Zenya

Wij hebben een meldingstype waarin veel acties uitgezet worden naar andere personen. Deze actie worden op een bepaalde volgorde bijgehouden, waarbij de oudste actie als eerste word getoond. Zie bijlage. Wij zouden dit liever andersom hebben. Contact met de servicedesk bied geen uitkomst, heeft een van de communityleden nog een idee?

In de kaartenbak hebben wij een overzicht van onze beheersmaatregelen in het kader van de NEN 7510. We willen graag direct in de kaartenbak een risicoanalyse per beheersmaatregel uitvoeren. De risicoscore is de kans maal de impact. Op dit moment hebben we 3 aparte velden (kans, impact en risicoscore). De risicoscore berekenen we zelf en vullen we in. Onze wens is een risicoanalyse in de kaartenbak zoals ook mogelijk is in iTask. Dus invullen van de kans en de impact waarna automatisch de risicoscore berekend wordt en er een kleur aan gehangen wordt.

De kaartenbak-module in iProva leent zich voor allerlei doeleinden. Bijvoorbeeld het beheer van apparaten, leveranciers of contracten. Je kunt kaarten als losstaande registratie gebruiken, maar het is nóg krachtiger om kaarten te koppelen aan andere iProva-entiteiten zoals meldingen, documenten of vragenlijsten. In dit artikel gaan we in op de mogelijkheid om rechtstreeks vanaf een kaart een melding te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan het melden van een storing of defect aan een apparaat. Instructie VoorbereidingOm dit mogelijk te maken, moet je als applicatiebeheerder een aantal voorbereidingen treffen: Ga naar de betreffende kaartenbak Klik op Eigenschappen openen Ga naar het tabblad Koppe

Beste allemaal, Is er iemand die mij kan helpen met het verkrijgen van een reeds bestaande begrippen/synoniemenlijst voor ons nieuwe documentmanagementsysteem? Hoor heel graag van jullie. Met vriendelijke groet, Lotte Visser

In het verleden was ZGT een van de eerste Nederlandse ziekenhuizen die gekozen had voor accreditatie volgens het Qualicor – Qmentum programma. Daarbij was/is, door een werkgroep, veel werk verricht mbt vragenlijsten etc.Tegen een vergoeding was het mogelijk om toegang tot vragenlijsten en info te krijgen.Mijn vraag: is dit nog steeds actueel en bestaat deze mogelijkheid nog?

Wij vragen ons af waarom het niet mogelijk is handmatig een actieformulier aan te maken welke in de algehele workflow al is opgenomen, maar niet in de desbetreffende aanvraag wordt verstuurd? Vanuit een commissie wordt nog regelmatig gevraagd om handmatig een actieformulier toe te voegen, wat nu niet mogelijk is. Wanneer ik daarvoor in de plaats een actiepunt aanmaak, zie je deze niet in de tab ‘Formulieren’. Een optie is om voor alle deskundigen een dubbel formulier aan te maken, maar dit zorgt wel voor ‘vervuiling’ van de achterkant van de Meldingen/meldingstype. Heeft iemand nog tips of oplossingen?

Wij gebruiken relatief veel documenttypen waardoor ik merk dat het voor de documentbeheerders niet altijd even duidelijk is welk type nu moet worden gebruikt. Denk hierbij aan typen als protocol, reglement of voorschrift, die voor de gebruiker erg op elkaar lijken en die in de praktijk dus ook vaak oneigenlijk worden gebruikt. Ik wil dit graag opschonen, wellicht zelfs gaan werken met een processenhuis met bepaalde standaard documenttypen als afgeleide van de processen. Hoe zit dit bij anderen? Welke documenttypen gebruiken jullie en welk idee zit daar achter?

Wij willen graag de iProva search app in gebruik gaan nemen, maar het is niet helemaal duidelijk wat de eventuele gevolgen voor het dataverbruik zullen zijn. Bij gebruik van de app is vaak in beeld dat de inhoud gesynchroniseerd wordt. Dat wekt de indruk dat er constant verbinding wordt gemaakt. Ik meen echter begrepen te hebben dat er alleen verbinding wordt gemaakt ingeval van wifi. Graag ontvang ik hierover meer informatie.

Ik ben op zoek naar een contactpersoon van een ziekenhuis dat gebruik maakt van de verbetervolgmodule (iTask) binnen iProva. Wie kan mij helpen? Met vriendelijke groet, Valerie van Berlo Senior Adviseur Kwaliteit en Veiligheid Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis (ETZ)

Klinkt eenvoudig, maar omdat eindgebruikers zelf documenten vanuit iDoc kunnen printen geef je medewerkers in feite de mogelijkheid om gebruik te maken van onbeheerde kopieën. Daar kun je natuurlijk beleid op zetten, maar dan moet je ook handhaven en er zeker van zijn dat men dit beleid altijd naleeft. Wie heeft er nog andere tips voor mij om de aanwezigheid van onbeheerde kopieën op de werkvloer te voorkomen?

Beste lezers, Voor ons nieuwe documentmanagementsysteem zijn we opzoek naar 'manieren' hoe we betrokkenheid onder documentbeheerder kunnen creëren en beïnvloeden. Vorige implementatietrajecten hebben helaas weerstand opgeroepen t.o. het nieuwe systeem, waarmee we op 1 maart 2019 live gaan. Hebben jullie tips en tops over hoe jullie dit aangepakt hebben? Hoor heel graag van jullie. Groeten, Lotte Visser

We maken op een aantal plaatsen gebruik van iProva waarbij we de nieuws module gebruiken. Vanaf versie 5.4 kunnen we nog steeds een nieuwsmodule gebruiken echter zonder dat we rechten kunnen regelen op de lezers. Wij gebruiken nml. de nieuwsmodule op de oude startpagina's als overdrachtschrift tussen collega's. Zijn er andere organisaties die hier ook tegen aan zijn gelopen en hoe hebben ze dat opgelost.

Binnen onze organisatie gaan we medio april 2019 over van iProva versie 5.3 naar de laatste versie van iProva. Omdat we een fusie organisatie zijn hebben we nog tot oktober 2019 de tijd om alle documenten om te zetten naar geharmoniseerde documenten. Omdat de volgende versies van iProva nog al wat voordelen biedt gaan we wel eerder over naar iProva 5.9 (5.10) Aangezien we nog startpagina's aan het bouwen zijn op 3 verschillende iProva omgevingen zijn we op zoek naar testprocedures voor de portalen. Alle andere iProva gerelateerde zaken gebeuren al in één omgeving en dat hoeft niet getest te worden. Graag zie ik jullie reacties tegemoet!

Ik heb recent een meldformulier gemaakt (extern) en nu wil de functionaris gegevensbescherming dat deze formulieren twee jaar worden bewaard en daarna definitief verwijderd. Nu kan ik dat in de gaten gaan houden en na twee jaar handmatig de meldingen weg doen die 'over datum' zijn. Maar dat kan vast handiger? maw: hoe kan ik formulieren zo instellen dat ze automatisch na twee jaar uit het systeem verdwijnen?

In Zenya kun je je organisatiestructuur vastleggen en gebruiken in bijvoorbeeld meldingen, audits, vragenlijsten, enz.Als je je organisatiestructuur gaat wijzigen, heeft dit uiteraard consequenties voor de onderdelen in Zenya die deze structuur gebruiken. Hierbij een overzicht van wat er gebeurt als je een organisatie-eenheid (OE) uit je organisatiestructuur verwijdert.ComplianceDe gegevens bij de combinatie OE – kader item (normparagraaf) worden verwijderd. Dit betreft visie, verwijzingen naar bewijsmateriaal, omschrijving en toelichting, bevindingen, scores en opmerkingen.AuditsBij audits die nog niet zijn gestart, wordt de OE verwijderd.MeldingenAls de organisatiestructuur wordt gebruikt als onderwerp, wordt bij meldingen die zijn gedaan op de OE die wordt verwijderd het ‘onderwerp’ vervangen door de eerste bovenliggende organisatie-eenheid van de verwijderde OE. Let op:

We hebben via een vragenlijst een veiligheidsronde ingericht. Via het taakschema krijgen onze teamleads periodiek de vraag om hun ronde te doen. Nu willen we graag aan deze veiligheidsronde een plattegrond hangen zodat ze weten waar brandblussers, brandmelders etc. zitten o mte controleren. Is dit mogelijk? Of zou zoiets in te richten zijn via de assist app? Je loopt een ruimte in, scant de barcode en krijgt op je telefoon een overzicht met aanwezige middelen en aanwijzingen. Heeft iemand hier ervaring mee? gr., Erik

De risicomatrix die we hebben ingevoerd in een meldformulier, geeft niet dezelfde uitkomst als die we op papier hebben aangegeven. Een voorbeeld: een gebeurtenis komt zelden voor echter de gevolgen zijn catastrofaal. Wij willen dit als een hoog risico classificeren, de matrix classificeert dit als een laag risico. Mijn vraag aan jullie, hoe richten jullie een matrix in en is bovengenoemde aan te passen?

Wanneer je een actiepunt in een melding opnieuw onder de aandacht wilt brengen van de actienemer, kun je de knop 'Herinnering versturen' gebruiken. Zie je de mogelijkheid om een sjabloon te gebruiken over het hoofd (of ben je hiervan niet op de hoogte), dan bevat de mail die de actienemer ontvangt enkel datgene wat de coördinator intypt. Dan kan het gebeuren dat er alleen iets staat als 'Wil je nog eens naar het actiepunt kijken?', zonder enige verwijzing naar melding en/of het bewuste actiepunt. Zou het niet handig zijn als de mail sowieso een link naar het oorspronkelijke actiepunt bevat? Ik verwacht dit ook eigenlijk bij een herinnering voor een actiepunt. De sjablonen bevatten wel links naar de melding, maar dan moet je als actienemer toch nog 'op zoek' naar het actiepunt! Ik benieuwd of dit ook door andere gezien wordt als een zinvolle verrijking van deze functie, of dat wij onze coördinatoren gewoon beter moeten instrueren.

Naar aanleiding van mijn vraag aan support werd mij verzocht mijn vraag hier te plaatsen, om te kijken of dit vraagstuk bij meerdere klanten speelt. Graag zouden wij de mogelijkheid hebben om i+Sync meerdere malen per dag te laten uitvoeren. Er zit nu een beperking op van éénmaal per dag. Waardoor onze medewerkers soms onnodig lang moeten wachten. Onze situatie: We maken gebruik van AD groepen waarvan de leden door i+Sync worden gesynct naar iProva. In het meest ongunstige geval, dienen medewerkers nu 24 uur te wachten voordat een mutatie aan een AD groep is doorgevoerd. Hierdoor kan het voorkomen dat een medewerker op zijn eerste werkdag nog niet beschikt over bepaalde zaken binnen iProva. Via support begreep ik dat sommige klanten dit oplossen door een macro opname te maken van een handmatige sync, om deze vervolgens periodiek af te spelen. Dit lijkt me persoonlijk geen betrouwbare/robuuste oplossing. Andere klanten lossen h

Intern leiden wij regelmatig medewerkers en zorgverleners functioneel op (d.w.z. we pluizen de werkwijze achter een bepaald meld-type uit) in het gebruik van iTask, dat gebruikt wordt voor de registratie en analyse van VIM meldingen. Zo zouden wij ook graag klassikaal e.a. willen live willen laten zien, n.a.v. vragen die gebruikers hebben. Nu laten wij enkel screenshots zien die ook nog eens geanonimiseerd zijn. De dynamiek is zodoende weg en cursisten krijgen op deze manier nog steeds geen feeling met het systeem. Daarnaast kunnen wij op dit moment enkel een copy van onze productieomgeving maken en op basis hiervan een testomgeving creëren met een copy van onze productie data. Indien we dit klassikaal zouden laten zien schenden we privacy. Niet wenselijk dus en doen we niet. Het is zodoende wenselijk om met scrumbled data te werken, zodat er geen productie data getoond wordt en meldingen op deze manier geanonimiseerd getoond kunnen worden. Bij deze ons verzoek on

Bij een status overgang in iTask heb je de mogelijkheid om een E-mailbericht te versturen. Je kan hier aanvinken dat je de mail naar 'de manager van de melding' wilt sturen. Heeft iemand hier ervaring mee en waar kan ik instellen wie de manager van de melder is? wij hebben bij de Verbetermaatregel nu ingesteld dat de managers als lezer zijn ingesteld. Dit beperkt dan deze optie om bijv de beleidsmedewerkers als lezer in te stellen. die zitten weer niet te wachten op de mailberichten.

Wanneer de eigenaar van een melding gewijzigd wordt dan staat standaard de bullit 'worden openstaande actiepunten die zijn toegewezen aan de huidige eigenaar automatisch toegewezen aan de nieuwe eigenaar' aan. Gebruikers/coördinatoren zien deze bullits over het hoofd, waardoor actiepunten overgezet worden naar de nieuwe eigenaar terwijl dit niet zou moeten. Bijvoorbeeld het CMR-workflowformulier, dat altijd ingevuld moet worden door de medicatieveiligheidsfunctionaris, gaat over naar de nieuwe eigenaar, waardoor de medicatieveiligheidsfunctionaris CMR-workflowformulieren mist. Voor iProva 5 was de andere bullit 'blijven openstaande actiepunten die zijn

In iCheck is het mogelijk om Kaders te importeren. Bestaat er inmiddels een importeerbaar Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg met normen/vragen waarmee ik in iCheck een checklist kan samenstellen?

Hallo allen, Wij gaan binnenkort voor personeelsmutaties gebruik maken van 'Meldingen' (iTask). Hierbij is er een vraag ontstaan rondom het uitgesteld versturen van mails voor het autoriseren van systemen. Huidige situatie Er komt een papieren mutatieformulier binnen (bijv. op 15-11-2018) dat er een nieuwe medewerker begint per 1-12-2018. Deze medewerker dient geautoriseerd te worden voor een specifiek systeem. Alle betrokken functionarissen (zoals ook kerngebruikers) worden geïnformeerd per mail over de mutatie. Vaak is de werkplek/het account van de gebruiker echter pas rond de ingangsdatum beschikbaar, en dus moet ook de verzoek rondom autoriseren van dat specifieke systeem wachten tot dat moment. Bij de huidige werkwijze moeten de kerngebruikers van zo'n systeem zelf een lijst bijhouden met welke autorisaties ze later in de maand nog moeten geven, dit is foutgevoelig en inefficiënt merken we (vooral in de zin van vergeten).