@lgrimon0 Het is belangrijk om te weten wat de rol is van de betreffende apotheker:
- Is het voldoende als de apotheker de melding kan lezen? In dat geval kun je gebruik maken van de rol van "overige betrokkene” - die rol staat het toe om leesrechten per specifieke melding toe te wijzen.
- Dient de apotheker een aanvulling te doen op de melding, maar is de apotheker niet verantwoordelijk voor de afhandeling van de gehele melding, dan zou je een actiepunt aan de apotheker kunnen toewijzen. De apothekers dienen dan de rol van actienemer te hebben.
- Als de apotheker verantwoordelijk is voor het doorlopen van de hele workflow, dan is het .i. het best als je de hele melding aan de betreffende apotheker toewijst. Dat kan alleen als de apotheker(s) ingesteld zijn in de rol van coördinator. Als je een melding toewijst aan een coördinator, dan wordt die persoon de eigenaar van de melding. Alleen de eigenaar krijgt een taak (vergezeld van begeleidende e-mails) om de melding af te handelen, de overige coördinatoren niet.
Twee leestips:
- Hoe bepaal je wie wat mag doen en/of zien bij een melding? - meer informatie over de hierboven genoemde rollen
- Nieuw met Zenya Flow? - Dit kapstok document biedt ingangen naar gedetailleerde informatie over alle beschikbare functionaliteiten en is meteen een brug naar het volgende onderwerp.
Vervolgens is het belangrijk om na te gaan hoe je de betreffende apotheker aanstuurt:
- Dat kan geautomatiseerd via de workflow, op voorwaarde dat je op basis van de inhoud van de melding eenduidig kunt identificeren welke apotheker de melding moet kunnen lezen of juist een actiepunt of de melding zelf moet afhandelen.
- Dat kan ook handmatig, waarbij 1 "werkverdeler” handmatig leesrechten, actiepunten en/of meldingen uitdeelt.
Welke keuze je hierin maakt is deels afhankelijk van de wensen op de werkvloer.
Het inrichten van de workflow brengt mogelijk uitdagingen met zich mee - ik hoop dat andere Community leden je hierin kunnen helpen. @Jan Huylebroek en @Natascha Deprez: staat een van jullie bijvoorbeeld open voor contact over dit onderwerp?
@Chaim Leunissen : ik heb te weinig kennis over FLOW om te kunnen helpen.
Binnen onze apotheek willen we meldingen kunnen toewijzen aan een apotheker met kennis over een bepaald subthema. Hiervoor willen we graag dat een centrale persoon binnen apotheek de meldingen kan toewijzen aan de betrokken collega. Echter willen we niet dat alle apothekers alle meldingen toegewezen krijgen, we willen hen niet overbelasten met taken en mails.
Hen toevoegen als coördinator is dus niet echt een optie denken we?
Hoe kunnen we dit best aanpakken? Heeft iemand hier ervaring mee?
alvast bedankt!!
Hoi,
Als het subthema een aan te geven keuzeveld is bij het maken van de melding kan in de flow overgang naar de status verzonden de melding al gelijk toegewezen worden de apotheker die dat subthema als aandachtsgebied heeft, dat gaat dan zonder tussenkomst van de centrale persoon.
Maar als het subthema in het coördinator formulier door de centrale persoon nog ingevuld moet worden, kan dit ook in de volgende statusovergang automatisch ingericht worden. In dat geval moet in de eerste overgang het formulier aan de centralepersoon worden toegewezen.
Bij druk op de knop naar in behandeling nemen van de melding gaat de melder naar de apotheker.
In beide gevallen moet de apotheker, zoals Chaim aangeeft wel de coördinator rechten (en kennis) hebben om de melding in Zenya verder af te handelen.
Rechten heeft een bepaald persoon nodig om meldingen die toegewezen worden dan ook verder te kunnen behandelen.
De betreffende toegewezen eigenaar van de melding kan dan via het takenoverzicht of in de module meldingen bij actie vereist van mij zien wat er te doen is bij de meldingen die aan hem/haar zijn toegewezen.
Hopelijk kun je hier wat mee.
Groet Lia Hazen, Microvida
Als ik de vraag lees denk ik aan het gebruik van de onderwerpenboom.
De subthema's zou je in de onderwerpenboom kunnen zetten, en daaraan koppel je specifiek de apothekers.
Melder vult het subthema in op het meldformulier, zo gaat de melding direct naar de juiste apotheker(s).
Bij de subthema's zet je ook een optie Weet ik niet, of Anders, die laat je dan naar de “triagist” gaan. Die kan via Toewijzen het juiste subthema kiezen of met behulp van een actieformulier als er aanvullende informatie gegeven moet worden
Als ik de vraag lees denk ik aan het gebruik van de onderwerpenboom.
@Gerlof , @lgrimon0 en @Lia Hazen
Het gebruik van een onderwerpenboom komt dan in de plaats van het gebruik van de organisatie-eenheden voor wat betreft het toewijzen van rechten en rollen.
Men zal eerst moeten nagaan wie hoofdverantwoordelijk is voor de melding als geheel.
Als de leidinggevende van een afdeling de eigenaar dient te zijn, dan is dat aanleiding om de OE structuur als beslismodel te gebruiken voor de voorkeurscoördinator/eigenaar
Men kan de apotheker actiepunten toewijzen, bijvoorbeeld op voorwaarde dat een tweede veld (subthema) een lijstveld is en een specifieke waarde heeft, zie Mogelijke acties op een statusovergang | Zenya Community zoals Lia voorstelt in haar reactie:
Als het subthema een aan te geven keuzeveld is bij het maken van de melding kan in de flow overgang naar de status verzonden de melding al gelijk toegewezen worden de apotheker die dat subthema als aandachtsgebied heeft, dat gaat dan zonder tussenkomst van de centrale persoon.
Maar wellicht is onderstaande aangekondigde nieuwe functionaliteit een uitkomst, zeker als een actiepunt voor de apotheker "te klein” is voor alle activiteiten die de apotheker dient uit te voeren?
Zie Automatisch starten submelding o.b.v. veldwaarden in hoofdmelding | Zenya Community - Deze functionaliteit maakt het mogelijk om automatisch submeldingen aan te maken.
Het resultaat zou dan als volgt kunnen zijn:
