DOC (Documenten)

Is het mogelijk in Zenya om een document geforceerd te publiceren zonder dat het de beoordelingsronde in gaat. Dus nadat het document is geschreven, dat deze meteen in de desbetreffende map zichtbaar is?

Goeiemorgen mede Zenya-gebruikers,Ik zou graag een collega document beheerder maken van 1 bepaalde map met documenten. Dus als voorbeeld; Ik wil mijn HR collega rechten geven om documentbeheer te doen voor alle documenten in de map "HR”. Ik wil niet dat zij andere mappen ziet/kan bewerken. Hoe kan ik dit het beste realiseren? Alvast bedankt voor jullie tips! 

Is er een volledige training TVB maken beschikbaar? Ik zie alleen een training over het voorbereiden.

Goedemorgen,Ik wil graag een rapportage draaien op basis de eerste plaatsing van een document maar heb geen idee welke filter ik hiervoor kan instellen. Alvast dank voor het antwoord! Mvg Marion SchonewilleMáxima MC

Collega's zijn met een poster over het nieuwe UMCG beleid bezig die zij in het ziekenhuis willen ophangen. Ze hebben een QR-code op de poster staan die onderzoekers naar het juiste beleidsdocument in Zenya zou moeten leiden. Helaas moet de QR-code 2x gescand worden, voordat men bij het juiste document komt. Dit schijnt vaak voor te komen. Iemand die hier ervaring mee heeft en het liefst een oplossing??

Wij willen graag dat een documentbeheerder binnen een map een overzicht van documenten kan maken en deze kan exporteren naar Excelbestand.Dit kan nu met behulp van de rapportage module maar voor documentbeheerders werkt het makkelijker om dit vanuit de map zelf te doen zodat ze keuze hebben in  filters en kolommen. Ook bij het uitvoeren van de geavanceerde zoekvraag zou het fijn zijn om dit overzicht te kunnen exporteren naar Excel.Ik ben benieuwd of anderen hier ook behoefte aan hebben en of dit technisch haalbaar is binnen de module DOC. Feedback en aanvullingen zijn welkom!

In documenten verwijzen we soms naar andere documenten aan de hand van hyperlinks, ook wanneer deze documenten nog niet gepubliceerd zijn. We krijgen sinds kort deze melding:  Hoe komt dit? Het lijkt me logisch dat je zelfs bij een niet gepubliceerde versie, de hyperlink wel al kunt opnemen. Vaak is er simultaan een andere collega aan het schrijven. Of is er een ander probleem?

Ik moet de titel wijzigen van een document, normaal kan ik dit ook, ik sta als documentbeheer vermeld. Normaal gesproken als je op wijzigen klikt, komt de titel in een aanpasbare vak te staanEchter enkel bij dit document krijg ik de titel niet gewijzigd, iemand een idee hoe ik dit toch kan wijzigen?

Bij calamiteiten zoals stroomuitval, netwerkstoringen of uitval van het authenticatiesysteem, is het essentieel dat cruciale informatie uit Zenya toch beschikbaar blijft. Ook bij een storing in de Zenya SaaS-omgeving zelf moet een organisatie voorbereid zijn. In dit topic benoemt Zenya het soort calamiteiten waarin een noodprocedure mogelijk kan zijn en de oplossingen die door Zenya worden aangeboden.Na de constatering van een probleem met onze huidige inrichting van onze noodprocedure (we maken nu gebruik van de bulkexport van losse documenten), hebben we de bestaande noodprocedures voor toegang tot Zenya-documenten bij calamiteiten kritisch onder de loep genomen.Wat blijkt: geen van de huidige oplossingen biedt een robuuste, veilige én werkbare noodprocedure. Hieronder een korte samenvatting van d

Hallo,Onze apothekers in het ziekenhuis willen graag over op bepaalde Vilans-protocollen, mede om een eenduidige werkwijze af te spreken in het ziekenhuis en om een stuk beheer uit handen te laten nemen.Maar hoe gaat dit nu in werking i.c.m. bestaande protocollen over eenzelfde Vilans-protocollen?Is het de bedoeling dat je eigen protocollen verwijderd/deactiveert?Vanuit onze infectiepreventie (IP) begreep ik dat IP gerelateerde protocollen te generiek zijn waardoor ze niet goed bruikbaar zouden zijn in ons ziekenhuis. In het geval dat we ook IP gerelateerde Vilans-protocollen gaan gebruiken, heb je dan twee protocollen live? Een protocol van Vilans Een protocol gebaseerd op Vilans maar aangevuld door IP En hoe zit dit op andere vakgebieden?Als laatste vraag (voor nu) wil ik wel weten hoe ziekenhuizen de (positieve) impact ervaren over het beheer van Vilans protocollen.In

Sinds Zenya of misschien eerder  zijn de mogelijkheden van document controle sterk verbeterdZoals het door de controleur zelf aan te geven akkoord (met nieuwe controledatum), het aangeven dat het document moet worden aangepast en zelfs het uitnodigen van (nieuwe) schrijvers. Dat laatste mis ik helaas bij de functie “delegeren van controle”Daar krijgt de aangeschreven controleur alleen de keuze uit de schrijversgroep en autorisatorHier zou bij ons ook de keuze voor een andere persoon zeer gewenst zijn.Onze organisatie is de laatste tijd zodanig in verandering (ook qua personeel) dat dit vaak wijzigt en dus een andere “betrokken” persoon gekozen moet kunnen wordenNu moet de documentbeheerder via een andere weg (email) gevraagd worden om de schrijver te wijzigen of andere toe te voegen   

Beste Ik ben vervangend kwaliteitsmanager en bots tegen een probleem: ik kan geen bestanden toevoegen aan een bestaande webshare.Hier de details van mijn vraag: Wij maakten een proefmigratie van Zenya door. Gelukkig blijven alle links naar een webshare behouden en dienen deze niet aangepast te worden op onze ziekenhuis website of andere plaatsen. Het is echter wel zo dat ik een aantal documenten wil toevoegen aan deze webshare. Dit lukt niet. Het is nochtans een account zonder ingesteld wachtwoord. Ik klikte op wijzigen. Bij de pagina ‘gebruiker kiezen’ komt dit: Dus ik moet verder gaan als eigen gebruiker. En bij ‘documenten selecteren’ komt dan dit: 

Beste Zenya-gebruikers,Een aantal maanden geleden zijn wij gestart met de implementatie van Zenya als documentmanagementsysteem binnen onze organisatie. We gebruiken Zenya inmiddels om formele documenten vast te leggen, te beheren en te raadplegen.Onderdeel hiervan zijn ook onze procesbeschrijvingen. We willen deze op een logische en toegankelijke manier structureren in een zogeheten proceshuis. We zijn nog zoekende naar de beste aanpak en zouden graag leren van hoe andere organisaties dit hebben ingericht.Sta jij open om ervaring uit te wisselen? Dan hoor ik het graag. We zijn vooral benieuwd naar hoe jullie het proceshuis hebben opgebouwd, welke keuzes jullie hebben gemaakt en wat wel of niet werkt in de praktijk.Groetjes,Davide Bade davide.bade@kenter.nu  

Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, maar je bent geen schrijver/autorisator van dit protocol? Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, je bent zelf schrijver van dit protocol? Kan je dit zelf aanpassen?

Rapportage ongelezen documenten (leesbevestiging)Een afdeling heeft een rapportage op naam van een medewerker gemaakt om na te gaan welke documenten er gelezen zijn. Het gaat om in totaal 46 documenten, zie afbeelding 1 De rapportage bestaat uit 3 bladzijden: op 1 en 2 staan de 46 documenten Op bladzijde 3 staat een overzicht van dezelfde 46 documenten met publicatiedatum en versie met als titel “niet gelezen en deadline verstreken", zie afbeelding 2. Wat is de achterliggende gedachte / doel van het laatste overzicht. Heel graag wil ik dat begrijpen. Wie weet het antwoord? Dank je wel alvast voor je reactie.   

Beste lezer,Graag zou ik, als documentbeheerder, een overzicht hebben met wie de groepsleden zijn bij bepaalde gebruikersgroepen (die gebruikt worden voor een leesbevestiging). Kan ik daar een rapportage voor maken? Zo ja, hoe?Groeten Caroline

Goedemorgen,Binnen IrisZorg zijn we aan het verkennen hoe we werkinstructies het beste kunnen weergeven in Zenya DOC. Bijvoorbeeld wat behandelaren in moeten en mogen vullen in het sociaal netwerk in ons ECD (USER). Voorheen zetten we dit in een tabel met in de ene kolom uitleg en de andere kolom een printscreen van waar je dan in het ECD werkt. We kwamen erachter dat er geen afbeeldingen/printscreens in een tabel toegevoegd kunnen worden. Als we dit de printscreens met tekst en/of hotspots onder elkaar zetten wordt het een te onoverzichtelijk document. Het doel is dat medewerkers snel en direct helder hebben wat ze moeten doen in het ECD. Hebben jullie tips of ideeën over hoe wij dit soort instructies het beste kunnen weergeven zonder dat het een document van 10 pagina's wordt? Alvast bedankt voor het meedenken. Met vriendelijke groet,Emma van de Poll

Beste, Ik wil per documentenmap gaan analyseren wie er op vandaag een bepaalde gebruikersrol (rechten) gekregen heeft (dit ziekenhuisbreed).  vb.  map Amap Bmap C voor elke map wil ik weten wie de ingestelde documentbeheerders zijn.  Is er hiervoor een rapport beschikbaar? Ik probeerde reeds ‘rechten gebruikers per documentmap’, maar hier moet ik effectief ook gebruikers gaan kiezen. Ik wil een overzicht genereren van die gebruikers met die specifieke rechten per map. (niet per document) weet iemand hoe ik dit kan doen?  Alvast bedankt,  Sylvie

hai, Wij hebben 1 document waar een regel boven staat dat er voor dit document beperkte “machtigingen/permissies”zijn. wanneer je dit aanklikt zie je wat je wel en niet kan doen met dit document.Het enige wat dus hier niet ee kan is printen. Alleen hebben wij geen idee hoe dit daar komt, alle andere documenten hebben dit niet. Waar kan ik dit vinden om te wijzigen.

Ik lees in de training ‘beoordelingssjablonen’ dat je in een ronde een optionele deadline kan instellen met 2 mogelijkheden:vaste deadline instellen in een map ook deze optie vrij houden en documentbeheerder een deadline laten instellen per document.We hebben een beoordelingssjabloon met 3 rondes. In de eerste ronde willen we graag de deadline optioneel maken en instellen per document.Ik vind echter niet terug waar een documentbeheerder dat kan doen.Iemand een idee waar ik moet kijken of wat ik over het hoofd zie (rechten, andere instellingen)?

Een gebruiker heeft aangegeven dat de afdrukken-knop bij het openen van een document niet zichtbaar is. Deze is ook niet te vinden via de optie ‘Meer’:Dit lijkt per document te verschillen: bij sommige documenten is de knop wel zichtbaar, bij andere niet.Daarnaast blijkt de zichtbaarheid van de knop ook per medewerker (met gelijke rechten) te verschillen. Bij sommige gebruikers ontbreekt de knop, terwijl deze bij anderen wel zichtbaar is.In de instellingen hebben wij geen optie kunnen vinden om dit aan te passen. Waar kan dit aan liggen en hoe zouden we dit kunnen oplossen? 

Hoi,Is het mogelijk om voor een afdeling de taak om het document te controleren aan te passen? Wij hebben dit standaard op 60 dagen voordat de controledatum verstrijkt staan, maar 1 beheerder van een afdeling wil het een half jaar van te voren ontvangen. Groet,Rosa

Is het ook mogelijk om te zien waar er op gezocht wordt? We gaan namelijk aan de slag met de zoektermen voor de chatbot en dan is dat heel relevante info.

De mappen zoals die nu getoond worden in het deel Inzichten van de module Documenten werkt niet voor een herkenbare selectie van de juiste mappen.Het zou mooi zijn als dit dezelfde hiërarchische structuur wordt als de documentmappen structuur in de module zelf

Beste,Bij onze oude word documenten kregen wij altijd de melding “Dit bestand heeft beperkte machtigingen”. Wat goed was want de gebruiker moest dan printen via Zenya. Bij onze recenste word documenten hebben we die melding niet en kunnen gebruikers afprinten via Acrobat. Hoe komt dit opeens?