DOC (Documenten)

Stel je vraag over documentmanagement, Documenten, Processen en Interactieve Documenten

  • 663 Topics
  • 2,082 Reacties

663 Topics

R
RenesOntdekker
gevraagd in DOC (Documenten)

Ongewenste schuifbalken bij raadplegen van een document

Ongewenste schuifbalk onder het hele document. Het document is in een format van Zenya (dus geen gïmporteerd format). Hoe krijg ik de schuifbalk weg? Schuifbalk in tabellen sinds de overgang van iProva naar Zenya. De tabellen bestonden echter al voor de overgang en het aanpassen van tabel en kolom eigenschappen naar 600 pixels in totaal werkt niet. Ook als er in de tabel gewerkt is met cellen splitsen of samenvoegen werkt het in de nieuwe situatie helemaal niet meer als je wilt aanpassen. |Graag suggesties!

2
Marcel Maertens
4 maanden geleden
Denise
DeniseAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Termen zoeken binnen beheermap

Vanuit ons ziekenhuis zijn we ons aan het voorbereiden op een verhuizing naar een nieuw gebouw. Vanzelfsprekend is het stuk documentbeheer daar ook een belangrijk onderdeel van. Ik ben aan het inventariseren welke acties we kunnen uitzetten om documentbeheerder alvast voor te bereiden op de verhuizing.  Nu vroeg ik me het volgende af: is er een mogelijkheid om binnen het applicatiebeheer ‘breed’ te zoeken. Stel ik wil inzicht in waar een bepaald telefoonnummer wordt genoemd, dat ik dan zoek op ‘06-123’ en dan direct alle gepubliceerde documenten in beeld krijg waar deze term gebruikt wordt (ik ken de functie zoeken & vervangen, maar ik wil niet nu al een telefoonnummer in productie vervangen die pas over een paar maanden daadwerkelijk gaat veranderen. Ik wil wél weten waar ik deze wijziging alvast in concept kan doorvoeren) Is er een mogelijkheid om het tijdstip van de publicatie (eind)datum aan te passen. Stel de IC verhuist 1-1-2023 om 8u 's ochtends, dan wil ik niet dat de verni

3
Inge Kuijpers
4 maanden geleden
T
TactusReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Proces document met achtergrond

Ik heb een sjabloon gemaakt voor het documenttype proces (Microsoft Visio) met een achtergrond erin. Deze wordt echter niet geaccepteerd als ik een nieuw documentsjabloon aan maak (melding Achtergronden zijn niet beveiligd). Is er een werkwijze om achtergronden te beveiligen? 

3
T
4 maanden geleden
MariskaIJzendoorn
MariskaIJzendoornErvaren Allesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Document 'mag gearchiveerd' na controle gemist door documentbeheerder

Afgelopen week merkten wij dat wanneer een document in een revisieronde gemarkeerd wordt als ‘mag gearchiveerd’ hier geen controledatum meer aangehangen wordt. Dit is op zich ook logisch. Nu had alleen de documentbeheer het bericht van de auteur gemist en is het document langere tijd (meerdere jaren) op Zenya blijven staan. In geen enkele rapportage is dit document opgevallen. We gaan nu actief kijken of dit vaker is voorgekomen.Hebben andere beheerders hier ook wel eens mee te maken gehad? Of ondervangen jullie dit op een andere manier? Ik kan me voorstellen dat het kan helpen dat wanneer een auteur kiest voor de optie ‘mag gearchiveerd’ in de controle wizard dat het document dan ook automatisch de status verlopen krijgt. Hiermee voorkom je dat niet actuele documenten per ongeluk toch blijven staan. 

1
Inge Kuijpers
5 maanden geleden
colette
coletteNiet actieve gebruiker
gevraagd in DOC (Documenten)

Afdrukken of doorsturen van interactieve documenten naar externen

Wij hebben een aantal procedures omgezet naar interactief document. Nu hebben wij een audit, en vragen de auditoren om de procedures door te sturen.  Hoe doen we dit met interactieve documenten? Hoe kan je ze omzetten in pdf/afprinten/…. zodat ze naar externen kunnen gestuurd worden?   Bedankt voor jullie advies

12
Inge Kuijpers
5 maanden geleden
C
Charissa6889Ervaren Avonturier
geplaatst in DOC (Documenten)

Rapport status documenten - beoordelaars en autorisator

Goedemorgen,Wanneer wij een rapport maken om de Workflow status te tonen van Documenten, dan geven we aan dat we zowel de beoordelaars als de autorisator getoond willen hebben.Nu zien we dat bij het draaien van dit rapport enkel de beoordelaars worden getoond en niet altijd de autorisator. Terwijl de autorisator altijd ingevuld is. Soms is het veld beoordelaars leeg en is enkel autorisator gevuld, maar dan nog toont het rapport de beoordelaars en zet een - bij autorisator. Kunnen jullie ons laten weten hoe we ervoor kunnen zorgen dat beide velden juist getoond worden?Onderstaand onze velden, bij geselecteerde kolommen staat ook nog: ‘Beoordelaars die de huidige beoordeling hebben’ overschreden en de kolom ‘Map’. We horen het graag.Mvg, Charissa

2
C
5 maanden geleden
D
danakamsteegReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Link naar Lorenz richtlijn toevoegen vanuit het opstellen van een kwaliteitsdocument

Vooralsnog werken wij nog met een oudere versie van Iprova, 5.14. Mogelijk is de vraag die ik nu heb dus niet mogelijk in deze versie, maar wel in de toekomst, dus toch snel ik 'm! Als je een kwaliteitsdocument opstelt, kun je onder het kopje verwijzingen een hyperlink toevoegen. Bij ons portaal is ook de Lorenz databank gekoppeld. Is het mogelijk om vanuit het document direct naar de juiste richtlijn van Lorenz te koppelen? Of kan dit alleen door vanuit de Lorenz databank de juiste hyperlink te kopiëren en te plakken in Iprova in het kwaliteitsdocument?

1
Inge Kuijpers
5 maanden geleden
SaskiaVK
SaskiaVKConversator
gevraagd in DOC (Documenten)

Template voor Procedure (proces)

Is het mogelijk om een template van een procedure te maken die iedereen kan uploaden naar Zenya om daarna in te vullen in Visio.Wij willen dat iedereen dezelfde opzet gebruikt en het zou dus handig zijn dat iedereen met hetzelfde start en vandaar uit een procedure maken ( waaronder zelfde tekstgrootte, zelfde kleuren).  

3
Inge Kuijpers
5 maanden geleden
E
Eveline Janssen - Op 't EijndeAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Overzicht van contactpersonen bijhouden

Hallo, Ik ben op zoek naar een manier om een overzicht bij te houden van een specifieke groep contactpersonen. In dit eerste geval gaat het om alle Privacy en Security officers van alle dochter organisaties binnen onze groep. Dit is tot nu toe een document dat na veel bellen en mailen weer aangepast kan worden. Wat ik wil is dat er per kwartaal een opdracht naar alle managers gaat om het overzicht na te kijken en aan te passen indien nodig. En vervolgens voor alle medewerkers er een overzicht te raadplegen is wie de PO/SO is.  Heeft iemand ervaring hiermee of een idee op welke wijze dit het makkelijkst zou kunnen in Zenya? Met een meldingstype, vragenlijst of kaarten bak misschien? Alvast bedankt (weer) voor meedenken.Eveline

3
Job Kramer
5 maanden geleden
J
Johan DikErvaren Avonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Tijdelijke waarneming tijdens vakantie / ziekte

Hoe kun je tijdelijk de taken van iemand overnemen tijdens ziekte/ vakantie? Ik zie wel een out of office melding en hoe je taken definitief over kunt nemen.

5
Job Kramer
5 maanden geleden
G
G.KoningsStarter
geplaatst in DOC (Documenten)

Update Zenya en stroomschema's in de editor MxGraph

Goedemorgen allemaal,Sinds de update van iProva naar Zenya constateren we de volgende dingen:In MxGraph gemaakte stroomschema’s worden tijdens een beoordelingsronde van documenten niet goed/erg klein en niet leesbaar getoond. (In de “beheerskant” worden ze goed weergegeven) Hyperlinks in strooomschema's werken niet in de beoordelingsronde en niet of niet altijd als het doument gepubliceerd is.Ter aanvulling: wij werken in documentbeheer met de editor MxGraph van Infoland, in iProva werkte dit goed, maar sinds de update lopen we dus tegen bovenstaande dingen aan.Uiteraard is dit al gemeld bij Infoland en in onderzoek.Maar ik ben vooral benieuwd of er meer organisaties zijn die deze problemen herkennen en hier mogelijk al een oplossing voor hebben?ALvast dank en vriendelijke groetGonny Konings

0
G
5 maanden geleden
Judith1989
Judith1989Starter
gevraagd in DOC (Documenten)

Icoontje wanneer alle taken zijn afgehandeld

Als je alle documeten hebt gelezen krijg je een icoontje te zien. Wat moet dit voorstellen? Een frituurpan? Bubbelbad? Het houdt al lang de gemoedren hoog. 

1
Job Kramer
5 maanden geleden
E
Eveline Janssen - Op 't EijndeAllesweter
gevraagd in DOC (Documenten)

Soort leesbevestiging voor publicatie

Hallo community. Heeft iemand ervaring met procedures delen met medewerkers voordat deze gepubliceerd wordt? Nu wordt een document gepubliceerd en volgt een leesbevestiging waarme medewerkers te lezen/leren krijgen wat de nieuwe werkwijze is. Dit is eigenlijk te laat. Op het moment van publiceren zouden alle medewerkers al moeten weten wat de nieuwe werkwijze is, maar een leesbevestiging is op dit moment de beste manier die we hebben om iedereen te informeren. Heeft iemand ervaing met een work-around of een idee hoe dat we een grote groep medewerkers kunnen informeren van nieuwe werkwijze en bij afronden van deze ‘leesbevestiging’ het document pas publiceren? Ik zit te denken of we de beoordelingsrond hiervoor kunnen misbruiken, maar dat lijkt me niet wenselijk. Alvast bedankt voor het meedenken. 

10
Chaim Leunissen
5 maanden geleden
I
Ingrid TIStarter
gevraagd in DOC (Documenten)

"Document gelezen" bovenaan document

Als je in het verleden via Zoeken/Raadplegen een document met een leesbevestiging opende, stond bovenaan in het scherm : Document gelezen als men het document nog niet gelezen had. Gebruikers zagen dan gelijk of ze voor dat document een leesbevestiging hadden gegeven of niet. Men kon dan direct aanklikken als men het document wel gelezen had en pas dan verdween die melding. Nu is die term Document gelezen alleen nog aanwezig als je in Taken de taak Leesbevestiging opent en vervolgens een nog niet gelezen document aanklikt. Veel van mijn gebruikers denken nu dat ze een document al gelezen hebben omdat ze die melding niet meer zien als ze via zoeken/raadplegen bij een document zijn gekomen. is er een manier om die melding ook weer zichtbaar te krijgen als je via zoeken/raadplegen bij een (nog niet gelezen) document komt?Hieronder zoals een document eruit ziet in de Taak Leesbevesting. De melding in rood is verdwenen als je een nog niet gelezen document via zoeken/raadplegen opent  

2
Marcel Maertens
5 maanden geleden
Denise
DeniseAvonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Hyperlinks automatisch laten vervangen

Onze protocollencommissie heeft een nieuwe protocol gepubliceerd: “Vitale functies, EWS”, hierin staan veel (sub) handelingen zoals bloeddruk, hartfrequentie, ademhaling, saturatie en temperatuur. In veel bestaande protocollen, wordt nog verwezen naar oude hyperlinks met hierin de losse subhandelingen. Is het mogelijk om deze automatisch eten laten vervangen door het nieuwe gebundelde “vitale functies” protocol? Of is het anders mogelijk om te vinden wáár (welke documenten) in het portaal hyperlinks zijn gemaakt naar bepaalde protocollen?  Bedankt alvast! 

4
E
5 maanden geleden
S
SigridErvaren Avonturier
gevraagd in DOC (Documenten)

Zoeken naar het juiste document om te selecteren als hyperlink.

Wanneer ik in een document een hyperlink wil invoegen.Opent als eerste een scherm waar je het doeltype kan selecteren. Als ik vervolgens dan documenten kies dan kan het zo zijn (gezien de grote hoeveelheid aan documenten) dat ik door een hele lijst moet zoeken om bij het juiste document te komen.Nu kan ik wel iets filteren, te weten op de velden ‘soort document’ en op ‘auteur’. Dit zijn niet de meest interessante velden om op te filteren. Kan ik dit aanpassen naar andere en evt. meer velden.Zo ja, waar vind ik dan hoe ik dit moet wijzigen.

7
S
5 maanden geleden
K
Kathleen NolletReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Beschermd veld - logica achter reden wijziging

Beste, Binnen onze organisatie zijn we een nieuwe categorisatie-structuur aan het uitrollen omtrent de documenten. Dit opdat de ‘voorkant’ van opdelingen van de bibliotheek inhoudelijk relevanter wordt. Er is een nieuw beschermd veld toegevoegd. Dit veld dient nu voor ieder bestaand document ingevuld te worden. Echter merk ik op dat men soms botst tegen onderstaande pop-up, waarbij gevraagd wordt om een reden voor een wijziging op te geven. Echter gaat het steeds om een eerste invulling van dit veld (dat anders gewoon leeg blijft). Wat is de logica achter wanneer deze pop-up al dan niet tevoorschijn komt? Het blijkt soms wel en soms niet door te komen bij documenten, ookal gaat het om dezelfde documentbeheerder, en lijken de benodigde rechten voor ieder document van eenzelfde documentbeheerder dezelfde te zijn… Bijkomend zou ik graag meer zicht krijgen op het precieze voordeel (en eventueel nadeel) omtrent dergelijke beschermde velden. Waarvoor is dit precies nodig? En wie krijgt er ee

1
Chaim Leunissen
5 maanden geleden
J
Jules De DonckerConversator
geplaatst in DOC (Documenten)

Kan je de PDF viewer volledig uitschakelen?

In ons portaal voor kwaliteitsdocumenten werken wij momenteel met een mix van html- en Office-documenten (Word, Excel, ...). Bij die Office-documenten stelden we bij het afdrukken een automatische koptekst in die enkele cruciale metadata (zoals geldigheidsdata en versienummer) op het document zet. Probleem is dat die documenten altijd weergegeven worden in een PDF viewer. Daar kan je de afdrukknop wel uitschakelen, maar gebruikers kunnen de downloadfunctie wel nog gebruiken. Op die manier kunnen er versies van het document zonder die cruciale metadata gaan circuleren. Is het mogelijk om die PDF viewer volledig uit te schakelen? En/of zijn er nog organisaties die hierop botsen?

3
Inge Kuijpers
5 maanden geleden
M
MarjabussmannLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)

Woord vervangen in alle documenten

Is het mogelijk om in één keer in alle documenten de tekst 'dik vloeibaar", te vervangen door  'dik vloeibaar, iddsi3 dik vloeibaar"? Of heeft dat consequenties? mvg. Marja

1
Inge Kuijpers
6 maanden geleden
Mila
MilaPionier
gevraagd in DOC (Documenten)

Inzien gebruik sjablonen Vrij web document

Hallo,Bij Documenttypen kun je het gebruik van het documenttype inzien. Bv. van het documenttype Vrij web document. Echter, ik kan het gebruik van een sjabloon van een vrij web document niet achterhalen. Klopt dat? Groetjes,Mila

1
Job Kramer
6 maanden geleden
A
AlabeeuwLeergierige
geplaatst in DOC (Documenten)

Synoniemenlijst delen

Beste, Wij willen ons documentbeheersysteem binnen Zenya anders gaan inrichten maar ook onze synoniemenlijst is niet oké.Is er iemand die beschikt over een goede synoniemenlijst en die deze ook zou willen delen aub?Mocht dit hier niet mogelijk zijn kan je ze ook altijd mailen naar ann.labeeuw@azdelta.be Alvast bedankt Met vriendelijke groetenAnn

4
Inge Kuijpers
6 maanden geleden
E
e11enReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Opslaan proces - lokaal opslaan in plaats van opslaan in Zenya

Wanneer documentbeheerders een document van het type proces bewerken, is via tabblad Bestand de optie Opslaan als beschikbaar om het document op te slaan buiten Zenya als visiobestand. Of dit per se nuttig is weet ik niet, maar daar gaat het me niet om.Probleem is dat als je deze actie hebt uitgevoerd het vervolgens niet meer mogelijk is om eventuele wijzigingen nog in Zenya op te slaan. Daar krijgt de gebruiker verder nergens een waarschuwing over, zodat het binnen onze organisatie al is voorgekomen dat een medewerker door deze actie alle wijzigingen kwijt was. Aan het bestand dat buiten Zenya is opgeslagen als visiodocument heb je verder ook niets, dit kan niet terug in Zenya gezet worden.M.i. zou het nuttig zijn als je op zijn minst een waarschuwing krijgt wanneer je kiest voor opslaan als, of dat de mogelijkheid helemaal niet beschikbaar is. Herkennen andere organisaties dit probleem?

3
Marcel Maertens
6 maanden geleden
S
sabrinabruninxReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Pop-up tonen bij documenten

GoedemorgenIs er een mogelijkheid dat er bij bepaalde documenten een pop-up verschijnt om de lezer te informeren?Zo ja, hoe maak ik zo een pop-up aan?Dank u wel alvast voor jullie antwoord.    

5
Inge Kuijpers
6 maanden geleden
José Vermerris
José VermerrisLeergierige
gevraagd in DOC (Documenten)

Scrollen in het document tijdens maken van een opmerking

Tijdens het maken van een opmerking als beoordelaar of gebruiker is het niet mogelijk te gelijk te scrollen in de tekst. Dit kon vroeger wel.Of het opmerking venster is geopend of je kan scrollen in de tekst. Niet samen.Van beoordelaars heb ik de opmerking gekregen dat ze dit jammer vinden. Betreft het bijvoorbeeld een opmerking die op meer paragrafen van toepassing is en je wilt dit ingeven bij de opmerking, dan moet je dit eerst inventariseren en dan je opmerking maken. Ik ben benieuwd of anderen ook tegen dit "probleem”aanlopen.  

1
Inge Kuijpers
6 maanden geleden
SaskiaVK
SaskiaVKConversator
gevraagd in DOC (Documenten)

Kolom toevoegen op tabblad Historie bij een document

Is het mogelijk om in de historie van een document kolommen toe te voegen, wij willen bijvoorbeeld weten wie er iets gechecked heeft.wij weten nu wel wie het gepublished heeft maar er is ook 2 keer een check geweest alleen is dit niet de achterhalen?

4
Cindy Segers
6 maanden geleden

Badges

Toon alle badges
Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring