FLOW (Meldingen)

Op ons coördinatorformulier zou ik graag een knop "opslaan" plaatsen zodat mensen tussentijds even kunnen pauzeren en op een later moment het formulier pas 'verzenden'. Mis ik ergens een evidente instelling? Heb er reeds naar gezocht maar kan die optie nergens aanvinken zo lijkt het.

Op het meldformulier voor incidenten heb ik een nieuw veld gemaakt voor categorie incident. Het oude veld heb ik op verborgen gezet. De verborgen categorie is niet meer zichtbaar op de meldingen van vorig jaar, maar actienemers moeten deze meldingen nog wel afhandelen. Is het mogelijk dat de verborgen categorie nog wel zichtbaar is op de oude meldingen van vorig jaar, maar niet op meldingen die vanaf nu gedaan worden? 

Sinds de update van Zenya 6.3.0, ervaren enkele collega’s het probleem dat wanneer formulieren verzonden worden (en het vliegende papieren vliegtuig getoond word = nieuw in deze update), deze blijft hangen waardoor;1. het formulier niet verzonden wordt en; 2. de ingevulde infomatie verloren gaat. Ik vroeg me af of meer gebruikers problemen ondervinden sinds de update met deze nieuwe visuele feature?

Van een van onder gebruikers kregen wij de vraag of het mogelijk is om een aantal rapportages in een keer te draaien. Zeker voor de verschillende management informatie rapportages waarvan er vaak meerdere samengevoegd worden tot een rapport is dit prettig voor de gebruikers zodat ze maar 1 handeling hoeven te doen ipv meerdere.

In een van onze formulieren gebruik ik een veld ‘getal berekend met formule’. Als ik een rapportage maak dan wordt in de export het veld niet als getal gerekend omdat er een punt staat en geen komma. Hierdoor moet ik in excel opnieuw de formule uit gaan voren op de velden van het formulier. Ik moet dus ook meer velden dan eigenlijk nodig meenemen in de export, of ik moet elk veld de punt in een komma gaan veranderen. Ja er zijn nog genoeg andere slimme manier waarmee ik dit snel kan veranderen maar het meest effectief is de bron aanpakken zodat de export daadwerkelijk een getal geeft wat excel herkend. 

Beste allen,Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen omtrent het maken van een PRISMA-analyse.Wordt er vaak een PRISMA-analyse gemaakt?Ervaren medewerkers een drempel om deze te maken?Maken afdelingen deze PRISMA analyse zelf of worden ze ondersteund door afdeling Kwaliteit&Veiligheid?Met vriendelijke groet,Jacqueline Erhardt

Hoi, Heeft iemand een tip voor de TIM / Mobiele formulieren waarbij melder geen bevestigingslink krijgt? Er is ook geen melding in het systeem gevonden (dag erna). Dit gebeurt eens in de zoveel tijd.Kan dit aan de browser liggen? Of is er een instelling op de mailserver bij ons waar we naar moeten kijken? Kan infoland nog iets betekenen?Ik hoor het graag,mvg Bart 

We werken nu een paar dagen met de nieuwe meldformulieren in versie 6.3.0. Op de externe koppelingen (ODBC) na (2 bugs) werkt alles naar behoren. Wel krijg ik hier binnen de organisatie commentaar op de ruime opzet van de formulieren (veel witruimte, waardoor er meer gescrolled moet worden). Ben benieuwd hoe dat bij andere organisaties is?We hebben hier in de formulieren alle witregels, die er voorheen instonden, verwijderd. ook alle "horizontale lijnen” die in de formulieren stonden zijn er uit gehaald. Verder hebben we de "Koppen” vervangen, door “Subkoppen”. Maar helaas levert dat niet het gewenste, compacte, resultaat op.

Sinds een aantal jaar hebben wij de verbetermodule in gebruik. Wij zijn inmiddels bezig met een 4e versie. De applicatie werkt prima maar het wordt niet omarmd zoals wij graag zouden willen.Welk ziekenhuis heeft ervaring dat ‘verbeteren’ wordt omarmd en wordt gebruikt?  Zo ja, hoe hebben jullie dat aangepakt?Ik ben erg benieuwd naar jullie reacties.

In de workflow van een meldingstype op de statusovergangen naar “afgesloten” hebben we ingesteld dat er een e-mailbericht dient verzonden te worden naar “de overige betrokkenen van de melding”Nu is het zo dat sommige “overige betrokkenen” geen mail wensen te ontvangen.In Zenya onder “mijn abonnementen” kan je er niet voor kiezen om geen bericht te ontvangen wanneer meldingen worden afgesloten.De  ingestelde overige betrokkenen op de statusovergang bij versturen van concept zijn ingesteld op basis van voorwaarden.  Je kan dus niet zomaar de “overige betrokkenen van de melding” uit de mailing bij afsluiten halen en hier 1 voor 1 opnieuw gaan opsommen wie bij welke voorwaarde een mail wenst te ontvangen.  Gezien er ook meerdere statusovergangen naar “afgesloten” gaan is dit praktisch gezien niet onderhoudbaar.Kan ik dit op één of andere wijze toch realiseren??  Hoe gaan andere organisaties hier mee om? 

Op dit moment komen meldingen rondom datalekken via mail binnen bij de functionaris. Graag wil ik een meldformulier maken waardoor dit beter te structureren en te volgen is.Ik heb het topic hierover gelezen bij het ziekenhuis, maar ben op dit moment op zoek naar organisaties die het ook nog kleinschalig hebben aangepakt.Is er iemand die zijn meldformulier en workflow met ons wil delen ter inspiratie?Aangezien AVG niet echt mijn kennis gebied is, zou het helpen om te zien welke vragen jullie hierbij hebben opgenomen. Groeten Sophie van Manen

Beste, Sommige termen/velden/begrippen worden opeens benoemd en herleidbaarheid hier naartoe is niet te vinden/Bijvoorbeeld:Hier wordt het omschrijving genoemd.  Klik je op wijzigen dan wordt het opeens toelichting: En bij het ontvangen van de actiepunten krijg je verwarring omdat men denkt dat het de omschrijving is van de melding.   Zelfde geldt als eigenaar / coördinator. Onder betrokken personen zie je opeens eigenaar staan. Maar waar kan je dit instellen? Nu weten we dat dit de (voorkeurs)coördinator is.   Kan dit recht getrokken worden (eenduidigheid)? Of ergens duidelijk gemaakt worden?  

We willen graag het gebruik van de FLOW formulieren zoals de VIM en het verbetervolgformulier evalueren en bijstellen met de gebruikers. Wie heeft hiervoor een goede tip?

Voor het instellen van ons klachtenmanagement in Zenya willen we gebruik maken van mobiele formulieren. We hebben meerdere organisatie eenheden die we via één formulier willen laten melden, maar achter de schermen willen we wel het onderscheid zien. Om een URL voor de website te kunnen maken, worden doelgroepen aangemaakt. Wij dachten hier gebruik te kunnen maken van deze doelgroepen, zodat je per doelgroep een eigen link op de website kunt publiceren. Kan er op basis van een doelgroep bij mobiele formulieren een workflow gestart worden of hebben jullie andere ideeën om dit op te lossen? We willen de melders niet laten kiezen voor welke organisatie zij melden. We horen het graag. Alvast bedankt! Groeten, Annouk

Binnen ons ziekenhuis werken we met vragenlijsten voor het uitvoeren van interne audits. Dit werkt prima voor kleine checks, maar minder goed voor uitgebreide checks waar leidinggevenden ook feedback op kunnen geven, er een verbeterformulier moet opgestart worden, waar het management ook onmiddellijk een terugkoppeling wilt krijgen als audit is afgerond,… Hierdoor hadden we het idee om deze audits op te stellen als een meldingstype. Nu zou ik graag een aantal vragen overnemen uit kaders (vragen voor vragenlijsten). Is dit mogelijk? Ik vind wel de mogelijkheid om als veld het type ‘kader item’ te selecteren, maar dit geeft mij niet de mogelijkheid om de individuele vragen te selecteren. 

Beste, hoe kun je statussen in je workflow bij creëren? Of waar kun je extra workflow-sjablonen downloaden? Alvast bedankt!

Goedemorgen. Vanmorgen kreeg ik de volgende melding binnen. Zodra medewerkers binnen ons meldformulier in een bepaald veld de volgende keus selecteren.Krijgen ze de volgende foutcode:Dit is alleen als ze de keus Extramuraal aanklikken.Zodra ze in de taken naar de conceptmelding gaan, kunnen ze de melding openen, staat de keus gewoon ingevuld en kunnen ze verder gaan met het versturen van het meldformulier.Is er iemand die tegen hetzelfde probleem aanloopt? Met vriendelijke groet,Anthony de Wever

Als een gebruiker naar de een actieformulier gaat en deze opent om in te vullen, kwam je normaliter in een scherm waar je ook de originele melding in kon zien.Nu opent direct het formulier en is er geen mogelijkheid voor de gebruiker om de originele melding in te zien (Hyperlink).     

Beste allemaal, ik ben verantwoordelijk voor de Informatiebeveiliging bij een bedrijf die Zenya gebruikt. In Zenya zijn verschillende meldingstypen ingericht en tussen de gebruikers ontstaat soms onduidelijkheid over welke meldingstype moet worden gebruikt voor verschillende zaken.Is het mogelijk om de gebruiker via een formulier, of via iets anders, te begeleiden naar de juiste keuze? Ik had in eerste instantie bedacht om een meldingstype te maken en via een statusovergang een nieuwe melding te maken afhankelijk van een keuzelijst, maar dat kan volgens mij niet.Ik kan uiteraard alles verwerken in een procedure of in een document en zo de medewerkers instrueren, maar ik zou ook de gebruiker willen meenemen in de juiste keuze. We hebben geprobeerd om een alles omvattend meldingstype te maken, maar het wordt onnodig complex.Ik hoor graag of iemand een idee heeft!Paola

Hallo,Via een actieformulier willen we externe partijen aansturen om vragen te beantwoorden en documenten op te sturen. Door de documenten in een specifiek veld te laten uploaden geeft ons dit de mogelijkheid om specifieke documenten te tonen aan relevante partijen binnen onze organisatie.De vraag die bij mij opkomt is, ‘Hoe zit dat met mogelijk geïnfecteerde bestanden die daardoor mogelijkheden bieden aan hackers?’Nu verwacht ik niet direct dat onze externe contacten dit zullen doen, het lijkt mij wel verstandig om hierover na te denken en te weten of er risico's zijn.Groet,Kees

Trajectum wil meer gaan sturen op incidenten met een laag risicoscore, maar wel met een hoge frequentie van voor komen. Daartoe willen we dat een melder snel een melding kan inleggen en kan herhalen.Natuurlijk kan ik via een voorwaardelijke sectie voorkomen dat de melder een deel van het meldformulier hoeft te vullen. Maar ik wil daarnaast ook dat snel een melding herhaald kan worden (een soort bulkmelding).Voorbeeld: een van de cliënten uit zich een aantal keer op een dag verbaal agressief naar de begeleider(s). Kan de melder dan een melding aanmaken en aangeven dat het meerdere keren is voorgekomen (waarbij deze als aparte incidenten geteld worden)? Enkele collega's stellen onderstaand papieren instrument voor als “turflijst”, maar we willen natuurlijk het liefst dat er digitaal in iTask geregistreerd wordt.  

Beste, Wanneer ik in ons gebruikelijke meldingstype een “formulier voor workflow en actiepunten” open om dit in te vullen, krijg ik telkens de optie om het meldformulier te openen in een nieuw venster (zie bijlage).Wanneer ik echter een nieuw formulier wil ontwerpen, kan ik deze optie niet terugvinden als bestaand veld.Is dit een standaard optie bij ieder “formulier voor workflow & actiepunten”? Is er een mogelijkheid om deze optie toe te voegen aan ons coördinatorformulier? Vriendelijk bedankt,Inge

Beste,Onder “afhandelen” verstaan onze mensen dat een taak moet worden afgewerkt. In realiteit is dit dikwijls niet de opdracht van de taak. Bestaat de mogelijkheid niet om de naam te laten verschijnen van de statusovergang van de workflow zoals ingesteld onder het betreffende meldingstype? Vriendelijke groeten, Johan Guns

De klachtenfunctionaris maakt gebruik van opvolgmeldingen aangezien soms in een klachtmelding meerdere klachten worden gemeld. De klachtenfunctionaris maakt dan opvolgmeldingen aan die een relatie krijgen met de oorspronkelijke melding.Ik wil een overzicht maken van de klachtmeldingen en de opvolgmeldingen wil ik hiervan uitsluiten.Is er een ‘kenmerk’ die ik kan gebruiken om deze deelmeldingen uit te sluiten binnen dit overzicht?  

Heeft enkel de coördinator het recht om een melding te wijzigen of zijn er rollen die je aan iemand kan toekennen ifv bepaalde regels, zodat die persoon ook een melding kan wijzigen of aanvullen?