Het begint met het aanmaken en beschikbaar maken van een "Bijlage”-veld bij documenten, zie: Velden toevoegen aan documenten en processen | Infoland Community
Hierbij is het belangrijk dat het bijlage-veld ook zichtbaar is op het web - dat betekent dat het bijlage veld bij de documentdetails wordt weergegeven.
Zodra een document met een bijlage gepubliceerd is (en beschikbaar is aan een verzameling) in Zenya, dan kan een gebruiker de bijlage als volgt openen:
@Chaim Leunissen, bedankt voor uw antwoord.
Dit lijkt op hetgeen waar ik naar opzoek was, we gaan ermee aan de slag.
@GregVis Ik verneem graag je ervaringen hiermee.
