DOC (Documenten)

Wij werken met decentrale documentbeheerders.Wanneer we een documentbeheerder willen toevoegen op een document moeten we eerst de rechten op de map instellen.Hierbij geven we deze persoon toegang tot alle documenten in de map, maar we willen dit beperken tot bepaalde documenten in de map.Het lijkt mij logisch dat je als documentbeheerder bepaalde rechten krijgt om bijvoorbeeld schrijvers uit te nodigen, documenten kan bewerken, concepten verwijderen, … Is het mogelijk om deze rechten enkel in te stellen op de documenten waar deze persoon als documentbeheerder staat?

Is er een mogelijkheid om de hyperlinks in de webshare documenten uit te zetten? Onze gebruikers kunnen er namelijk toch geen gebruik van maken i.v.m. een doorverwijzing naar de community. Ik hoor het graag. Groet, Sanne 

Al enige tijd zijn we binnen ons bedrijf bezig met het implementeren van verschillende modules van eerst iProva, nu Zenya. We krijgen daarover een goede uitleg van de Infoland consultant.Maar dat is iedere keer een enorme berg aan informatie die, wanneer je het later wilt gaan gebruiken, net weer even wat weggezakt is. En dan is het erg zoeken in het grote systeem met weinig uitleg.Waar ik bij Infoland inmiddels een aantal keren om gevraagd heb is een handleiding/manual van het systeem Zenya.  Een document waarin alle functionaliteiten staan uitgeschreven, incl. uitleg waarvoor die bedoeld zijn en hoe ze het beste gebruikt kunnen worden, een wegwijzer waar de functionaliteiten in het systeem staan, een inhoudsopgave en een index…..Dat is reuze handig voor het inrichten en implementeren van het systeem, maar ook voor het binnen de organisatie maken van een gebruikersinstructies en uitlegdocumenten.  Voor ons kwaliteitsmanagementsysteem moeten we toch een en ander geregeld hebben qua inw

Wij zijn ondertussen een kleine twee jaar aan het werk met de module Documenten en Zenya.Daarbij zijn (bijna ongemerkt, aangezien het Mediabeheer wat verstopt zit binnen de module DOC) heel wat afbeeldingen in de Mediaknooppunten terechtgekomen. Die hebben dikwijls geen duidelijke benaming, of zitten dubbel in de mediabibliotheek (wanneer de afbeelding in meerdere documenten werd gebruikt).Wanneer een afbeelding gewijzigd moet worden, hebben schrijvers bvb. ook niet de gewoonte om via rechtermuisknop > ‘Afbeelding informatie’ een nieuwe versie van een afbeelding te gaan toevoegen. Er wordt doorgaans gewoon een nieuwe afbeelding in het document gezet, die ook weer als nieuwe afbeelding in de mediabibliotheek terechtkomt.Zo zijn onze Mediaknooppunten al snel een overzichtelijk kluwen geworden, en voor dit helemaal zo is, zouden we graag werk maken van een beleid voor het beheer van media in Zenya. Ik denk dan aan afspraken rondbenaming van afbeeldingen op welk niveau in de mappenstruc

Binnen Zenya kun je een hyperlink maken naar een ander document in Zenya en hierbij kiezen waar in het document de link opent. Nu krijgen wij de vraag of het mogelijk is om vanuit Topdesk een link te maken naar een Zenya document, dat kan natuurlijk, maar dan ook de link te laten uitkomen bij een specifieke paragraaf in dat document. Dit heeft misschien niet direct met Zenya te maken, maar misschien weten jullie wel of het kan en hoe het dan werkt. 

Wij zijn aan het onderzoeken of we de paragraaf 'bronvermelding' verplicht willen maken bij zorgprotocollen. Wij zijn benieuwd of dit in andere huizen al gebeurd en zo ja: hoe? Voorziet Lorenz als bron? Of worden ook andere bronnen genoteerd?

Zou het mogelijk zijn om een webshare (of het wachtwoord)  te laten verlopen na een bepaalde tijd, zodat deze documenten niet meer toegankelijk zijn?

Hallo allemaal, Wij (team centraal beheer documentmanagement MUMC+) zijn bezig met het ombouwen van onze portalen. Hierbij willen wij het zoeken vergemakkelijken en de vindbaarheid verbeteren. Een belangrijk onderdeel hierbij is het onderscheid maken tussen documenten die alleen voor één/enkele specialisme(n)/afdeling(en) te raadplegen moeten zijn en documenten die voor het hele huis (dus ziekenhuisbreed) te raadplegen moeten zijn. Het is bij ons mogelijk om bij een document aan te geven of het document ook op een ander portaal te raadplegen moet zijn. Echter, wat is hier de grens? Bv. als de auteur wil dat het document op 10 verschillende portalen te raadplegen is, is dit dan geen ziekenhuisbreed document? Wij vroegen ons af of jullie hier een afkappunt voor handhaven, of hier andere richtlijnen voor hebben?  Wij zijn benieuwd en horen het graag! Met vriendelijke groet, Mila

Is het mogelijk om in een systeemsjabloon of in de uitnodiging naar de schrijver de kleur van de tekst aan te passen waar je de nadruk op wil leggen? Bijvoorbeeld een deadline? Gr. Marion Schonewille

Beste, Wij overwegen om titels van documenten een vaste structuur te geven zodat documenten vlotter vindbaar zijn. Daarbij komt dat de gebruiker snel een selectie kan maken van relevante documenten. Is er in Zenya de mogelijkheid om titels van documenten in “Bulk” aan te passen zodat je dit niet document per document moet doen? Zijn er eventueel andere ideëen suggesties? Dank je wel, 

Kunnen opmerkingen die gemaakt zijn door beoordelaars/lezers uit het systeem verwijderd worden?

We hebben binnen een interactief document een keuzeknop met 2 keuzes toegevoegd.Als we de eerste optie aanklikken dan komt direct de juiste inhoud in beeld. Als we de tweede optie aanklikken dan komt er eerst een paginascheidingsteken. Onze voorkeur heeft dat ook bij de 2e optie direct de betreffende inhoud te voorschijn komt.Heeft iemand hier ervaring mee cq een oplossing voor?Alvast dank voor het meedenken, Mvg Anita

documenten die aan een kader gekoppeld worden in het tabblad eigenschappen binnen Doc hoe kan ik die zichtbaar krijgen in een rapportage. Ik zie wel de normenkader in de rapportage, maar kan ik slechts de norm 7510 eraan koppelen?wellicht kan ik op een andere wijze een norm koppelen aan de rapportage  van documenten? Hoor het graag wie hier ideeën over heeft. groeten Monique

Ik zou graag het document “procedure klokkenluider” willen koppelen aan het meldfomulier “klokkenluider”. kan dit?

Wij hebben de controledatum van onze documenten op 3 jaar. Zijn er ziekenhuizen die bij bepaalde documenten de controledatum hebben verlengd naar 5 of 6 jaar zodat het minder bewerkelijk is? Groet,Rosa

Ik wil een wijziging aanbrengen in een proces en krijg deze foutmelding: Bij beantwoording met zowel ‘ja’ als 'nee’ kom ik wel in de onderliggende shape terecht, kan ik wijzingen aanbrengen. Echter die kan ik niet opslaan, de oké knop werkt niet.Hoe kom ik er achter waar de fout zit? 

Goedendag,Onze documenten zijn grotendeels in het Nederlands gepubliceerd. Er werken meerdere Engelstalige medewerkers in het bedrijf. Zij gebruiken een tool in Google waarbij je rechtstreeks een document kunt vertalen.  Dus niet via Google translate, ChatGpt of Deeple waar je een document of tekst eerst moet uploaden of kopiëren maar in Zenya wordt het document direct vertaald. Wij willen een aantal documenten Engelstalig beschikbaar stellen.Is het mogelijk om als (applicatie)beheerder vertalingen die je op die manier maakt, als kopie op te slaan in Zenya met een andere code etc.? Heeft iemand hier ervatring mee of hoe wordt het opgelost als het opslaan van een kopie niet mogelijk is?Bedankt voor het meedenken!

In iDocument was het zo dat als je in de voettekst van een Word of Excel-document het Pad zette (veld: filename), dan nam iDocument na uploaden dat veld over als zijnde het versienummer van het document.Als je het document vervolgens als PDF-lezen laat verschijnen of afdrukt staat mooi het versienummer op het document. Prachtig.Nu in Zenja werkt dit niet meer. Is er een reden dat dit is uitgezet? Nu kun je niet meer zien met welke versie je werkt (alleen nog digitaal).Is er een andere manier om het versienummer zichtbaar te maken? Hebben andere gebruikers hier ook last van?

Is er een mogelijkheid of truc om in DOC te rapporteren op paragrafen in een document? Er is een vraag om te kunnen aantonen in hoeveel zorgprotocollen de (bij ons nog niet verplichte) paragraaf Bronvermelding is ingevuld of juist niet. Robin geeft onderstaand als antwoord, dus ik hoop op een handige tip via het rapport ‘verwijzingen'.‘De documenten kunnen gerapporteerd worden op basis van de normen waaraan ze zijn gerelateerd. Echter, er is geen specifieke informatie over rapporteren op ingevulde paragrafen in een document’. Ik ben benieuwd,groet, Judith

Hallo, Klopt het dat je de deadline voor leesbevestiging enkel kunt instellen wanneer een document nog niet gepubliceerd is? Wil dit dan zeggen dat een nieuwe medewerker voor een reeds gepubliceerd document geen deadline meer krijgt? Of dat de deadline dan sowieso overschreden is? Persoonlijk had ik het handig gevonden om een deadline in te stellen en dat deze loopt vanaf een welbepaalde persoon toegang krijgt tot dit document. Komt dit er ook aan? Of heb ik iets foutief geïnterpreteerd?  Dankjewel!GroetjesCharlaine

kun je ergens het aantal downloads van documenten in Zenya zien 

Goedemorgen,In augustus heb ik een overzicht gemaakt van alle documenten die onze organisatie heeft per map via rapportage/iDocument. Hierbij werd iedere map een tabblad in excel. Nu probeer ik een nieuw overzicht op dezelfde manier te maken, echter wanneer ik een rapport middels “documenten per map” wil maken, wordt het één lange lijst op één tabblad. Is dit veranderd of moet ik het op een andere manier proberen?Dank alvast!

Met de ''document controleren'' functie kan een document met één van de opties worden gecontroleerd. Wanneer optie 1 (Dit document is door mij gecontroleerd en hoeft niet te worden aangepast) wordt gebruikt, wordt de status van een document niet gecontroleerd wanneer deze in de web beoordeling staat. Gevolg de te controleren datum wordt aangepast, terwijl het document in de webbeoordeling blijft staan. De knop ''document controleren'' zou niet zichtbaar moeten zijn als een document in de web beoordeling staat. Of anders op zijn minst een melding moeten geven. Vraag aan Infoland is hier bewust voor gekozen?

Beste mensen,Een medewerker van ons heeft rechten gekregen voor een mapje in Documentbeheer en is ook  documentbeheerder voor dit team.Nu blijkt dat hij wel documenten in deze map kan aanmaken e.d., maar een extra submap in deze map maken lukt niet. De knop ‘Map toevoegen’ is grijs uitgekleurd.Met vriendelijke groet,Yvonne Lustenhouwer, functioneel Beheerder KS Parnassia Groep

Beste allen, Hoe gaan jullie om met klaarzetprotocollen in iDocument. Staan deze documenten hier allemaal in? En zo ja, hanteren jullie hier een specifiek titelbeleid voor? Deze documenten veroorzaken volgens mij enige 'ruis' in de zoekresultaten binnen iDocument. Daarom ben ik op zoek naar slimme tips hieromtrent. Groet, Eva