DOC (Documenten)

Ik werk binnen Zenya regelmatig met hyperlinks naar andere documenten.Vandaag wilde ik dit doen in PowerPoint presentaties binnen Zenya maar daar vind ik de werkwijze niet (geen ‘tabblad zenya’ in gedownloade conceptversie)Kan iemand me hiermee verder helpen?ps: als ik de presentatie in conceptversie zet en dan download om te bewerken kan ik hyperlink invoegen maar enkel documenten van mijn pc en niet binnen Zenya...)Alvast bedankt,Silvie

Wij printen momenteel nog alle nieuwe versies van een procedure uit.Er zijn voldoende pc’s beschikbaar en de zoekfunctie werkt prima maar toch wordt er nog vaak bij een toestel zelf gewerkt met de uitgeprinte procedure.Momenteel wordt de verantwoordelijkheid van het uitprinten van nieuwe versies van documenten bij de afdelingshoofden gelegd maar ik vroeg mij af of er geen printbeheer bestaat binnen Zenya zelf? Kan je bij een document zien voor welke afdelingen dit bv moet beschikbaar gesteld worden en of de nieuwe versie werd uitgeprint? Alvast bedankt voor de feedback

wij hebben verschillende check before datums per document ingesteld, dit zouden wij nu naar 3 jaar willen zetten maar de documenten die nu al gepubliceerd zijn hebben dus een andere datum en sommige zijn met de hand aangepast.Past Zenya dit dan ook aan als je in de properties van het hoogste level deze aanpassing maakt of moet je deze dan ook eerst met de hand aanpassen naar 3 jaar en voor de nieuwe  documenten gaat dit wel automatisch? gr Saskia

Ik merk dat ik de nieuwe Zenya documenten niet meer geopend kunnen worden via de optie openen in een nieuw tabblad. Dit is namelijk handig als je meerdere doc naast elkaar in de (chrome) browser wilt openen. Mijn vragen :Is deze optie weggevallen door Zenya ? of kan ik een instelling aanpassen binnen Zenya / Chrome browser ? of kan geen van bovenstaande en moet ik op zoek naar een andere oplossing ?Wie weet het 

@Inge Kuijpers is het wel mogelijk om een vaste tekst aan het documenttype vrij web document toe te voegen?

Als ik een link naar een email adres maak in een document of op het portaal, verschijnt er een scherm die naar de app vraagt  (Yahoo, gmail).Binnen onze organisatie gebruiken we Outlook en alle mails/ notificaties komen wel automatisch binnen op het juiste adres.Moet er ergens een instelling binnen Zenya worden aangepast? Vr. gr.Johan

Goedemiddag,Wij willen een concept van een nieuw document laten reviewen door een aantal collega's. Als je dan het document deelt met die collega's, via de QR-code of de link van ‘Document delen met collega's', zien zij alleen de melding ‘Er is geen gepubliceerde versie van het document'. Hoe kun je collega's een concept document laten reviewen, zonder dat zij schrijfrechten hebben? Het is de bedoeling dat ze wel opmerkingen bij het concept kunnen plaatsen.Ik hoor graag of dit mogelijk is, of als dat niet zo is, wat het alternatief is. Of moet je dan altijd Opslaan als Word bestand?Groet,Rinske

We hebben een aantal documenten in Zenya waarin verwezen wordt naar een formulier (dmv hyperlink). De werkwijze van dit formulier wijzigt. Nu vroegen we ons af of je in Zenya makkelijk kunt nagaan in welke documenten er verwezen wordt naar dit formulier of in welke documenten dit formulier genoemd wordt? Is dit mogelijk in Zenya?  

Goedemorgen,Is het mogelijk om een uitdraai te maken waarin zichtbaar is wie welke gebruikersrollen heeft binnen Zenya? Ik ga nieuwe rollen toevoegen voor documentbeheer maar dan is het wel handig om te weten wie aan de huidige rollen gekoppeld is. Vr Gr Regina 

Voor het eenvoudig delen van een document met collega's hebben we in principe 2 opties. Enerzijds door de QR code / link naar de collega te mailen. Anderzijds bestaat de mogelijkheid (onder “Meer”) om een link naar het document naar de collega te mailen.In de eerste optie stuur ik de mail onder mijn eigen naam en is het voor de ontvanger duidelijk van wie de link komt. In de tweede optie komt deze mail echter van Zenya <noreply@iprova.nl>. Het is uiteraard mogelijk om nog een stukje tekst aan de mail toe te voegen, maar als de afzender dat verzuimd is het voor de ontvanger maar gissen van wie deze mail komt.Kan ik ook ergens instellen dat de afzender op eigen titel / mailadres mailt of verplicht wordt zijn naam te vermelden?

Als ik documentmappen ga verplaatsen heeft dit dan consequenties voor de verzamelingen die op basis van mappen zijn gemaakt? 

Kunnen jullie aangeven wat het verschil is tussen Document note en Comment for this version? 

Ik zie in een van de trainingen dat de auteur of autorisator gekozen kan worden voor controle van het document. Nu zouden wij dat graag willen doen door de eigenaar (dit is geen naam maar rol). Kan dit zo ingesteld worden of moeten wij dan de naam van de eigenaar bij autorisator zetten?

Bij een gepubliceerde versie van een document heb ik een Opmerking geplaatst voor schrijvers en beoordelaars. Ik zie dat er ook al een volgende versie van dit document in de maak is (concept). Als straks dit concept gepubliceerd wordt: komt de opmerking die ik plaatste voor schrijvers en beoordelaars, dan wel terecht naast het document?

Onze synoniemenlijst is niet echt meer up-to-date. Is er een umc/ziekenhuis van wie wij de synoniemenlijst zouden mogen gebruiken?

Wij hebben in mappen een controledatum ingesteld van controle 3 jaar na publicatiedatum. De map die daaronder valt heeft dit ook met 2 soorten documenten Processen en Werkinstructie. Nu willen wij dat de processen na 1 jaar gecheckt moeten worden en werkinstructie pas na 3 jaar. Nu pakt Zenya de 3 jaar van de bovenliggende folder/map, dus als voorbeeld:hoofd map is Inkoop, daaronder zit 1 proces (check na 1 jaar) en 5 werkinstructie (check na 3 jaar)Is dit mogelijk?                                                    

Hallo,Als ik zoek op een trefwoord die in de titel van een nieuw gepubliceerd document staat (17/1), komt deze niet in de resulataten naar boven.Bij oudere bestanden van anderen lukt dat wel.Wat kan daar mis gaan?Hieronder document in map waar ik lees rechten heb en ik zoek op zenya 

Hoi, N.a.v. testen in Zenya 6.2 heb ik onderstaande vragen t.a.v. opmerkingen bij documenten:Alleen door gebruikers geplaatste opmerkingen die de status geaccepteerd krijgen, lijken na publicatie getoond te worden bij dit document bij “eerdere opmerkingen”.  → Wij zouden graag zien dat een gebruikersopmerking bij elke statuswijziging getoond wordt voor de gebruikers aan de voorkant, na publicatie.  → Dus bij status wijziging van “nieuw” naar “geaccepteerd, “verwerkt” of “afgewezen”. → Hierdoor zien andere gebruikers, die mogelijk dezelfde opmerking hebben, dat deze opmerking al is gemaakt, ook als deze is afgewezen en niet is verwerkt. Hiermee voorkom je meerdere keren dezelfde opmerking. Hoe zien jullie dit?   Daarnaast zie ik in de testomgeving dat een opmerking die gemaakt is door een beheerder aan de schrijvers, getoond wordt aan de “voorkant”. Komt dit doordat ik meer rechten heb? We

Graag zouden we willen inrichten dat bij het raadplegen van formulieren/documenten in Zenya het formulier/document dat je aanklikt zich opent in een apart tabblad in je webbrowser. Hoe of waar kan je dit aangeven? En kan je dit tegelijk voor alle documenten inregelen?

Voor aanbestedingen is het een vereiste dat van het in iProva opgeslagen documenten de juiste versie wordt getoond. Dit is vaak een oudere versie dan de meest recente versie.Is er een handige optie in iProva om bepaalde medewerkers oudere versies van documenten in te laten zien om hieraan tegemoed te kunnen komen?

Als documentbeheerder moet ik in iDocument alle vervallen documenten (=”Controledatum verstreken) periodiek opvolgen.Via de rapporten kan ik makkelijk een overzicht aanmaken met alle documenten met filter [Aandacht vereist]=”Controledatum verstreken”.Maar voor elk vervallen document zou ik graag zien of er al een nieuwe conceptversie is gemaakt en in welke status. Hierdoor kan ik de gepaste actie ondernemen. Nu moet ik deze documenten handmatig oproepen en kijken wat er al met dit document gebeurd is qua opvolging… En dat zijn er ondertussen al behoorlijk veel Dus hoe kan ik een combinatierapport bouwen met alle vervallen documenten en hun eventuele concepten en hun status?Iemand tips? Of een andere aanpak?

Wij hebben veel documenten in word staan, zodat als er iets gewijzigd moet worden dit veel makkelijker gaat dan in pdf. Nu kwam ik er bij toeval achter dat, bij een document waarvan is aangegeven dat de pagina liggend getoond moet worden (staan blokjes met cruciale telefoonnummers in), het systeem de pagina in portrait toont en de blokjes over elkaar schuift waardoor de telefoonnummers niet meer zichtbaar zijn. Voor de volledigheid heb ik het document nu wel in PDF gezet met een notitie dat het worddocument ergens op onze schijf staat. Dit is inmiddels gemeld bij Infoland, maar de status staat nu op geparkeerd. Mijn eigen interpretatie is dan dat dit niet 1, 2, 3 wordt opgelost.Hebben hier meer mensen ‘last’ van?Ook zou ik het prettig vinden als je een worddocument hebt met beide opties in een, dus portrait en liggend in een document, dat dit correct wordt weergegeven.

Hallo,sinds de update naar Zenya ontvangen we (de documentbeheerders) op moment van plaatsen van een opmerking voor een schrijver, hier onmiddellijk een notificatie van in het berichtenpaneel. Dit is helemaal overbodig aangezien we zelf die opmerking plaatsten. Hoe kunnen we dit vermijden?  

In onze Zenya-omgeving werken we niet met snelcodes, maar lieten we via een automummer-veld een eigen referentiecode voor elk document genereren. Wanneer we in ons gebruikersportaal een document openen en doorklikken naar ‘Details’ wordt er wel een snelcode tussen de metadata weergegeven. Weet iemand hoe de details/metadata die daar weergegeven worden aangepast kunnen worden? Ik zocht al even bij de verschillende instellingen, maar kon het niet meteen terugvinden.

Medewerkers hebben documenten ingesteld als favorieten. Sommige van deze documenten zijn in de tussentijd gearchiveerd en niet meer te raadplegen. Het is niet mogelijk om deze te verwijderen uit de lijst favorieten.Hoe kunnen medewerkers de favorieten lijst opschonen?