Tijdens het community event 2022 gingen 17 actieve en betrokken klanten met elkaar in gesprek over een aantal stellingen. Hieronder lees je de tips waarmee je ervoor zorgt dat eindgebruikers snel de documenten vinden die ze zoeken.
Het gebruik van duidelijke titels, metadata, tags en trefwoorden zijn in de basis erg belangrijk zijn. Sluiten deze aan bij het zoekgedrag van je eindgebruiker? Zijn de termen die je gebruikt eenduidig en consistent? De zoekwoorden van je gebruikers worden gelogd, waardoor je continu je titels en trefwoorden kunt optimaliseren.
Het zoeken in Zenya werkt intuïtief. Tegelijkertijd kunnen er aandachtspunten zijn die specifiek gelden voor jouw organisatie. Daarom is het belangrijk dat eindgebruikers een gedegen instructie krijgen over hoe zij het beste kunnen zoeken. Deze instructie zou je bij voorkeur herhaaldelijk willen aanbieden bijvoorbeeld in de vorm van een e-learning.
Ook is de toegankelijkheid van je documenten belangrijk. Zorg ervoor dat je documenten op een laagdrempelige manier aanbiedt op verschillende devices. Wil je een geüpdatet document onder de aandacht brengen? Plaats het dan als een nieuwsbericht op het startportaal.
Er is ook gesproken over de hoeveelheid documenten. Hoe meer documenten, hoe lastiger het kan zijn om het juiste document te vinden. Biedt daarom alleen de informatie aan die echt nodig is. Ruim documenten op waar mogelijk en zorg dat de verzamelingen structuur aansluit op de behoeftes van je eindgebruikers én passend is bij jouw organisatie. Het documenttype Interactieve documenten kan zeker ook een rol bij het verbeteren van de vindbaarheid van documenten. Je kunt met dit documenttype makkelijker documenten samenvoegen. De interactieve onderdelen zorgen er vervolgens voor dat het geen ellenlange teksten worden. Zo kun je eenvoudig bepaalde onderdelen prominent in beeld plaatsen, terwijl je andere onderdelen achter een uitklappaneel plaatst.
Het koppelen van documenten en processen kan eindgebruikers ook helpen sneller de juiste informatie te vinden. Zo kun je gebruikmaken van hyperlinks tussen documenten en processen.
Daarnaast kun je je afvragen of alle documenten vindbaar moeten zijn als zoekresultaat in het portaal. Mogelijk zijn er documenten die alleen benaderbaar hoeven te zijn via een hyperlink in een ander document.
Tenslotte volgden er verschillende tips over het gebruik van de aanbevolen links. Een aanbevolen link is een zelf toegevoegde hyperlink naar bijvoorbeeld een document gekoppeld aan dat zoekwoord. Elke volgende keer dat iemand zoekt op dat woord komt de link bovenaan en prominent in beeld. Applicatiebeheerders hebben inzicht in alle zoekvragen van gebruikers, aangezien deze gelogd worden in Zenya. Zo zouden zij aan de hand van een Top 5 van zoekwoorden de aanbevolen links kunnen creëren.
We zijn benieuwd. Wat vind je van deze inzichten of heb je nog meer tips?
Deel ze gerust door te replyen op dit topic 👇🏽