DOC (Documenten)

Geachte,Graag wil ik twee documentbeheerders toevoegen die dezelfde rechten dienen te krijgen als de ‘oude’ documentbeheerder. Hoe kan ik dat doen? 

Beste, Er is een document in concept versie ingediend. Dit wil ik nu laten doorgaan in de beoordelingsronde. Maar ik krijg telkens een melding dat de beoordeling niet gestart kan worden owv een nieuwe openstaande opmerkingen.  Deze opmerking kan ik niet verwerken of inactief maken. Hoe ga ik hiermee verder?  Vriendelijke groeten,Peter

Wij zijn bezig om Word documenten om te zetten naar HTML. In de Word documenten hebben we een koptekst met daarin o.a. informatie over de evaluatiedatum, autorisator en documentnummer. Nu zou ik graag een aantal van deze gegevens ook zichtbaar willen hebben in het HTML document, dus in de structuur. ik weet niet of dit kan, ik kan niet vinden hoe dit te doen. Hoop dat iemand mij vooruit kan helpen.

Recent zijn wij overgestapt van on premises naar SaaS. Wij beheren de meeste documenten in Word. Sinds de overstap krijg je als gebruiker, als je een document wil raadplegen - bij sommige documenten, zeker niet bij allemaal - de vraag om het document te downloaden, in plaats van het document direct te zien. Alle documenten staan standaard ingesteld (mapeigenschappen) als ‘tonen als PDF’ aan lezer. Is hier iets fout ingesteld? Speelt de ‘office online viewer’ instelling een rol (bij applicatiebeheer instellingen?). Het is de bedoeling dat de lezer geen documenten downloadt maar gewoon direct kan raadplegen.

Hoe kan ik de document summary in de properties op de print pagina (print template processen) toevoegen. Er staan code op en ik weet niet waar dit vandaan komt. ik heb geel gemaakt wat dus zeker weten niet goed is, maar wat vul ik hier dan wel in. Waar komen die cijfers vandaan?Ik hoop dat jullie mij hiermee kunnen helpen. Groetjes Saskia

Hallo, Ik kan weinig vinden over het maken van een Proces binnen Zenya. Is er een handleiding of een instructie waarin uitgebreid staat beschreven hoe je een proces kunt maken en beheren. 

Hoi mede-Zenya-gebruikers,Wij zijn binnen ons ziekenhuis bezig om de basis op orde aan te brengen binnen Zenya, onder andere binnen het documentbeheer.Een van de onderdelen waar we mee willen starten is het maken van een checklist waaraan een document moet voldoen om het voor zowel de schrijver als documentbeheerder makkelijker te maken een kwalitatief goed document in te dienen voor beoordeling. We zien hier nu veel variatie in en het is voor onze documentbeheerders (en schrijvers) nog niet geheel duidelijk waarop ze moeten letten of een document kwalitatief goed is. Zijn er andere met ervaring van een dergelijke checklist? En zouden jullie deze met ons willen delen? Zetten jullie ook nog andere checklists in voor bijvoorbeeld het beoordelen/autoriseren van een document?  Ik hoor graag wat jullie ideeën en ervaringen hiermee zijn! Met vriendelijke groet, Laura Saris (SJG Weert)

Goedemorgen,Als organisatie hebben we gekozen dat alle Vilans protocollen ook zichtbaar worden in Zenya. We kregen onlangs een melding dat de links naar alle corona protocollen in Vilans nog wel actief zijn, maar er geen informatie meer in staat. Op welke wijze kunnen we deze links uit Zenya halen?Groeten, Nienke 

Hoi allemaal, Weten jullie of het mogelijk is om een opmerking bij meerdere documenten tegelijkertijd te kunnen plaatsen, aan de beheerderskant?Want:Als we een term (bijvoorbeeld IGZ → IGJ) in meerdere documenten willen aanpassen, zijn er beperkingen waardoor dit niet in alle documenten gebeurt waar de term voorkomt. Deze aanpassing wordt bijvoorbeeld niet gedaan in PDF bestanden, processen of verlopen documenten. We kunnen dit voor onszelf inzichtelijk maken o.b.v. een rapportage. Hierin zien we bij welke documenten de term wel en bij welke deze niet is aangepast. Om de eigenaren hierop te wijzen, zodat dit bij een volgende versie wordt aangepast, willen we bij alle documenten waar de term niet is vervangen, in 1 keer dezelfde opmerking plaatsen.  Aangezien het om een groot aantal documenten gaat, zou het ons enorm helpen als er een makkelijke manier is om in één keer de opmerking bij al deze documenten te plaatsen.Alv

Wij werken met LMS van CAPP. Het lukt niet om werkende links naar documenten in LMS te zetten. Als je in LMS een link naar een Zenya document (via delen) plaatst en je opent deze dan blokkeert ie. Wie heeft een oplossing?

Hoi allemaal ,Heeft er iemand al een aantal jaren meer ervaring met de controletaak en daar wellicht beleid op ontwikkeld?In principe kan het zo zijn dat een document in 2016 is beoordeeld en gepubliceerd en dat (bij ons na 3 jaar)  na drie jaar het document up-to-date is bevonden door controleur en de controle datum 3 jaar verder is gezet (kan overigens heel veel verder genoteerd worden). Deze cyclus kan zich blijven herhalen, zodat bijvoorbeeld in 9 of 12 jaar er geen beoordelaar naar heeft gekeken, omdat de controleur bij ons in het ETZ bijna altijd de auteur is, in sommige gevallen de autorisator. is dit wenselijk, wij denken erover hier beleid over te schrijven. wat is jullie ervaring?groeten uit het ETZ,Hélène van Dun, centraal documentbeheerder, adviseur 

Goedendag,Op mijn afdeling heb ik veel onderzoeksprotocollen samengevoegd in 1 interactief document. Daar heb ik recent ook een aantal handleidingen aan toegevoegd. Helaas kan men deze handleidingen niet inzien omdat de afbeelding niet geladen wordt (zie bijlage). Dit is niet de eerste keer dat dit probleem mij treft.Weten jullie hoe dit kan? Is er een oplossing? MvgAdri Knetsch

Ik ben op zoek naar een mogelijke oplossing voor het volgende:Jaarlijks wijzigen de tarieven voor diensten die onze organisatie aanbiedt. Een overzicht van alle actuele tarieven wordt (jaarlijks) gepubliceerd via Zenya; de tarievenlijst. In verschillende formulieren, die we ook via Zenya publiceren, zijn een aantal van deze tarieven opgenomen. Al deze formulieren moeten jaarlijks opnieuw worden beoordeeld, waarbij per formulier alle genoemde tarieven moeten worden aangepast; tijdrovend voor documentbeheerder, beoordelaar en autorisator.Bij een aantal formulier is daarom gekozen om onze medewerkers zelf de tarieven in formulieren in te laten vullen a.d.h.v. de actuele tarievenlijst. Hiervoor hebben we in deze formulieren een hyperlink naar de actuele tarievenlijst geplaatst; tijdrovend voor medewerkers en risico op onjuist overnemen van actuele tarieven.Nu zijn we op zoek naar een mogelijkheid om de gewijzigde tarieven in de tarievenlijst automatisch in alle rele

Hoe kan ik in één keer een eigenschap van een groot aantal documenten wijzigen?Bv. een medewerker gaat uit dienst en ik wil alle documenten waarin deze als document beheerder staat vermeld aanpassen door een andere medewerker toe te voegen.Ik kan een overzicht maken van de bewuste documenten, deze selecteren en dan een eigenschap aanpassen (vb. betrokken personen wijzigen), maar dat werkt dan steeds maar voor het bovenste document…. Hoe kan ik een documentbeheerder vervangen door een andere gebruiker? | Infoland Community werkt dus niet bij mij. Ondertussen al gevonden: gaat via verantwoordelijkheden overnemen…

Kan de documentbeheerder ook een signaal krijgen als de uitgenodigde schrijver de concept versie heeft ingediend?

Als we nu documenten afprinten uit NIKOdoc staat hier geen versie meer op, ook geen datum,…Via weergave en afprinten wel, maar rechtstreeks op het printerje niet... Normaal staat er bovenaan de Titel en dan #dit document werd geprint op: datum en uur versie:…#Dit staat er dan niet meer op.  Het is dus ook geen beheerst document meer, wat niet ok is voor de erkenning. Kan u ons helpen?

In Zenya Documents worden per document o.a. de velden Publication date, owner en quickcode geregistreerd. Ik wil deze velden ook op de documenten (zoals procedures en procesbeschrijvingen) zelf laten terugkomen, waarbij deze automatisch moeten worden gevuld. Dus bijvoorbeeld het veld owner op de procedure moet met de informatie uit het veld owner in Zenya gevuld worden.Ik wil deze velden op de documenten niet handmatig invullen, omdat dezelfde informatie dan op 2 locaties ingevoerd moet worden, met risico op verschillen. Is bovenstaand mogelijk?

Hai  Ik wil een rapport / lijst uitdraaien waar ik alle openstaande opmerking kan zien die nog de status nieuw hebben. Nu kan ik zo'n rapport vinden maar deze draait hij alleen uit in Word. Kan ik dit ook in excel voor elkaar krijgen?Groetjes Saskia

Graag zou ik willen weten of het mogelijk is om eenzelfde document onder de zelfde noemer (idnummer en versie) in meerdere talen beschikbaar gesteld kan worden?  

Beste Eén van onze documentbeheerders heeft de wens geuit dat het handig zou zijn als de medewerkers bij een gepubliceerd document kunnen zien dat er een conceptversie in de maak is (bv. kleine vermelding bovenaan).Ik heb geen weet dat deze optie nu al bestaat? Ik heb wel andere vragen gevonden die gaan over het ontvangen van een notificatie als er een nieuwe versie is van een favoriet document. Waar is de uitleg terug te vinden hoe we dit kunnen instellen (of is dit automatisch)? Alvast hartelijk bedankt!

Kunnen beoordelaars de opmerkingen lezen die gemaakt zijn door schijvers ?Bij het schrijven van een document maken wij beoordelaars ook dikwijls ook schrijver. Dit heeft als voordeel dat zij tijdig opmerkingen kunnen meegeven voor andere schrijvers.Het probleem is echter dat de beoordelaar tijdens de beoordelingsfase niet kan zien of er rekening gehouden is met zijn opmerkingen.Bestaat hiervoor een oplossing ?opmerkingen in de tekst laten staan is geen oplossing omdat deze dan mee gepubliceerd worden.  

Hi Infoland, Bij ons gaat de afdeling MML verdwijnen uit Zenya omdat zij extern gaan.Nu willen zij inventariseren welke documenten er allemaal gebruikt worden door MML.Daar hebben wij een apart portaal voor. En op dat portaal staan heel wat verzamelingen.Is er een mogelijkheid om een rapportage uit te draaien van de documenten die allemaal op hun portaal zichtbaar zijn? Hoe kan ik dat doen?En kan ik daarbij nog filteren op de documenten die zij zelf beheren (via hun mappen) en documenten die zij wel getoond krijgen op hun portaal maar die door andere afdelingen beheerd worden? (Wij gebruiken hiervoor de eigenschappen velden).  

Ik snap dat ik een document met een inkomende hyperlink niet zomaar kan verwijderen (verbroken hyperlinks)!Maar kan ik een document waarin één of meerdere links zitten naar andere document(en), zgn. uitgaande hyperlinks, wel direct verwijderen of moet ik eerst een nieuwe versie maken, de linken hieruit verwijderen, opnieuw laten beoordelen (?) en kan ik dit document dan pas verwijderen? Dit lijkt mij nl. wat omslachtig!  

Vraag van een medewerker: Kan de inhoudsopgave van een vrije webpagina bij het afdrukken worden meegenomen?

Goedemiddag, Om bepaalde redenen is een van onze gebruikers groepen is verwijderd. Echter werd deze groep door een andere gebruiker gebruikt om personen uit te selecteren en toe te voegen als documentbeheerders onder het kopje betrokken personen onder documenten.Hierbij ontvingen de toegevoegde personen een mail met een taak. Nu is het zo dat deze personen in het lichtgrijs ze zien zijn bij het overzicht. Wanneer je op wijzigen klikt zie je ze niet meer in het overzicht.Ontvangen zij de mail die zij voorheen kregen nog wel?