DOC (Documenten)

We hebben een aantal documenten in Zenya waarin verwezen wordt naar een formulier (dmv hyperlink). De werkwijze van dit formulier wijzigt. Nu vroegen we ons af of je in Zenya makkelijk kunt nagaan in welke documenten er verwezen wordt naar dit formulier of in welke documenten dit formulier genoemd wordt? Is dit mogelijk in Zenya?  

Goedemorgen,Is het mogelijk om een uitdraai te maken waarin zichtbaar is wie welke gebruikersrollen heeft binnen Zenya? Ik ga nieuwe rollen toevoegen voor documentbeheer maar dan is het wel handig om te weten wie aan de huidige rollen gekoppeld is. Vr Gr Regina 

Voor het eenvoudig delen van een document met collega's hebben we in principe 2 opties. Enerzijds door de QR code / link naar de collega te mailen. Anderzijds bestaat de mogelijkheid (onder “Meer”) om een link naar het document naar de collega te mailen.In de eerste optie stuur ik de mail onder mijn eigen naam en is het voor de ontvanger duidelijk van wie de link komt. In de tweede optie komt deze mail echter van Zenya <noreply@iprova.nl>. Het is uiteraard mogelijk om nog een stukje tekst aan de mail toe te voegen, maar als de afzender dat verzuimd is het voor de ontvanger maar gissen van wie deze mail komt.Kan ik ook ergens instellen dat de afzender op eigen titel / mailadres mailt of verplicht wordt zijn naam te vermelden?

Als ik documentmappen ga verplaatsen heeft dit dan consequenties voor de verzamelingen die op basis van mappen zijn gemaakt? 

Kunnen jullie aangeven wat het verschil is tussen Document note en Comment for this version? 

Ik zie in een van de trainingen dat de auteur of autorisator gekozen kan worden voor controle van het document. Nu zouden wij dat graag willen doen door de eigenaar (dit is geen naam maar rol). Kan dit zo ingesteld worden of moeten wij dan de naam van de eigenaar bij autorisator zetten?

Bij een gepubliceerde versie van een document heb ik een Opmerking geplaatst voor schrijvers en beoordelaars. Ik zie dat er ook al een volgende versie van dit document in de maak is (concept). Als straks dit concept gepubliceerd wordt: komt de opmerking die ik plaatste voor schrijvers en beoordelaars, dan wel terecht naast het document?

Onze synoniemenlijst is niet echt meer up-to-date. Is er een umc/ziekenhuis van wie wij de synoniemenlijst zouden mogen gebruiken?

Wij hebben in mappen een controledatum ingesteld van controle 3 jaar na publicatiedatum. De map die daaronder valt heeft dit ook met 2 soorten documenten Processen en Werkinstructie. Nu willen wij dat de processen na 1 jaar gecheckt moeten worden en werkinstructie pas na 3 jaar. Nu pakt Zenya de 3 jaar van de bovenliggende folder/map, dus als voorbeeld:hoofd map is Inkoop, daaronder zit 1 proces (check na 1 jaar) en 5 werkinstructie (check na 3 jaar)Is dit mogelijk?                                                    

Hallo,Als ik zoek op een trefwoord die in de titel van een nieuw gepubliceerd document staat (17/1), komt deze niet in de resulataten naar boven.Bij oudere bestanden van anderen lukt dat wel.Wat kan daar mis gaan?Hieronder document in map waar ik lees rechten heb en ik zoek op zenya 

Hoi, N.a.v. testen in Zenya 6.2 heb ik onderstaande vragen t.a.v. opmerkingen bij documenten:Alleen door gebruikers geplaatste opmerkingen die de status geaccepteerd krijgen, lijken na publicatie getoond te worden bij dit document bij “eerdere opmerkingen”.  → Wij zouden graag zien dat een gebruikersopmerking bij elke statuswijziging getoond wordt voor de gebruikers aan de voorkant, na publicatie.  → Dus bij status wijziging van “nieuw” naar “geaccepteerd, “verwerkt” of “afgewezen”. → Hierdoor zien andere gebruikers, die mogelijk dezelfde opmerking hebben, dat deze opmerking al is gemaakt, ook als deze is afgewezen en niet is verwerkt. Hiermee voorkom je meerdere keren dezelfde opmerking. Hoe zien jullie dit?   Daarnaast zie ik in de testomgeving dat een opmerking die gemaakt is door een beheerder aan de schrijvers, getoond wordt aan de “voorkant”. Komt dit doordat ik meer rechten heb? We

Graag zouden we willen inrichten dat bij het raadplegen van formulieren/documenten in Zenya het formulier/document dat je aanklikt zich opent in een apart tabblad in je webbrowser. Hoe of waar kan je dit aangeven? En kan je dit tegelijk voor alle documenten inregelen?

Voor aanbestedingen is het een vereiste dat van het in iProva opgeslagen documenten de juiste versie wordt getoond. Dit is vaak een oudere versie dan de meest recente versie.Is er een handige optie in iProva om bepaalde medewerkers oudere versies van documenten in te laten zien om hieraan tegemoed te kunnen komen?

Als documentbeheerder moet ik in iDocument alle vervallen documenten (=”Controledatum verstreken) periodiek opvolgen.Via de rapporten kan ik makkelijk een overzicht aanmaken met alle documenten met filter [Aandacht vereist]=”Controledatum verstreken”.Maar voor elk vervallen document zou ik graag zien of er al een nieuwe conceptversie is gemaakt en in welke status. Hierdoor kan ik de gepaste actie ondernemen. Nu moet ik deze documenten handmatig oproepen en kijken wat er al met dit document gebeurd is qua opvolging… En dat zijn er ondertussen al behoorlijk veel Dus hoe kan ik een combinatierapport bouwen met alle vervallen documenten en hun eventuele concepten en hun status?Iemand tips? Of een andere aanpak?

Wij hebben veel documenten in word staan, zodat als er iets gewijzigd moet worden dit veel makkelijker gaat dan in pdf. Nu kwam ik er bij toeval achter dat, bij een document waarvan is aangegeven dat de pagina liggend getoond moet worden (staan blokjes met cruciale telefoonnummers in), het systeem de pagina in portrait toont en de blokjes over elkaar schuift waardoor de telefoonnummers niet meer zichtbaar zijn. Voor de volledigheid heb ik het document nu wel in PDF gezet met een notitie dat het worddocument ergens op onze schijf staat. Dit is inmiddels gemeld bij Infoland, maar de status staat nu op geparkeerd. Mijn eigen interpretatie is dan dat dit niet 1, 2, 3 wordt opgelost.Hebben hier meer mensen ‘last’ van?Ook zou ik het prettig vinden als je een worddocument hebt met beide opties in een, dus portrait en liggend in een document, dat dit correct wordt weergegeven.

Hallo,sinds de update naar Zenya ontvangen we (de documentbeheerders) op moment van plaatsen van een opmerking voor een schrijver, hier onmiddellijk een notificatie van in het berichtenpaneel. Dit is helemaal overbodig aangezien we zelf die opmerking plaatsten. Hoe kunnen we dit vermijden?  

In onze Zenya-omgeving werken we niet met snelcodes, maar lieten we via een automummer-veld een eigen referentiecode voor elk document genereren. Wanneer we in ons gebruikersportaal een document openen en doorklikken naar ‘Details’ wordt er wel een snelcode tussen de metadata weergegeven. Weet iemand hoe de details/metadata die daar weergegeven worden aangepast kunnen worden? Ik zocht al even bij de verschillende instellingen, maar kon het niet meteen terugvinden.

Medewerkers hebben documenten ingesteld als favorieten. Sommige van deze documenten zijn in de tussentijd gearchiveerd en niet meer te raadplegen. Het is niet mogelijk om deze te verwijderen uit de lijst favorieten.Hoe kunnen medewerkers de favorieten lijst opschonen? 

Wanneer je een bv een bestaand word document via "document type wijzigen" omzet naar een proces is er de mogelijkheid aan een sjabloon te kiezen voor dit nieuw aan te maken proces. Wanneer je echter rechtstreeks een nieuw proces aanmaakt, zie ik nergens de optie om een sjabloon te selecteren of beter nog te verplichten. Hoe kan ik dit wel kiezen/verplichten?

Als een gebruiker op een link klikt in een document, dan opent dat document niet. Als je op de rechtermuisknop klikt, dan kun je kiezen voor ‘koppeling openen in nieuw venster en dan gaat het gelinkte document wel open. Maar dit is niet bepaald gebruiksvriendelijk.Tot voor kort lukte het wel om er gewoon op te klikken, maar nu dus niet meer. Wie heeft een oplossing, zodat de gelinkte documenten gewoon openen als je met de linker muisknop erop klikt? Ik heb zelf het vermoeden dat dit komt doordat we nu documenten bewerken via Office online, maar ik weet niet zeker of dit de reden is.

Beste,Een beoordelaar attendeert mij op het volgende. Hij krijgt een mail vanuit het systeem waarin gerefereerd wordt aan een lezersopmerking van zijn kant: Er is een nieuwe versie gepubliceerd van het document 'Ferinject, dagbehandeling'.Uw lezersopmerkingen  Wanneer hij het document middels de link in het bericht open, is er voor hem nergens te zien om welke opmerking het ging. Hij wil graag terugzien wat er nu met zijn opmerking is gebeurd.Wanneer ik via de beheerkant het document bekijk, zie ik dat het om een beoordelaarsopmerking gaat die hij heeft gemaakt. Is hier iets aan te doen?Dank voor de reactie alvast.Gr Anouk

Wanneer een schrijver een conceptdocument indient, krijgt hij/zij een veld en kan dan een opmerking voor documentbeheerder invullen:De gemaakte opmerking blijft echter in de historie van het document staan als ‘opmerking voor schrijver:Het zou duidelijker zijn als deze tekst hetzelfde zou zijn of als er bijvoorbeeld zou staan opmerking door schrijver.Omdat er ook opmerkingen voor schrijvers invullen, er opmerkingen door beoordelaars en gebruikers gemaakt worden is het overzicht houden tussen alle gemaakte opmerkingen soms lastig merk ik. 

Ik probeer een mp4 bestand op iProva te zettten, alleen krijg ik een foutmelding bij een aantal. Kan dat te maken hebben met de grootte van bestand. Is 534 MBFoutmelding is:  

Bij het openen van een webshare is de naam Zenya rechts groot in beeld. Kun je Zenya vervangen door de naam van je eigen ziekenhuis?

Soms willen we als organisatie een conceptdocument laten toetsen door / voorleggen aan een extern adviesorgaan. Ideaal zou zijn als we deze personen zouden kunnen uitnodigen als schrijver bij een document. Bij het selecteren van een schrijver, heb ik echter enkel de keuze uit de eigen (interne) gebruikerspool. Is het mogelijk om externe schrijvers uit te nodigen?