Skip to main content

DOC (Documenten)

Stel je vraag over documentmanagement, Documenten, Processen en Interactieve Documenten

  • 1,000 Topics
  • 3,381 Reacties
1000 Topics
Mila
MilaGenie
gevraagd in DOC (Documenten)
Wat is een goede titel voor een document?

Beste,Hebben jullie tips / advies of beleid op titels van documenten?Hoe werkt dit met zoeken bijvoorbeeld, volgens mij telt het eerste woord in de titel meer % mee bij het zoeken? Met welke titel(indeling) vind je het beste je document?Wij zouden dit graag willen communiceren naar onze decentrale documentbeheerders, zodat we hier een uniform beleid op voeren.Met vriendelijke groet,Mila Brune

4983
Silvia van Gils
P
Petra de HaanStarter
gevraagd in DOC (Documenten)
Melding: cliënt checker

Onze documentbeheerder stelt de volgende vraag:als ik een nieuw proces wil starten, dan geeft iProva de melding dat dit niet kan en dat ik een andere client checker moet hebben. Weet je wat dit is?En hoe kan dit opgelost worden?

3841
Inge Kuijpers
A
Annemarie AalderingLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
Verlopen documenten automatisch archiveren

Beste Allemaal Is het mogelijk om na de einddatum van een gepubliceerd document (status verlopen), dit document automatisch te laten archiveren? En zo ja is dit dan per map in te stellen of gebeurd dit centraal?

1501
J
J.Vantricht
J.VantrichtAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)
Bij conceptversie indienen geen controle op verplichte onderdelen/hoofdstukken

Voor het documentbeheer maken wij gebruik van sjablonen met daarin een aantal vaste paragrafen. Sommige zijn verplicht, sommige niet. Als een auteur een concept-versie indient, is er geen controle op het feit of de verplichte paragrafen wel of niet gevuld zijn. Pas bij het in beoordeling zetten door de documentbeheerder krijg je een opmerking dat dit niet kan wanneer de verplichte paragrafen niet gevuld zijn. De documentbeheerder moet de auteur dan weer terug uitnodigen en vragen om de verplichte paragrafen te vullen.Is het mogelijk om deze controle in te voeren bij het indienen van de concept-versie? Dat zou de nodige tijd en ergernis sparen.

601
Inge Kuijpers
J
JolienRaesLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
XLTX-bestand toevoegen lukt niet

Graag voegen wij het excel-format XLTX toe aan het lijstje, toch dit lijkt niet door ons te manipuleren, ook niet met administrator?Dan maar toegevoegd als nieuw documenttype, gekoppeld aan de map, maar na opladen van het document, geeft hij een witte pagina? Ik gebruikte volgende mime: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.templateOok werd er bij de aanmaak aangevinkt: direct voorbeeld tonen in documentbeheer: JA, als ik die instelling nu nog wil wijzigen, om te zien of het dan wel lukt, kan ik niet meer aan het vinkje aan, ook niet met de administrator.Iemand meer ervaring hiermee? :)  

351
Inge Kuijpers
Judith Korfage
Judith KorfageAdviseur
gevraagd in DOC (Documenten)
Rechten decentraal documentbeheerders

Goedemorgen! Wij hebben bij sommige mappen meerdere documentbeheerders ingeregeld. Zoals bijvoorbeeld bij de zorgafdelingen: kliniek en polikliniek hebben verschillende beheerders met documenten in dezelfde map. Nu kunnen zij documenten in concept zetten terwijl zij niet bij het document onder eigenschappen als documentbeheerder staan. Was dit voorheen ook al zo? En is dit standaard of ergens aan te passen?Daarnaast kunnen alle decentrale beheerders documenten verplaatsen naar een andere map. Dit willen we bij voorkeur alleen centraal kunnen doen op verzoek. De reden hiervoor is dat documenten soms worden verplaatst zonder dat de ontvangende afdeling hierbij was betrokken.Alvast bedankt!

3772
Inge Kuijpers
D
D.BokxLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
Hoe duidelijk zichtbaar maken dat een document gearchiveerd is?

Is het mogelijk om op een gearchiveerd document, zichtbaar te maken dat het een gearchiveerd document is.  We hebben al restricties ingesteld voor wie er toegang heeft, maar is het dan alsnog mogelijk om duidelijk te laten zien dat het een gearchiveerd document is? 

1523
J
pbies
pbiesLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
Documentbeheer toekennen voor één map?

Voor één map wil ik het documentbeheer decentraal beleggen.Omdat ik onbekend ben met het Iprova ben ik op zoek naar een instructie/handleiding over het documentbeheer. (Is volgens mij ook afhankelijk van licenties?)Kan iemand me daar aan helpen?Bedankt alvast!

561
Inge Kuijpers
I
ivermeirOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)
Combinatie Interactieve documenten en Processen

Is er een mogelijkheid om Vanuit Iproces te linken/verwijzen naar 1 blok in interactieve documenten of omgekeerd?Omgekeerd= Vanuit een interactieve document linken/verwijzen naar 1 blok in Iproces?

1631
Thomas de Groot
Remko van den Akker
Remko van den AkkerLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
Herhaling van notificaties na verlopen controle datum

Het lijkt ons fantastisch als er een optie komt waarbij Functioneel Beheer kan instellen welke actie met herhaling er moet gebeuren als een controle moment van een document verstreken is. Nu is het vaak nog dat er met de ene notificatie weinig gebeurt en de controle momenten nog langere tijd op verlopen blijft staan in het systeem. Onderstaand is een voorbeeldje vanuit een iTask meldingstype die wel deze gewenste functionaliteit bied. Net als de eigenaar in het veld “versturen aan" zouden we hier graag de optie documentbeheerder willen zien samen met de autorisator als keuze mogelijkheid aangezien die ook een stukje verantwoordelijkheid draagt. Volgens ons zijn er veel meer gebruikers van iDocument die hier baat bij zouden hebben? Is dit technisch ingewikkeld om te realiseren of zou deze uitbreiding van functionaliteit snel te realiseren zijn? Groetjes uit Zeeland, Remko van den Akker Functioneel beheer iProva Adrz

2128
J
zuperman
zupermanReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)
Zoeken in offline website

Bestaat er een mogelijkheid om te zoeken op de documentnaam in de offline (backup) website download?Voor zover ik kan zien is deze functionaliteit niet aanwezig en de standaard ctrl-f werkt ook niet.Iemand van jullie die hier een mooie oplossing voor gevonden heeft, of deze functionaliteit ook mist in de huidige download vorm?Alvast dank voor jullie feedback!Erik

400
zuperman
Ron la Lau
Ron la LauAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)
Automatisch optimaliseren persoonlijke zoekresultaten

In de releasenotes van versie 5.15 staat vermeld dat in iDocument de Feedbackloop (in de toekomst) gebruikt gaat worden voor het verbeteren van de persoonlijke zoekresultaten.Ik zou graag willen weten hoe deze functionaliteit gaat werken en welke invloed we als beheerder gaan hebben op de werking hiervan.   

301
Koen Sterken
R
RoosOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)
Leesbevestiging overzicht printen wanneer je geen documentbeheerder bent

We hebben verschillende documenten in iprova staan waarvan een leesbevestiging wordt gevraagd. Ik ben documentbeheerder en kan de leesbevestigingen uitprinten maar ik zou dit eigenlijk willen overdragen aan een collega die geen documentbeheerder is. Is het mogelijk om iemand de rechten te geven om alleen de leesbevestiging te printen?

691
Inge Kuijpers
A
Arleen OomesLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
Rapportage maken over beheerde kopie lukt niet

ik wil graag een rapportage maken over hoeveel en van welke documenten een beheerde kopie is gemaakt. het liefst per map/ of pad. ik kom er niet uit hoe dat moet.

432
F
Martevanrijnsoever
MartevanrijnsoeverErvaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)
Controledatum zichtbaar bij documentgegevens

Dag! Wij (Rivas Zorggroep) hebben ons documentbeheer decentraal ingericht. 3 jaar geleden hebben we alles overgezet en er komt nu een grote batch documenten aan om te controleren. Aan een deel van de documenten hoeft niets gewijzigd te worden. Deze worden gecontroleerd door de inhoudsdeskundigen en dan wordt de controledatum automatisch verder gezet naar weer 3 jaar. Dit is echter niet zichtbaar voor de gebruiker. Voor ons zou het wenselijk zijn om de 'datum van laatste goedkeuring' ook zichtbaar te maken bij documentgegevens, anders lijkt het voor de gebruiker alsof er 6 jaar niemand naar gekeken heeft/kijkt (publicatiedatum 2015, nieuwe controledatum 2021). Zijn er meer organisaties die dit wensen? groet, Marte

3053
Martevanrijnsoever
M
Marco van ValkenburgOrakel
gevraagd in DOC (Documenten)
Zoeken & vindbaarheid van bijlagen

Als je zoekt in iProva staan bij het zoekresultaat bijlagen soms boven de documenten die over de inhoud gaan. Wij zouden het prettig vinden als je aan kunt geven dat iets een bijlage is en deze bij zoeken altijd lager komt in de zoekresultaten. Soms zouden wij  willen dat een bijlage helemaal niet los gevonden kan worden.Is het een goed idee dat iProva documentbeheer uitgebreid wordt met 2 vinkjes:bijlage van een document (misschien onder gekoppelde documenten zodat de link met het document waar het bij hoort ook direct duidelijk is).Gekoppelde functie moet zijn dat bijlagen bij zoeken nooit getoond worden boven het document waarbij het hoort. Zou me ook nog kunnen voorstellen dat een bijlage ook anders getoond wordt, bijvoorbeeld cursief. een vinkje ‘document wordt niet getoond bij zoeken op trefwoorden’.

1152
M
Ivo van Kampen
Ivo van KampenAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)
Gebruikersopmerking mist status 'In behandeling'

Wens: Een documentbeheerder kan een gebruikersopmerking één van de volgende statussen toekennen: 'Nieuw', 'Geaccepteerd', 'Verwerkt' of 'Afgewezen' (zie afb.1). Keuzelijst status van opmerking bij documentVoor beheerders zou het handig zijn als er een extra status ‘In behandeling’ aan toegevoegd zou worden. Motivatie: Vaak moet je als documentbeheerder eerst navraag doen bij de documenteigenaar om te weten of en op welke manier de gebruikersopmerkingen verwerkt moeten worden. Daar kan soms enige tijd overheen gaan. Er is nu geen mogelijkheid opgenomen om aan te geven dat je de opmerking 'In behandeling’ neemt. Indien je met meerdere documentbeheerders werkt aan dezelfde documenten, kun je van elkaar ook niet zien of opmerkingen al in behandeling zijn genomen of niet. Nu maken documentbeheerders een handmatig overzicht buiten iProva om, om dit inzichtelijk te krijgen. Bovendien is het niet wenselijk dat elke aantekening die door de documentbeheerder bij de opmerking van de gebruiker ge

1171
J
B
bhofNiet actieve gebruiker
gevraagd in DOC (Documenten)
Rapportage linken extern partner binnen ons iDocument

Onze externe partner gaat met iProva in de cloud. Nu willen wij een overzicht (rapportage) maken met de in- en uitgaande hyperlinken van deze externe partner binnen ons iDocument. Wie kan ons helpen?

282
B
J
Joyce Wouters-BrustReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)
Hoe toets je of een medewerkers geschikt is voor een rol binnen documenten?

Wij zijn benieuwd of Infoland voor iDocument op verschillende niveaus (schrijver/ documentbeheerder) een soort (praktijk)toets beschikbaar heeft of zou kunnen stellen om te meten/in te schatten of medewerkers wel geschikt zijn voor de rol.Ook zijn we benieuwd of hier behoefte aan bestaat bij andere gebruikers.De reden hiervoor is dat we binnen onze organisatie merken dat niet iedereen op het zelfde niveau kan werken met iDocument en het lastig is om dit te toetsen. Voordat we zelf het wiel gaan uitvinden, hopen we dat mogelijk Infoland of andere gebruikers een goede oplossing hebben. 

601
Hiewwaiy
Mila
MilaGenie
gevraagd in DOC (Documenten)
Is het mogelijk om het opzoeken van personalia (documentgegevens) van een document te vergemakkelijken?

Beste,Binnen het MUMC+ plaatsten wij tot voor kort de personalia van een document (auteur(s), beoordelaar(s) en autorisator) onderaan in het document.Om verschillende redenen zijn we hiermee gestopt, o.a. privacy, foutgevoeligheid, dubbelop.Wij plakken de personalia nu als opmerking naast het document, we zorgen dat deze informatie te zien is voor schrijver(s) en beoordelaar(s).De medewerkers die de personalia willen weten van een document en geen schrijver/beoordelaar zijn, wijzen wij op de mogelijkheid '’Meer'’ - '’Documentgegevens tonen'’.We krijgen nu echter wel eens de feedback dat het opzoeken van personalia omslachtig is, het is niet in een oogopslag te zien wie een document heeft geschreven/geautoriseerd. Medewerkers waren natuurlijk gewend om naar beneden te scrollen in het document, dus het is ook een stukje gewenning. Dat het echter niet heel gemakkelijk en duidelijk te vinden is, kunnen we wel begrijpen.Is er een manier voor ons om dit duidelijker te maken of is er vanuit j

924
Mila
C
CaroHaasStarter
gevraagd in DOC (Documenten)
Rapportage maken op zoekwoord voor 'Documenten'

Beste forumleden,   In verband met een aanpassing in een digitaal systeem dat wij gebruiken, moet in onze documenten iets in de tekst veranderd worden. Ik wil graag een uitdraai van de betreffende documenten. Bijvoorbeeld er staat ‘facebook’ in een document en dat moet veranderd worden in ‘Instagram’. Is er een manier om een rapportage te draaien zodat inzichtelijk wordt in elke documenten ‘facebook' staat?  Alvast dank en groet, Caroline  

1667
Inge Kuijpers
Marloes Huisman
Marloes HuismanLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
Documenten office online - office desktop

Wanneer documenten in de office desktop zijn geschreven en bijvoorbeeld als word document zijn aangemaakt. Kan een medewerker met alleen een office online licentie deze documenten ook bekijken? de office online staat wel aan bij ons in beheer alleen krijg ik regelmatig opmerkingen binnen van collega's met alleen office online dat ze de formulieren niet kunnen inzien. 

890
Marloes Huisman
E
evdNiet actieve gebruiker
gevraagd in DOC (Documenten)
Subprocessen koppelen met TVBs

Al in het verleden heb k de wens geuit dat het mogelijk zou moeten zijn om in iProcess bij de shape subprocess TVBs te kunnen toevoegen. Bij voorkeur ook bij andere shapes ook, zodat je zelf kunt beslissen of het nodig is of niet.Nu is het zo dat als je bij een proces een TVB-overzicht heb dat je dan de subprocessen niet ziet, terwijl daar toch een functie voor verantwoordelijk. Ik zou graag zien dat alle stappen op het overzicht vermeld worden.

620
E
T
TheolOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)
Spellingscontrole markeert toegevoegde woorden nog steeds

Enkele documentbeheerders krijgen tijdens het bewerken van een document permanent de rode markeringen van spellingsfouten te zien ondanks dat deze woorden toegevoegd zijn aan de woordenlijst. Bij het opslaan lijkt het alsof de woorden zijn geaccepteerd; wordt het document weer geopend in de bewerkfase zijn ze nog niet zichtbaar maar op het moment dat er iets gedaan word komen alle rode markeringen van alle eerdere geaccepteerde woorden weer terug.   

904
Gerlof
lsnoei
lsnoeiGenie
gevraagd in DOC (Documenten)
Stijlen in Documenten (iDocument) | Testomgeving mogelijk?

Hoi, twee vragen:Als ik in Applicatiebeheer > Stijlen aanpassingen doe, heeft dat direct effect op alle documenten in onze organisatie. Ik ben nog niet tevreden over de opmaak, en wil graag testen met regelafstand en lettergrootte, voordat ik de stijl definitief toepas. Hoe kan ik dit het beste aanpakken zonder dat ik meteen alle documenten verander? Ik wil ook kunnen afdrukken.   De regelafstand en lettergrootte op het scherm komen niet overeen met de regelafstand en lettergrootte op print. De verhouding zou tenminste hetzelfde moeten zijn. Waar ligt dit aan? Als ik het op het scherm goed krijg, is het op print niet mooi, en andersom.

824
lsnoei

Badges

Toon alle badges
Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring