DOC (Documenten)

Beste Zenya-gebruikers,Een aantal maanden geleden zijn wij gestart met de implementatie van Zenya als documentmanagementsysteem binnen onze organisatie. We gebruiken Zenya inmiddels om formele documenten vast te leggen, te beheren en te raadplegen.Onderdeel hiervan zijn ook onze procesbeschrijvingen. We willen deze op een logische en toegankelijke manier structureren in een zogeheten proceshuis. We zijn nog zoekende naar de beste aanpak en zouden graag leren van hoe andere organisaties dit hebben ingericht.Sta jij open om ervaring uit te wisselen? Dan hoor ik het graag. We zijn vooral benieuwd naar hoe jullie het proceshuis hebben opgebouwd, welke keuzes jullie hebben gemaakt en wat wel of niet werkt in de praktijk.Groetjes,Davide Bade davide.bade@kenter.nu  

Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, maar je bent geen schrijver/autorisator van dit protocol? Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, je bent zelf schrijver van dit protocol? Kan je dit zelf aanpassen?

Rapportage ongelezen documenten (leesbevestiging)Een afdeling heeft een rapportage op naam van een medewerker gemaakt om na te gaan welke documenten er gelezen zijn. Het gaat om in totaal 46 documenten, zie afbeelding 1 De rapportage bestaat uit 3 bladzijden: op 1 en 2 staan de 46 documenten Op bladzijde 3 staat een overzicht van dezelfde 46 documenten met publicatiedatum en versie met als titel “niet gelezen en deadline verstreken", zie afbeelding 2. Wat is de achterliggende gedachte / doel van het laatste overzicht. Heel graag wil ik dat begrijpen. Wie weet het antwoord? Dank je wel alvast voor je reactie.   

Beste lezer,Graag zou ik, als documentbeheerder, een overzicht hebben met wie de groepsleden zijn bij bepaalde gebruikersgroepen (die gebruikt worden voor een leesbevestiging). Kan ik daar een rapportage voor maken? Zo ja, hoe?Groeten Caroline

Goedemorgen,Binnen IrisZorg zijn we aan het verkennen hoe we werkinstructies het beste kunnen weergeven in Zenya DOC. Bijvoorbeeld wat behandelaren in moeten en mogen vullen in het sociaal netwerk in ons ECD (USER). Voorheen zetten we dit in een tabel met in de ene kolom uitleg en de andere kolom een printscreen van waar je dan in het ECD werkt. We kwamen erachter dat er geen afbeeldingen/printscreens in een tabel toegevoegd kunnen worden. Als we dit de printscreens met tekst en/of hotspots onder elkaar zetten wordt het een te onoverzichtelijk document. Het doel is dat medewerkers snel en direct helder hebben wat ze moeten doen in het ECD. Hebben jullie tips of ideeën over hoe wij dit soort instructies het beste kunnen weergeven zonder dat het een document van 10 pagina's wordt? Alvast bedankt voor het meedenken. Met vriendelijke groet,Emma van de Poll

Beste, Ik wil per documentenmap gaan analyseren wie er op vandaag een bepaalde gebruikersrol (rechten) gekregen heeft (dit ziekenhuisbreed).  vb.  map Amap Bmap C voor elke map wil ik weten wie de ingestelde documentbeheerders zijn.  Is er hiervoor een rapport beschikbaar? Ik probeerde reeds ‘rechten gebruikers per documentmap’, maar hier moet ik effectief ook gebruikers gaan kiezen. Ik wil een overzicht genereren van die gebruikers met die specifieke rechten per map. (niet per document) weet iemand hoe ik dit kan doen?  Alvast bedankt,  Sylvie

hai, Wij hebben 1 document waar een regel boven staat dat er voor dit document beperkte “machtigingen/permissies”zijn. wanneer je dit aanklikt zie je wat je wel en niet kan doen met dit document.Het enige wat dus hier niet ee kan is printen. Alleen hebben wij geen idee hoe dit daar komt, alle andere documenten hebben dit niet. Waar kan ik dit vinden om te wijzigen.

Ik lees in de training ‘beoordelingssjablonen’ dat je in een ronde een optionele deadline kan instellen met 2 mogelijkheden:vaste deadline instellen in een map ook deze optie vrij houden en documentbeheerder een deadline laten instellen per document.We hebben een beoordelingssjabloon met 3 rondes. In de eerste ronde willen we graag de deadline optioneel maken en instellen per document.Ik vind echter niet terug waar een documentbeheerder dat kan doen.Iemand een idee waar ik moet kijken of wat ik over het hoofd zie (rechten, andere instellingen)?

Een gebruiker heeft aangegeven dat de afdrukken-knop bij het openen van een document niet zichtbaar is. Deze is ook niet te vinden via de optie ‘Meer’:Dit lijkt per document te verschillen: bij sommige documenten is de knop wel zichtbaar, bij andere niet.Daarnaast blijkt de zichtbaarheid van de knop ook per medewerker (met gelijke rechten) te verschillen. Bij sommige gebruikers ontbreekt de knop, terwijl deze bij anderen wel zichtbaar is.In de instellingen hebben wij geen optie kunnen vinden om dit aan te passen. Waar kan dit aan liggen en hoe zouden we dit kunnen oplossen? 

Hoi,Is het mogelijk om voor een afdeling de taak om het document te controleren aan te passen? Wij hebben dit standaard op 60 dagen voordat de controledatum verstrijkt staan, maar 1 beheerder van een afdeling wil het een half jaar van te voren ontvangen. Groet,Rosa

Is het ook mogelijk om te zien waar er op gezocht wordt? We gaan namelijk aan de slag met de zoektermen voor de chatbot en dan is dat heel relevante info.

De mappen zoals die nu getoond worden in het deel Inzichten van de module Documenten werkt niet voor een herkenbare selectie van de juiste mappen.Het zou mooi zijn als dit dezelfde hiërarchische structuur wordt als de documentmappen structuur in de module zelf

Beste,Bij onze oude word documenten kregen wij altijd de melding “Dit bestand heeft beperkte machtigingen”. Wat goed was want de gebruiker moest dan printen via Zenya. Bij onze recenste word documenten hebben we die melding niet en kunnen gebruikers afprinten via Acrobat. Hoe komt dit opeens?

Hallo, Ik probeer een document in ons systeem aan te passen maar na het klikken op “bewerken” en even wachten krijg ik een leeg document en een popup met de tekst: Kan document niet inlezen. java.lang.NullPointerException.Om dit proberen op te lossen heb ik van het document de conceptversie die ik probeerde te wijzigen verwijderd en een nieuwe conceptversie gemaakt, maar ik kreeg dezelfde foutmelding. Ik ben dit nog niet eerder tegen gekomen, en heb wel andere documenten kunnen bewerken. Zijn er mensen met een vergelijkbaar probleem of tips wat te doen hieraan?

Binnen Amsterdam UMC maken wij veelvuldig gebruik van webshares om documenten te delen en processen te ondersteunen. We lopen echter tegen een structureel risico aan: bij het instellen van een webshare moet een ‘uitvoerder’ worden opgegeven.Wanneer deze uitvoerder uit dienst gaat of zijn/haar wachtwoord wijzigt, stopt de automatische aanvulling van documenten in de webshare. Het gevolg? Een lege webshare, waardoor cruciale informatie niet beschikbaar is voor collega’s en kritische processen in gevaar kunnen komen.We hebben een noodprocedure voor dergelijke situaties, maar willen de kans op verstoringen zoveel mogelijk beperken. Daarom zijn we benieuwd:Hoe hebben andere organisaties dit risico afgedekt? Wie voeren jullie in als ‘uitvoerder’? Hoe en hoe vaak controleren jullie of de webshare-instellingen nog correct zijn?Kortom: wie heeft het ei van Columbus gevonden om dit probleem structureel en toekomstbestendig op te lossen?

Goedemorgen, Vanwege het up to date maken van onze documenten zou ik graag  een overzicht willen generen van verlopen documenten.is dit mogelijk?Zo ja dan zou dit overzicht  graag in een Excel  bestand of in een tabel willen sturen naar de desbetreffende documentbeheerder.Alvast hartelijk dank voor de reacties

Wij zijn bezig met een schoningsactie van gebruikers in Zenya. In het verleden is toegang verlenen en intrekken handmatig gebeurd. Nu hebben we dit geautomatiseerd. We hebben ontdekt dat we een aantal gebruikers in Zenya hebben, die inmiddels niet meer in dienst zijn. Het lukt niet om deze gebruikers te verwijderen. We krijgen de volgende melding: Wie heeft dit eerder meegemaakt en heeft een oplossing voor ons?

Concept document, interactief: intern agendapuntSoms is beleid dat in concept klaar staat als interactief document, een agendapunt op een directievergadering. Zijn moeten het dan makkelijk kunnen lezen. We hebben al ontdekt dat een PDF van een interactief document meestal niet goed werkt (afgesneden tabellen etc..). Hoe verzorgen wij op een laagdrempelige manier toegang tot dit concept? Concept document, interactief: extern agendapuntSoms moet beleid dat in concept klaar staat als interactief document op de agenda van een externe medezeggenschapsraad. Leden hebben dan toegang nodig. We hebben al ontdekt dat een PDF van een interactief document meestal niet goed werkt (afgesneden tabellen etc..) Hoe verzorgen wij op een laagdrempelige manier toegang tot dit concept? Kan een webshare ook een concept bevatten? Alvast dank!!

Hallo,Bij het zoeken naar documenten zonder AI krijg ik bij de resultaten in beeld onder de titel het document soort te zien.Bij zoeken met AI is dat niet meer het geval. Wat is hiervoor de achterliggende gedachte? Kan het wel weer toegevoegd worden?Blijft de oude zoek methode bestaan naast de AI? Of gaat die op termijn echt helemaal verdwijnen?Groeten Erwin Dijkhuizen

ik heb een bestaand document geactualiseerd en publiceer de nieuwe versie in zenya. als ik deze open in zenya is het document met wijzigingen zichtbaar, alleen blijkt de index verdwenen. daarvoor in de plaats staat: no table of content entries found. wat doe ik verkeerd? 

Als ik een visio bestand upload als procesbestand krijg ik steeds onderstaande foutmelding. Is het mogelijk om een visiobestand te uploaden in Zenya DOC om deze vervolgens te kunnen bewerken in Zenya? De foutmelding 

Goedemorgen,Is het in Zenya mogelijk om documenten automatisch op een toekomstige datum te archiveren of inactief te zetten?Voor publicatie weten we dat je een publicatiedatum kunt instellen. Dat hebben we ook gedaan voor een aantal nieuwe documenten. Tegelijkertijd willen we dat op diezelfde datum een aantal andere documenten worden gearchiveerd of inactief gezet.Is het mogelijk om dat van tevoren in te stellen, zodat dit automatisch gebeurt? Alvast dank voor het meedenken!groet,Susan Kokke 

Bestaat er een overzicht van de lettertypes die beschikbaar zijn binnen Zenya DOC? ik kan het wel zien via documenten: stijlen, maar ben eigenlijk op zoek naar een overzicht waar de verschillende stijlen onder elkaar staan. Alvast bedankt! Met vriendelijke groet,Marjolein van den Heijkant 

Binnen onze organisatie maken we veel gebruik van interactieve documenten in Zenya. In sommige gevallen is het niet wenselijk dat gebruikers het document afdrukken of opslaan als PDF, bijvoorbeeld omdat: de inhoud regelmatig wijzigt en actueel moet blijven; er risico is op verspreiding van verouderde of foutgevoelige informatie; het document vertrouwelijke of gevoelige informatie bevat die niet buiten Zenya mag circuleren. Het zou daarom waardevol zijn als er in de instellingen van een interactief document een optie komt om afdrukken en PDF-export te blokkeren of beperken voor eindgebruikers.Waarom is dit belangrijk?Dit helpt organisaties beter te voldoen aan informatiebeveiliging, kwaliteitsborging en compliance. Daarnaast stimuleert het gebruikers om documenten op de juiste manier te raadplegen: altijd via Zenya, altijd de laatste versie.Eventuele aanvullende wens:Een melding op het document tonen zoals “Printen/PDF niet beschikbaar – raadpleeg altijd de actuele versie in Zenya”,

Voor de meeste documenten gebruiken we een standaard beoordelingssjabloon. In dit beoordelingssjabloon hebben we twee beoordelingsronden in gebruik: inhoudelijke beoordeling door één of meerdere beoordelaars en formele goedkeuring ter publicatie door één autorisator. De beoordeling in twee ronden zouden we graag behouden, omdat dit in de meeste gevallen goed werkt.Nu lopen we er wel tegen aan dat schrijvers bij het indienen van een nieuwe conceptversie regelmatig aangeven dat zij geen wijzigingen hebben aangebracht in het document. Van beoordelaars krijgen we dan vaak te horen dat ze geen meerwaarde zien in het alsnog beoordelen van het document, omdat hier niets in is gewijzigd. Hierbij zou het ons inziens fijn zijn als de documentbeheerder kan aangeven dat een van de beoordelingsronden (ons inziens de eerste, inhoudelijke beoordeling) overgeslagen mag worden. Je behoudt hiermee nog steeds de dubbelcheck (schrijver & autorisator), maar collega's worden zo veel mogelijk ontzien. Di