DOC (Documenten)

Wij hebben in ons documentbeheersysteembeleid opgenomen wat de rol is van de beoordelaar en autorisator en dat de 1e inhoudsdeskundig moet zijn en de 2e mag autoriseren vanuit zijn functie (hoeft niet inhoudsdeskundig te zijn, maar toetst op het proces; juiste beoordelaars enz.).We hebben de soorten kwaliteitsdocumenten beschreven die erin opgenomen mogen worden (o.a. HTML sjablonen, Word formulieren). Maar niet duidelijk beschreven staat om wélke documenten het dan gaat. Bijvoorbeeld welke documenten altijd door de Raad van Bestuur zouden moeten worden geautoriseerd (ik bedoel dan naast de door henzelf beheerde documenten al dan niet ziekenhuisbreed geldend).Of dat bijvoorbeeld verpleegkundige handelingen door de medisch specialist/medisch manager worden geautoriseerd?Als voorbeeld: ingesteld is dat het beleid voor het documentbeheersysteem en ziekenhuis reglementen worden geautoriseerd door de RvB, maar dat staat niet ‘hard’ beschreven.Zijn er ziekenhuizen die dat duidelijk beschreve

Wij willen beginnen met interactieve documenten en hebben er een aantal gepubliceerd. Dit zijn bestaande documenten welke zijn omgezet naar een interactief document.Nu valt op dat daar waar deze (oude) documenten onderling ergens gelinkt waren, de hyperlink is verbroken.Is dit een bekend probleem? Betekent dat dat alle hyperlinken opnieuw moeten worden aangebracht? Hoe doen anderen dan?

Wij willen graag een sjabloon maken waarin de beoordelaars standaard herinnerd worden aan de deadline.Bijvoorbeeld: 1 week voor verstrijken deadline, 1 week na verstrijken deadline (indien actie dan niet voldaan) en 1 maand na verstrijken deadline (indien actie dan niet is voldaan). Ik lees diverse topics die soortgelijk zijn maar het moet toch mogelijk zijn om dit voor elkaar te krijgen.Als ik een rapport maak (niet de managementrapportage, dit kan niet omdat onze organisatie-eenheid niet meekomt in Zenya) zie ik niet wat ik zou willen zien nl in een Excell format.We hebben nu een rapport gemaakt wat redelijk in de buurt komt maar we zoeken naar de mogelijkheid om de ingelogde user een overzicht te laten krijgen van zijn openstaande acties.Heeft iemand hier al iets op gevonden?Hoor het graag,Met groet,Anja

Is het mogelijk om een (groot) aantal documenten (pdf's in dit geval) in één keer te printen/downloaden?Nu moet men nog naar elk document apart navigeren en dan printen/downloaden kiezen...

Als je een document  in Zenya - Doc hebt gevonden en op de “i” van informatie klikt, kun je nalezen wie welke gebruikersrol (auteur, beoordelaar, autorisator) heeft vervuld.Als je een document opent en klikt op “details” staat de beoordelaar er niet bij. De wens is dat bij "details” ook de naam van de beoordelaar komt te staan. Is dit mogelijk? 

Twee collega's hebben de rol van documentbeheerder.De een kan in de eigenschappen van een document wél de Documentbeheerder aanpassen.De ander niet.Hoe zorg ik ervoor dat iedereen die de rol van documentbeheerder heeft, deze aanpassing mag doen?Alvast dank! 

Wij hebben de meest recente versie van Zenya Cliënt geïnstalleerd. Hiermee kunnen we onze documenten in Word bewerken en worden deze opgeslagen in Zenya. Voorheen werd het document bij het afsluiten van Word automatisch opgeslagen in Zenya. Sinds een week of 2 is geconstateerd dat dit automatisch opslaan niet meer werkt.Zijn er meer mensen die hier tegenaan lopen of hiervoor een oplossing hebben? We willen liever niet onze medewerker instrueren dat zij handmatig op de knop ‘Opslaan’ klikken, omdat dit in Office365 niet nodig is.

Hallo allen,in deze training Periodiek controleren van documenten iProva (zenya.work) lees ik "Bij 'aandacht vereist' verschijnt een icoon wanneer de controle datum nadert of is verstreken. De periode vanaf wanneer de datum nadert, stel je in bij de algemene instellingen voor documenten.”Is dat deze instelling? Of zit dat nog ergens anders? (zie bijlage).Zo ja, veranderd er ergens nog méer als ik die dagen van 30 naar 90 aanpas?Dank u wel. 

Waar vind ik meer informatie over de rol van “autorisator” in Zenya DOC? Autorisators worden niet betrokken in het beoordelingsproces en bij opmaak van nieuwe versies. Hoe kan ik de autorisator toch betrekken dat deze persoon kennis heeft van een nieuw document of een nieuwe versie?  Vriendelijke groet,Peter

Begin dit jaar zijn we overgegaan van SharePoint naar Zenya. Binnen de gemigreerde documenten hebben we o.a. Taakkaarten in Wordformat staan. In die documenten staan veel hyperlinks naar andere taakkaarten. We willen zoveel mogelijk documenten naar html overzetten. Ik heb een documenttype gemaakt met daarin een standaard inhoud (2 tabellen en wat kopjes) en bepaalde opmaak. Als er een nieuw document wordt gemaakt o.b.v. dit documenttype gaat het goed, wordt de standaard inhoud meegenomen.Echter als ik een document wijzig naar dit documenttype, dan verdwijnt de standaard inhoud en staat de data niet in het gewenste format. En nieuw document maken en dan de data kopiëren is niet gewenst, omdat het nieuwe document een andere url heeft en de linkjes dus niet meer werken die in andere docs. staan.Iemand een idee?  

Ik krijg als documentbeheerder de opmerking dat de takenlijsten soms onoverzichtelijk zijn. Meer specifiek is er nu een schrijver bij ons bezig met een aantal procedures, die allemaal toevallig op eenzelfde manier qua titel beginnen. Is er een andere manier om een overzicht te krijgen van de te schrijven documenten? Bedankt!

Kun je een hotspot aanbrengen op een stukje tekst? 

Onze organisatie heeft een nieuw logo en mij is gevraagd om dit in Zenya te plaatsen. Het is een jpg bestand dat door de gebruikers gebruikt moet gaan worden in in- en externe communicatie. Hoe kan ik dat het beste doen? Heeft iemand ervaring met jpg bestandjes?Groet, Sjanie 

Is het mogelijk dat een autorisator een mail krijgt dat er een taak openstaat in Zenya Doc? En dat zij via die mail het betreffende document kunnen openen en autoriseren?

Hoe kun je een bestaand (en gepubliceerd) document binnen Zenya vervangen door een buiten Zenya bewerkte of nieuw bestand (van hetzelfde type uiteraard) zonder dat de binnen Zenya gebruikte hyperlink verandert?Het kan zijn dat er documenten in Zenya opgenomen worden in de Documenten module die een externe bron hebben. Daarom moeten deze regelmatig vervangen worden zonder dat de hyperlink naar dat document in Zenya wijzigt. Er wordt nl. vanuit verschillende andere documenten (waaronder processen) naar verwezen.

Beste,Hoelang en hoeveel documenten kunnen bewaard worden in het archief zonder vertraging van het systeem? Alvast bedankt!Sanne

HalloIs een vrij web document hetzelfde als een html-document? Zijn dat dezelfde documenttypes die binnen Zenya functioneren en genieten deze de voorkeur boven een office document buiten Zenya?Alvast dank voor uw antwoord,MvgAnne-Sophie 

Indien ik een nieuw documenttype aanmaak en dit ga gebruiken, komt bij het tabblad eigenschappen van dit document altijd het kopje Bericht voor Nieuws paneel wijzigen. Kan ik dit paneel verwijderen? Zo nee, kan ik dan zorgen dat het altijd op NEE staat en niet door gebruikers te wijzigen is?Hoor het graag,Met groet,Anja

Is er naast het wachtwoord dat Zenya genereert bij een Webshare, een extra beveiliging mogelijk, bijvoorbeeld 2FA?

Wanneer ik een tekstdocument opmaak in Word en vervolgens upload naar Infoland dan wijzigd de opmaak en is de tekst verschoven over de pagina's. Waar ligt dit aan?

Er blijken enorm veel functies in ons systeem te staan die binnen de processen gekozen kunnen worden. Ik wil dat opschonen. Ik zou graag een overzicht willen maken van alle functies, zodat ik kan navragen wat men nog nodig heeft en wat er evt. weg kan. Een rapportage van de processen waar deze functies worden gebruikt heb ik gevonden. Dat betreft het veld Eigenaar. Een vervolgvraag: wat gebeurt er met een proces als ik de eigenaar verwijder. Ik heb in de testomgeving functies verwijderd die bij een document horen, maar ik kreeg geen melding dat de functie in gebruik is. Krijgt de documentbeheerder daar een melding van oid?

Dag, om documenten zichtbaar te laten zijn op specifieke portalen hebben we een veld gemaakt waarin de organisatie eenheden zijn opgenomen. Per document is via dit veld aangegeven voor welke afdeling een document zichtbaar moet zijn. Vervolgens hebben we via verzamelingen ingeregeld welke portalen welke afdelingen zouden moeten kunnen zien. Echter; bij de indeling van het veld is gebruik gemaakt van een hiërarchische lijst. Grofweg voorbeeld:Ziekenhuis specialisten specialist cardiologie specialist chirurgie poliklinieken polikliniek cardiologie polikliniek chirurgie Wanneer wij een document het veld ‘ziekenhuis’ toekennen, pakt hij niet automatisch de onderliggende items. Hierdoor zijn documenten momenteel niet zichtbaar op de portalen zoals bedoeld. Een ziekenhuisbreed document hebben we gekoppeld aan ‘ziekenhuis’ in de veronderstelling dat deze dan op alle onderliggende items zichtbaar zou zijn, echter pas wanneer we specifiek specialist cardiologie etc. aanvinken, wordt

Ik vind het vrij moeilijk te begrijpen waarom er een rol weggelegd is voor een autorisator en wat deze dan verschillend maakt aan een beoordelaar.  En waarom moet je deze onder het tabblad eigenschappen en niet onder het tabblad beoordeling instellen, terwijl je wel de namen van de autorisatoren ook daarin terugvindt?Ook het verschil tussen een auteur en een schrijver is me niet duidelijk.  Ik had begrepen dat een auteur enkel meeleest, maar zelf niet schrijft.  Wat is dan het verschil met een lezer?

Hallo,Een collega heeft de volgende wens/vraag in Zenya;“Is het mogelijk dat een gebruiker een notificatie voor leesbevestiging krijgt als hij/zij een documetn inziet en daar nog een leesbevesting van open staat?Nu is het zo dat een gebruiker een (aangepast) ducument kan inzien en evt gebruiken (zoals werkvoorschrift of werkrapport), zonder dat de leesbevestiging is uitgevoerd en men weet dat er /wat er gewijzigd is. Dit is een conflict met compliance, de datum van uitvoeren leesbevestiging is dan later dan het gebruik van het document/voorschrift.Kan men een prompt in beeld krijgen als leesbevestiging nog open staat en men een document opent in Zenya? “  groeten,Nada 

Is er een reden waarom bij het overnemen van taken en verantwoordelijkheden er geen wijzigingen plaatsvinden bij ‘controletaken’?Ik heb een medewerker van de technische dienst die van functie wijzigt en graag al zijn taken m.b.t. documentbeheer wenst over te hevelen aan een collega technieker. Echter de controletaken blijven bij hem, ook al heb ik al zijn taken en verantwoordelijkheden aan zijn collega toegekend.