DOC (Documenten)

Binnen onze Zenya omgeving zijn heel wat documenttypes voorzien van een vaste documentstructuur. Momenteel herzien we echter deze structuur en hier en daar zullen de nodige aanpassingen moeten gebeuren. Wat is hiervoor de meest aangewezen werkwijze?  Kan ik de documentstructuur van het betreffende documenttype gewoon wijzigen? Veranderen bestaande documenten meteen mee bij het opslaan van de wijziging? Of moet ik een nieuw documenttype maken (en beschikbaar stellen) en het oude op niet-beschikbaar zetten? Dank voor de verheldering!

Ons laboratorium heeft meerdere documentbeheerders op mappen toegewezen om elkaar beter te kunnen waarnemen. Als op een document meerdere documentbeheerders zijn ingesteld, krijgt elke documentbeheerder een bericht/notificatie (afhankelijk van de persoonlijke instellingen) als bijvoorbeeld een schrijver een conceptversie heeft ingediend. Als documentbeheerder A het document vervolgens in de beoordelingsstatus zet, blijft de notificatie bij documentbeheerder B staat. Hoe weet documentbeheerder B dat de actie al is uitgevoerd? Je kunt wel doorklikken naar het betreffende document en dan zie je dat het document reeds in de beoordelingsstatus is gezet, maar dat is niet handig. Wat is hier een praktische werkwijze. Zijn er ervaringen? Groet, Rudi Evers

Krijgen medewerkers automatisch een email als ze een leesbevestiging moeten geven of moet dit bijvoorbeeld aangepast worden in eigenschappen van het document of in de abonnementen van de gebruiker?   gr., Erik Kemkes

Ik lees in het artikel van Inge Kuijpers dat je de veldeigenschappen van een document kan tonen in de tooltip. Dat is: op voorwaarde dat het veld dat je wil tonen, in het applicatiebeheer aangevinkt is als doorzoekbaar.https://community.infoland.nl/supportartikelen-40/waar-kan-ik-instellen-wat-er-bij-een-document-wordt-getoond-in-de-ballon-tooltip-met-informatie-1273 De vraag is: waar en hoe stel ik in welke velden doorzoekbaar zijn?

ik wil graag het volgende rapport maken  mocht het niet in 1 rapport lukken dan misschien met meerdere.    een rapport waarin opmerkingen naar voren komen van lezers die nieuw, geaccepteerd, verwerkt en afgewezen zijn bij een bepaalde map. het liefst met een filter voor een bepaalde periode. hoe kan ik dit het beste doen

Een bepaald personeelslid X gaat een andere functie uitoefenen en wordt vervangen door een ander personeelslid Y. Hoe vervang je de naam van X in alle documenten door persoon Y?

Inactieve gebruikers komen nog steeds in de lijst met leesbevestigingen.  Gebruikers waren inactief voordat het document is gepubliceerd. Gebruikers zijn lid van een groep waarvoor een leesbevestiging verplicht is. Hoe zorg ik dat inactieve gebruikers niet meer op de lijst met leesbevestigingen terecht komen van nieuwe documenten? Is de enige oplossing ze handmatig uit de groepen halen waar ze lid van waren?    

Een document is vanuit de webbeoordeling teruggezet in concept omdat de autorisator aangepast moest worden. Wanneer het document opnieuw in de beoordeling gezet wordt, blijkt het niet mogelijk de beoordelaars die het document reeds hadden goedgekeurd over te slaan. Komt dit omdat de autorisator is gewijzigd en niet de beoordelaar?

Beste allemaal, Is er een list voor het volgende probleempje? Je document heeft een deadline voor de geldigheidsduur en die stel je in met: te controleren vóór (datum), en die datum is bij ons vastgesteld op 2 jaar na autorisatie. De notificatie voor deze controle komt 90 dagen voor de deadline voor het controleren en als je die controle 1 dag voor het verstrijken uitvoert dan overschrijdt je geen enkele deadline. Blijkt bij die controle dat er een nieuwe versie aangemaakt moet worden dan gaat de termijn voor het schrijven van een concept in en dat is 3 weken, daarna de beoordeling (2 weken) en dan nog autorisatie (1 week). Nu worden deze termijnen zeer vaak overschreden en soms echt heeel lang (maanden). Al die tijd zit je dus met een gepubliceerd document wat eigenlijk over zijn geldigheidsduur is. Er zijn eigenlijk geen consequenties en dat document kan technisch eindeloos zo blijven staan. Daar moeten wij zelf op managen natuurlijk (dien we ook) maar

Wij gebruiken Visio in de compatabiliteitsmodus bij het maken van processen in iProcess. Als we dat doen kunnen we de tekst in een ruit (keuzemoment) niet aanpassen aan de ruitvorm. Als je de compatabiliteitsmodus uit zet dan kan dit wel maar kun je het niet opslaan in iProva.  In Visio kunt je de tekst in de ruit wel aanpassen aan de ruitvorm maar het is niet handig om het proces steeds buiten iProva te bewerken en dan te importeren want dan moet je het proces ook buiten iProva beheren.    Heeft er iemand hier een oplossing voor?

Sinds de implementatie van onze add-on i+PDF module, worden onze MS Office documenten aan onze lezers getoond in PDF.  Wanneer ik deze documenten via webshare op onze website doe verschijnen, worden deze op de website alsnog getoond als MS Office document hoewel dit ter hoogte van iDocument ingesteld staat om dit niet te doen.  Iemand ervaring hiermee om dit op te lossen?  

Hallo Allen,   Hanteren jullie ook een norm betreffende verlopen documenten? Wij hanteren op dit moment de norm van 80% correcte documenten. Ik kan niet achterhalen waar deze norm op gebaseerd is. Iemand enig idee?   Vr Gr Regina 

Ik wil graag een rapportage maken over de synoniemen die zijn ingesteld bij de titels van documenten. Kan dat en hoe doe ik dat? Dit om voor de gebruiker zichtbaar te maken welke synoniemen ze hebben ingesteld bij het betreffende document

Is het mogelijk om voor iProces een rapportage te draaien met daarin alle functionarissen (uit de functietabel) die voorkomen in de gemaakte processen?

Hallo, Ik maak in een aantal documenten gebruik van media items uit het media knooppunt. Als ik deze items bijwerk, lukt het mij echter niet dit door te voeren in de verschillende documenten. Als ik aan geef dat een bepaalde versie van een item over genomen moet worden, blijft het vak waar de beschikbare files moeten staan leeg. Er is wel onderin aangegeven dat er 2 documenten zijn, maar ze zijn niet te zien. Bij het aanklikken van alles selecteren loopt iProva dan vast (blijft zoeken).  Wat zou ik fout doen, of waar zou het in kunnen zitten? Harold

De simpele dingen zijn vaak moeilijk te vinden. Waar ik naar op zoek ben zijn de definities van kenmerken die aan een document worden gehangen als schrijver, beoordelaar e.d. die zijn vast ergens al goed beschreven maar ik kan ze niet vinden (ondanks de verbeterde zoekfunctie ). Ik ga ervan uit dat ik slecht zoek en hoop dat iemand me verder wil helpen….

Voor onze noodplancoördinator ben ik op zoek naar goede voorbeelden en tips over het het hele interne noodplan/rampenscenario kan overgebracht worden naar iProva (nu nog volledig in een mappenstructuur op een gedeelde netwerkschijf). Gezien de grote hoeveelheid aan plannen, actiekaarten, procedures,… met voor alle afdelingen de nodige nuances en uitzonderingen, etc. zit de vrees erin dat dit snel onoverzichtelijk zal worden. Hoe pakken jullie dit aan? Een aparte verzameling, of zelfs een apart portaal? Welke velden gebruiken jullie?…

Binnen onze organisatie hebben wij de beoordelingsronde zo ingesteld dat één persoon de rol heeft van autorisator. Om een overzicht te maken van alle autorisatoren hebben wij een rapport gemaakt. Echter, geeft dit rapport weer dat er op een document soms twee of drie autorisatoren zijn ingesteld. Is hier een oplossing voor om maar één autorisator per document in het rapport te krijgen?  

We hebben een proces gemaakt met het sjabloon met 3 verticale swimming lanes. Het proces loopt verder door dan de hoogte van de swimming lanes, kan je dat aanpassen?

Als je documenten leest in de module leesbevestiging zijn nieuwe opmerkingen op deze documenten niet zichtbaar. Zoek je het document op in Infoland dan zijn de opmerkingen wel zichtbaar.  Wij gebruiken Infoland voor het verslag van onze wekelijkse meetings, omdat daar leesbevestiging op zit. Het is belangrijk dat mensen die niet op de werkvloer zijn op moment van de meeting ook snel de verslagen hebben gelezen en dat wij daar controle over hebben. Op deze verslagen (maar soms ook eens op een SOP...) komt na publicatie al eens een opmerking die wel nuttig is. Het is jammer dat dit niet wordt getoond in documenten in leesbevestiging. Kunnen we dit zelf aanpassen of ligt dit niet in onze mogelijkheid?

Hoi allemaal,   Al meer dan een jaar ervaren gebruikers en de procesbeheerders traagheid bij het laden van processen. Om een beeld te geven, het gaat om onderstaande processen en bijbehorende “laadtijden”:   Proces 1 - 25 sec vanaf moment van aanklikken tot tonen shapes. - 7 pagina's   Proces 2 - 14 seconden vanaf moment van aanklikken tot tonen shapes. - 4 pagina's - 132 shapes   Proces 3  - 14 seconden vanaf moment van aanklikken tot tonen shapes. - 9 pagina's - 130 shapes   Proces 4 - 7 seconden vanaf moment van aanklikken tot tonen shapes. - 2 pagina's - 52 shapes   Geen oplossing vanuit Infoland of intern gevonden Infoland support heeft hier naar gekeken en kan geen oplossing vinden. Ze geven hierover het volgende aan “[..] Wij vermoeden dan ook dat de oplossing gezocht dient te worden in de

Kun je bij een leesbevestiging een opmerking bij het document plaatsen?

Graag hoor ik van collega's in andere ziekenhuizen hoe daar auteurs gestimuleerd worden om protocollen te baseren op wetenschappelijke artikelen, laatste richtlijnen. Je kan natuurlijk het kopje literatuur in document verplicht stellen, alleen merken wij als beheer op dat er dan toch best vaak NVT wordt genoteerd.   Zijn er ziekenhuizen waarbij ook beheer hier een rol in neemt? Of zijn er samenwerkingen met wetenschaps afdelingen?   En hoe wordt er binnen andere ziekenhuizen bewaakt dat bijvoorbeeld folders, internet, elearning, wordt aangepast na wijzigen van protocol. Met name wanneer dit niet in iprova staat.    

Wordt er in iprova automatisch een versienummer aangewezen  aan een document? Zo ja, wanneer? bij concept of gepubliceerd

In de praktijk merk ik dat er rondom het schrijven of actualiseren van een document soms best veel heen en weer gemaild wordt tussen documentbeheerder en schrijver. Uiteindelijk weet ik soms niet meer of ik over een document al gecommuniceerd heb tenzij ik mijn hele mailhistorie doorzoek. Hebben jullie hier een handige werkwijze voor? Zelf dacht ik nog aan een mogelijkheid om rechtstreeks vanuit iProva, gekoppeld aan outlook, per document te kunnen mailen. Zodat de mailwisseling ook aan het document gekoppeld blijft en de historie bewaard blijft.   Ik ben benieuwd naar jullie oplossingen. Sigrid Diemeer Amsterdam UMC