DOC (Documenten)

Binnen Amsterdam UMC maken wij veelvuldig gebruik van webshares om documenten te delen en processen te ondersteunen. We lopen echter tegen een structureel risico aan: bij het instellen van een webshare moet een ‘uitvoerder’ worden opgegeven.Wanneer deze uitvoerder uit dienst gaat of zijn/haar wachtwoord wijzigt, stopt de automatische aanvulling van documenten in de webshare. Het gevolg? Een lege webshare, waardoor cruciale informatie niet beschikbaar is voor collega’s en kritische processen in gevaar kunnen komen.We hebben een noodprocedure voor dergelijke situaties, maar willen de kans op verstoringen zoveel mogelijk beperken. Daarom zijn we benieuwd:Hoe hebben andere organisaties dit risico afgedekt? Wie voeren jullie in als ‘uitvoerder’? Hoe en hoe vaak controleren jullie of de webshare-instellingen nog correct zijn?Kortom: wie heeft het ei van Columbus gevonden om dit probleem structureel en toekomstbestendig op te lossen?

Goedemorgen, Vanwege het up to date maken van onze documenten zou ik graag  een overzicht willen generen van verlopen documenten.is dit mogelijk?Zo ja dan zou dit overzicht  graag in een Excel  bestand of in een tabel willen sturen naar de desbetreffende documentbeheerder.Alvast hartelijk dank voor de reacties

Wij zijn bezig met een schoningsactie van gebruikers in Zenya. In het verleden is toegang verlenen en intrekken handmatig gebeurd. Nu hebben we dit geautomatiseerd. We hebben ontdekt dat we een aantal gebruikers in Zenya hebben, die inmiddels niet meer in dienst zijn. Het lukt niet om deze gebruikers te verwijderen. We krijgen de volgende melding: Wie heeft dit eerder meegemaakt en heeft een oplossing voor ons?

Concept document, interactief: intern agendapuntSoms is beleid dat in concept klaar staat als interactief document, een agendapunt op een directievergadering. Zijn moeten het dan makkelijk kunnen lezen. We hebben al ontdekt dat een PDF van een interactief document meestal niet goed werkt (afgesneden tabellen etc..). Hoe verzorgen wij op een laagdrempelige manier toegang tot dit concept? Concept document, interactief: extern agendapuntSoms moet beleid dat in concept klaar staat als interactief document op de agenda van een externe medezeggenschapsraad. Leden hebben dan toegang nodig. We hebben al ontdekt dat een PDF van een interactief document meestal niet goed werkt (afgesneden tabellen etc..) Hoe verzorgen wij op een laagdrempelige manier toegang tot dit concept? Kan een webshare ook een concept bevatten? Alvast dank!!

Hallo,Bij het zoeken naar documenten zonder AI krijg ik bij de resultaten in beeld onder de titel het document soort te zien.Bij zoeken met AI is dat niet meer het geval. Wat is hiervoor de achterliggende gedachte? Kan het wel weer toegevoegd worden?Blijft de oude zoek methode bestaan naast de AI? Of gaat die op termijn echt helemaal verdwijnen?Groeten Erwin Dijkhuizen

ik heb een bestaand document geactualiseerd en publiceer de nieuwe versie in zenya. als ik deze open in zenya is het document met wijzigingen zichtbaar, alleen blijkt de index verdwenen. daarvoor in de plaats staat: no table of content entries found. wat doe ik verkeerd? 

Als ik een visio bestand upload als procesbestand krijg ik steeds onderstaande foutmelding. Is het mogelijk om een visiobestand te uploaden in Zenya DOC om deze vervolgens te kunnen bewerken in Zenya? De foutmelding 

Goedemorgen,Is het in Zenya mogelijk om documenten automatisch op een toekomstige datum te archiveren of inactief te zetten?Voor publicatie weten we dat je een publicatiedatum kunt instellen. Dat hebben we ook gedaan voor een aantal nieuwe documenten. Tegelijkertijd willen we dat op diezelfde datum een aantal andere documenten worden gearchiveerd of inactief gezet.Is het mogelijk om dat van tevoren in te stellen, zodat dit automatisch gebeurt? Alvast dank voor het meedenken!groet,Susan Kokke 

Bestaat er een overzicht van de lettertypes die beschikbaar zijn binnen Zenya DOC? ik kan het wel zien via documenten: stijlen, maar ben eigenlijk op zoek naar een overzicht waar de verschillende stijlen onder elkaar staan. Alvast bedankt! Met vriendelijke groet,Marjolein van den Heijkant 

Binnen onze organisatie maken we veel gebruik van interactieve documenten in Zenya. In sommige gevallen is het niet wenselijk dat gebruikers het document afdrukken of opslaan als PDF, bijvoorbeeld omdat: de inhoud regelmatig wijzigt en actueel moet blijven; er risico is op verspreiding van verouderde of foutgevoelige informatie; het document vertrouwelijke of gevoelige informatie bevat die niet buiten Zenya mag circuleren. Het zou daarom waardevol zijn als er in de instellingen van een interactief document een optie komt om afdrukken en PDF-export te blokkeren of beperken voor eindgebruikers.Waarom is dit belangrijk?Dit helpt organisaties beter te voldoen aan informatiebeveiliging, kwaliteitsborging en compliance. Daarnaast stimuleert het gebruikers om documenten op de juiste manier te raadplegen: altijd via Zenya, altijd de laatste versie.Eventuele aanvullende wens:Een melding op het document tonen zoals “Printen/PDF niet beschikbaar – raadpleeg altijd de actuele versie in Zenya”,

Voor de meeste documenten gebruiken we een standaard beoordelingssjabloon. In dit beoordelingssjabloon hebben we twee beoordelingsronden in gebruik: inhoudelijke beoordeling door één of meerdere beoordelaars en formele goedkeuring ter publicatie door één autorisator. De beoordeling in twee ronden zouden we graag behouden, omdat dit in de meeste gevallen goed werkt.Nu lopen we er wel tegen aan dat schrijvers bij het indienen van een nieuwe conceptversie regelmatig aangeven dat zij geen wijzigingen hebben aangebracht in het document. Van beoordelaars krijgen we dan vaak te horen dat ze geen meerwaarde zien in het alsnog beoordelen van het document, omdat hier niets in is gewijzigd. Hierbij zou het ons inziens fijn zijn als de documentbeheerder kan aangeven dat een van de beoordelingsronden (ons inziens de eerste, inhoudelijke beoordeling) overgeslagen mag worden. Je behoudt hiermee nog steeds de dubbelcheck (schrijver & autorisator), maar collega's worden zo veel mogelijk ontzien. Di

 Ik ontving als coördinator van Zenya Documenten de volgende vraag van een documentbeheerder: Ik lees twee vragen1 Kan je alle panelen in 1x inklappen?2 Hoe ga je back to top als je halverwege een interactief document bent? Zijn hier handigheidjes voor?

Bij een document kan je schrijvers en reviewers toevoegen. Is het ook mogelijk om hier rollen toe te voegen ipv medewerkers. Medewerkers gaan nog wel eens uit dienst en moet je alle documenten aanpassen waar deze persoon vermeld staat als schrijver of reviewer. Een rol gaat in ieder geval nooit uit dienst. 

Wij zijn bezig het document beheer, beheerders mappen gelijk te trekken met de gebruikers kant.  Doelstelling beter vindbare documenten (reductie van lokale velden) , reductie van portalen. Zijn er collega's die dat recentelijk hebben gedaan? Graag hoor ik hoe jullie dat hebben aangepakt en wat is het tijdspad waar wij aan moeten denken.  Waar ik vooral benieuwd naar ben: Hebben jullie een apart ID aan de documenten gegeven (tekst en nummering?) Hoe zien jullie portalen eruit (inrichting op basis van filters (velden) of verwijzing naar de mappen van de documenten (documentbeheerders) Hoe ziet de indeling van de mappenstructuur voor de documentbeheerders eruit? Wat voor beoordelingsflow hebben jullie ingericht met of zonder een centrale rol voor de beoordeling en aanmaken van de documenten? Waarom centraal aanmaken en beoordelen  Waarom decentraal aanmaken en beoordelen 

Beste mensen,Er zijn 2 soorten revisies mogelijk.De Aangevraagde revisie waarbij een medewerker een revisie aanvraagt om een van de afspraken daarin te wijzigen n.a.v. bijvoorbeeld verbetermaatregelen uit een melding, De standaard revisie die eens per 2 jaar automatisch uit het systeem opkomt en die bedoeld is om het document nog eens kritisch helemaal na te kijken of het up to date is. Dit is aan de hand van de te controleren voor… datum.Als een document binnen de 2 jaar van de standaard revisie periode voor een aangevraagde revisie wordt aangepast wordt de te controleren voor datum automatisch gewist en vervangen voor een datum 2 jaar na de autorisatie van de nieuwe versie. Echter kan het op deze manier zijn dat een document alleen aangepast wordt op basis van aangevraagde (kleine) revisies en nooit helemaal kritisch wordt doorgenomen en geüpdatet. Is het mogelijk dat Zenya de te controleren voor... datum van een eerdere versie aanhoudt in het geval van een tussentijdse aangevraagde

Hoi,Ik heb een sjabloon geüpload in het PowerPoint documenttype maar deze kan niet worden gekozen bij het aanmaken van een nieuw document. Is dit aan te passen? Bij Word kan het namelijk wel. Daar heb ik ook een huisstijl document aan het document type gehangen en kan ik kiezen op het moment dat ik een word document wil maken. Zie afbeelding, ik zou dit ook graag voor een powerpoint doen 

Voor de documenten van één van onze vestigingen zou er in de eigenschappen een veld moeten  toegevoegd worden. Is het mogelijk om dit veld in één keer voor al deze documenten toe te voegen?

 !--ro-clipboard-id:clipboard_diveditor_bb4ffb95-f579-42fa-9e62-635d927a4bc9-->Ik heb een document in conceptversie staan waarbij ik gebruik maak van de kop 1 lettertype voor de koppen, en de overige tekst gebruik ik de standaard lettertype. Echter pakt hij bij 1 stuk tekst de standaard opmaak (zie screenshot). Hoe krijg ik deze uit en pakt het systeem de standaard lettertype? 

Hoe wijzig je snel de naam/titel van een document in zenya?

Ik zou graag in het managementrapport Lijst documenten de mogelijkheid hebben om met een link door te klikken naar de documenten in de lijst. Bijvoorbeeld als hyperlink op de titel. Is dit mogelijk en zo ja, hoe dan? PS Bij ons vorige systeem (SharePoint) was ik dit gewend.

Ons datateam is op zoek naar documentatie of informatie over hoe de de verschillende document gerelateerde tabellen aan elkaar hangen in SQL.Zij willen de data / overzichten, controle-overzichten tonen in onze BI-Tool.Indien hier iemand al meer informatie over heeft of ook al een eindje is met de presentatie van document data kan ik jullie in contact brengen met ons datateam.Alvast onze grote dank,Freer van Roeyen

Binnen onze organisatie is een privaat onderdeel die graag de patiënteninformatie naar een hoger niveau wil brengen. Is er iemand die ervaring heeft met flipbooks of brochures waarin gebladerd kan worden? Welke tool of plugin werkt het beste of is het meest gangbaar hiervoor?

Is het mogelijk om in de beoordelingsfase van een document de beoordelaar ook de mogelijkheid te geven om eventueel gelijk fouten te verbeteren in het document in plaats van dat hij een opmerking maakt die vervolgens weer door een schrijver moeten worden aangepast?  m.v.g. Natascha Verzaal, Pathan B.V.

Hallo,is het mogelijk om een overzicht te krijgen van alle documentbeheerders met daaraan gekoppeld de mappen?Josefien Janssen

Ik ben nieuw op het platform, dus wellicht dat de vraag al eerder gesteld en beantwoord is.Wij hebben in de Word documenten hyperlinks opgenomen naar externe websites, o.a. youtube.Is het mogelijk dat deze automatisch in een nieuw tabblad openen zonder dat je hiervoor met de rechtermuisknop met werken?Ik kom hierover oude berichtgeving tegen waar gesproken wordt over een bug, maar het is me niet duidelijk of het nu wel mogelijk is.