Zenya

Binnen onze organisatie gaan we medio april 2019 over van iProva versie 5.3 naar de laatste versie van iProva. Omdat we een fusie organisatie zijn hebben we nog tot oktober 2019 de tijd om alle documenten om te zetten naar geharmoniseerde documenten. Omdat de volgende versies van iProva nog al wat voordelen biedt gaan we wel eerder over naar iProva 5.9 (5.10) Aangezien we nog startpagina's aan het bouwen zijn op 3 verschillende iProva omgevingen zijn we op zoek naar testprocedures voor de portalen. Alle andere iProva gerelateerde zaken gebeuren al in één omgeving en dat hoeft niet getest te worden. Graag zie ik jullie reacties tegemoet!

Ik heb recent een meldformulier gemaakt (extern) en nu wil de functionaris gegevensbescherming dat deze formulieren twee jaar worden bewaard en daarna definitief verwijderd. Nu kan ik dat in de gaten gaan houden en na twee jaar handmatig de meldingen weg doen die 'over datum' zijn. Maar dat kan vast handiger? maw: hoe kan ik formulieren zo instellen dat ze automatisch na twee jaar uit het systeem verdwijnen?

In Zenya kun je je organisatiestructuur vastleggen en gebruiken in bijvoorbeeld meldingen, audits, vragenlijsten, enz.Als je je organisatiestructuur gaat wijzigen, heeft dit uiteraard consequenties voor de onderdelen in Zenya die deze structuur gebruiken. Hierbij een overzicht van wat er gebeurt als je een organisatie-eenheid (OE) uit je organisatiestructuur verwijdert.ComplianceDe gegevens bij de combinatie OE – kader item (normparagraaf) worden verwijderd. Dit betreft visie, verwijzingen naar bewijsmateriaal, omschrijving en toelichting, bevindingen, scores en opmerkingen.AuditsBij audits die nog niet zijn gestart, wordt de OE verwijderd.MeldingenAls de organisatiestructuur wordt gebruikt als onderwerp, wordt bij meldingen die zijn gedaan op de OE die wordt verwijderd het ‘onderwerp’ vervangen door de eerste bovenliggende organisatie-eenheid van de verwijderde OE. Let op:

We hebben via een vragenlijst een veiligheidsronde ingericht. Via het taakschema krijgen onze teamleads periodiek de vraag om hun ronde te doen. Nu willen we graag aan deze veiligheidsronde een plattegrond hangen zodat ze weten waar brandblussers, brandmelders etc. zitten o mte controleren. Is dit mogelijk? Of zou zoiets in te richten zijn via de assist app? Je loopt een ruimte in, scant de barcode en krijgt op je telefoon een overzicht met aanwezige middelen en aanwijzingen. Heeft iemand hier ervaring mee? gr., Erik

De risicomatrix die we hebben ingevoerd in een meldformulier, geeft niet dezelfde uitkomst als die we op papier hebben aangegeven. Een voorbeeld: een gebeurtenis komt zelden voor echter de gevolgen zijn catastrofaal. Wij willen dit als een hoog risico classificeren, de matrix classificeert dit als een laag risico. Mijn vraag aan jullie, hoe richten jullie een matrix in en is bovengenoemde aan te passen?

Wanneer je een actiepunt in een melding opnieuw onder de aandacht wilt brengen van de actienemer, kun je de knop 'Herinnering versturen' gebruiken. Zie je de mogelijkheid om een sjabloon te gebruiken over het hoofd (of ben je hiervan niet op de hoogte), dan bevat de mail die de actienemer ontvangt enkel datgene wat de coördinator intypt. Dan kan het gebeuren dat er alleen iets staat als 'Wil je nog eens naar het actiepunt kijken?', zonder enige verwijzing naar melding en/of het bewuste actiepunt. Zou het niet handig zijn als de mail sowieso een link naar het oorspronkelijke actiepunt bevat? Ik verwacht dit ook eigenlijk bij een herinnering voor een actiepunt. De sjablonen bevatten wel links naar de melding, maar dan moet je als actienemer toch nog 'op zoek' naar het actiepunt! Ik benieuwd of dit ook door andere gezien wordt als een zinvolle verrijking van deze functie, of dat wij onze coördinatoren gewoon beter moeten instrueren.

Naar aanleiding van mijn vraag aan support werd mij verzocht mijn vraag hier te plaatsen, om te kijken of dit vraagstuk bij meerdere klanten speelt. Graag zouden wij de mogelijkheid hebben om i+Sync meerdere malen per dag te laten uitvoeren. Er zit nu een beperking op van éénmaal per dag. Waardoor onze medewerkers soms onnodig lang moeten wachten. Onze situatie: We maken gebruik van AD groepen waarvan de leden door i+Sync worden gesynct naar iProva. In het meest ongunstige geval, dienen medewerkers nu 24 uur te wachten voordat een mutatie aan een AD groep is doorgevoerd. Hierdoor kan het voorkomen dat een medewerker op zijn eerste werkdag nog niet beschikt over bepaalde zaken binnen iProva. Via support begreep ik dat sommige klanten dit oplossen door een macro opname te maken van een handmatige sync, om deze vervolgens periodiek af te spelen. Dit lijkt me persoonlijk geen betrouwbare/robuuste oplossing. Andere klanten lossen h

Intern leiden wij regelmatig medewerkers en zorgverleners functioneel op (d.w.z. we pluizen de werkwijze achter een bepaald meld-type uit) in het gebruik van iTask, dat gebruikt wordt voor de registratie en analyse van VIM meldingen. Zo zouden wij ook graag klassikaal e.a. willen live willen laten zien, n.a.v. vragen die gebruikers hebben. Nu laten wij enkel screenshots zien die ook nog eens geanonimiseerd zijn. De dynamiek is zodoende weg en cursisten krijgen op deze manier nog steeds geen feeling met het systeem. Daarnaast kunnen wij op dit moment enkel een copy van onze productieomgeving maken en op basis hiervan een testomgeving creëren met een copy van onze productie data. Indien we dit klassikaal zouden laten zien schenden we privacy. Niet wenselijk dus en doen we niet. Het is zodoende wenselijk om met scrumbled data te werken, zodat er geen productie data getoond wordt en meldingen op deze manier geanonimiseerd getoond kunnen worden. Bij deze ons verzoek on

Bij een status overgang in iTask heb je de mogelijkheid om een E-mailbericht te versturen. Je kan hier aanvinken dat je de mail naar 'de manager van de melding' wilt sturen. Heeft iemand hier ervaring mee en waar kan ik instellen wie de manager van de melder is? wij hebben bij de Verbetermaatregel nu ingesteld dat de managers als lezer zijn ingesteld. Dit beperkt dan deze optie om bijv de beleidsmedewerkers als lezer in te stellen. die zitten weer niet te wachten op de mailberichten.

Bij Infoland willen we onze software zo goed mogelijk aan laten sluiten op andere informatiesystemen. Dit is onze missie. Zo willen we ervoor zorgen dat je op een snelle en eenvoudige manier toegang hebt tot alle informatie die je nodig hebt.In dit topic vind je meer informatie over het koppelen van Zenya met je LMS (learning management system):Als jouw organisatie al gebruik maakt van een LMS (Learning Management System), dan kan dat systeem gekoppeld worden aan onze software voor Leren & toetsen. Zo profiteer je van de superieure mogelijkheden voor het ontwikkelen en aanbieden van toetsen en trainingen, en behoud je tegelijkertijd al het goede van je LMS. Voor deze koppelingen maken we gebruik van de standaarden LTI en SCORM, of van onze eigen API. LMS-en waar wij vaak mee koppelen zijn o.a:Moodle Ilias Pulseweb Learnlinq CAPP TCG Academy

Wanneer de eigenaar van een melding gewijzigd wordt dan staat standaard de bullit 'worden openstaande actiepunten die zijn toegewezen aan de huidige eigenaar automatisch toegewezen aan de nieuwe eigenaar' aan. Gebruikers/coördinatoren zien deze bullits over het hoofd, waardoor actiepunten overgezet worden naar de nieuwe eigenaar terwijl dit niet zou moeten. Bijvoorbeeld het CMR-workflowformulier, dat altijd ingevuld moet worden door de medicatieveiligheidsfunctionaris, gaat over naar de nieuwe eigenaar, waardoor de medicatieveiligheidsfunctionaris CMR-workflowformulieren mist. Voor iProva 5 was de andere bullit 'blijven openstaande actiepunten die zijn

In iCheck is het mogelijk om Kaders te importeren. Bestaat er inmiddels een importeerbaar Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg met normen/vragen waarmee ik in iCheck een checklist kan samenstellen?

Hallo allen, Wij gaan binnenkort voor personeelsmutaties gebruik maken van 'Meldingen' (iTask). Hierbij is er een vraag ontstaan rondom het uitgesteld versturen van mails voor het autoriseren van systemen. Huidige situatie Er komt een papieren mutatieformulier binnen (bijv. op 15-11-2018) dat er een nieuwe medewerker begint per 1-12-2018. Deze medewerker dient geautoriseerd te worden voor een specifiek systeem. Alle betrokken functionarissen (zoals ook kerngebruikers) worden geïnformeerd per mail over de mutatie. Vaak is de werkplek/het account van de gebruiker echter pas rond de ingangsdatum beschikbaar, en dus moet ook de verzoek rondom autoriseren van dat specifieke systeem wachten tot dat moment. Bij de huidige werkwijze moeten de kerngebruikers van zo'n systeem zelf een lijst bijhouden met welke autorisaties ze later in de maand nog moeten geven, dit is foutgevoelig en inefficiënt merken we (vooral in de zin van vergeten).

Wat is het verschil tussen een gebruiker met een groen avatartje naast de naam en één met een blauw avatartje? Bedankt

Ik ben benieuwd hoe bij andere ziekenhuizen de organisatie rondom iProva is geregeld. Wij maken gebruik van 'Documenten' (iDocument), 'Meldingen' (iTask) en 'Vragenlijsten' (iCheck) en hebben daar ongeveer 1,5 fte voor ter beschikking in een organisatie met zo'n 8000 medewerkers. Qua organsiatiestructuur hebben we themagroepen voor zowel 'Documenten' (iDocument) als 'Meldingen' (iTask), bestaande uit gebruikers en kwaliteitsmedewerkers die zich bezighouden met zaken op tactisch niveau (gebruikerswensen/testen etc.) met daarboven een beheergroep 'Documenten' die zich meer op strategisch niveau richt (beleid/visie etc.). Een fraai staaltje ambtelijke organisatie die de voortgang niet altijd bevorderd en die gelukkig op korte termijn dan ook anders ingericht gaat worden. Hoe zit dat bij anderen? Ik ben benieuwd naar jullie structuur en ervaringen.

Bij het afprinten van een vragenlijst loopt IE 11 vast. In Eventviewer wordt effectief een application hang gelogd. Het betreft een windows 7 pc. Op andere systemen geeft dit geen problemen (ingelogd als de zelfde user). Zijn er systeemvereisten die van belang zijn voor het goed draaien van iprova?

Dag, Ik heb een vraag, hoelang de meldingen in iTask te bewaren, je mag volgens AVG wetgeving niet langer bewaren persoonsgegevens /personeelsgegevens dan noodzakelijk. Nu zijn de meldingen vertrouwelijk, en anoniem, Ik was benieuwd naar welke termijn tot daadwerkelijk vernietiging van meldingen gehanteerd wordt. Ik hoor graag jullie reactie, je kunt reageren via een privé bericht Vr gr Inge

Voor de coördinatie van ons meldingstype voor incidenten hebben we op dit moment drie coördinatoren, waarbij we elkaar aflossen. Op dit moment is dat dus iedere maandag een taak om de voorkeurscoördinator van die week te wijzigen. Nu is dit niet veel werk, maar het voelt alsof dit makkelijker zou moeten kunnen in een systeem waarbij bijna alles geautomatiseerd is. Is er een oplossing om dit te automatiseren, dus dat de voorkeurcoördinator automatisch wijzigt per week? Of is dit een mogelijke suggestie voor een toekomstige update? Volgens mij kan er namelijk op basis van de Outlook "terugkerende afspraak" functionaliteit wel een simpele oplossing voor gemaakt worden. Dank. Thomas de Roos Ter info, wij zitten nu op versie: 5.6.2

Het gebeurt wel eens dat een melding in eerste instantie niet aan de juiste afdeling / coördinator wordt toegewezen. Je kunt als coördinator de melding dan alsnog aan een andere afdeling of coördinator toewijzen. Nu kwam de vraag van onze meldingscommissie of in een rapportage de datum van toewijzen aan een andere afdeling of coördinator naar boven is te halen. Dit is helaas niet mogelijk, je kunt dit enkel vinden in het activiteitenlog of bij de extra info. We willen geen handmatig veld maken, omdat dit slechts af en toe ingevuld zou moeten worden. Iemand een idee hoe ik dit toch voor elkaar kan krijgen? Of kan Infoland dit veld dat nu ergens op de achtergrond gevuld wordt, beschikbaar maken voor rapportages?

Wij werken alleen met Itask en na 6 jaar is het tijd om het in te vullen formulier ingrijpend te verbeteren. Nu vraag ik me af of er nog iemand is die daar ervaring mee heeft en tips kan geven. We willen nl velden en veldwaarden aanpassen zodanig dat de huidige meldingen en rapporten nog steeds dezelfde gegevens blijven bevatten. Een voorbeeld: we hebben een veld keuze ''onrustband'' en deze keuze mag komen te vervallen maar meldingen waar deze keuze is vastgelegd willen we wel blijven bewaren. Wat doen we met deze velwaarden? Weggooien? Blijft dan de rapportage van bestaande meldingen met deze keuze in stand?

Binnen ons bedrijf waar zowel Care als Cure zijn ondergebracht zijn we begonnen met het bouwen van de 5.x portal pagina's. Op dit moment loop ik er tegenaan dat ik niet van te voren kan bepalen welk document een gebruiker gaat zien als hij/zij zoekt in ''alles''. Er zijn namelijk documenten die specifiek voor de Care zijn en documenten die specifiek voor de Cure zijn en deze mogen niet verwisseld worden. We hebben geen onderscheid in een groep Care of een groep Cure. Ben benieuwd hoe anderen dat hebben opgelost. Vast filter waarbij de gebruiker aangeeft tot welk onderdeel ze behoren Toch met twee of drie groepen gaan werken Treant, Care en Cure of zijn er nog andere mogelijkheden.

Als in een vragenlijst bij vragen de mogelijkheid wordt gegeven voor het maken van opmerkingen en deze vragenlijst vervolgens wordt afgedrukt als bijvoorbeeld een PDF, dan zijn in het opmerkingenveld slechts de eerste twee regels van de opmerking te zien. Is dit een probleem met instellingen?

Hallo, Vanuit Nij Smellinghe ben ik voor de apotheek op zoek naar de GDS norm. Deze willen we graag in iCompliance zetten. Heeft iemand deze norm al in gebruik en wil je deze delen? Groet Jenneke van der Ploeg Nij Smellinghe

Is mogelijk om in een meldformulier een soort invoer controle te doen op dubbele data? We zouden graag in een bepaald meldingstype een check willen doen op geboortedatum. Bij het versturen van het meldformulier zou er een melding moeten verschijnen dat deze geboortedatum niet uniek is. Het mooiste zou zijn als dit alleen een waarschuwing is voor de gebruiker en geen harde eis.