DOC (Documenten)

Goedemorgen allemaal,Sinds de update van iProva naar Zenya constateren we de volgende dingen:In MxGraph gemaakte stroomschema’s worden tijdens een beoordelingsronde van documenten niet goed/erg klein en niet leesbaar getoond. (In de “beheerskant” worden ze goed weergegeven) Hyperlinks in strooomschema's werken niet in de beoordelingsronde en niet of niet altijd als het doument gepubliceerd is.Ter aanvulling: wij werken in documentbeheer met de editor MxGraph van Infoland, in iProva werkte dit goed, maar sinds de update lopen we dus tegen bovenstaande dingen aan.Uiteraard is dit al gemeld bij Infoland en in onderzoek.Maar ik ben vooral benieuwd of er meer organisaties zijn die deze problemen herkennen en hier mogelijk al een oplossing voor hebben?ALvast dank en vriendelijke groetGonny Konings

Hallo community. Heeft iemand ervaring met procedures delen met medewerkers voordat deze gepubliceerd wordt? Nu wordt een document gepubliceerd en volgt een leesbevestiging waarme medewerkers te lezen/leren krijgen wat de nieuwe werkwijze is. Dit is eigenlijk te laat. Op het moment van publiceren zouden alle medewerkers al moeten weten wat de nieuwe werkwijze is, maar een leesbevestiging is op dit moment de beste manier die we hebben om iedereen te informeren. Heeft iemand ervaing met een work-around of een idee hoe dat we een grote groep medewerkers kunnen informeren van nieuwe werkwijze en bij afronden van deze ‘leesbevestiging’ het document pas publiceren? Ik zit te denken of we de beoordelingsrond hiervoor kunnen misbruiken, maar dat lijkt me niet wenselijk. Alvast bedankt voor het meedenken. 

Als je in het verleden via Zoeken/Raadplegen een document met een leesbevestiging opende, stond bovenaan in het scherm : Document gelezen als men het document nog niet gelezen had. Gebruikers zagen dan gelijk of ze voor dat document een leesbevestiging hadden gegeven of niet. Men kon dan direct aanklikken als men het document wel gelezen had en pas dan verdween die melding. Nu is die term Document gelezen alleen nog aanwezig als je in Taken de taak Leesbevestiging opent en vervolgens een nog niet gelezen document aanklikt. Veel van mijn gebruikers denken nu dat ze een document al gelezen hebben omdat ze die melding niet meer zien als ze via zoeken/raadplegen bij een document zijn gekomen. is er een manier om die melding ook weer zichtbaar te krijgen als je via zoeken/raadplegen bij een (nog niet gelezen) document komt?Hieronder zoals een document eruit ziet in de Taak Leesbevesting. De melding in rood is verdwenen als je een nog niet gelezen document via zoeken/raadplegen opent  

Onze protocollencommissie heeft een nieuwe protocol gepubliceerd: “Vitale functies, EWS”, hierin staan veel (sub) handelingen zoals bloeddruk, hartfrequentie, ademhaling, saturatie en temperatuur. In veel bestaande protocollen, wordt nog verwezen naar oude hyperlinks met hierin de losse subhandelingen. Is het mogelijk om deze automatisch eten laten vervangen door het nieuwe gebundelde “vitale functies” protocol? Of is het anders mogelijk om te vinden wáár (welke documenten) in het portaal hyperlinks zijn gemaakt naar bepaalde protocollen?  Bedankt alvast! 

Wanneer ik in een document een hyperlink wil invoegen.Opent als eerste een scherm waar je het doeltype kan selecteren. Als ik vervolgens dan documenten kies dan kan het zo zijn (gezien de grote hoeveelheid aan documenten) dat ik door een hele lijst moet zoeken om bij het juiste document te komen.Nu kan ik wel iets filteren, te weten op de velden ‘soort document’ en op ‘auteur’. Dit zijn niet de meest interessante velden om op te filteren. Kan ik dit aanpassen naar andere en evt. meer velden.Zo ja, waar vind ik dan hoe ik dit moet wijzigen.

Beste, Binnen onze organisatie zijn we een nieuwe categorisatie-structuur aan het uitrollen omtrent de documenten. Dit opdat de ‘voorkant’ van opdelingen van de bibliotheek inhoudelijk relevanter wordt. Er is een nieuw beschermd veld toegevoegd. Dit veld dient nu voor ieder bestaand document ingevuld te worden. Echter merk ik op dat men soms botst tegen onderstaande pop-up, waarbij gevraagd wordt om een reden voor een wijziging op te geven. Echter gaat het steeds om een eerste invulling van dit veld (dat anders gewoon leeg blijft). Wat is de logica achter wanneer deze pop-up al dan niet tevoorschijn komt? Het blijkt soms wel en soms niet door te komen bij documenten, ookal gaat het om dezelfde documentbeheerder, en lijken de benodigde rechten voor ieder document van eenzelfde documentbeheerder dezelfde te zijn… Bijkomend zou ik graag meer zicht krijgen op het precieze voordeel (en eventueel nadeel) omtrent dergelijke beschermde velden. Waarvoor is dit precies nodig? En wie krijgt er ee

In ons portaal voor kwaliteitsdocumenten werken wij momenteel met een mix van html- en Office-documenten (Word, Excel, ...). Bij die Office-documenten stelden we bij het afdrukken een automatische koptekst in die enkele cruciale metadata (zoals geldigheidsdata en versienummer) op het document zet. Probleem is dat die documenten altijd weergegeven worden in een PDF viewer. Daar kan je de afdrukknop wel uitschakelen, maar gebruikers kunnen de downloadfunctie wel nog gebruiken. Op die manier kunnen er versies van het document zonder die cruciale metadata gaan circuleren. Is het mogelijk om die PDF viewer volledig uit te schakelen? En/of zijn er nog organisaties die hierop botsen?

Hallo,Bij Documenttypen kun je het gebruik van het documenttype inzien. Bv. van het documenttype Vrij web document. Echter, ik kan het gebruik van een sjabloon van een vrij web document niet achterhalen. Klopt dat? Groetjes,Mila

Beste, Wij willen ons documentbeheersysteem binnen Zenya anders gaan inrichten maar ook onze synoniemenlijst is niet oké.Is er iemand die beschikt over een goede synoniemenlijst en die deze ook zou willen delen aub?Mocht dit hier niet mogelijk zijn kan je ze ook altijd mailen naar ann.labeeuw@azdelta.be Alvast bedankt Met vriendelijke groetenAnn

Wanneer documentbeheerders een document van het type proces bewerken, is via tabblad Bestand de optie Opslaan als beschikbaar om het document op te slaan buiten Zenya als visiobestand. Of dit per se nuttig is weet ik niet, maar daar gaat het me niet om.Probleem is dat als je deze actie hebt uitgevoerd het vervolgens niet meer mogelijk is om eventuele wijzigingen nog in Zenya op te slaan. Daar krijgt de gebruiker verder nergens een waarschuwing over, zodat het binnen onze organisatie al is voorgekomen dat een medewerker door deze actie alle wijzigingen kwijt was. Aan het bestand dat buiten Zenya is opgeslagen als visiodocument heb je verder ook niets, dit kan niet terug in Zenya gezet worden.M.i. zou het nuttig zijn als je op zijn minst een waarschuwing krijgt wanneer je kiest voor opslaan als, of dat de mogelijkheid helemaal niet beschikbaar is. Herkennen andere organisaties dit probleem?

GoedemorgenIs er een mogelijkheid dat er bij bepaalde documenten een pop-up verschijnt om de lezer te informeren?Zo ja, hoe maak ik zo een pop-up aan?Dank u wel alvast voor jullie antwoord.    

Tijdens het maken van een opmerking als beoordelaar of gebruiker is het niet mogelijk te gelijk te scrollen in de tekst. Dit kon vroeger wel.Of het opmerking venster is geopend of je kan scrollen in de tekst. Niet samen.Van beoordelaars heb ik de opmerking gekregen dat ze dit jammer vinden. Betreft het bijvoorbeeld een opmerking die op meer paragrafen van toepassing is en je wilt dit ingeven bij de opmerking, dan moet je dit eerst inventariseren en dan je opmerking maken. Ik ben benieuwd of anderen ook tegen dit "probleem”aanlopen.  

Ik wil graag een andere instelling in de eigenschappen in 1onderliggende folder, voor alle folders hebben wij een Doc.id en bij 1 folder willen wij dit eruit hebben. Ik kan alleen via de hoogste niveau folder dit aanpassen maar dan volgen alle andere folders ook en dat willen wij niet, dus kan dit apart voor 1 folder. mvg Saskia Verduin

Tot nu toe werken wij voornamelijk met vrij web documenten, vastgestelde sjablonen of Word/Excel/Visio documenten in Zenya.We hebben nu in powerpoint een stroomschema gemaakt waarbij wij een voordeel zien t.o.v. Visio. Bij powerpoint heb je bij bewerken niet het tabblad van Zenya verschijnt waarbij je makkelijk hyperlinks kunt aanmaken. Hyperlinks kun je aanmaken door de url te kopiëren en die te plakken aan de tekst in de powerpoint of d.m.v. hyperlink maken in Zenya.Bij de Visio documenten hebben we momenteel een bug en moeten gebruikers heel lang wachten voor het document zichtbaar wordt, dus voor ons zou er een voordeel zijn om over te gaan naar stroomschema's in powerpoint.Kan iemand mij zeggen of er nadelen zijn om in powerpoint schema's te maken en die voorzien van hyperlinks? Ik wil het eerst navragen voordat we in werking zetten dat we alles overzetten.

Goedemiddag,Ik heb een vraag en ben benieuwd hoe anderen hiermee omgaan.De controletaak: wie is controleur een auteur of autorisator?Wie kun je het beste nemen want een autorisator weet soms inhoudelijk niet of er dingen veranderd zijn en of het document daarop moet aangepast worden.Maar als je een auteur als controleur neemt van een document en het document wordt goed bevonden dan wordt het document voor 2 jaar goedgekeurd door een auteur, de flow van beoordelaar en autorisator wordt dan overgeslagen. Is dit wenselijk?Een autorisator blijft toch eindverantwoordelijke van een document, zijn/haar goedkeuring ontbreekt dan.Is goedkeuring van een document door een auteur voldoende?Hoe wordt hier mee omgegaan aub?Groet Selbi,Dcumentbeheerder  

Is er wellicht een gebruiker die Zenya gebruikt om ook interne documenten te uploaden en werkbestanden die in excel staan. Zodat je dus een werkbestand in excel ook in Zenya kan openen en bewerken?Ik zou graag bijvoorbeeld een map willen hebben met dit excel document waarin ik ook bijvoorbeeld foto’s kan toevoegen. Het excel bevat meerdere tabbladen die ik ook wil bewerken in Zenya. Dus een “ opslagfunctie”, maar een die ik wel kan bewerken.

Hoi,Wij willen graag een grote database maken waarin er door middel van diverse keuzes en paden toegang is tot heel veel losse blokjes informatie. Die blokjes moet je dan weer op verschillende manieren (vanuit verschillende ingangen) kunnen bereiken en zijn onderling gelinkt. Eigenlijk een soort wikipedia.Mijn gedachte was dat dit 1 document zou moeten worden.Maar nu vroeg ik me af hoe de zoekfunctie hiermee omgaat. Kan er nog steeds niet binnen een document worden gezocht, en dat je dan direct op de juiste positie (tekstblok) binnen het document terecht komt?Of moet ik al mijn losse blokjes informatie als aparte documenten gaan opzetten? Maar dan wordt het voor de gebruiker weer een brei aan info in de mappenstructuur lijkt mij.Zit ik wel op het juiste spoor?(zie ook mijn vraag over linken binnen documenten)Dank!Els 

Is het mogelijk om als documentbeheerder hyperlinken naar procedures/werkinstructies/formulieren toe te voegen of te vervangen in een gepubliceerde procedure zonder een nieuwe conceptversie op te starten en zonder een nieuwe beoordelings-en autorisatieronde? De ingevoerde linken in de gepubliceerde procedures/werkinstructies/.. verwijzen nu naar een platform dat binnenkort wordt afgevoerd en wordt vervangen door Infoland. De procedures op dit oud platform zijn wel goedgekeurd en reeds overgenomen in Infoland, enkel de linken naar verwante documenten dienen nog aangepast te worden. Vermits de deadline om Infoland open te stellen voor alle gebruikers van onze instelling nadert kom ik in tijdsnood om ieder gepubliceerd document opnieuw te laten beoordelen en autoriseren.

Hallo allemaal. Ik ben bezig met een werkproces en hiervoor het ik het protocol van ongewenste intimiteiten nodig. Ik kan dit nergens vinden. Is er iemand die me hierbij kan helpen? 

Goedemorgen,De kleuren en lijnen van de shapes in visio zijn anders dan voorheen, nu willen wij dit weer graag zoals wij dit hadden, hoe kunnen wij dit aanpassen naar onze “style”.ik stuur attachment mee hoop dat jullie kunnen helpen.

Hallo allemaal,Wij gebruiken geen interactieve documenten, maar ik wil wel meer mogelijkheden voor de layout van documenten benutten. Wie kan mij zeggen wat de regelhoogte instelling bij Stijlen doet? Ik heb diverse regelhoogtes getest, maar ik zie niet wat dat doet. Nu is de regelafstand in onze documenten erg krap, wat het lezen minder prettig maakt. Het zou fijn zijn als je bijvoorbeeld regelafstand 1.15 of 1.5 kunt instellen. Kan dat?Groet,Rinske

Hallo allemaal,Is het mogelijk om de volgorde van de documentgegevens aan te passen zoals deze getoond worden onder de knop ‘details’?Binnen iProva kon je de volgorde zoals deze getoond werden via de tooltip aanpassen. binnen Zenya heb ik deze mogelijkheid nog niet gevonden.Bepaalde informatie vind ik voor eindgebruikers meer of minder relevant en ik wil de gegevens graag tonen in volgorde van die relevantie.Zelfde vraag eigenlijk ook voor de volgorde van de documentgegevens zoals deze getoond wordt bij het aanklikken van de ‘i’ in de lijst van zoekresultaten. Hoor graag! Groet, Bianca

Hallo Kan in Zenya de zoekfunctie zo ingericht worden dat bij een bepaald onderwerp een document als favoriet boven aan de lijst komt bij de resultaten. Bijv. als men zoekt op BRMO het document met algemene informatie boven aan de lijst komt en niet alle documenten die als verwijzing in dit document staan meteen zichtbaar worden. Hoor graag wat mogelijk is.

Sinds de update naar Zenya, zijn de zoekfunctionaliteiten voor documenten iets veranderd. Indien werd gezocht op bijvoorbeeld ‘ademtest’, dan werd in de geopende documenten de zoekterm ook geel gearceerd, in dit geval ‘ademtest'. Dit maakte het scannen van de tekst eenvoudig, met name in lange documenten. Nu moeten medewerkers zoeken met CTRL+F ‘ademtest’ en dan alle opties in het document doorklikken. Ik vroeg me af of deze functionaliteit bewust is verwijderd en of dat dit nog terugkomt?  Groeten, Denise 

Beste Lezer,  Heeft Iprova de mogelijkheid tot het zoeken in een document? Vooral voor grote documenten wordt er naast de al in gebruik genomen bookmarks ook graag op woord gezocht. Nu is de enige bekende optie om dit te doen via CTRL + F. Of heeft Iprova hiervoor een ingebouwde zoekfunctie?  Met vriendelijke groet, Laura van Egmond