DOC (Documenten)

Hi Infoland,Wij lopen er tegenaan dat schrijvers soms spontaan een moment hebben (bijv. nachtdienst) dat ze aan documenten kunnen werken. Als een documentbeheerder dan niet aanwezig is, kunnen ze er niet in schrijven zonder schrijversuitnodiging. Ik heb al een andere community vraag gevonden: Daarin wordt een opmerking geplaatst dat je een nieuwe rol kunt maken en de schrijver die rechten kan geven. Maar daar zitten nogal wat haken en ogen aan:Schrijvers kunnen niet alleen een conceptversie maken maar ook een heel nieuw document Je moet schrijvers dan rechten geven op de map neem ik aan? Waardoor ze dit voor alle documenten in de betreffende map kunnen doen.Wij hebben binnen ZGV veel schrijvers die maar een paar documenten schrijven. Dat maakt het beheer van een extra rol niet wense

Hey,Als wij een pdf bewaren vanuit Zenya en we openen de pdf daarna in Acrobat krijgen we eerst altijd het afdrukvenster te zien. Er wordt een javascript bij de pdf bewaard om dit mogelijk te maken. Is er een mogelijkheid dat  door een instelling in Zenya dit javascript niet meer aan de pdf wordt gehangen?Wat is overigens de reden van het javascript?mvg,Nico 

Voor bepaalde documenten stellen we een periodieke controledatum in. Kan ik de datum van laatste controle laten opnemen in een rapport? Nu vind ik enkel de laatste beoordelingsdatum in.

Documentbeheerders kunnen in de documentbeheeromgeving het aantal hits van documenten zien. Maar welke informatie wordt hier nu precies getoond? Hoe vaak het document is geopend? Hoe vaak het document in een zokeopdracht naar voren is gekomen? Wordt er doorgeteld wanneer er een nieuwe versie van een document online is?

Is het mogelijk om tussentijds een reminder te sturen aan bv de beoordelaar in de goedkeuringsflow.Dus voor de automatische herinnering? 

Hoe kan ik snel een overzichtsrapport verkrijgen van ongeldige documentbeheerders en wat de redenen zijn?

Is er een mogelijkheid om binnen DOC een titel en versie automatisch toe te voegen aan office 365 Word documenten? Bij het openen van procedures binnen Zenya verschijnt deze wel in de zwarte horizontale balk maar veel mensen kijken hier overheen. Bij het printen moet je de titel zelf gaan zoeken in de koptekst wat al helemaal geen mooie presentatie is. Ik wil vermijden dat ik dit manueel moet doen want dan ontstaat het gevaar dat titel en versie worden vergeten bij revisie.

Als de controledatum nadert van een document dan wordt nu de documentbeheerder op de hoogte gesteld. Ik vroeg me af of het ook mogelijk is dat, naast de documentbeheerder, ook het eigenschapsveld proceseigenaar gebruikt kan worden voor de reminder.Is dit instelbaar in Zenya of kan alleen gebruik gemaakt worden van het veld documentbeheerder?

In 5.11 is een nieuwe functionaliteit " soortgelijke documenten".Moet je deze functionaliteit activeren en zo ja waar of staat deze standaard aan. Dit is niet helder aangegeven in de releasenote 5.11

Zijn er meerder ziekenhuizen die ook gebruik maken van de Alii-protocollen? Alii protocollen bevatten een uitgebreid stroomschema over bijvoorbeeld antistolling protocollen.Zo ja, hoe worden deze bij jullie doorzocht met Zenya?In de search app komen bij ons nu andere documenten hoger in de resultaten terecht, dan ons document met snelkoppelingen naar de Alii protocollen. We willen even onderzoeken hoeveel ziekenhuizen hier nog meer tegenaan lopen en of we Zenya dan mogelijk hier iets aan kunnen laten doen. 

In de mappen structuur van documenten staan soms mappen met een afbeelding van een hand onderin.Waardoor staat deze afbeelding erin, wat geeft dit aan? zijn dit bepaalde rechten of voorwaarden op de map?  

Wij willen een document vanuit Zenya delen via onze eigen website. Nu kan dat met meerdere documenten via webshare of met één document via een tijdelijke share. Maar wij willen een permanente share van 1 document vanuit Zenya naar de site. Het gaat om leverancierscondities waarbij dan altijd de laatste versie opgehaald kan worden zonder dat deze apart opgestuurd hoeft te worden.Is dit mogelijk? gr.,Erik

Binnen onze organisatie zijn we voor onze locatie documenten aan het omzetten van Word naar HTML. Hiervoor hebben we een opsomming met links een standaard tekst en rechts de gegevens die gevraagd worden. Dit is in Word ingericht dmv standaard tab afstand.Is deze mogelijkheid in HTML ook? Met een tabel kan ik het mooi inrichten, maar dit is niet de oplossing die ik zoek. Liever iets met een tab.Kan ik dit op deze manier doen en hoe dan?Groet Mariska

In ons bedrijf hebben we de Read and Understand ingesteld staan voor bepaalde documenten. Nu willen we ook leesbevestigingsrapporten maken zodat we kunnen zien wie de documenten wel gelezen hebben en wie niet. Voor de blauwe gebruikersgroepen is dit geen probleem, echter lijken we de rode groepen niet te kunnen selecteren. Klopt het dat dit niet kan? Of moeten er dan instellingen veranderd worden? Ik hoor het graag.   

Beste,Onder het motto durf te vragen 😃Vanuit de organisatie kreeg ik de vraag om een 50tal documenten van een specifieke dienst op te laden in 1 map. De schrijvers, webbeoordelaars en autorisator zijn voor deze documenten gelijk. Ik ben in de mogelijkheid om via een multiselect en via de eigenschappen zowel de schrijversgroep en de webbeoordelaars aan te passen, maar dit lukt met niet voor de autorisator (dit is geen veld, maar wel een item binnen de beoordelingsronde). Doordat ik dit niet via multiselect kan doen, ben ik genoodzaakt om dit per document apart in te stellen. Ik vermoed dat hier een snellere mogelijkheid is?  Alvast bedankt, Sylvie

We krijgen als documentbeheerder nu altijd twee mails als er opmerkingen gemaakt worden door een schrijver op een document.Bij de abonnementen zijn er 2 instellingen:Gebruikersopmerking toegevoegd aan document Schrijversopmerking toegevoegd aan document.Dit lijkt nu dubbelop te zijn. Gaan wij als documentbeheer opmerkingen missen als we instelling 2 op “Geen” zetten?

Goedemorgen,Bij het nummeren in documenten (HTML) lukt het niet om automatisch door te nummeren na een aantal bullets. Bijv. 1 t/m 4 onder elkaar en dan 2 bullets, dan begint de nummering daarna weer met 1 in plaats van verder te gaan met 5. Weet iemand hoe we dan toch automatisch kunnen doornummeren met 5? 

Er moeten bladwijzers komen in een protocol, zodat ik vanuit een ander protocol kan linken naar specifieke plekken.Nu staat er van het protocol waar ik de bladwijzers in aan wil brengen al een conceptversie klaar. Het duurt echter nog een tijd voordat deze conceptversie klaar is en gepubliceerd wordt. Als ik met taalfouten corrigeren in de gepubliceerde versie een bladwijzer aanbreng, staat deze dan ook gelogd in de reeds bestaande conceptversie? Of ben ik de bladwijzers dan kwijt wanneer de conceptversie gepubliceerd wordt?dank voor de hulp alvast!

Graag zouden we in één keer een notitie op meerdere documenten tegelijkertijd willen plaatsen. Dit met het doel dat wanneer er een wijziging voor een afdeling betreft, wij deze voor de documentbeheerders in één keer kunnen plaatsen. Nu moeten wij elk document in om de notitie te plaatsen.  Wij passen pas auteurs aan op het moment dat documenten in herziening gaan en niet op reeds gepubliceerde documenen.Is dit een idee die mogelijk opgeleverd kan worden en/of heeft een andere organisatie hier wellicht ideeën of tips bij? 

Hoi,Ik loop tegen het probleem aan dat als we documenten vanuit Zenya willen bewerken in office 365 dat de documenten veranderen. Met het veranderen heb ik vooral over de opmaak die in de 365 niet meer overeenkomt met het huidige document (hoofdstuk indelingen, bold lettertype gebruik, pagina nummering). Ligt dit aan onze eigen instellingen of wat kan hierbij het probleem zijn? Bewerken in de desktop variant gaat dan wel weer goed. Daarnaast heeft een gebruiker de volgende melding gekregen; ‘Dit document is een oud Microsoft Office 2003 bestandstype en moet worden geconverteerd naar het nieuwe Microsoft Office-bestandstype voordat u het kunt bewerken in office online.’ Houd dit dan in dat het document in een oude Microsoft Office omgeving is gemaakt wat er wellicht voor zorgt dat het bewerken in 365 niet goed verloopt?  Het zijn veel vragen bij elkaar maar hopelijk kan iemand mij helpen 😉 Groetjes,Esmée 

Is het mogelijk om de vanuit de Azure gesynchroniseerde gebruikersgroepen te exporteren naar Excel?

Zou het mogelijk zijn om de rechten op een map (of document) zo in te richten dat iemand wel toegang heeft tot de eigenschappen, de tab met beoordeling, en historie en activiteitenlog, zonder het document te kunnen lezen/downloaden? Dat zou bijvoorbeeld handig zijn voor functioneel beheerders die inhoudelijk niets met het document van doen hebben maar wel willen kunnen helpen met alle andere aspecten van documenten. 

Hoe kan ik media van de het ene mediaknooppunt verplaatsen naar een ander? Wanneer ik kies voor mediabeheer krijg ik alleen de mogelijk om media te verplaatsen in diezelfde map.. ik kom er niet uit. Kan iemand mij helpen?

Wij zouden graag media kunnen verplaatsen naar een ander media knooppunt. Op dit moment is het verplaatsen van media alleen mogelijk naar onderliggende mappen. 

Bij het dashboard DOC lijkt het ons fijn als schrijversopmerkingen niet meegenomen worden bij ‘niet opgelost’. Een schrijversopmerking hoeft niet altijd opgelost te worden en heeft ook niet een status zoals een lezers- of beoordelaarsopmerking. Wat ons betreft hoeft dit dus niet getoond te worden bij niet opgeloste opmerkingen.