Zenya

Goedemiddag,Wij zouden graag in het vragenlijsten overzicht ook de kolom willen toevoegen Resultaten. Deze kolom is nu alleen zichtbaar bij de betreffende vragenlijst maar niet een scherm eerder. Nu moet naar het betreffende onderzoek gaan om te zien of deze is ingevuld of niet. Zie als voorbeeld de bijlage.  Groet Diana

Is het mogelijk om per ‘gebruiker’ alle gelinkte meldingen te zien? Dus niet enkel de meldingen waarbij deze gebruiker de melder, coördinator, … is. Bij kaarten(bakken) is dit mogelijk in de tab ‘meldingen’. Als een nieuwe medewerker in dienst komt, wordt er een nieuwe kaart gemaakt in de kaartenbak ‘medewerkers’ met oa het personeelsnummer, het iProva gebruikersaccount, datum in dienst, … In het tabje ‘meldingen’ kunnen we op deze manier ook bijhouden welke meldingen aan deze kaart zijn gelinkt. We wilden deze functionaliteit gebruiken om bij te houden welke opleidingen en competenties de medewerker heeft volbracht.Maar we kunnen geen melding toewijzen of acties koppelen op basis van een kaart uit de kaartenbak ‘medewerker’. Of is dit wel mogelijk aangezien er het veld ‘gebruiker’ met het iProva account is opgenomen in de kaart.  

Binnenkort starten we in ons ziekenhuis ook met Interactieve Documenten. Met betrekking tot het maken hiervan vragen wij ons af of er ziekenhuizen zijn waar auteurs van documenten bevoegd zijn voor het aanmaken van interactieve documenten. Dat kunnen er in mijn ziekenhuis namelijk heel veel zijn.Wij hebben nu het idee om het maken van Interactieve Documenten centraal te beleggen bij een beperkte groep medewerkers die schrijvers (wanneer ze hun informatie interactief willen publiceren) bijstaan in het omzetten van hun tekst naar interactief. Ik weet inmiddels dat het ook in een paar andere ziekenhuizen op deze manier is georganiseerd, maar zijn er ook andere ervaringen? 

Hallo, Op het moment ben ik bezig met het omzetten van een document naar een interactief document. De auteurs van dit document willen graag een video in dit document plaatsen, maar dan moet deze video wel niet gekopieerd of opgeslagen kunnen worden.In de voorbeeldweergave van het document kan ik met de rechtermuisknop op de video klikken en dan de video opslaan. Dit willen de auteurs niet.Onze applicatiebeheerder heeft dit nagevraagd bij Infoland en ik heb hieruit begrepen dat het niet mogelijk is om een video in een interactief document te beveiligen.Ik vroeg me af hoe anderen omgaan met het toevoegen van video's aan een interactief document die niet buiten het ziekenhuis/instelling verspreid mogen worden? Groeten,Mila  

Wellicht een vraag die lang niet voor alle iDocument gebruikende organisaties van toepassing is. Maar wij lopen tegen een beetje onhandig gedrag aan bij het beoordelen door documentbeheerders.Momenteel is het zo, dat als je als documentbeheerder de laatste controle uitvoert, je daarbij na goedkeuring direct (terug) wordt gestuurd naar je takenlijst. Dit is ergens wel logisch, dan kan je namelijk door met een volgende taak.Persoonlijk werk ik totaal niet uit de takenlijst, gezien dit nog steeds een vrij onoverzichtelijk geheel is. Maar dat is al een ander onderwerp van discussie.Wat wij echter doen rondom de beoordelingsronde, is documenten waar kleine aanpassingen in nodig zijn alsnog gewoon goed laten keuren door de beoordelaars.Zeker bij beleidsstukken of uitgebreide multidisciplinaire instructies, is het namelijk naar onze mening zonde om halverwege de beoordeling af te breken omdat er nog een begrip vervangen moet worden, of omdat één zin beter genuan

Zijn er intussen organisaties die het normenkader JCI versie 7 in Zenya in gebruik hebben én bereid zijn om deze te delen met andere zorgorganisaties?

Binnen het ETZ maken we al enkele jaren gebruik van het meldformulier klachten. Hierin worden nu ook suggesties en complimenten verwerkt. We gaan nu bekijken of we deze suggesties en complimenten beter gaan uitsplitsen in het meldformulier of gaan we hier losse meldformulieren van maken. We gaan nu de processen duidelijker beschrijven en hierin een keuze maken, maar wie heeft hier al ervaring mee en welke organisaties hebben suggesties en complimenten al verwerkt in iTask en wil ervaring en gegevens delen, om ons op het juiste pad te zetten. Ik hoor graag van jullie.Alvast mijn dank.Ghislaine

Bij onze organisatie is op 1-10-2019 een nieuwe versie van een Meldingstype MIC/MIM melding ingevoerd. De oude versie (andere naam) staat nu ook nog steeds bij de Meldingstypen.Bij ‘in gebruik’ staat nog ‘Ja’ en bij ‘Geactiveerd’ staat Nee. (Er zijn nog ook rechten geldig op dit formulier. )Wat bepaalt dat de status ‘In gebruik’ nog op ‘Ja’ staat? (Wat kan er dan nog met dit Meldingstype?) Hoe kan ik van elk Meldingstype snel zien wanneer dit in gebruik genomen is en per wanneer het gedeactiveerd is? (Bijv. geldig van-tot) Omdat een Meldingstype niet meer in gebruik is, wil je dit ooit verwijderen/archiveren? Welk advies geven jullie hiervoor. Verwijderen betekent ook dat alle meldingen van dit type verwijderd worden?Bedankt alvast. 

Ik krijg wel eens een vraag hoe je eindgebruikers heel kort kunt laten weten wat Zenya kan, daarom heb ik onderstaand nieuwsitem op de portals geplaatst. Wellicht leuk voor geïnteresseerden  .Zenya - Jouw Gereedschapskist !ZENYA (was iProva),een kwaliteit managementsysteem met vele opties :Beheer van documentatie en processen Meldsysteem voor allerlei processen met actie- en berichtenflow en afhandeling hiervan. (kijk eens achter de tegel invullen) Mogelijkheid voor uitzetten van onderzoeken / vragenlijsten / enquêtes intern en extern Digitalisering van audits, controles, coaching trajecten, klachten, verbetertrajecten etc. Uitgebreide rapportagemogelijkheden op alle bov

Binnen onze organisatie hebben we een beperkt aantal documenten dat nog op papier wordt afgedrukt.  De papieren versies moeten vaak op meerdere locaties beschikbaar zijn.Ik heb hiervoor een metaveld gemaakt van het veldtype lijst met daarin alle locaties, zodat de beheerders kunnen aanvinken op welke locaties een beheerde papieren versie beschikbaar is gesteld. Dit metaveld heb ik ook opgenomen in het afdruksjabloon.Nu wil men graag per locatie een afdruk kunnen maken waarop alleen de naam van die locatie is vermeld en niet de namen van alle locaties waarop van dit document een beheerde papieren versie beschikbaar is. In de opzet die ik heb gekozen zie ik hier geen mogelijkheid toe.Heeft iemand dit op een andere manier mogelijk gemaakt? Alvast bedankt voor jullie reactie!

Hallo, Onze organisatie gebruikt de licentie Melden&analyseren. Wat gaat er concreet veranderen wanneer de overgang van Iprova naar Zenya heeft plaatsgevonden, behalve het uiterlijk van de site?  Groeten,Nienke Wassenaar 

Is het ook mogelijk om vanuit een processhape meerdere documenten te selecteren en die allemaal in één keer te kunnen toevoegen aan de verwijzing? Ik kan steeds enkel document voor document de verwijzing maken en dat kost best veel tijd. 

Laatst zag ik bij een ander documentbeheer systeem dat zij een ABC bovenin hebben vanuit waar zij verschillende afdelingen/verzamelingen kunnen hangen. Is zoiets ook in te richten bij infoland? 

Hallo, Als ik via een meldingsformulier een kaart wil aanmaken, krijg ik volgende melding.Hoe los ik dit op? Alvast bedankt voor de hulp,mvg,Karolien.

Hoi,Ik heb een vraag over de verschillende toestemmingsformulieren die cliënten ondertekenen t.a.v. gegevensverwerking met diverse externe partijen.Hoe en waar is dit ingeregeld bij jullie? (betreffende ECD cliënt en/of iProva, document of meldingstype of elders)Denk hierbij aan de volgende varianten:Toestemmingsformulier voor gegevens verwerking met apothekers; Toestemmingsformulier voor andere derden; Toestemmingsformulier t.b.v. opslag/gebruik foto's en video's; Standaard toestemmingsformulier gegevensverwerking?Daarbij eventuele wijzigingen, intrekkingen en ondertekening van het betreffende formulier.  Ik hoor het graag. Dank je.Gr. Gaby

Ik ben op zoek naar vragen bij het normkader 7510. Is er iemand die de vragen met mij wil delen, vergelijkbaar met de QMentum vragen bij het kader.

Ik gebruik een melding om via een flow verwerkersovereenkomsten aan te bieden en een DPIA op te stellen. Als DPO krijg ik op een bepaald moment in de flow een actiepunt waarbij geüploade documenten aangeboden worden ter controle. Kan ik, indien de documenten niet correct zijn en dit aangeef in een veld waardoor de status terug naar de vorige status gaat, het vorige actiepunt daardoor laten heropenen. 

Goedemiddag, Wij zijn met de ontwikkeling van een nieuw meldingsformulier bezig. Op het  coordinatorformulier staat in te vullen door Pauw, Diana de (KVV). Maar in het meldingsformulier is aangegeven dat Stoopendaal, Yvonne (KVV) de coordinator is. Haar naam zou op het formulier moeten staan. (zie screenshot) Wat doen wij fout?  

Hoi, Wij gebruiken binnen Melden en Analyseren (iTask) verschillende formulieren om bijvoorbeeld klachten te loggen. Binnen ons kwaliteitsmanagementsysteem is het belangrijk om versiebeheer te hebben op alle documenten en formulieren. Dit geldt dus ook voor de digitale iTask formulieren. Maar ik kan op dit moment geen activiteiten log/versie beheer optie zien binnen applicatiebeheer→ meldingtype (wel binnen de uitgevoerde meldingen). Op dit moment is het dus niet zichtbaar wat er wanneer is gewijzigd door wie en waarom. Wijzigingen als velden toevoegen/verwijderen/workflows aanpassen/rechten aanpassen zijn dus niet te tracken. Is dit wel mogelijk en zie ik dit over het hoofd ergens? Of is dit totaal niet mogelijk? Alvast bedankt,met vriendelijke groet,Annette Gerrits

Wij gebruiken iDocument voor ons DMS. Het komt voor dat medewerkers uit dienst treden  waarbij de gebruikersgegevens in iDocument bewaard blijven omdat deze aan documenten zijn gekoppeld als beoordelaar of autorisator. Nu heeft iDocument de mogelijkheid om de verantwoordelijkheden met een handmatige actie over te dragen naar een andere gebruiker. Mijn vraag is of er organisaties zijn waarbij dit na de registratie van uitdiensttreding geautomatiseerd verloopt. Zo ja, welke koppelingen zijn hierbij gemaakt en hoe is dat proces ingericht?

Ik heb een vraag over het gebruik van het gebruikerskenmerk ‘organisatorische eenheid’.  Kan ik deze gebruiken om de rol ‘lezer’ toe te kennen aan incidentmeldingen die gemaakt worden voor deze organisatorische eenheid? Bij het meldingstype waar ik dit wil inzetten gebruiken we de organisatiestructuur als onderwerpenboom. Ik zie daar echter alleen de mogelijkheid individuele gebruikers of groepen toe te kennen. Alvast bedankt voor jullie reacties. 

Zodra iProva in Zenya verandert, gaat dan ook onze inlog veranderen? Het is nu: http://bedrijfsnaam.iprova.nlGaat dit veranderen? en zoja hoe? en moeten wij daar zelf iets bij/ voor doen?

Ik ben in voorbereiding tot de versie 5.15 de users aan het opschonen. Nu heb ik in de tool iSync het een en ander aangepast waardoor niet alles vanuit het AD meegenomen wordt als user in iProva (denk aan telefoon nummers en computers).Nou vraag ik mij af hoe je dat moet bijhouden zonder dat je opnieuw het aantal licenties overschrijdt. Is het de bedoeling dat je de niet gesynchroniseerde gebruikers op inactief zet zodat ze niet meetellen?Wat gebeurt er met de beoordelaars die je (mogelijk) verwijderd of op inactief zet. Blijven die zichtbaar in het document? Hoe zit dat bij de overige applicatie onderdelen?Nu krijg ik ook een licentie overschrijding  in de test omgeving betekent dit dat ik dat gebruikers beheer ook moet opschonen?Hebben andere instellingen daar een oplossing voor?  Wie zijn er verantwoordelijk voor het users beheer ICT of de applicatie beheerder? (de applicatie draait  ‘on premise’) 

Is het mogelijk om de sjablonen van iDocument op te nemen als sjablonen in Office, deze te bewerken in Office en deze dan vervolgens eenvoudig te importeren in iDocument? Nu moeten we steeds stukjes tekst knippen en plakken onder de juiste paragraaf.

We hebben een portaal ingericht waar de gebruiker een melding kan plaatsen via een meldingstype (hier even voorgesteld met: ‘A’). Dit meldingstype kent 2 submeldingstypen (hier even voorgesteld met: ‘A1’ en ‘A2’). Het is de bedoeling dat deze submeldingstypes, A1 en A2 enkel toegankelijk zijn via het hoofdmeldingstype A. De submeldingstypes tonen we daarom niet op het portaal via de knop ‘Invullen’. Dit werkt dus prima als de gebruiker via het portaal, de tegel ‘Invullen’ kiest en dan enkel het hoofdmeldingstype ‘A’ te zien krijgt. (zie bijgevoegde illustratie)Echter, als de gebruiker naar ‘Meldingen’ gaat, dan is daar wel een mogelijkheid om een nieuwe melding te maken van een submeldingstype (‘A1’ of ‘A2’). Het is de bedoeling dat de coördinator van het meldingstype ‘A’, deze submeldingstypes ‘A1’ en ‘A2’ enkel via het hoofmeldingstype A initieert. De rol van coördinator in het meldingstype ‘A’ kan potentieel iedereen in de organisatie zijn, dus hier werden de rechte