We begonnen het Kennisdeelevent Care & Cure België op de vroege ochtend met een warm croissantje in de ontvangstruimte van Tabloo in Dessel. Deelnemers namen vervolgens plaats in de theaterzaal Neutron, waar Veerle Janssen en Niels Boghmans van Infoland de dag openden.
Drie klanten nemen de deelnemers mee in hun ervaringen met Zenya
Jeanneke van de Ven (Kwaliteitscoördinator) en Ulrike Keim (Stafmedewerker dienst kwaliteit) van Noorderhart namen ons in de eerste klantsessie mee in de opstart en uitrol van het risicodashboard in Noorderhart. Het doel van dit project is om de eerste strategische riscio’s in het systeem te zetten voor aanvang van de audit van Qualicor. Nadat de belangrijkste risico’s in een Excel-file zijn gezet hebben zij contact opgenomen met Zenya om de RISK-module te implementeren. Nu dit zover is, merken ze wel dat de motivatie flink is afgenomen en er tot nu toe geen herevaluaties hebben plaatsgevonden. De eerstvolgende stap is dan ook om met de risico-eigenaren om tafel te gaan zitten.
Hierna nam Petra Brabant (Stafmedewerker Patiëntveiligheid) van AZ Delta ons mee in het project dat AZ Delta samen met UZ Gent heeft opgezet om te kunnen leren van transmurale incidenten. Ze bouwden hiermee verder op inzichten uit een Nederlands onderzoek (TIPP) en gebruikten voor dit project interne en externe meldformulieren op een gemeenschappelijk platform in Zenya. Op dit moment vinden er nog steeds transmurale overleggen plaats met de huisartsen waarin de meldingen periodiek worden besproken. Er blijft aandacht nodig voor de bekendmaking en gedragenheid binnen de ziekenhuizen en bij de huisartsen. Dit soort projecten dragen bij aan het verbeteren van patiëntveiligheid en bevorderen de samenwerkingscultuur (transmurale veiligheidscultuur). Naar aanleiding van een vraag na de presentatie gaf Petra daarnaast nog aan dat niet alle meldingen apart worden besproken. In de overleggen worden trends bepaald over alle meldingen samen. Op dit moment gebeurt dit nog in Excel, maar ze willen dit in de toekomst graag in de dashboards in Zenya verwerken voor een compleet overzicht
Na een korte koffiepauze legde Laure Van Audenhove (Kwaliteitscoördinator) in de laatste klantsessie uit hoe het AZ Sint-Elisabeth Zottegem op zoek ging naar een manier om het proces van interne toetsingen optimaal te organiseren. Er was binnen de organisatie nood aan een structureel beheer en een flexibel en eenvoudig systeem. Ze hebben verschillende toetsingen geïmplementeerd in Zenya CHECK, waaronder toetsingen voor quickscans en kaders, patiënttevredenheid en expertmetingen. Laure lichtte per toetsing toe hoe deze er voor de eindgebruiker uitziet tijdens het invullen, maar ook hoe deze voor een beheerder zichtbaar is en hoe de resultaten worden weergegeven in het dashboard.
De nieuwste ontwikkelingen in Zenya, waaronder AI
Vervolgens namen Renée Dzialiner en Emelie van Wanrooij van Infoland de deelnemers mee in de nieuwste ontwikkelingen in Zenya. Ze blikten kort terug op de laatste nieuwigheden in Zenya, zoals control tests in RISK of onze AI support assistent Robin, en namen de deelnemers vervolgens mee in wat er nog aan zit te komen. Emelie gaf de deelnemers onder andere een inkijkje in de (visuele) upgrade van de Kaartenbakken, het vernieuwde compliance overzicht en onze nieuwste AI toepassingen.
Zelf aan de slag in interactieve sessies
In een drietal interactieve sessies gingen de deelnemers na een uitgebreide lunch aan de slag met de onderwerpen meldingsbereidheid, incidentmeldingen en risicomanagement. Na een interactieve voorbereiding presenteerde elke groep de belangrijkste oplossing(en) voor hun probleemstelling.
De probleemstelling ‘Hoe kunnen we de meldingsbereidheid aantrekkelijk maken én houden?’ werd als eerst behandeld. Om dit te kunnen oplossen is psychologische veiligheid om te melden heel belangrijk, maar zeker ook of er wel iets met de melding gedaan wordt. De administratieve last is namelijk hoog, aangezien het veel tijd kost om het meldformulier in te vullen. Anoniem melden kan een bepaald gevoel van veiligheid geven, de deelnemers waren het er namelijk over eens dat de drempel om te melden laag genoeg moet zijn voor de medewerkers.
In de sessie ‘Hoe kunnen we vanuit incidentmeldingen aantoonbaar verbeteren en geleerde lessen meer in de praktijk brengen?’ hadden de deelnemers in drie groepen een oplossing voorbereid. Het is belangrijk om transparantie te bevorderen wanneer het gaat om de incidenten. Zo kun je in het onderzoeksformulier bijvoorbeeld acties opnemen zodat de onderzoeker al direct kan zien of hij/zij al iets kan ondernemen. Ook de melder kan al in een eerder stadium de rest van het team betrekken in een debriefing. Een probleem bij decentrale meldingen is dat de leidinggevende de melding moet oppakken en dit soms best lang kan duren. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een nieuwsbrief uitgeven om te laten zien wat er al is opgepakt of juist gezamenlijk per cluster verbeteracties uitzetten en deze bespreken in een clusteroverleg.
De derde probleemstelling was ‘Hoe wordt risicomanagement ondersteund en georganiseerd in uw organisatie?’. Hierin werden de verschillen tussen Zenya en Excel besproken. Wat is nou echt de meerwaarde van alles in 1 format, want vaak is de hele organisatie al bezig met risicomanagement maar hebben ze dit helemaal niet door. Het doel is niet het hebben van een systeem, maar het kunnen managen van risico’s. Volgens de deelnemers bleek het makkelijk om risicomanagement op strategisch vlak uit te werken, maar operationeel is dit toch een stuk lastiger. Je wilt in deze fase ook graag met elkaar in gesprek over het probleem, in plaats van dit enkel in een systeem te zetten.
Veerle Janssen (Infoland) merkte afsluitend op dat alle deelnemers spreken vanuit veel passie voor kwaliteitsmanagement, maar dat zij dit niet altijd zelf kunnen trekken in de organisatie. Daar heb je de rest van de organisatie voor nodig, en het blijkt soms nog knap lastig om deze mee te krijgen. Misschien kan Zenya BOOST hier een handje bij helpen?
Ze bedankte de deelnemers voor hun aanwezigheid, die vervolgens nog even konden napraten onder het genot van een hapje en een drankje.
Benieuwd naar de sfeer tijdens dit kennisdeelevent? Bekijk dan hier de sfeerimpressie van deze dag.
Wij bedanken in het bijzonder onze sprekers voor het delen van hun ervaringen en kennis. Via onderstaande links kun je deze interessante sessies terugkijken en/of lezen.