Inrichting van verschillende portalen?

Goedemorgen @liandabakker,

In iProva bestaat de mogelijkheid om middels verzamelingen en verzamelinggroepen een eigen structuur voor je eindgebruikers te creëren. Daarmee kunnen zij, naast het zoeken naar informatie, via de structuur ‘bladeren’ door de informatie die je aanbiedt.

De laatste jaren zie ik juist dat men terugkomt van zo'n structuur en op onderwerp of thema een structuur aanbiedt omdat medewerkers op die manier ook zoeken naar informatie. Een alfabet kun je er desgewenst ‘boven’ zetten echter is dit in de praktijk een handeling extra.

Ik ben erg benieuwd waarom je dit aantrekkelijk vind.

En wellicht zijn er andere klanten die kunnen aangeven waarom zij voor een bepaalde structuur wel/niet gekozen hebben.

Hoi Kelly,

Bedankt voor je reactie. 
De mogelijkheid om te wisselen van portaal vind ik op deze manier niet heel intuïtief. Ik denk dat wanneer je makkelijk ziet dat je kunt wisselen van afdeling/onderwerp, mensen misschien sneller de documenten vinden die zij nodig hebben. Ook gebruikt ruim de helft van de iProva gebruikers bij ons de optie om te filteren niet.. Gaat dit er overigens straks bij Zenya wel hetzelfde nog uitzien of wordt dit ook meer zoals bij bv Google? 

Hallo @liandabakker ,

Het wisselen van portaal is niet noodzakelijk. Het is ook een optie om 1 portaal te gebruiken waar alle onderwerpen op terug te vinden zijn middels een zelfgekozen structuur.

Hoe jullie portaal er nu uit ziet weet ik niet, wellicht is er eerder gekozen voor meerdere portalen.

Hoi Kelly,

Bedoel je dan dat je 1 portaal gebruikt en dat je daar via filters de juiste documenten kunt zoeken?

Groetjes Lianda

Hallo @liandabakker ,

Op een portaal kan naast de zoekbalk die daar staat, via de knop Raadplegen, een structuur neergezet worden waarmee de gebruikers door de informatie die aangeboden kan ‘bladeren’ en specifieker zoeken. Dat kan door diverse verzamelingengroepen en verzamelingen te bouwen.

Als er 1 portaal bestaat zal alle info van je organisatie daar te vinden zijn. Onderverdeeld in diverse verzamelingen zodat men deze ook ‘gebundeld’ terug kan vinden.
Als er meerdere portalen zijn dan wordt op een portaal eerst al een splitsing gemaakt, bijv. per afdeling, zodat enkel die info gevonden kan worden. Middels de verzamelingen is er binnen die afdeling nog verder te verdelen.

Vaak maakt een ziekenhuis gebruik van meerdere portalen omdat je nu eenmaal erg veel informatie hebt.
Toch zien we ook wel eens voorbij komen dat er maar een paar portalen worden gebruikt.

@Berber Werkman , jij hebt dat gedaan. Kun jij jouw ervaringen en motivatie om maar een paar portalen eens delen?

Dat klopt @Kelly de Jong en @liandabakker, wij maken als ziekenhuis gebruik van een klein aantal portalen: 

1. cluster acuut (IC, SEH, AOA, kinderafdeling, gynaecologie, Medische beeldvorming)
2. cluster snijdend (o.a. chirurgie, oogheelkunde, urologie, KNO, orthopedie; zowel verpleegafdelingen als poliklinieken als vakgroepen)
3. cluster beschouwend (o.a. longgeneeskunde, cardiologie, neurologie, interne geneeskunde; zowel verpleegafdelingen als poliklinieken als vakgroepen
4. ondersteunende diensten (facilitaire afdelingen zoals logistiek, voeding, schoonmaak maar ook ICT en applicatiebeheer
5. organisatie-ontwikkeling (P&O, kwaliteit, infectiepreventie, communicatie, finance & control, bestuursbureau)

Deze portalen zien er allemaal hetzelfde uit, ook qua kleurstelling. Enige verschil is de inhoud bij ‘raadplegen’ (en het hangt van je rechten af wat je ziet onder de knop ‘invullen’ en ‘management informatie'). Onder de verzamelgroepen van de specialismen is een vaste indeling gemaakt van verzamelingen: dagbehandeling, klinisch, medische richtlijnen en poliklinisch. 

Elk portaal heeft een andere inrichting bij raadplegen, maar de zorgportalen (1, 2 en 3) hebben allemaal een verzameling ‘zorgbreed', waar je verzamelingen ziet zoals ‘handboek van de apotheek', algemene werkwijzen rondom medische beeldvorming, bloedtransfusie, BIG-handelingen, antistolling, orgaandonatie enz. 

Alle portalen hebben een verzameling ‘ziekenhuisbreed', waar algemene informatie te vinden is over bijv. P&O, infectiepreventie, kwaliteit, communicatie, BHV, arbo, convenant medische technologie enz.. Informatie die voor alle medewerkers van belang is en die op alle portalen makkelijk te vinden is (zonder te hoeven zoeken ‘in alles’). 

Daarnaast hebben wij nog een 6e portaal welke heet ‘verantwoording'. Wij merkten dat het gebruik van ‘rapportage’ door veel medewerkers lastig wordt gevonden en dat de informatie onder de knop ‘maangement-informatie’ niet afdoende was voor bijv. het maken van maand- en trimesterrapportages. Daarom hebben wij een portaal gemaakt waar je onder raadplegen een mooie indelen vindt waar mensen hun informatie rondom kwaliteit- en veiligheid is te vinden. Geboren uit nood, maar wordt veel gebruik van gemaakt. 

In de bijlagen hieronder een print screen van de knop ‘raadplegen’ van elk portaal. Zelf zijn we momenteel niet zo tevreden over de hoeveelheid verzamelingen onder ‘ziekenhuisbreed'. Met de overgang naar Zenya gaan we deze lijst opschonen zodat hier minder verzamelingen komen te staan (en mogelijk dus ook minder documenten en minder vervuiling met documenten van de portalen)

@Berber Werkman en @Kelly de Jong Bedankt voor jullie reacties! Ik ga het bespreken met onze groep. Wij hebben ook nog verschillende portalen voor Hoorn en Purmerend aangezien nog niet alle documenten geharmoniseerd zijn/kunnen worden.. Misschien dat we dat dan als verschillende verzamelingen wel in één portaal kunnen doen op deze manier.. Gevaar is dan wel dat alles dezelfde kleur heeft en als je via de zoekbalk zoekt, mensen misschien alsnog de verkeerde kiezen… Stof tot nadenken in ieder geval, bedankt voor het delen!

Het ziet er bij jullie in ieder geval overzichtelijk uit op deze manier!