FLOW (Meldingen)

Is het mogelijk dat er een automatische e-mail wordt verstuurd naar een actienemer indien er een actiepunt is aangemaakt voor die persoon, maar er geen status overgang plaats vindt in de melding.In abonnementen staat wel de mogelijkheid om e-mail van 'Actiepunt aan mij toegewezen’ aan- en uit te zetten, maar als alles aanstaat en ik maak een actiepunt aan dan zie ik geen mail verschijnen.Er wordt wel e-mail verstuurd als er een status overgang plaats vindt, maar het is soms wel handig om actiepunten aan te maken binnen een status.Wie kan mij helpen?

Ik heb een vraag gesteld aan de servicedesk of de ‘onderwerpen’ in een emailbericht een andere naam kunnen krijgen . Gebruikers vinden het onduidelijk dat er overal ‘actie’, ‘actiepunt’ of ‘Melding’ staat in het onderwerp. Nu blijkt deze functionaliteit niet beschikbaar te zijn in de software om dit aan te passen. Lopen hier meer mensen tegenaan? 

Binnen de Zenya cloud-service wordt momenteel het systeem-e-mailadres "noreply@iprova.nl" gebruikt voor automatische notificaties. Omdat Zenya voorheen iProva heette, bevat dit adres nog de oude productnaam, wat tot verwarring kan leiden bij gebruikers. Wij willen graag verzoeken of het mogelijk is om dit systeem-e-mailadres te wijzigen of te personaliseren, zodat het beter aansluit bij de huidige productnaam en onze organisatie. Is het mogelijk om het afzenderadres van automatische e-mails aan te passen, of organisaties de mogelijkheid te geven om een eigen systeem-e-mailadres te configureren binnen Zenya?

Wij hebben een mobiel meldformulier voor de ketenzorg. Externe ketenpartners kunnen hiermee een melding doen in ons systeem via een mobiel meldformulier.Klopt het dat de externe melder, die dus geen account heeft in ons systeem, de status van de melding niet kan volgen? Maar alleen via het formulier informatie naar ons systeem kan versturen? Voor de zekerheid wil ik dit even checken.

Binnen onze organisatie zijn wij recentelijk overgaan op het melden van VIM in ZenyaFlow. In onze ingerichte workflow voor VIM zijn een aantal acties ingericht waarvoor mailsjablonen zijn opgesteld. Deze mails gaan uit wanneer er wordt voldaan aan een aantal voorwaarden en gaan uit op de verschillende rechten. Nu wij ruim een maand ‘live’ zijn, merken wij dat wanneer collega's een mail van het systeem ontvangen zij hierop gaan reageren doordat zij de verschillende ontvangers van de mail zien. Waardoor niet alle informatie wordt vastgelegd in het systeem, maar ook mensen mails ontvangen die deze niet hoeven te ontvangen. Bijvoorbeeld de Functionele applicatiebeheerder die rechten heeft als lezer om snel te kunnen ondersteunen na livegang. Wat voor ons idee prettig zou zijn, is dat de ontvangers niet zichtbaar zijn voor elkaar. Dus dat de ontvangers in de BCC staan. Zijn er meer organisaties die dit probleem herkennen?

In de AI-samenvatting wordt 9-1-26 (9 januari 2026) opgenomen als 1 september 2026. Kan dit aangepast worden?Overigens rijst hierdoor bij mij de gedachte dat de AI-generator die gebruikt wordt automatisch ingesteld is op Amerikaanse data en daarmee ook in Amerika draait. Is er ergens iets terug te vinden over welke AI-generator gebruikt wordt en welke afspraken zijn over het gebruik van de gegevens voor het laten leren van deze AI-generator? 

Goedemiddag,Voor onze workflow aanvraag goedkeuring klinische studie komen er verschillende beoordelingen aan te pas.Als allereerste ontvangt de lokale onderzoeker een actieformulier ter beoordeling;  gevolgd door de ondersteunende diensten in de status die daarop volgt.=> In eerste instantie ging ik ervan uit dat 1 persoon m.b.t. ondersteunende dienst toevoegen door de coördinator voldoende was, maar na ons vorig overleg kwam eigenlijk de vraag om meerdere personen te kunnen invullen zodat deze personen ook allemaal een actieformulier ter goedkeuring ontvangen. Is dit mogelijk zonder meerdere actieformulieren te moeten aanmaken en dupliceren?En zo ja, hoe kan ik dan in de flow ervoor zorgen dat:wanneer 1 dienst geen goedkeuring geeft de studie wordt afgewezen en wanneer allen de goedkeuring gegeven hebben, de aanvraag naar een volgende status mag gaan?Alvast bedankt! :)

Ik zou graag een staafdiagram rapport willen maken over een periode waarin ik per maand zie hoeveel privacymeldingen er per dienst zijn binnengekomen. We hebben zeker honderd diensten die ik allemaal heb aangevinkt maar in de staafdiagram komen ook telkens de diensten te staan die geen melding hebben gedaan. Hoe kan ik de staafdiagram zo opmaken dat ik enkel die diensten te zien krijg die 1 of meer meldingen ingediend hebben?

In Bernhoven hebben we het incidentmelden zo ingericht dat er alleen op afdelingen in de directe patiëntenzorg gemeld kan worden. Dit levert nog wel eens problemen op in situaties waarbij de melder (of coördinator) van mening is dat de melding thuishoort bij bijv. ICT of transport/logistiek. Voorbeeld: een polikliniek maakt een VIM-melding omdat ze geen schone instrumenten hebben ontvangen van de CSA. In dit geval wordt ‘op de CSA’ gemeld, maar de coördinator is van mening dat het aan de afdeling transport ligt. De melding kan echter niet toegewezen worden aan transport, omdat dit, volgens onze begrippen, geen afdeling in de directe patiëntenzorg is.  Ik ben benieuwd hoe andere ziekenhuizen hiermee omgaan. Hoe hebben jullie de organisatie-indeling vertaald naar de rechtenstructuur in iTask? Wat zijn hierbij de uitgangspunten? Alvast dank voor jullie feedback. Groet, Michel Pot Bernhoven

Bij het versturen van mails vanuit Zenya is de afzender momenteel noreply@zenya.workKan dit gewijzigd worden naar (vb) Zenya@klant.be ?mvgKurt 

Goeiemiddag,Ik ben nieuw met dit systeem en zoek een oplossing voor het volgende:ik heb een meldingstype aangemaakt “quickscan” hierin kiezen de verantwoordelijke hun vestiging uit en vullen aan de hand van een vragenlijst een kleine quality checklist in. Op mijn dashboard heb ik hiervoor een trend staan met de onderverdeling conform en niet conform. kan ik ook een trend per vestiging aanmaken? Zoja hoe begin ik hieraan?Alvast Bedankt!Laurens

Ik wil in een flow een actie uitzetten aan een medewerker die in het meldformulier is gekozen uit de kaartenbak ‘Medewerker’. Ik kan echter alleen acties uitzetten aan medewerkers die zijn ingevuld in veld-type Gebruiker. Klopt dit? En zou dit anders kunnen? Het idee hierachter is dat in de kaartenbak per medewerker inzichtelijk is welke competenties zij bezitten of voor in opleiding zijn.groet, Odette Hampsink

Ik heb een nieuw meldformulier gemaakt dat we in een kleine groep willen gaan testen. Echter ondanks dat ik in het meldformulier bij tabblad algemeen, nieuwe meldingen op ja heb staan, bij het formulier zelf ook op ja heb gezet en de melders heb bepaald, is het formulier bij verzameling niet te vinden. En dus ook niet in te vullen. Hoe krijg ik dit werkend? Testdag is aanstaande donderdag al.

Heeft iemand voor mij de code voor een reguliere expressie die voor veldtype Tekst of Tekst met opmaak in FLOW aangeeft dat een tekst maximaal 60 tekens mag zijn? (cijfers en letters) Ik heb zelf al iets geprobeerd maar dat werkt niet.Hulp is heel welkom.Misschien zou Infoland hem standaard klaar kunnen zetten, zodat je alleen het getal hoeft aan te passen naar je eigen wens. Het lijkt mij een optie die voor veel meldingen nuttig kan zijn. Bij ons hebben melders soms de neiging enorm breedsprakig te zijn.

TIM-regisseurs vinden het onduidelijk dat je moet klikken op het grijze vlak van een branche (vb. ziekenhuizen). Om vanuit daar door te klikken op de zwarte namen van de organisatie eenheden.De grijze benaming suggereert dat je geen mogelijkheid hebt om een melding toe te wijzen aan een andere organisatie. TIM-regisseurs die weinig meldingen hebben of nieuw zijn, lopen hier steeds op vast, waardoor de meldingen lang blijven openstaan.Bij ons in de regio zou het helpen als de branche zwart of een andere kleur zou krijgen, waardoor het opvalt dat er een doorklik mogelijkheid achter zit.Hoe hebben anderen dit opgelost?

Wanneer het verzoek komt een melding te verwijderen zou het prettig zijn om het (Topdesk)nummer van de aanvraag te kunnen noteren.Nu is daar geen ruimte voor. Waar zou je dit wel kunnen vastleggen in Zenya?

Vanuit een LEAN project om VIM melden te versimpelen onderzoeken we het volgende idee:De melder naar keuze alleen een vooraankondiging te melden (met de belangrijkste velden) en later de melding aan te vullen met de rest van de velden. Of direct het hele meldformulier in te vullen.Na de velden van de vooraankondiging willen we de melder een van beide opties laten kiezen.We hebben zelf al twee denkrichtingen die we willen onderzoeken hoe dit voor elkaar te krijgen.Alle velden blijven in het ene meldformulier staan. De overige velden (die niet in de vooraankondiging staan) niet verplicht maken en deze alleen tonen in het meldformulier als de melder ze direct wil invullen. Bij de keuze de melding later aan te vullen: automatisch actiepunt naar de melder laten aanmaken om de rest van het formulier alsnog in te vullen. We moeten puzzelen of dit via automatisch melding retour melder sturen mogelijk is en of de coördinator de melding dan intussen al in behandeling kan nemen. Of dat we gebruik

Bestaat er een mogelijkheid om te filteren op meldingen die je via relaties verwant hebt gemaakt?

Binnen onze organisatie zijn er twee personen met exact dezelfde voor- en achternaam.Wanneer we een van hen willen betrekken bij een melding, is het momenteel onmogelijk om hen van elkaar te onderscheiden. Ik vond op deze community een oudere workaround die helaas niet meer lijkt te werken. Zoals te zien op onderstaande afbeelding, heb ik alle beschikbare velden geselecteerd zoals voorgesteld, maar toch verschijnen enkel de twee identieke namen – zonder bijkomende informatie zoals functie of afdeling.  

Beste, De gatekeeper is uit dienst,kan iemand anders gatekeeper worden? Mvg,Fabian

Ik wil iemand rechten geven om taakschema's voor bepaalde meldformulieren te kunnen maken.Meldingstype en meldformulier staan actiefPersoon mag meldingen makenAutorisatie op taakschema gegevenToch ziet medewerker alleen maar Taakschema aanmaken en  niet Taakschema voor invullen formulier.Wat vergeet ik/doe ik fout?

Beste, we hebben de issue dat bij verschillende van onze gebruikers ze niet in staat zijn om een form in te vullen, omdat de datum automatisch verkeerd ingevuld word het is ook niet mogelijk om een correcte datum in te voeren (tekst niet  invulbaar) klikken op de datepicker geeft volgende fout  na nazicht van onze IT blijkt dit te gaan over citrix Servers waar windows 2019 op staat met laatste windows updates uitgevoerd. Graag feedback?

In een meldingstype heb ik bepaalde mensen rechten gegeven als Actienemer, per locatie. Vervolgens heb ik in de workflow een actie aan een statusovergang toegevoegd “Email versturen aan actienemers”. Verder is er geen expliciete actie toebedeeld in de workflow. Het gaat om gedragsdeskundigen die vooral de melding moeten ontvangen moeten kunnen lezen. Verdere opvolging gebeurt buiten de incident workflow. Ik zie bij de Extra info niet de mail die gestuurd is naar actienemers en ik krijg van een actienemer de feedback dat ze geen mails ontvangt. Moet ik nog iets anders inrichten zodat de aan een locatie gekoppelde actienemers een bericht krijgen dat er een melding ingediend is die ze moeten/kunnen lezen? 

Hoe kan ik door een aantal personen het beste het formulier én de workflow testen.Het formulier mag nog niet openbaar zijn, maar wel zichtbaar voor een aantal medewerkers? Groeten Claudia

Wij zijn op zoek naar tips hoe andere organisaties omgaan met afdelingen die niet meer bestaan maar die wel ooit bestaan hebben en waar nog wel afgehandelde meldingen aan gekoppeld zijn. Wij hebben deze afdelingen naar een map archief geplaatst. Maar het vervelende daaraan is dat je deze afdelingen wel in de boom blijft zien. Dat werkt verwarrend voor melders. Alle rechten zijn wel uitgezet maar doordat de afdelingen nog wel zichtbaar zijn kan men deze toch aanklikken. Wij willen de afdelingen aan de voorkant niet meer zien. Hoe kunnen wij dat voor elkaar krijgen?Groet Diana