FLOW (Meldingen)

Binnen onze organisatie hebben wij een MIC formulier (cliëntgerelateerd) en een MIM formulier (medewerker gerelateerd). In sommige gevallen is het nodig om van een incident beide meldformulieren in te vullen (vb agressie van cliënt naar een medewerker).  Is het mogelijk dat wanneer een MIC- melding agressie wordt maakt, dat je gelijk kan aanvinken dat je een MIM-melding wilt maken en er vervolgens een uitklapmenu komt met vragen hierover. En dat in de verwerking hiervan dit dan weer in twee meldingen terecht komt, waarbij afschrift van de MIC direct in het dossier komt en van de MIM niet? 

Een eigenaar van een melding wordt continu geïnformeerd wanneer de melding nog niet is gesloten, ook wanneer de aktie van 1 van de aktieformulieren bij een ander ligt. Dit heeft er toe geleidt dat een eigenaar van de melding een actiepunt heeft verwijderd waardoor de melding niet meer afgehandeld kon worden omdat de workflow is onderbroken. Hoe kan ik voorkomen dat de eigenaar akties verwijderd die wel moeten worden uitgevoerd?

Ik zou graag willen nagaan of het mogelijk is om vanuit het paneel ‘Acties’ (zie onderstaande foto) een overzichtslijst te genereren van alle bestaande acties, inclusief hun huidige status, overheen alle meldingen van mijn meldformulier.   

Wanneer een mail via outlook addon is toegevoegd aan een flow, blijkt dat deze mail kan aangepast worden binnen Zenya.Kan dit uitgeschakeld worden en Read only ?Lijkt mij toch een beetje vreemd dat je een mail die je koppelt aan een flow kunt aanpassen terijl het de bedoeling is om het origneel te behouden.

Bestaat er een mogelijkheid om gegevens uit de originele melding in een rapportage te krijgen.

Bij het maken van een dashboard voor het management lopen we tegen een beperking aan. Het lukt om per kwartaal de afgehandelde, afgewezen en open meldingen weer te geven. We zien echter dat de meldingen, geopend in kwartaal 1, niet te zien zijn in kwartaal 2. Om het huidige aantal openstaande meldingen te achterhalen moet je het filter openen en daar selecteren op de juiste fase.We zouden graag weergeven (per kwartaal of maand) het aantalgeopende meldingen gesloten meldingen openstaande meldingen (cumulatief, ongeacht wanneer ze geopend zijn)We willen meer zicht krijgen in de trends op openstaande meldingen.

Collega’s,   is het mogelijk om een tabel aan te maken in een melding waar een gebruiker gestandaardiseerde informatie in moet zetten. In een melding wil ik graag een tabel aanmaken om bijvoorbeeld bij een aanvraag milestones te definiëren (kolomhoofdingen: naam, verantwoordelijke, deadline). Momenteel gebruik ik hiervoor gewoon tekst met opmaak, maar dit laat nog ruimte aan de invuller om de milestones te beschrijven.   Vriendelijke groeten,   Stefan

Goedendag,ons ziekenhuis werkt samen met een externe partij die ook een eigen Zenya heeft. Zij werken in hun eigen systeem en ook in onze omgeving. Zij vragen of we VIM meldingen kunnen koppelen, zodat zij in hun eigen systeem meldingen kunnen maken en ook antwoorden. Uiteraard heeft hun VIM een geheel andere indeling dan die van ons. Dus koppelen lijkt ons onmogelijk.Heeft iemand hier ideeën over of inspiratie? Alvast dank.

Bij het toevoegen van mails gebruik makend van de mail addon heb ik gemerkt dat het uur niet hetzelfde is als die van de mail. mails die om 15h00 ontvangen zijn in mijn mailbox wordt 16h00 als het toegevoegd wordt in Zenya met de outlook Addon.Hoe kan ik dit correct zetten ?

Kan iemand die in een melding een actie toegewezen heeft gekregen (een geen coördinator of lezer of overige betrokkene is), zelf ook nog voor iemand anders een actiepunt aanmaken?

Goedemiddag, Wij maken intern gebruik van een groot aantal vragenlijsten (checklists) binnen Zenya Flow die allemaal gelijkaardig van vorm en opbouw zijn. Daarom maken we gebruik van globale velden met de volgende veldnaam als voorbeeld: “Checklist item 1”. Echter in de circa 600 formulieren van dit type gebruiken we het label om de daadwerkelijk vraag (bijvoorbeeld: “Is de machine juist afgesteld?”) in te vullen. Nou heb ik al wel gevonden dat dit in de standaardrapportages vanuit Zenya niet weer te geven is per formulier, maar ik vroeg mij het volgende af:Is het ergens te traceren welk label een veld (ITask) heeft gekregen in een specifiek formulier? Want dan is het voor ons wellicht mogelijk om dit te rapporteren via power BI. Naar mijn idee zou deze informatie ergens beschikbaar moeten zijn, gezien je bij een melding in de “originele melding inzien” ook de labels ziet staan en niet de veldnamen. De oplossing om voor ieder formulier aparte velden te creëren waar de veldnaam gelijk i

In ons MIC-/MIM-formulier is een koppeling opgenomen met Nedap ONS. De melding wordt geopend vanuit ONS, waardoor de cliëntinformatie overgenomen kan worden. De cliëntinformatie wordt gekoppeld zodra er bij “betrokken personen” de cliënt wordt aangevinkt. Klopt het dat het niet hersteld kan worden als dit bij de initiële melding vergeten wordt? We zien nu regelmatig dat de melder alleen zichzelf of een collega aanvinkt (wat (ook) een MIM oplevert) en de cliënt niet. De cliëntinformatie wordt dan niet gekoppeld en de vermelding in de rapportage wordt niet terug gekopieerd naar het dossier. In het formulier kan ik vanuit Zenya wel verschillende velden wijzigen, maar als de coördinator de cliënt alsnog aanvinkt, komen er geen cliëntgegevens in het formulier. Ik wil niet dat er allemaal dubbele meldingen in het systeem komen om de eerdere fout te herstellen, maar ik zou wel liefst elke MIC-melding aan een specifieke cliënt gekoppeld hebben.   

Welke organisatie heeft ervaring met het inrichten van het klachten proces binnen de FLOW module? Wij hopen de gouden tip te kunnen ontvangen van ervaringsdeskundige.

Hi! Ik heb een meldingstype dat voor iedereen inzichtelijk moet zijn, maar in bepaalde gevallen niet. Ik zou dit graag afhankelijk maken van een keuze in een veld in het meldformulier. Het idee is dat wanneer een bepaalde optie wordt geselecteerd, de melding alleen zichtbaar is voor een specifieke groep gebruikers en niet voor iedereen. Is het mogelijk om de zichtbaarheid van een melding op deze manier te sturen?Groet,Rosa 

Onze gebruikers maken gebruik van de outlook addon om mails toe te voegen aan een flow.Hierbij hebben we al gemerkt dat dit niet lukt voor sommige mails.Dit zijn vooral mails met bijlage zoals word/excel files of zelfs een mail in bijlageDit is de error die ik krijg.  

Wanneer je een overzicht van meldingen exporteert naar Excel, is er dan een mogelijkheid om de standaard of maximale grote van een kolom ergens in te stellen?Wat bepaald de breedte van de kolommen in de Excel export?  

Kan de optie ‘+ Nieuwe Melding’ voor gebruikers niet beschikbaar gesteld worden?Zodat ze niet via deze manier een melding kunnen maken enkel via het portaal - InvullenAnders zien de gebruikers teveel flow die (nog) niet in gebruik zijn.  

Onze gebruikers maken gebruik van de outlook addon, maar verschillende onder hen hebben ook toegang tot andere mailboxen (Shared mailboxes, ...).Ze zijn echter niet in de mogelijkheid om mails in die shared mailboxes toe te voegen aan een flow via de outlook addon.De outlook addon is onzichtbaar wanneer we op een shared mailbox staan.Terug op onze eigen mailbox is de addon terug bechikbaar.Kan de outlook addon beschikbaar gesteld worden voor de shared mailboxes ?mvgKurt

Beste,Voor Meldingen Incident Medewerkers (MIM) hebben we het zodanig ingeregeld dat de melding automatisch naar de manager van de melder (leidinggevende) gaat. Hoe kunnen we borgen dat deze naar de manager van de manager van de melder gaat bij langdurige afwezigheid/ziekte van de eigen manager? Het zou fijn zijn om deze voorwaarde óók te kunnen instellen (idee!). Zijn er nog andere mogelijkheden om het oppakken van de meldingen te borgen indien de manager van de melder langdurig ziek/afwezig is? Gr. Rowen Zotti-Bours - beleidsmedewerker Cicero Zorggroep

Wordt er vanuit het systeem een melding gestuurd aan iemand die wordt toegevoegd als overige betrokkene als deze later door een coördinator toegevoegd wordt? Situatie: een melder voegt een collega toe als overige betrokkene. Deze persoon krijgt direct als de melding ingediend wordt een mail hiervan. In een later stadium wordt ook een gedragsdeskundige van een bepaalde locatie toegevoegd als overige betrokkene. Zij krijgt (in onze ervaring) geen mail hiervan vanuit het systeem. Klopt dat? Is er een manier om dat wel te realiseren? Ik ben daarbij ook nieuwsgierig of een nieuwe coördinator (teamleider die veranderd is) alsnog een bericht krijgt als deze toegevoegd wordt. Ik heb een aantal keer gezien dat ik kan kiezen om actiepunten over te dragen aan een nieuwe eigenaar, maar niet altijd. En krijgt deze nieuwe eigenaar dan ook een mail dat er (een week eerder) een melding ingediend is die nu onder zijn/haar beheer valt? Of geldt dit pas vanaf een nieuwe melding die dan wordt ingediend? I

Vandaag verscheen er in de mail van één van onze coördinatoren opnieuw een incidentmelding uit 2023 die aan haar was toegewezen. Bij nazicht bleek dat deze melding nooit was afgehandeld en gearchiveerd. Kan dit de reden zijn waarom ze terug wordt aangeboden?

We proberen een eerste melding via de organisatie eenheden als onderwerp te maken.Maar als we het veld op het formulier zetten en iedereen rechten geven om te melden op alle organisatie eenheden, dan krijgen we tijdens het invullen een leeg veld dat niet kan ingevuld worden. Iemand info over hoe dit komt ?   

Is het mogelijk om zelf een opzoekveld te maken dat niet beheerd wordt binnen een specifiek meldingstype?voorbeeld: ik wil graag een lijst aanleggen met gegevens van uitzendkantoren. in een meldingstype dient men dan een keuze te maken binnen deze lijst van uitzendkantoren.Om te vermijden dat het beheer van dit veld telkens in het meldingstype zelf dient te gebeuren dacht ik dat het goed was om deze lijst elders te bewaren en dit via een opzoekveld naar externe bron zichtbaar te maken in het meldformulier.is dit mogelijk of zijn hier andere werkwijze beter voor?

Hallo, Als ambulancedienst in een groot deel van Brabant hebben wij te maken met 3 verschillende veilig thuis organisaties om te voldoen aan de Meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling. We overwegen om het meldformulier in te gaan richten in iProva. Zijn er organisaties die daar ervaring mee hebben en/of de inrichting zouden willen delen? Wij hebben het e.e.a. ingericht in iProva rondom de verbetercyclus, VIM meldingen en NEN7510. Mvg, Frank de Lau RAV Brabant Midden-West-Noord

Hallo,Wanneer bij een incident meerdere afdelingen of diensten betrokken zijn, lijkt gedeelde verantwoordelijkheid aangewezen.In het systeem kan ik echter maar één eigenaar aanduiden; de anderen kunnen enkel als betrokkenen worden toegevoegd. Dat geeft de indruk dat één persoon eindverantwoordelijk is voor de opvolging, terwijl dat in de praktijk niet zo is.Klopt het dat er slechts één eigenaar kan worden ingesteld? Of bestaat er een manier om gedeelde verantwoordelijkheid expliciet te registreren, zodat meerdere partijen gelijkwaardig verantwoordelijk zijn? Idealiter zou dit zich ook vertalen naar het mailverkeer, zodat alle verantwoordelijken worden aangesproken (automatisch of niet).Ik ben op zoek naar een overzicht of handleiding van de beschikbare opties en hoe dit ingericht kan worden. Tot nu toe vind ik vooral losse gesprekken terug over dit onderwerp. Bestaat er ook iets meer omvattends?Alvast bedankt voor het meedenken.