Skip to main content

DOC (Documenten)

Stel je vraag over documentmanagement, Documenten, Processen en Interactieve Documenten

  • 962 Topics
  • 3,246 Reacties
962 Topics
Dirk Beerman
Dirk BeermanErvaren Conversator
gevraagd in DOC (Documenten)
Schermafdrukken van tipvensters DOC gevraagd

In Zenya DOC verschijnen tipvensters (b.v. voor de diverse gebruikersopmerkingen) wanneer een documentbeheerder voor het eerst in de module ‘Documenten’ aankomt. Nadat deze zijn weggeklikt verschijnen ze nooit meer. Bij nader inzien zou ik ze echter nog eens beter willen bekijken.Is er een optie om deze tipvensters weer aan te zetten? Zou iemand hier mij schermafdrukken willen sturen van deze tipvensters?

172
Dirk Beerman
MariskaIJzendoorn
MariskaIJzendoornOrakel
gevraagd in DOC (Documenten)
Document 'mag gearchiveerd' na controle gemist door documentbeheerder

Afgelopen week merkten wij dat wanneer een document in een revisieronde gemarkeerd wordt als ‘mag gearchiveerd’ hier geen controledatum meer aangehangen wordt. Dit is op zich ook logisch. Nu had alleen de documentbeheer het bericht van de auteur gemist en is het document langere tijd (meerdere jaren) op Zenya blijven staan. In geen enkele rapportage is dit document opgevallen. We gaan nu actief kijken of dit vaker is voorgekomen.Hebben andere beheerders hier ook wel eens mee te maken gehad? Of ondervangen jullie dit op een andere manier? Ik kan me voorstellen dat het kan helpen dat wanneer een auteur kiest voor de optie ‘mag gearchiveerd’ in de controle wizard dat het document dan ook automatisch de status verlopen krijgt. Hiermee voorkom je dat niet actuele documenten per ongeluk toch blijven staan. 

674
Inge Kuijpers
L
LauravanSchaikLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
Module DOC niet zichtbaar voor lezers

Als je via het "hamburger menu” de modules opent, dan is de module “Documenten” niet zichtbaar voor gebruikers.Alle gebruikers hebben onbeperkt leesrechten.Hoe kan ik zorgen dat zij dit menu wel zien en niet alleen via "raadplegen” documenten kunnen benaderen.

552
E
Ulrike
UlrikeErvaren Allesweter
gevraagd in DOC (Documenten)
Dubbele vraag voor leesbevestiging wanneer stagiaire in dienst treedt

Dag allemaal, Ik ontving vanuit het labo volgende vraag:De medewerker die onlangs in dienst is getreden heeft daarvoor enige tijd stage gedaan in het ziekenhuis. Gedurende die periode heeft die persoon, als stagiaire reeds heel veel documenten van het kwaliteitshandboek gelezen, met leesbevestiging ook, ingelogd met haar stage-account.Enkele weken later wordt zij als nieuwe gebruiker toegevoegd aan de gebruikersgroep van het labo, omwille van indiensttreding in het labo, hierdoor ontvangt ze op alle documenten opnieuw een leesbevestigingsvraag.Is er een manier om dit op te lossen? Alvast bedankt voor jullie waardevolle feedback!

251
T
Els Lowette
Els LowetteOrakel
geplaatst in DOC (Documenten)
Beoordelingsflow - praktijkvoorbeelden

We zijn de inrichting van Zenya Doc onder de loepe aan het nemen.Hierbij komt ook de beoordelingsflow ter sprake.Op dit ogenblik werken we met een inhoudelijke beoordelingsronde en een finale goedkeuring.Van zodra de auteur de conceptversie heeft ingediend kan deze het document niet meer raadplegen/bewerken.Opmerkingen van beoordelaars komen bij de autorisator terecht (finale goedkeuring).We denken dat het praktischer/vlotter zou zijn mocht de auteur de bemerkingen eerst nog kunnen verwerken vooraleer het document bij de autorisator terecht komt voor de finale goedkeuring.Kunnen we dit zo inrichten?Zijn er Zenya gebruikers die ervaringen willen delen.Hoe hebben jullie de beoordelingsflow ingericht en hoe verloopt het in de praktijk?Alvast hartelijk dank!

1295
htesser58
M
Marie-JoséNiet actieve gebruiker
gevraagd in DOC (Documenten)
Tussentijdse reminder sturen in beoordelingsflow

Is het mogelijk om tussentijds een reminder te sturen aan bv de beoordelaar in de goedkeuringsflow.Dus voor de automatische herinnering? 

546
M
M
MennoStarter
gevraagd in DOC (Documenten)
Niet te ontgrendelen bestand

Voor onze organisatie ben ik bezig met een proces. Hier was ik gister rond een uur of 9 mee aan het werk. Lokaal op mijn PC in Viso, via de Zenya client. Op dat moment crashte mijn PC echter en sindsdien is het bestand vergrendeld. Ik had gister al meteen geprobeerd om het bestand te vergrendelen, maar elke keer vergrendelde hij hem automatisch weer. Dus ik had bedacht om de 12 uur maar gewoon af te wachten. Vanochtend heb ik echter nog steeds het probleem. Ik kan dus via het applicatiebeheer dit bestand prima ontgrendelen, maar hij vergrendelt hem hierna automatisch weer. De tijd verandert ook elke keer naar het huidige tijdstip.Graag zou ik advies krijgen over hoe ik dit probleem aan kan pakken. De enige gedachte die ik nog heb is de huidige concept versie verwijderen, maar dit voorkom ik uiteraard liever.

673
Inge Kuijpers
Judith Korfage
Judith KorfageErvaren Conversator
gevraagd in DOC (Documenten)
Document controleren - optie voor delegeren uitzetten

In ons ziekenhuishuis is het beleid dat de controletaak uitgevoerd wordt door de documentbeheerder, met daarbij de afspraak dat deze altijd kiest voor “document is gecontroleerd en moet worden aangepast'. De reden dat we dit niet willen laten delegeren is dat er dan geen volwaardige beoordelingsflow op zit (door beoordelaar(s) en autorisator) als diegene zegt ‘het is gecontroleerd en goed zoals het is’. Nu zijn er altijd documentbeheerders die de controletaak toch delegeren. Ik toets dat wekelijks via een geavanceerde zoekvraag, wijs hen erop en trek de taak dan in. Graag zou ik in kunnen instellen dat de keuze ‘delegeren’ niet kan worden gemaakt. Bij mijn weten kan dit niet. Zijn er meer die hier tegenaan lopen?

1146
Inge Kuijpers
Mila
MilaGenie
gevraagd in DOC (Documenten)
Mogelijkheid leestekens in omschrijving shapes toevoegen

In de shapes van iProces kun je via “omschrijving” een toelichting geven over die stap.Leestekens (vetgedrukt, groter, kleiner teken, opsomming  enz….) is echter niet mogelijk. Ik heb ook m.b.v. alt code 243 het kleiner of gelijk teken kunnen toevoegen, maar als je dan de preview bekijkt maakt de module daar het = teken van.Het lijkt ons wenselijk om dit mogelijk te maken.

365
Inge Kuijpers
O
ohampsiAllesweter
geplaatst in DOC (Documenten)
Documenten en ondernemingsraad

Zijn er bedrijven die Zenya voor zich laten werken bij documenten die adviesrecht hebben of instemmingsplichtig zijn?Ik zit zelf te denken aan het labelen van documenten die langs de OR moeten en een beoordelingsronde door een ondernemingsraad-lid. Maar ik ben benieuwd naar eventuele ervaringen van anderen.groet, Odette

401
K
Fineliner
FinelinerErvaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)
Bug of feature? Actieve controle taak voor uitgeschakeld document

Een gebruiker krijgt het verzoek om een document te controleren maar krijgt bij het volgen van de link naar het te controleren document de foutmelding te zien  “Dit document is niet beschikbaar”. Bij nadere beschouwing blijkt dit Covid gerelateerde document al een tijd geleden op “uitgeschakeld” te zijn gezet en dus lijkt hier de controletaak wat questieus al kun je wellicht redeneren dat “uitgeschakeld” (anders dan archivering) een toekomstige ingebruikneming mogelijk maakt wat dan tussentijdse revisie van de inhoud kan billijken. Vraag is dus: bug of feature? De eindgebruiker heeft (uiteraard) verzocht deze (nu onmogelijke) taak uit haar takenoverzicht te verwijderen wat zover ik weet niet mogelijk is.Een eerdere discussie ging over taken die gearchiveerde documenten betroffen maar dat betrof echt een iProva/Zenya probleem dat inmiddels is opgelost.Bij voorbaat dank voor input!

413
Cindy Segers
M
Marie-JoséNiet actieve gebruiker
gevraagd in DOC (Documenten)
Is het mogelijk om de documenten te tonen/ omzetten in PDF/A formaat?

De standaard voor PDF bestanden is bij ons PDF/A.Zo ver ik kan zien is dit niet het standaard binnen Zenya. (downloaden bestand) Klopt deze aanname? Of is er al een mogelijkheid om de documenten in PDF/A te tonen/ downloaden. PDF/A-1 (Portable Document Format Archivable) is de eerste officiële PDF standaard (ISO 19005-PDF/A maakt het mogelijk om digitale bestanden op een veilige en goede manier op te slaan, zodat ze geschikt zijn voor langdurige opslag

302
M
M
Monika KokhuisErvaren Avonturier
gevraagd in DOC (Documenten)
Is uploaden van documenten uit Teams mogelijk?

Ik wil documenten uit teams verslepen naar uploaden documenten. Er staat ; Sleep een bestand naar dit vakof upload een bestand. Dit lukt helaas niet. Hoe kan dit?

444
Inge Kuijpers
Inge Herfs
Inge HerfsGenie
gevraagd in DOC (Documenten)
Keuzeblokken hergebruiken in interactief document

Als je in een interactief document een keuzeblok op meerdere plekken wil gebruiken, maar steeds op basis van andere voorwaarden en andere blokken die er aan voorafgaan. Kan je zo'n blok dan hergebruiken of wordt dat dan te ingewikkeld qua voorwaarden en kun je beter een nieuw blok maken met dezelfde vraag?

461
E
H
Heidi Op het VeldErvaren Conversator
gevraagd in DOC (Documenten)
Documentbeheer: beoordelingsrondes koppelen aan functie i.p.v. gebruiker?

Binnen onze organisatie wordt momenteel bezien of het documentbeheer efficiënter kan.De aan documenten gekoppelde beoordelaars en autorisators zijn gebruikers afkomstig uit alle disciplines. Bij uitdiensttreding van een gebruiker gaat er bij ons helaas geen seintje richting Zenya / documentbeheerder, waardoor er “gaten” vallen in de registratie. De vraag rijst of de beoordelingsronden ook gekoppeld kunnen worden aan een functie. Kan ik functies toevoegen aan de beoordelaarspool?  Ik kan wel functies invullen bij “eigenaar”, maar niet bij beoordelaar en autorisator?Ik ben benieuwd hoe andere organisaties het documentbeheer op dit punt gewaarborgd hebben. Hebben jullie suggesties? Groet,Heidi

1127
A
N
Nele CastroOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)
Bespreken van procedures op een overlegorgaan

Tijdens onze inhoudelijke beoordelingsfase komt het regelmatig voor dat een procedure op een bepaald overlegorgaan besproken dient te worden (vb. de procedure burn-out op het officieel overlegorgaan Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk). Momenteel ga ik te werk door de voorzitter van dit orgaan toe te voegen aan de beoordelaars en vervolgens aan te geven bij ‘opmerkingen voor beoordelaars’ dat deze procedures niet enkel persoonlijk beoordeeld dient te worden door deze persoon, maar dat ook verwacht wordt dat men deze meeneemt naar het overlegorgaan. Maar deze opmerking is algemeen en wordt dus niet specifiek doorgegeven aan deze persoon.Is het op een of andere manier mogelijk om een gerichte opmerking te geven? Het zou bijvoorbeeld handig zijn om met @ te kunnen werken, waarbij de bestemmeling een apart bericht krijgt? Vervolgens wou ik ook eens polsen of er mogelijks andere werkwijzen/good practices zijn om de opdracht voor het aftoetsen van een procedure op een overlegorg

582
K
S
svdwalPionier
gevraagd in DOC (Documenten)
Zien in welke map een document staat, als je zoekt via raadplegen

Hallo, Als je een document raadpleegt via de zoekbalk, zie je niet in welke map dit document staat. Kan je dit zelf ergens instellen of is deze mogelijkheid er gewoon niet? Groetjes, Sanne

1214
S
N
Nicole TheunissenErvaren Conversator
gevraagd in DOC (Documenten)
Revisietermijn documenten van 3 naar 5 jaar?

wij zijn ons documentbeheersysteem aan het herzien en zijn daarbij ook in discussie over de geldigheidstermijn van documenten. Momenteel hanteren we een termijn van 3 jaar, echter in het kader van ontregel de zorg zijn wij aan het onderzoeken of deze termijn mogelijk naar 5 jaar kan (voor bepaalde documenttypen mogelijk?).Ik kan hier geen wettelijke kaders over vinden maar mogelijk kan iemand mij hier wel op wijzen? Hoe gaan andere organisaties hiermee om in deze tijden van ontregel de zorg?  alvast bedankt! groetjes Nicole  

1431
H
D
danakamsteegAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)
Mijn taken: veel heen en weer schuiven met de muis over het scherm

Dag allen, Wij hebben sinds enkele weken Zenya. FIjn, want de opmaak is een stuk prettiger, behalve: als ik naar mijn taken ga via het alarmknopje rechtsbovenaan, moet ik vervolgens naar links met de muis om naar meldingen te gaan en weer naar rechts om een document te openen. Ik merk dus dat ik veel meer muisbeweging moet maken. Is het niet veel praktischer om het tabblad menu met taken/meldingen onder het alarmknopje te laten uitkomen? Of heeft iemand tips hiervoor? Groet,Dana KamsteegHet Oogziekenhuis Rotterdam

363
Cindy Segers
Mila
MilaGenie
gevraagd in DOC (Documenten)
Toevoegingen (zoals pijlen) aan afbeeldingen in HTML

Wij zijn in het MUMC bezig met het omzetten van onze Word documenten naar HTML. Wat wij, onder andere, als feedback krijgen van degene die aan het omzetten zijn, is dat je '’op'’ een afbeelding niet iets kunt toevoegen, zoals je dit wel kunt in Word. Bv. het toevoegen van een cirkel/pijlen (zie bijgevoegde afbeelding ter illustratie).Wat we nu doen, is de afbeelding dan met pijltjes uitknippen en plakken in het HTML document. Echter, als de afbeelding dan later aangepast moet worden, moet men eigenlijk weer de originele afbeelding hebben.Is dit iets wat mogelijk gemaakt kan worden in HTML of moeten we gebruikers dan adviseren in deze gevallen toch Word te gebruiken (of evt. interactieve documenten met hotspots…?).

462
Cindy Segers
L
Laura MeulemeesterStarter
gevraagd in DOC (Documenten)
Stroomdiagrammen toevoegen in een document

Dag iedereen, Ik ben vrij nieuw in het iDoc gegeven omdat ik als tijdelijke functie deze taken op mij heb gekregen. Nu kreeg ik de vraag van een collega of zij als schrijver stroomdiagrammen kunnen invoegen/aanmaken in documenten. Ik heb in dit forum reeds gerelateerde topics bekeken en vroeg me nu af of het enkel mogelijk is om stroomdiagrammen op te maken via mediabeheer, en daarna via mediabeheer te importeren in een document?

4587
E
kpompstra
kpompstraErvaren Allesweter
gevraagd in DOC (Documenten)
Hyperlink maken naar Document, waarom niet snelcode?

Goedendag,Als ik een link maak in bijvoorbeeld een interactief document naar een ander document, dan ziet deze link er als volgt (voorbeeld) uit: https://iprova.patyna.nl/Portal/#/document/c281c420-fa42-4edd-8e76-d629c8863b42Voor verwijzing naar een document vanaf bijvoorbeeld intranet of informatie via de mail, dan gebruiken we de snelcode: https://iprova.patyna.nl/QC/5-RQN-46De verwijzing naar Doeltype Document is dus niet de snelcode. Klopt dat?Waarom gebruikt men in Zenya voor het verwijzen naar een Document via hyperlink niet naar de snelcode?Graag reactie. M.vr.gr.Klaas Pompstra (Patyna)  

881
Inge Kuijpers
E
esterdegrootErvaren Reiziger
gevraagd in DOC (Documenten)
Protocol verwijderen: link van nieuw protocol opnemen in bericht naar collega's die document als favoriet hebben ingesteld

We willen graag een protocol archiveren, aangezien de informatie daarvan nu in een ander document staat. Het protocol is door heel veel collega’s (verpleegkundigen, administratie) van andere afdelingen als favoriet ingesteld. Het is dan ook belangrijke informatie die hierin staat.Als ik het document verwijder krijgen zij een melding, maar kan ik er ook voor zorgen dat ze in die melding de naam van het nieuwe protocol krijgen zodat ze die als favoriet kunnen markeren? Dat het via het systeem zelf gaat? Dus is het mogelijk het bericht aan te passen? Een andere optie is om zelf een mail op te stellen naar alle medewerkers, maar het is mooier als dit direct via het systeem kan.Is dit mogelijk? 

231
Inge Kuijpers
SusanKokke
SusanKokkeLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)
Instellingen abonnementen (berichten) voor DOC - hoe gebruiken jullie dit?

Goedemorgen,Ik ben zoekende hoe ik nu het beste mijn abonnementen instel. Wel of geen bericht wel of geen mail (en hoe vaak). Het aantal berichten loopt soms echt op, onhandig is hierbij dat je het niet in een aparte pagina kan openen. Is het ook mogelijk om eerst berichten te zien ipv taken?Ik ben benieuwd hoe jullie het eea hebben ingesteld. Tips en tricks welkom!Wij werken met 1 documentbeheerder.Alvast bedankt voor jullie reactiesGrt. Susan

894
K
S
Sofie Van BelleAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)
ChatGPT

Hallo,onze transfusiecoördinatoren zouden aan de slag willen met ChatGPT om medewerkers doorheen het uitgebreide transfusiebeleid (procedures en dergelijke) te leiden, data samen te vatten, antwoorden te laten formuleren op vragen/situaties die zich in de praktijk voordoen… De procedures die nu in Zenya beheerd worden zouden dan als content gebruikt worden. Alvorens hiermee aan de slag te gaan met ons Data Science institute om iets dergelijks te ontwikkelen, willen we eerst eens navragen in hoeverre jullie, Infoland, hieromtrent ook plannen hebben. 

781
R

Badges

Toon alle badges
Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring