Zenya

In december heeft Pantein de NEN 7510 certificering behaald op basis van de oude norm. In 2025 gaan we ons ISMS (incl. risico's en maatregelen) onderbrengen in Zenya. Een keuze waar we nu tegenaan lopen is of we de beheersmaatregelen uit de oude NEN 7510 gebruiken of de maatregelen uit de nieuwe NEN 7510, waarop we binnen 2 jaar over moeten gaan.Alternatief is een eigen maatregelen set te maken en vanuit de eigen maatregelen te koppelen naar de NEN 7510 beheersmaatregelen.Zijn er organisaties die een eigen maatregelen set gebruiken in plaats van de NEN 7510 beheersmaatregelen? Zodat impact van een wijziging in de NEN beperkt is en er ook vanuit een eigen maatregel gekoppeld kan worden naar meerdere kaders (o.a. NEN 7510, AVG en NIS2).

Is er een organisatie die module Risk en/of Kaartenbak gebruikt? Graag zou ik eens mee willen kijken en willen sparren hoe beide worden gebruikt in praktijk. Hoor het graag. 

Kunnen klanten de velden uit Zenya Audit ontsluiten via Power BI?

Ik wil een vragenlijst onderzoek starten waarbij een vragenlijst door meerdere invullers ingevuld kan worden. Ik heb de training gelezen die dit betreft, maar een aantal zaken zijn me nog onduidelijk. In het voorbeeld wordt gesproken over een leveranciersbeoordeling gebaseerd op kaartenbakken. Dit gebruiken wij niet. Ik wil graag de vragenlijst baseren op organisatie eenheid, kan dit? Tevens ben ik gewend om labels aan vragen te koppelen en dat medewerkers de vragen krijgen passend bij het label. Kan dit ook als er meerdere invullers zijn. Ik heb bv een combinatie van financieringstroom en type medewerker en dit in verschillende varianten.De vragenlijst in het voorbeeld heeft drie pagina's. Is het dan noodzakelijk om per type invuller een pagina te maken en daarbinnen te splitsen op een labelveld. bv financieringsstroom? Moet ik dit dan doen met voorwaardelijke vragen?

Er zijn vier keuzes voor een melding. Drie van de vier meldingen worden aangeduid met ‘wat je meldt'. Bij de Klokkenluidersregeling zou de titel ‘Misstand’ moeten zijn.Klokkenluidersregeling is de regeling die er is om meldingen van misstanden te beschermen. Ditzelfde geldt voor de plek ik Zenya waar je meldingen invult.

Wij zijn ondertussen een kleine twee jaar aan het werk met de module Documenten en Zenya.Daarbij zijn (bijna ongemerkt, aangezien het Mediabeheer wat verstopt zit binnen de module DOC) heel wat afbeeldingen in de Mediaknooppunten terechtgekomen. Die hebben dikwijls geen duidelijke benaming, of zitten dubbel in de mediabibliotheek (wanneer de afbeelding in meerdere documenten werd gebruikt).Wanneer een afbeelding gewijzigd moet worden, hebben schrijvers bvb. ook niet de gewoonte om via rechtermuisknop > ‘Afbeelding informatie’ een nieuwe versie van een afbeelding te gaan toevoegen. Er wordt doorgaans gewoon een nieuwe afbeelding in het document gezet, die ook weer als nieuwe afbeelding in de mediabibliotheek terechtkomt.Zo zijn onze Mediaknooppunten al snel een overzichtelijk kluwen geworden, en voor dit helemaal zo is, zouden we graag werk maken van een beleid voor het beheer van media in Zenya. Ik denk dan aan afspraken rondbenaming van afbeeldingen op welk niveau in de mappenstruc

Zojuist heb ik geprobeerd een reeds bestaand kader te kopiëren, zodat ik daarna via export en opnieuw importeren wijzigingen kan doorvoeren. Ik doe het waarschijnlijk niet goed, want als ik een kader selecteer en kopieer komen alleen de hoofdstukken mee en niet de subitems. Ik kan nergens vinden waar ik dat kan aanvinken of zo. Kan iemand me in de juiste richting wijzen hoe ik een kader in zijn geheel (inclusief de bewijsmiddelen en vragen voor vragenlijsten) kan kopiëren? Alvast bedankt!

Hoe kun je een email toevoegen aan een melding. Ik wil dan de email toevoegen en deze niet als bijlage toevoegen. Ik heb gezien dat iemand dat gedaan heeft, dus het moet kunnen, maar ik kan deze persoon (ex-collega) niet meer bereiken.

Wij zouden graag het PCI-DSS 4.0 kader downloaden in ons systeem. PCI-DSS 4.0 staat voor Payment Card Industry Data Security Standard, regels en richtlijnen ontworpen om organisaties die (credit) kaartgegevens verwerken te helpen deze informatie veilig en beveiligd te houden.Is er een gebruiker die dit kader gebruikt die een download daarvan aan ons ter beschikking wil stellen?Je kunt me dan hierover mailen naar caroline.monsma@transdev.nl 

Wij gebruiken in het LUMC Zenya vragenlijsten voor zelfevaluatie op bepaalde normenkaders. Vaak werken we met meerdere invullers op een vragenlijst. Nu willen we graag van een rapport kunnen draaien van een vragenlijst die nog in concept is. Soms wil je een kort overzicht kunnen maken van hoeveel je nog ontbeantwoord hebt, of wat de status is. Je kunt nu het rapport alleen draaien als de vragenlijst verzonden is, maar dan ben je ook gelijk je taak kwijt. Een ander voorbeeld is dat je nog iemand wel mee laten lezen die niet perse invuller is op een vragenlijst. Is er iemand die een oplossing hiervoor heeft?  

Heeft iemand dit kader  ISO/IEC 27 7001 ( Veiligheidstechnieken - Uitbreiding op ISO/IEC 27001 en ISO/IEC 27002 voor privacy-informatiemanagement - Eisen en richtlijnen) al in het bezit en is bereid om deze te delen? Groet, Anita 

Binnen Zenya kun je een hyperlink maken naar een ander document in Zenya en hierbij kiezen waar in het document de link opent. Nu krijgen wij de vraag of het mogelijk is om vanuit Topdesk een link te maken naar een Zenya document, dat kan natuurlijk, maar dan ook de link te laten uitkomen bij een specifieke paragraaf in dat document. Dit heeft misschien niet direct met Zenya te maken, maar misschien weten jullie wel of het kan en hoe het dan werkt. 

Hallo,Wij werken op dit moment voornamelijk met inloggen via SSO, echter zijn er een aantal externe gebruikers die handmatig zijn aangemaakt. Kan het invloed hebben voor de SSO gebruikers wanneer ik ervoor kies om ‘Periode dat een wachtwoord geldig blijft’ te wijzigen in bijv. een halfjaar? Uiteraard wil ik niet dat de SSO gebruikers hier dan melding van ontvangen want dat heeft geen meerwaarde. Zo geldt deze vraag ook voor de optie voor het gebruik van de 2FA, kan ik deze enkel aan zetten voor handmatig aangemaakte gebruikers?  Ik hoop dat iemand dit weet.  Groet, Sanne van der Wal

Beste, wij zijn een tweetalige organisatie en hebben dus ook Franstalige documentbeheerders. Hebben jullie ook al handleidingen ter beschikking in het Frans? mvgSofie

Wij gebruiken nu een aanvraagformulier (auteur, autorisator, verschillende eigenschappen) dat ingevuld moet worden als een document geplaatst kan worden op Zenya. Graag hoor ik of er nog meer organisaties zijn die een aanvraagformulier hanteren en met mij willen delen. Met vriendelijke groet, Claudia van Schieapplicatiebeheerder/documentbeheerder Basalt

Wij zijn aan het onderzoeken of we de paragraaf 'bronvermelding' verplicht willen maken bij zorgprotocollen. Wij zijn benieuwd of dit in andere huizen al gebeurd en zo ja: hoe? Voorziet Lorenz als bron? Of worden ook andere bronnen genoteerd?

We maken in Zenya gebruik van thema’s om een aantal projectteams een vragenlijst te laten invullen. Zolang deze binnen het team niet toegewezen is aan teamlid, krijgen alle teamleden reminders via mail te krijgen met volgende melding: “Er zijn niet-toegewezen teamtaken”.We zouden die mails willen uitschakelen.Is er een mogelijkheid om berichtgeving rond teams bij de abonnementen aan te passen? Ik vond dit niet meteen terug.

Wij willen beheer op meldtypeniveau waar mogelijk voorkomen.Omdat we veel meldtypes hebben.Dit kan ook, omdat Zenya gebruikersgroepen mogelijk maakt, die je overal kan gebruiken.Wij hebben daarom voor de functie van teamleider en coördinerend begeleider gebruikersgroepjes aangemaakt. Deze laten we waar van toepassing, meldtypen coördineren.Als er maar 1 persoon in zo’n gebruikersgroep staat en wij deze de rol coördinator geven, was het voor ons vanzelfsprekend dat deze automatisch fungeert als voorkeurscoördinator, omdat hier voor het systeem niemand anders te kiezen is.Nu blijkt dit niet zo te werken. En lopen we tegen het probleem aan dat we deze melding niet aan deze ene persoon uit het groepje kunnen toewijzen.Toewijzen lukt alleen als we handmatig de voorkeurscoördinator instellen. Maar dan ontstaat er een nieuw probleem bij een mutatie: het gebruikersgroepje verandert automatisch (goed!), maar de handmatig gekozen voorkeurscoördinator verandert niet mee!Hoe kunnen we dit oplossen

Zou het mogelijk zijn om een webshare (of het wachtwoord)  te laten verlopen na een bepaalde tijd, zodat deze documenten niet meer toegankelijk zijn?

Beste community, Graag zou ik advies willen over de manier van beheren van rechten bij meldingen.Ik maak nu gebruik van gebruikersgroepen die op zoveel mogelijk flows staan ingesteld. Toch merk ik dat het beheren hiervan veel tijd kost omdat er regelmatig medewerkers vervangen worden. Daarnaast is het heel foutgevoelig omdat ik het handmatig moet doen en biedt het geen duidelijk overzicht. Ook het controleren of alles nog goed staat (bij mogelijke foutjes) kost heel veel tijd/werk.Hoe gaan jullie hiermee om ?

Hallo allemaal, Wij (team centraal beheer documentmanagement MUMC+) zijn bezig met het ombouwen van onze portalen. Hierbij willen wij het zoeken vergemakkelijken en de vindbaarheid verbeteren. Een belangrijk onderdeel hierbij is het onderscheid maken tussen documenten die alleen voor één/enkele specialisme(n)/afdeling(en) te raadplegen moeten zijn en documenten die voor het hele huis (dus ziekenhuisbreed) te raadplegen moeten zijn. Het is bij ons mogelijk om bij een document aan te geven of het document ook op een ander portaal te raadplegen moet zijn. Echter, wat is hier de grens? Bv. als de auteur wil dat het document op 10 verschillende portalen te raadplegen is, is dit dan geen ziekenhuisbreed document? Wij vroegen ons af of jullie hier een afkappunt voor handhaven, of hier andere richtlijnen voor hebben?  Wij zijn benieuwd en horen het graag! Met vriendelijke groet, Mila

Is het mogelijk om in een systeemsjabloon of in de uitnodiging naar de schrijver de kleur van de tekst aan te passen waar je de nadruk op wil leggen? Bijvoorbeeld een deadline? Gr. Marion Schonewille

Beste, Wij overwegen om titels van documenten een vaste structuur te geven zodat documenten vlotter vindbaar zijn. Daarbij komt dat de gebruiker snel een selectie kan maken van relevante documenten. Is er in Zenya de mogelijkheid om titels van documenten in “Bulk” aan te passen zodat je dit niet document per document moet doen? Zijn er eventueel andere ideëen suggesties? Dank je wel, 

Kunnen opmerkingen die gemaakt zijn door beoordelaars/lezers uit het systeem verwijderd worden?

Beste,  Klopt het dat een voltooide taak opnieuw afgehandeld kan worden?Als ik naar de voltooide taak ga zowel via ‘Taakschema’s’ als via de kaartenbak kan ik een voltooide taak aanduiden en opnieuw op ‘Taak afhandelen’ klikken. Alle actienemers die in het team zitten kunnen dit.In het volgende scherm kan je dan de uitvoerder en de datum aanpassen, klopt dit?Kan dit niet ergens afgeschermd worden? Het is toch niet logisch dat iemand een voltooide taak kan openen en hiervan de datum en uitvoerder kan wijzigen? Naar traceerbaarheid en beveiliging toe is dit niet erg conform.. Met vriendelijke groeten, Corstjens Ine