DOC (Documenten)

We merken dat formules niet goed worden weergegeven in documenten. Dat zal waarschijnlijk aan de opmaak mogelijkheden liggen….Bij formules in Word documenten, die gepubliceerd als pdf worden weergegeven, klopt de weergave niet met het origineel.Bij interactieve- en HTML documenten lijkt het alleen mogelijk om een plaatje van de formule te gebruiken.  

Is het mogelijk om voor de schrijver de opmerking op verwerkt zetten verplicht te maken?Hiermee bedoel ik dan dat de schrijver het concept niet kan dienen totdat de opmerking is aangepast naar verwerkt.Dit zou voor de documentbeheerder een tijdswinst zijn. Gr. Marion

Ik maak documenten in Adobe Indesign en sla ze op als PDF.Wanneer ik ze dan aanbied en zo worden in Zenya geplaatst dan verschuift steeds de kop van het document. Hoe kan dit? Zijn er specifieke eisen vanuit Zenya aan een PDF?

Bernhoven zit momenteel in het migratietraject naar HiX. Eind maart volgend jaar gaan we over en dat betekent dat op datum X een groot aantal documenten (waarin EPD-gerelateerde zaken beschreven zijn) aangepast zal moeten zijn. Wij zijn zoekende hoe we dit het meest efficiënt kunnen aanpakken.Zijn er collega's die zo'n zelfde soort exercitie hebben doorlopen en hun ervaringen met ons willen delen?Graag ontvang ik dan een privébericht, dan neem ik contact op.Alvast dank voor jullie reacties.Groet,Michel PotBernhoven 

Goedemiddag, Vanuit onze afdeling infectiepreventie komt de vraag of er ervaringen zijn met het gebruik van de SRI (Samenwerkingsverband Richtlijn Infectiepreventie) richtlijnen in documenten; We zouden al onze documenten willen linken van infectiepreventie naar de betreffende SRI richtlijn. In deze richtlijnen staan handelingen die overeen moeten komen met onze protocollen. Dit is nu nog niet overal zo. Zoals ik het nu lees lijkt het een beetje op de constructie van de Vilans protocollen. Hier heeft Zenya in voorzien, is dit ook mogelijk of wenselijk bij de SRI richtlijnen?Ben samen met mijn collega's van infectiepreventie zoekend hoe dit het beste op te pakken. Met groet,Anja

Wij maken bij de leesbevestiging op documenten gebruik van groepen, maar als je daar een nieuw persoon aan toevoegt krijgt deze ook de leesbevestigingstaak van de oude documenten.Weet iemand een work-around dat de nieuwe groepsleden alleen een leesbevestigingstaak krijgen van de nieuwe documenten, en niet de documenten uit het verleden? Is dit iets voor in een volgende versie van Zenya waar je kunt instellen vanaf wanneer (datum) deze leesbevestiging in gaat?

Bij het opzetten van documentbeheer in Zenya, is er heel veel gebruik gemaakt van de module Hyperlink maken - om op de oude locatie van het document te verwijzen naar de nieuwe locatie - een soort van verhuiskaartje.Alleen zijn we nu heel veel jaren verder, iedereen weet feilloos zijn hun documenten te vinden in Zenya, maar ik heb nog heel veel incoming links van Externe bron - die er niet meer isHoe kan ik die inkomende links van externe bron opruimen? 

Klopt het dat bij de gearchiveerde documenten de mogelijk om een filter aan te maken boven de kolom “titel” ontbreekt. Dit is in de module Documenten wel mogelijk.Ik weet dat je via Zoeken op titel kunt zoeken maar het zou ook mooi zijn als dit in de archiefmap zou kunnen met een filter op de kolom. Is dit iets wat ik zelf aan kan passen? 

Is het een mogelijkheid dat als een document in de beoordeling staat en het staat nog bij één persoon uit en dit persoon is uit dienst, dat het document dan terugkomt bij de documentbeheerder? Deze documenten raken wij namelijk uit het oog en we krijgen geen signaal van het systeem.Ik kon er geen ander topic zo snel over vinden.

Als een document gearchiveerd wordt dan volgt er altijd een overzicht met documenten waar het betreffende gearchiveerde document nog staat als hyperlink. Dat is heel fijn.Echter heb ik nu dat dit overzicht niet klopt, volgens Zenya zou het gearchiveerde document in nog 8 andere documenten staan. Bij de controle blijkt de hyperlink echter maar in 2 documenten te staan. Hoe zou dit kunnen komen? Heeft iemand weleens dezelfde ervaring gehad?

Is het mogelijk in Zenya om een document geforceerd te publiceren zonder dat het de beoordelingsronde in gaat. Dus nadat het document is geschreven, dat deze meteen in de desbetreffende map zichtbaar is?

Goeiemorgen mede Zenya-gebruikers,Ik zou graag een collega document beheerder maken van 1 bepaalde map met documenten. Dus als voorbeeld; Ik wil mijn HR collega rechten geven om documentbeheer te doen voor alle documenten in de map "HR”. Ik wil niet dat zij andere mappen ziet/kan bewerken. Hoe kan ik dit het beste realiseren? Alvast bedankt voor jullie tips! 

Goedemorgen,Ik wil graag een rapportage draaien op basis de eerste plaatsing van een document maar heb geen idee welke filter ik hiervoor kan instellen. Alvast dank voor het antwoord! Mvg Marion SchonewilleMáxima MC

Collega's zijn met een poster over het nieuwe UMCG beleid bezig die zij in het ziekenhuis willen ophangen. Ze hebben een QR-code op de poster staan die onderzoekers naar het juiste beleidsdocument in Zenya zou moeten leiden. Helaas moet de QR-code 2x gescand worden, voordat men bij het juiste document komt. Dit schijnt vaak voor te komen. Iemand die hier ervaring mee heeft en het liefst een oplossing??

Wij willen graag dat een documentbeheerder binnen een map een overzicht van documenten kan maken en deze kan exporteren naar Excelbestand.Dit kan nu met behulp van de rapportage module maar voor documentbeheerders werkt het makkelijker om dit vanuit de map zelf te doen zodat ze keuze hebben in  filters en kolommen. Ook bij het uitvoeren van de geavanceerde zoekvraag zou het fijn zijn om dit overzicht te kunnen exporteren naar Excel.Ik ben benieuwd of anderen hier ook behoefte aan hebben en of dit technisch haalbaar is binnen de module DOC. Feedback en aanvullingen zijn welkom!

In documenten verwijzen we soms naar andere documenten aan de hand van hyperlinks, ook wanneer deze documenten nog niet gepubliceerd zijn. We krijgen sinds kort deze melding:  Hoe komt dit? Het lijkt me logisch dat je zelfs bij een niet gepubliceerde versie, de hyperlink wel al kunt opnemen. Vaak is er simultaan een andere collega aan het schrijven. Of is er een ander probleem?

Ik moet de titel wijzigen van een document, normaal kan ik dit ook, ik sta als documentbeheer vermeld. Normaal gesproken als je op wijzigen klikt, komt de titel in een aanpasbare vak te staanEchter enkel bij dit document krijg ik de titel niet gewijzigd, iemand een idee hoe ik dit toch kan wijzigen?

Bij calamiteiten zoals stroomuitval, netwerkstoringen of uitval van het authenticatiesysteem, is het essentieel dat cruciale informatie uit Zenya toch beschikbaar blijft. Ook bij een storing in de Zenya SaaS-omgeving zelf moet een organisatie voorbereid zijn. In dit topic benoemt Zenya het soort calamiteiten waarin een noodprocedure mogelijk kan zijn en de oplossingen die door Zenya worden aangeboden.Na de constatering van een probleem met onze huidige inrichting van onze noodprocedure (we maken nu gebruik van de bulkexport van losse documenten), hebben we de bestaande noodprocedures voor toegang tot Zenya-documenten bij calamiteiten kritisch onder de loep genomen.Wat blijkt: geen van de huidige oplossingen biedt een robuuste, veilige én werkbare noodprocedure. Hieronder een korte samenvatting van de knelpunten:1. BulkexportsVarianten:Losse bestanden op netwerkschijf ✅ Documenten lokaal beschikbaar ❌ Speciale tekens (zoals ë) worden omgezet naar een underscore (_), wat vindbaarheid va

Sinds Zenya of misschien eerder  zijn de mogelijkheden van document controle sterk verbeterdZoals het door de controleur zelf aan te geven akkoord (met nieuwe controledatum), het aangeven dat het document moet worden aangepast en zelfs het uitnodigen van (nieuwe) schrijvers. Dat laatste mis ik helaas bij de functie “delegeren van controle”Daar krijgt de aangeschreven controleur alleen de keuze uit de schrijversgroep en autorisatorHier zou bij ons ook de keuze voor een andere persoon zeer gewenst zijn.Onze organisatie is de laatste tijd zodanig in verandering (ook qua personeel) dat dit vaak wijzigt en dus een andere “betrokken” persoon gekozen moet kunnen wordenNu moet de documentbeheerder via een andere weg (email) gevraagd worden om de schrijver te wijzigen of andere toe te voegen   

Beste Ik ben vervangend kwaliteitsmanager en bots tegen een probleem: ik kan geen bestanden toevoegen aan een bestaande webshare.Hier de details van mijn vraag: Wij maakten een proefmigratie van Zenya door. Gelukkig blijven alle links naar een webshare behouden en dienen deze niet aangepast te worden op onze ziekenhuis website of andere plaatsen. Het is echter wel zo dat ik een aantal documenten wil toevoegen aan deze webshare. Dit lukt niet. Het is nochtans een account zonder ingesteld wachtwoord. Ik klikte op wijzigen. Bij de pagina ‘gebruiker kiezen’ komt dit: Dus ik moet verder gaan als eigen gebruiker. En bij ‘documenten selecteren’ komt dan dit: Daar kan ik nergens twee zaken toevoegen. Kunnen jullie mij verder helpen aub? Alvast bedankt voor alle hulp! Met vriendelijke groeten, Lotte Heirbaut   

Beste Zenya-gebruikers,Een aantal maanden geleden zijn wij gestart met de implementatie van Zenya als documentmanagementsysteem binnen onze organisatie. We gebruiken Zenya inmiddels om formele documenten vast te leggen, te beheren en te raadplegen.Onderdeel hiervan zijn ook onze procesbeschrijvingen. We willen deze op een logische en toegankelijke manier structureren in een zogeheten proceshuis. We zijn nog zoekende naar de beste aanpak en zouden graag leren van hoe andere organisaties dit hebben ingericht.Sta jij open om ervaring uit te wisselen? Dan hoor ik het graag. We zijn vooral benieuwd naar hoe jullie het proceshuis hebben opgebouwd, welke keuzes jullie hebben gemaakt en wat wel of niet werkt in de praktijk.Groetjes,Davide Bade davide.bade@kenter.nu  

Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, maar je bent geen schrijver/autorisator van dit protocol? Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, je bent zelf schrijver van dit protocol? Kan je dit zelf aanpassen?

Rapportage ongelezen documenten (leesbevestiging)Een afdeling heeft een rapportage op naam van een medewerker gemaakt om na te gaan welke documenten er gelezen zijn. Het gaat om in totaal 46 documenten, zie afbeelding 1 De rapportage bestaat uit 3 bladzijden: op 1 en 2 staan de 46 documenten Op bladzijde 3 staat een overzicht van dezelfde 46 documenten met publicatiedatum en versie met als titel “niet gelezen en deadline verstreken", zie afbeelding 2. Wat is de achterliggende gedachte / doel van het laatste overzicht. Heel graag wil ik dat begrijpen. Wie weet het antwoord? Dank je wel alvast voor je reactie.   

Beste lezer,Graag zou ik, als documentbeheerder, een overzicht hebben met wie de groepsleden zijn bij bepaalde gebruikersgroepen (die gebruikt worden voor een leesbevestiging). Kan ik daar een rapportage voor maken? Zo ja, hoe?Groeten Caroline

Goedemorgen,Binnen IrisZorg zijn we aan het verkennen hoe we werkinstructies het beste kunnen weergeven in Zenya DOC. Bijvoorbeeld wat behandelaren in moeten en mogen vullen in het sociaal netwerk in ons ECD (USER). Voorheen zetten we dit in een tabel met in de ene kolom uitleg en de andere kolom een printscreen van waar je dan in het ECD werkt. We kwamen erachter dat er geen afbeeldingen/printscreens in een tabel toegevoegd kunnen worden. Als we dit de printscreens met tekst en/of hotspots onder elkaar zetten wordt het een te onoverzichtelijk document. Het doel is dat medewerkers snel en direct helder hebben wat ze moeten doen in het ECD. Hebben jullie tips of ideeën over hoe wij dit soort instructies het beste kunnen weergeven zonder dat het een document van 10 pagina's wordt? Alvast bedankt voor het meedenken. Met vriendelijke groet,Emma van de Poll