DOC (Documenten)

Hoi, N.a.v. testen in Zenya 6.2 heb ik onderstaande vragen t.a.v. opmerkingen bij documenten:Alleen door gebruikers geplaatste opmerkingen die de status geaccepteerd krijgen, lijken na publicatie getoond te worden bij dit document bij “eerdere opmerkingen”.  → Wij zouden graag zien dat een gebruikersopmerking bij elke statuswijziging getoond wordt voor de gebruikers aan de voorkant, na publicatie.  → Dus bij status wijziging van “nieuw” naar “geaccepteerd, “verwerkt” of “afgewezen”. → Hierdoor zien andere gebruikers, die mogelijk dezelfde opmerking hebben, dat deze opmerking al is gemaakt, ook als deze is afgewezen en niet is verwerkt. Hiermee voorkom je meerdere keren dezelfde opmerking. Hoe zien jullie dit?   Daarnaast zie ik in de testomgeving dat een opmerking die gemaakt is door een beheerder aan de schrijvers, getoond wordt aan de “voorkant”. Komt dit doordat ik meer rechten heb? We vinden het niet wenselijk dat elke gebruiker de berichten kan lezen die alleen bedoeld zijn voor s

Graag zouden we willen inrichten dat bij het raadplegen van formulieren/documenten in Zenya het formulier/document dat je aanklikt zich opent in een apart tabblad in je webbrowser. Hoe of waar kan je dit aangeven? En kan je dit tegelijk voor alle documenten inregelen?

Voor aanbestedingen is het een vereiste dat van het in iProva opgeslagen documenten de juiste versie wordt getoond. Dit is vaak een oudere versie dan de meest recente versie.Is er een handige optie in iProva om bepaalde medewerkers oudere versies van documenten in te laten zien om hieraan tegemoed te kunnen komen?

Als documentbeheerder moet ik in iDocument alle vervallen documenten (=”Controledatum verstreken) periodiek opvolgen.Via de rapporten kan ik makkelijk een overzicht aanmaken met alle documenten met filter [Aandacht vereist]=”Controledatum verstreken”.Maar voor elk vervallen document zou ik graag zien of er al een nieuwe conceptversie is gemaakt en in welke status. Hierdoor kan ik de gepaste actie ondernemen. Nu moet ik deze documenten handmatig oproepen en kijken wat er al met dit document gebeurd is qua opvolging… En dat zijn er ondertussen al behoorlijk veel Dus hoe kan ik een combinatierapport bouwen met alle vervallen documenten en hun eventuele concepten en hun status?Iemand tips? Of een andere aanpak?

Wij hebben veel documenten in word staan, zodat als er iets gewijzigd moet worden dit veel makkelijker gaat dan in pdf. Nu kwam ik er bij toeval achter dat, bij een document waarvan is aangegeven dat de pagina liggend getoond moet worden (staan blokjes met cruciale telefoonnummers in), het systeem de pagina in portrait toont en de blokjes over elkaar schuift waardoor de telefoonnummers niet meer zichtbaar zijn. Voor de volledigheid heb ik het document nu wel in PDF gezet met een notitie dat het worddocument ergens op onze schijf staat. Dit is inmiddels gemeld bij Infoland, maar de status staat nu op geparkeerd. Mijn eigen interpretatie is dan dat dit niet 1, 2, 3 wordt opgelost.Hebben hier meer mensen ‘last’ van?Ook zou ik het prettig vinden als je een worddocument hebt met beide opties in een, dus portrait en liggend in een document, dat dit correct wordt weergegeven.

Hallo,sinds de update naar Zenya ontvangen we (de documentbeheerders) op moment van plaatsen van een opmerking voor een schrijver, hier onmiddellijk een notificatie van in het berichtenpaneel. Dit is helemaal overbodig aangezien we zelf die opmerking plaatsten. Hoe kunnen we dit vermijden?  

In onze Zenya-omgeving werken we niet met snelcodes, maar lieten we via een automummer-veld een eigen referentiecode voor elk document genereren. Wanneer we in ons gebruikersportaal een document openen en doorklikken naar ‘Details’ wordt er wel een snelcode tussen de metadata weergegeven. Weet iemand hoe de details/metadata die daar weergegeven worden aangepast kunnen worden? Ik zocht al even bij de verschillende instellingen, maar kon het niet meteen terugvinden.

Medewerkers hebben documenten ingesteld als favorieten. Sommige van deze documenten zijn in de tussentijd gearchiveerd en niet meer te raadplegen. Het is niet mogelijk om deze te verwijderen uit de lijst favorieten.Hoe kunnen medewerkers de favorieten lijst opschonen? 

Wanneer je een bv een bestaand word document via "document type wijzigen" omzet naar een proces is er de mogelijkheid aan een sjabloon te kiezen voor dit nieuw aan te maken proces. Wanneer je echter rechtstreeks een nieuw proces aanmaakt, zie ik nergens de optie om een sjabloon te selecteren of beter nog te verplichten. Hoe kan ik dit wel kiezen/verplichten?

Als een gebruiker op een link klikt in een document, dan opent dat document niet. Als je op de rechtermuisknop klikt, dan kun je kiezen voor ‘koppeling openen in nieuw venster en dan gaat het gelinkte document wel open. Maar dit is niet bepaald gebruiksvriendelijk.Tot voor kort lukte het wel om er gewoon op te klikken, maar nu dus niet meer. Wie heeft een oplossing, zodat de gelinkte documenten gewoon openen als je met de linker muisknop erop klikt? Ik heb zelf het vermoeden dat dit komt doordat we nu documenten bewerken via Office online, maar ik weet niet zeker of dit de reden is.

Beste,Een beoordelaar attendeert mij op het volgende. Hij krijgt een mail vanuit het systeem waarin gerefereerd wordt aan een lezersopmerking van zijn kant: Er is een nieuwe versie gepubliceerd van het document 'Ferinject, dagbehandeling'.Uw lezersopmerkingen  Wanneer hij het document middels de link in het bericht open, is er voor hem nergens te zien om welke opmerking het ging. Hij wil graag terugzien wat er nu met zijn opmerking is gebeurd.Wanneer ik via de beheerkant het document bekijk, zie ik dat het om een beoordelaarsopmerking gaat die hij heeft gemaakt. Is hier iets aan te doen?Dank voor de reactie alvast.Gr Anouk

Wanneer een schrijver een conceptdocument indient, krijgt hij/zij een veld en kan dan een opmerking voor documentbeheerder invullen:De gemaakte opmerking blijft echter in de historie van het document staan als ‘opmerking voor schrijver:Het zou duidelijker zijn als deze tekst hetzelfde zou zijn of als er bijvoorbeeld zou staan opmerking door schrijver.Omdat er ook opmerkingen voor schrijvers invullen, er opmerkingen door beoordelaars en gebruikers gemaakt worden is het overzicht houden tussen alle gemaakte opmerkingen soms lastig merk ik. 

Ik probeer een mp4 bestand op iProva te zettten, alleen krijg ik een foutmelding bij een aantal. Kan dat te maken hebben met de grootte van bestand. Is 534 MBFoutmelding is:  

Bij het openen van een webshare is de naam Zenya rechts groot in beeld. Kun je Zenya vervangen door de naam van je eigen ziekenhuis?

Soms willen we als organisatie een conceptdocument laten toetsen door / voorleggen aan een extern adviesorgaan. Ideaal zou zijn als we deze personen zouden kunnen uitnodigen als schrijver bij een document. Bij het selecteren van een schrijver, heb ik echter enkel de keuze uit de eigen (interne) gebruikerspool. Is het mogelijk om externe schrijvers uit te nodigen?  

Beste,Wij krijgen wel eens foutmeldingen waar achteraf blijkt dat de titel te lang is. Je kunt dan niet meer het document openen/bewerken. De foutmelding die we krijgen is echter voor ons niet te herleiden dat je de titel moet aanpassen.Waarom geeft het systeem dit niet aan bij versie 1 maar wel bijv. bij versie 3? Ook zou het fijn zijn als de foutmelding aangeeft dat de titel te lang is en dat je dan niet op de applicatiebeheerder moet wachten om dit alsnog aan te passen.Het zou fijn zijn als dit aangepast kon worden. Mvg Gaby

Herhaaldelijk krijg ik als applicatiebeheerder de opmerking dat linkjes niet (of niet correct) openen op een ipad. Na instructie m.b.t. aanpassing instellingen lukt het vervolgens wel, maar het zou mooierzijn als het probleem voorkomen kan worden. Vanuit onze ICT-afdeling daarom de volgende vraag: zouden de hyperlinks zo kunnen worden gemaakt dat het meldformulier of document gewoon in de pagina opent en dus niet in een pop-up?

Als je binnen Zenya een proces opent aan de gebruikerskant, heeft dit proces de lay-out en kleur van de ‘achterkant’ van Zenya. De huisstijl-kleur die aanwezig is in andere documenten zoals HMTL en word is niet zichtbaar bij processen. Opeens zie je daar een groenige kleur. Gebruikers geven aan dit heel vervelend te vinden. Is dit een bug binnen Zenya? Wij zien graag dat ook bij het openen van een proces de huisstijl-kleur van het portaal zichtbaar is.  Zo zien onze html-documenten er uit qua kleur en stijl:  Zo zie een proces eruit als je deze opent:  

Ik zou graag binnen een document willen verspringen naar tekst in een ander document. Ik heb die optie nog niet gevonden. Ook niet verspringen binnen het eigen document trouwens.De enige optie die ik zie is kiezen van een paragraaf van een ander document, waarbij de paragraaf dan INHOUD heet bij ons. Maar ik zie geen optie om binnen de inhoud nog verder te kunnen kiezen naar een specifiek hoofdstuk bijvoorbeeld.Heeft iemand tips of ervaring hiermee?Groeten Sophie van Manen

Een aantal van onze afdelingen willen in december en januari hun jaarlijkse Zenya DOC opruim actie uitvoeren.Ik krijg daarbij de vraag of er tijd te besparen is bij het maken van hyperlinks naar andere documenten. Dat hebben veel mensen onder de knie, maar het kost toch altijd veel tijd, vooral als het er veel worden.Nu hebben we een centrale verzameling met ziekenhuis breed geldende richtlijnen, waar je de links van kunt plakken in je document en daarna een hoop links kan gaan verwijderen die niet van toepassing zijn. 300+ links verwijderen blijkt een stuk sneller dan 20 links invoegen.Maar nu lopen een aantal van onze poliklinieken aan tegen een situatie waar ze een waslijst aan werkinstructies en (vervangen) apparatuur handleidingen willen gaan linken. We hebben het dan over 100 of meer PDF, Word en Excel bijlagen die moeten worden geplaatst in verschillende segmenten van een nieuw interactief document.Nu moet men keer op keer naar de juiste map navigeren en daar de juiste stukken é

Dag allemaal,Bij ons in het ziekenhuis (Oogziekenhuis Rotterdam) is de wens om in 2022 een kwaliteitsslag te maken in het documentbeheer. Elk document wordt minimaal elke twee jaar beoordeeld door de authorisator(s). We werken met iProva en decentrale documentbeheerders (per afdeling of zorgpad). Toch merken we dat de kwaliteit van veel documenten onvoldoende is, dat documenten niet (meer) relevant of tegenstrijdig zijn qua informatie, dat werkwijzen of protocollen niet zijn vastgelegd en dat er documenten gebruikt worden die niet in iDoc staan.Daarom kom ik graag in contact met documentbeheerders van ziekenhuizen waar dit wél goed gaat. Hoe borgen jullie de kwaliteit van documenten? Hebben jullie tips of suggesties? Het lijkt me prettig om een aantal van jullie te spreken, telefonisch of via beeldbellen. Groet, Jarinne Woudstra-de Jong (adviseur kwaliteit en veiligheid, Het Oogziekenhuis Rotterdam)

Hoe kan het zo zijn dat ik een richtlijn dien te beoordelen via melding vanuit Zenya en indien ik deze dan open de mededeling krijg dat ik deze niet meer hoef te beoordelen? Beetje weinig meerwaarde en niet echt bijdragend aan ontregel de zorg.  MvG

Is het misschien ook mogelijk om onderscheid te maken tussen een ‘documentbeheerder basis' die bijv. wel standaard taken als schrijvers uitnodigen en documenten in beoordeling zetten kan uitvoeren maar bijv. niet nieuwe documenten aan kan maken en geforceerd documenten kan publiceren? Het aanmaken van nieuwe documenten, wijzigen van mapeigenschappen etc. kan dan aan een ‘documentbeheerder plus’ worden overgelaten. Documentbeheerders basis zouden decentraal en documentbeheerders plus centraal ingezet kunnen worden.

Ik weet dat het mogelijk is om een beschrijving bij de beoordeling mee te geven, alleen ben ik even kwijt op welke plek ik dit kan aangeven.Kan iemand vertellen waar ik dit kan vinden?

om een proces aan te passen of een nieuwe te maken (of eentje invoegen) is Visio nodig. Het systeem vraagt ook om het eerst in Viso te openen via “bewerken". Als ik dat doe komt de volgende melding: Het document kan niet bewerkt worden.Controleer de client configuratie. U kunt de client configuratie controleren door de client checker te downloaden.NB: U kunt alleen office documenten bewerken op Windows computers. De link client checker doet het ook niet als ik dat zou willen. Welke actie moet ondernomen worden om processen aan te passen of nieuwe te uploaden?Groet,Jeroen