DOC (Documenten)

Onze dienst communicatie ontwikkelt patiëntenfolders in een InDesign. Kunnen patiëntenfolders ontworpen in InDesign worden opgeladen in het documentbeheerssysteem?Dit om patiëntenfolders binnen Infoland te kunnen beheren.

In het Dijklander Ziekenhuis willen we kijken of we onze structuur op het gebied van documentbeheer strakker kunnen gaan inrichten.Op dit moment wordt door de medewerkers het zoeken als redelijk lastig ervaren doordat er bv. veel hits komen bij een aantal zoektermen.Is er een (fusie) ziekenhuis waarbij het zoeken naar documenten goed is ingericht waarbij ik een keer mag meekijken?  

  Mijn vraag is wat de meest eenvoudige weg is om een document door medewerkers te kunnen laten aanpassen als dat nodig is; wat niet vaak gaat gebeuren. Dus het gaat me niet enkel om het wijzigen van documenten bij revisie (standaard per drie jaar) wanneer we hen uitnodigen als schrijver. hen schrijver maken om makkelijk toegang te geven om wijzigingen aan te brengen? Een nieuwe rol aanmaken waarbij wordt aangevinkt: een document bewerken + taalfouten corrigeren daadwerkelijk hen de rol van documentbeheerder geven? Andere optie?  

Er is een kleine selectie van documenten bij ons aanwezig op de werkvloer in uitgeprinte versie. Deze documenten hebben we gebundeld in een aparte map in iDocument en hebben een apart afdruksjabloon met de koptekst ‘Dit document is toegelaten op de werkvloer, initialen … ‘. Maar is er een mogelijkheid om een waarschuwing te krijgen als er een nieuwe versie van dit document gepubliceerd wordt? Dit zou ons helpen om er aan te denken dit document opnieuw af te drukken en te vervangen op de werkvloer zodat er geen verouderde documenten aanwezig zijn op de werkvloer. Het verwijderen van deze papieren versies van de werkvloer is geen optie (bijvoorbeeld noodplan bij uitval Infoland, ...). Heeft er iemand suggesties?

Sinds vorige week is Zenya actief. Nu wil ik een excel document aanpassen dat in concept staat. Voorheen kon ik het document bewerken en opslaan als iDocument en werd het automatisch in iProva gezet. Nu is de balk iDocument niet meer zichtbaar, ik kan het document dus alleen op een lokale schijf als excel document opslaan. Hoe kan dit opgelost worden?

Hallo, Op het moment ben ik bezig met het omzetten van een document naar een interactief document. De auteurs van dit document willen graag een video in dit document plaatsen, maar dan moet deze video wel niet gekopieerd of opgeslagen kunnen worden.In de voorbeeldweergave van het document kan ik met de rechtermuisknop op de video klikken en dan de video opslaan. Dit willen de auteurs niet.Onze applicatiebeheerder heeft dit nagevraagd bij Infoland en ik heb hieruit begrepen dat het niet mogelijk is om een video in een interactief document te beveiligen.Ik vroeg me af hoe anderen omgaan met het toevoegen van video's aan een interactief document die niet buiten het ziekenhuis/instelling verspreid mogen worden? Groeten,Mila  

Wellicht een vraag die lang niet voor alle iDocument gebruikende organisaties van toepassing is. Maar wij lopen tegen een beetje onhandig gedrag aan bij het beoordelen door documentbeheerders.Momenteel is het zo, dat als je als documentbeheerder de laatste controle uitvoert, je daarbij na goedkeuring direct (terug) wordt gestuurd naar je takenlijst. Dit is ergens wel logisch, dan kan je namelijk door met een volgende taak.Persoonlijk werk ik totaal niet uit de takenlijst, gezien dit nog steeds een vrij onoverzichtelijk geheel is. Maar dat is al een ander onderwerp van discussie.Wat wij echter doen rondom de beoordelingsronde, is documenten waar kleine aanpassingen in nodig zijn alsnog gewoon goed laten keuren door de beoordelaars.Zeker bij beleidsstukken of uitgebreide multidisciplinaire instructies, is het namelijk naar onze mening zonde om halverwege de beoordeling af te breken omdat er nog een begrip vervangen moet worden, of omdat één zin beter genuan

Binnen onze organisatie hebben we een beperkt aantal documenten dat nog op papier wordt afgedrukt.  De papieren versies moeten vaak op meerdere locaties beschikbaar zijn.Ik heb hiervoor een metaveld gemaakt van het veldtype lijst met daarin alle locaties, zodat de beheerders kunnen aanvinken op welke locaties een beheerde papieren versie beschikbaar is gesteld. Dit metaveld heb ik ook opgenomen in het afdruksjabloon.Nu wil men graag per locatie een afdruk kunnen maken waarop alleen de naam van die locatie is vermeld en niet de namen van alle locaties waarop van dit document een beheerde papieren versie beschikbaar is. In de opzet die ik heb gekozen zie ik hier geen mogelijkheid toe.Heeft iemand dit op een andere manier mogelijk gemaakt? Alvast bedankt voor jullie reactie!

Is het ook mogelijk om vanuit een processhape meerdere documenten te selecteren en die allemaal in één keer te kunnen toevoegen aan de verwijzing? Ik kan steeds enkel document voor document de verwijzing maken en dat kost best veel tijd. 

Hoi,Ik heb een vraag over de verschillende toestemmingsformulieren die cliënten ondertekenen t.a.v. gegevensverwerking met diverse externe partijen.Hoe en waar is dit ingeregeld bij jullie? (betreffende ECD cliënt en/of iProva, document of meldingstype of elders)Denk hierbij aan de volgende varianten:Toestemmingsformulier voor gegevens verwerking met apothekers; Toestemmingsformulier voor andere derden; Toestemmingsformulier t.b.v. opslag/gebruik foto's en video's; Standaard toestemmingsformulier gegevensverwerking?Daarbij eventuele wijzigingen, intrekkingen en ondertekening van het betreffende formulier.  Ik hoor het graag. Dank je.Gr. Gaby

Wij gebruiken iDocument voor ons DMS. Het komt voor dat medewerkers uit dienst treden  waarbij de gebruikersgegevens in iDocument bewaard blijven omdat deze aan documenten zijn gekoppeld als beoordelaar of autorisator. Nu heeft iDocument de mogelijkheid om de verantwoordelijkheden met een handmatige actie over te dragen naar een andere gebruiker. Mijn vraag is of er organisaties zijn waarbij dit na de registratie van uitdiensttreding geautomatiseerd verloopt. Zo ja, welke koppelingen zijn hierbij gemaakt en hoe is dat proces ingericht?

Is het mogelijk om de sjablonen van iDocument op te nemen als sjablonen in Office, deze te bewerken in Office en deze dan vervolgens eenvoudig te importeren in iDocument? Nu moeten we steeds stukjes tekst knippen en plakken onder de juiste paragraaf.

Kan ik een bestaand veld dat al gebruikt wordt in een meldtype met type ‘tekst met opmaak’ wijzigen naar type ‘tekst zonder opmaak’? 

Wie gebruikt iCheck voor patiëntenraadplegingen en wat zijn de ervaringen?

Is er een organisatie die bij de bulkexport gebruik maakt van API ?Wij zijn benieuwd naar de ervaringen. Kun je makkelijk zoeken in de download? 

Documentbeheerder maakt een nieuw document / titel aan en krijgt de melding. In de map waar de documentbeheerder in het aan het werk is, staat inderdaad een document met dezelfde titel.In een ander documentgebied is echter al wel een document gepubliceerd met dezelfde titel. Kan door applicatiebeheerder ingesteld worden dat melding niet alleen gegeven wordt voor documenten uit betreffende map maar voor het hele systeem?

Een medewerker kan geen processen opslaan in iProcess. Hoe kan ik dit oplossen?Vr. Gr. Regina de Vries

Hoe stel ik in, dat er bij het printen van een document uit iDocument automatisch het versienummer en de geldigheidsdatum geprint worden?

Is het mogelijk om een hyperlink aan te maken via ‘taalfouten corrigeren’ in een pdf document (of andere documenten dan Word/ Excel)?   

Wij krijgen een foutmelding bij het maken van een bulkexport op het moment dat een documenttitel te veel tekens heeft. Concrete vraag: wat is het max aantal tekens van een documentitel zodat deze geen foutmelding geeft? Dan kan ik deze opdracht concreet meegeven aan onze documentbeherders. Bedankt alvast!

Wij maken gebruik van gestructureerde documenten. Bij het creëren van een nieuwe versie hebben beoordelaars en gebruikers de mogelijkheid om de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie te vergelijken. Hierbij worden ook wijzigingen in de opmaak getoond. Is het mogelijk om alleen de verwijderde en toegevoegde tekst te tonen en wijzigingen in opmaak te verbergen?Dit zou voor eindgebruikers fijn zijn omdat er geen toegevoegde waarde zit in het tonen van de wijzigingen in opmaak. Zij zijn alleen geïnteresseerd in de inhoudelijke wijzigingen in documenten.Als het nog niet mogelijk is, zijn er andere gebruikers die wijzigingen in opmaak ook zouden willen verbergen? Groet,Femke

We zijn op dit moment bezig om documenten die nog in Word stonden over te zetten in de formats. Voor de formats is de opmaak bepaald. Wat opvalt is dat als we tekst kopieren vanuit het Wordbestand naar de format de opmaak van de format kennelijk overschreden wordt.We hebben al geprobeerd om de opmaak eerst uit het Word bestand te halen en het dan te kopieren en te plakken maar ook dan wordt de opmaak van de format niet overgenomen.Iemand tips?

Ik werk pas kort met Iprova en krijg maar geen beeld over de relaties tussen de verschillende onderdelen. Welk recht wordt bij de gebruiker vastgelegd, welke bij een rol, melding of document.Een simpel voorbeeld: Waarom ziet de ene gebruiker een map wel en de ander niet?Ik zou graag een soort afbeelding van het datamodel willen hebben. Hopelijk geeft dat inzicht in de onderlinge relaties.

BesteIk wou eens horen of er nog klanten zijn die problemen hebben met de HTML documenten in iDocument (vrije web documenten/sjablonen HTML).Wij hebben het voorbije jaar heel wat problemen ervaren met de inhoud van deze html documenten. Wij gebruiken deze veel gezien dit voordelen heeft voor de medewerkers (opent onmiddellijk, inhoudstabel <> Word document is extra klikken).Indien we hier tekst of afbeeldingen in plakken (copy-paste) van een ander Word document of website geeft dit altijd problemen. Bij het opslaan van dit document is opeens heel de inhoud weg/leeg. We hebben het frequent voor dat een volledig document ‘weg’ is en dan moeten we telkens via een ticket vragen om de inhoud ergens te gaan terughalen (vaak informatie weg). In het begin hadden wij hier nooit problemen mee en gingen we ook inhoud gaan kopiëren en plakken. De oplossing die geboden wordt is dat we niet meer mogen kopiëren en plakken, wat niet gebruiksvriendelijk

We willen Zorgpaden gaan vastleggen in de module documenten&processen en overwegen dit te doen door een vast format te maken in iProcess. Zijn er ziekenhuizen die met Zorgpaden werken en hebben die misschien voorbeelden hoe en waar deze vastgelegd zijn? Bij voorbaat dank voor reacties!