Stel je vraag over documentmanagement, Documenten, Processen en Interactieve Documenten
Recent actief
Ivm een interne communicatie zou ik graag alle documentbeheerders aanschrijven. Is er een mogelijkheid om een lijst te trekken van alle werknemers die bij ons documentbeheerder zijn zonder dat ik alle documenten daarvoor afzonderlijk moet nakijken.alvast dank voor de input. met vriendelijke groeten,Jan Deckx
Beste, Ik maakte van een html document een nieuw concept aan, maar dan wel een interactief. Ik zou voorlopig toch nog een HTML versie willen publiceren maar wil de inhoud van dit interactief document niet kwijt, omdat ik dit in de toekomst kan gebruiken. Hoe zorg ik ervoor dat ik de inhoud niet kwijt ben? Het staat nu wel in concept, ik kan het niet kopiëren naar een ander document, want dit lukt niet… Ik kan geen andere conceptversie maken, want dan ben ik het interactief document kwijt... Mvg, Sylvie
goedendag,Ik wil een document in Word-formaat omzetten naar een PDF zonder de inhoud te veranderen. Het bestandstype moet dus alleen gewijzigd worden, zonder dat er een nieuwe versie van het document wordt aangemaakt. Hoe kan ik dit doen?dank voor jullie reactie.grtsusan
We hebben documenttype A en B.B bevat standaard een afbeelding.Als we een nieuw document aanmaken van type B, dan komt deze goed mee.Als we een concept omzetten van A naar B, dan mist deze afbeelding.Is dit te verhelpen?Alvast dank!
In een document die we op Zenya hebben staan, komt de inhoudsopgave niet overeen met wanneer het document gepubliceerd is. Dan mist er tekst.Heeft iemand een idee waar dit mee te maken heeft en hoe dit opgelost kan worden?Alvast bedankt Groet, Hike
Hoi,Waar kan ik een proces aanmaken in Zenya? Zou je de stappen vanaf de startpagina Zenya naar de plek om daadwerkelijk processen te maken kunnen beschrijven?Met vriendelijke groet,Lieke van Sambeek
HalloAls een document wordt <gedeactiveerd> veranderd de status in het overzicht van de documenten niet mee. Zo blijft de status op <gepubliceerd> staan ondanks dat het document niet door de gebruikers kan worden teruggevonden.Is er een optie om ook een status hier aan te koppelen? Zoals bijvoorbeeld een rode vierkant met <niet actief>. Alvast bedankt om deze vraag te bekijken.
Beoordeling van een document gebeurt door een gebruiker - met naam en toenaam genoemd in de beoordelingsronde .Als persoon A opgevolgd wordt persoon B, moeten dus ook alle documenten waar persoon A als beoordelaar genoemd staat, aangepast worden zodat dit volgende keer door persoon B gaat gebeuren. Het leed is te verzachten door te zorgen dat alle mogelijke mensen in ieder geval al genoemd staan als mogelijke goedkeurder op folder niveau - maar het blijft veel werk, document voor document aanpassen. Is het mogelijk om hier de TEAMS optie in te zetten? Daarbij valt een team samen met een rol die door een of meer mensen vervuld kan worden. In de document beoordeling staat dan die team-naam (rol) en in het team zorgen we op 1 plek dat de juiste mensen eraang gekoppeld zijn. Gaat ook helpen bij een warme overdracht van persoon A naar B.Of is er een andere creatieve oplossing om minder werk te hebben aan iedere personeelswijziging binnen de groep van beoordelaars ?
Zijn er gebruikers die ervaring hebben met het gebruik van een bibliotheek in iProcess? Hoe is het beheer op de bibliotheek georganiseerd? Wat is de minimale informatie die je in de bibliotheek hebt geplaatst? Zijn de shapes die vanuit de bibliotheek worden gebruikt 'beveiligd' of mag de gebruiker de shape loskoppelen en zo nodig zelf aanvullen? De vraag stel ik omdat wij bezig zijn het het herontwerp van het businessmodel op basis van ZIRA. ZIRA definieert de activiteiten. Deze informatie willen we vastleggen in de bibliotheek om er voor te zorgen dat medewerkers die processen tekenen, gebruik (kunnen) maken van dezelfde informatie.
Omschrijving: Binnen onze organisatie willen we de huidige instelling betreft de goedkeuringscriterium van een document onder de loep nemen. Nu moeten alle beoordelaars het document goedkeuren voordat het document door de autorisator (goed)gekeurd kan worden. Het doorlopen van deze flow duurt vaak erg lang, waardoor we mogelijk de goedkeuringscriterium willen aanpassen. Graag hoor ik van andere organisaties wat jullie ervaringen zijn bij: Goedgekeurd door tenminste ..... beoordelaar(s) ? Goedgekeurd door tenminste..... % beoordelaar(s) ?
Is het mogelijk om de "te controleren voor” termijn vast te zetten bij documenten, zodat dit niet langer ingesteld kan worden dan het vastgestelde termijn van bijvoorbeeld 2 jaar. Ik loop er nu tegenaan dat documentbeheerders deze datum veranderen in langer dan het vastgestelde termijn.
Hoi,Ik loop tegen het probleem aan dat als we documenten vanuit Zenya willen bewerken in office 365 dat de documenten veranderen. Met het veranderen heb ik vooral over de opmaak die in de 365 niet meer overeenkomt met het huidige document (hoofdstuk indelingen, bold lettertype gebruik, pagina nummering). Ligt dit aan onze eigen instellingen of wat kan hierbij het probleem zijn? Bewerken in de desktop variant gaat dan wel weer goed. Daarnaast heeft een gebruiker de volgende melding gekregen; ‘Dit document is een oud Microsoft Office 2003 bestandstype en moet worden geconverteerd naar het nieuwe Microsoft Office-bestandstype voordat u het kunt bewerken in office online.’ Houd dit dan in dat het document in een oude Microsoft Office omgeving is gemaakt wat er wellicht voor zorgt dat het bewerken in 365 niet goed verloopt? Het zijn veel vragen bij elkaar maar hopelijk kan iemand mij helpen 😉 Groetjes,Esmée
Dag, Voor de documenten die momenteel op het lab uit worden geprint hebben we een standaard tekst toegevoegd (onbeheerde versie). Is het echter mogelijk dat deze standaard tekst niet wordt getoond of vervangen wordt door de tekst ‘beheerde versie’, wanneer de documentbeheerder het document afdrukt? alvast bedankt! groetjes Nicole
Hallo allemaal,Het is mogelijk om een document op niet-actief te zetten, het gaat dan niet naar het archief, maar het wordt ook niet meer gevonden bij zoeken.Op verzoek van auteur of coördinator zetten wij wel eens documenten op niet-actief. Nu merken wij op dat dit soms niet gecommuniceerd wordt en gebruikers opeens bepaalde documenten niet meer kunnen vinden.Graag zouden wij hier iets over vastleggen en we waren geïnteresseerd in het gebruik van deze optie in andere ziekenhuizen.In welke gevallen zetten jullie een document op niet-actief? Zelf zaten we te denken aan situaties waarbij er echt foutieve informatie in een document staat of als het document gaat over een werkwijze die op het moment (bv. door COVID) niet van toepassing is. We twijfelen echter of we dit ook moeten doen bij documenten die verlopen zijn en pas op langere termijn worden gereviseerd, wil je dit soort documenten wel op niet-actief zetten?Kortom, we zijn benieuwd naar jullie ideeën/richtlijnen hierover!Groetjes,M
Hallo, Hoe stel ik een rapport op om een overzicht te krijgen van alle gebruikers die de ingestelde deadline voor leestaken overschreden hebben?Alvast bedankt!Sara
Is het mogelijk om in de historie van een document kolommen toe te voegen, wij willen bijvoorbeeld weten wie er iets gechecked heeft.wij weten nu wel wie het gepublished heeft maar er is ook 2 keer een check geweest alleen is dit niet de achterhalen?
In GMP is het noodzakelijk dat publicatiedatum en effective date van een procedure verschillend zijn van elkaar zodat tussen de publicatie en het effectief in voege gaan van een procedure het personeel getraind kan worden. Hoe kan hiermee omgegaan worden in Zenya?Wanneer bv een nieuwe versie van een procedure nu geautoriseerd wordt, wordt die gepubliceerd en wordt de vorige versie automatisch gearchiveerd. Maar zo lang het personeel niet getraind is, zou de vorige versie nog in voege moeten blijven en de nieuwe wel al gepubliceerd moeten zijn maar nog niet in voege. Kan in Zenya een onderscheid gemaakt worden tussen publicatiedatum en effective date? Alvast bedankt voor jullie reacties!
Dag, graag zou ik informeren of de vindbaarheid van documenten (aan de voorkant) wordt vergroot wanneer een document als HTML wordt opgeslagen i.p.v. als word bestand. Wij menen eerder vernomen te hebben dat het zoekwoord dat gebruikt wordt bij een word bestand alleen in de titel wordt gezocht en HTML ook in de gehele tekst. Weten jullie of dit klopt?Of hebben jullie andere voor-/nadelen om onze documenten om te zetten van word naar HTML? alvast bedankt! groetjes Nicole
Goedendag,We hebben een document dat regelmatig moet worden bijgewerkt. Dit document is opgesteld door het ziekenhuis waar wij mee samenwerken. Dit ziekenhuis maakt ook gebruik van iProva/Zenya.Situatie/werkwijze nu: document downloaden, mailen naar ziekenhuis, na ontvangst bijgewerkte versie weer uploaden en publiceren in ons portaal.Vraag 1: wat zijn de mogelijkheden om het document te laten bewerken door een externe medewerker van het ziekenhuis?Vraag 2: welke uitwisselingsmogelijkheden zijn er tussen twee organisatie die beide Zenya gebruiken?Voor mezelf had ik de volgende opties in gedachten:Extern gebruikersbeheer? Maar hierover kan ik geen informatie vinden? Delen van het document via Webshare, maar bewerking is niet mogelijk! Fictieve gebruiker aanmaken en (schrijvers)rechten geven om specifieke documenten te beheren. Dus uitwisseling gebruikersnaam en wachtwoord met externe gebruiker, die dan toegang heeft tot onze iProvaBij optie 3: onze iProva applicatie draait binnen onze
