Module DOC - afschermen documenten voor een specifieke gebruikersgroep

Hoi ​@Erica Kiestra 

Er zijn twee methoden:

1. Per map bepaal je welke gebruikers en/of gebruikersgroepen de rol van "Publieke lezer” hebben. Zie Mappenstructuur voor documenten en processen inrichten - hoe doe je dat? | Zenya Community En dat betekent dat documenten in Map A door iedereen gelezen kunnen worden, maar de documenten in Map B alleen door een selecte groep.
2. Of je richt meerdere leesrollen in zodat je per document de juiste leesrol kunt toekennen, zie Personen toevoegen aan een specifieke (zelf aangemaakte) leesrol | Zenya Community

Beide opties leveren hetzelfde resultaat op voor wat betreft leesrechten, maar er zijn een paar praktische verschillen:

Bij optie 1 geldt: de map waar je een document aanmaakt is bepalend voor de leesrechten. Maar een documentbeheerder dient dan ook meerdere mappen te onderhouden. Dit kan overbrugt worden met Dashboard - Document inzichten | Zenya Community en/of Vind de documenten die je zoekt met de 'geavanceerde zoekvraag' | Zenya Community 

Bij optie 2 geldt dat je per document dient aan te geven voor welke leesrol het document beschikbaar zal zijn. Dat kan vergissingen in de hand werken. Tegelijk kun je dan op grond van de leesrol vaststellen wat het "toegangsniveau” is

Het is ook mogelijk om beide opties te combineren:

• Maak een map aan waar een selecte groep de privé leesrol heeft
• Stel de map zo in dat alle nieuwe documenten standaard de privé leesrol krijgen

Ik hoop dat je met deze informatie tot een inrichtingsbesluit kunt komen die het best bij jullie organisatie past?