FLOW (Meldingen)

In Bernhoven hebben we het incidentmelden zo ingericht dat er alleen op afdelingen in de directe patiëntenzorg gemeld kan worden. Dit levert nog wel eens problemen op in situaties waarbij de melder (of coördinator) van mening is dat de melding thuishoort bij bijv. ICT of transport/logistiek. Voorbeeld: een polikliniek maakt een VIM-melding omdat ze geen schone instrumenten hebben ontvangen van de CSA. In dit geval wordt ‘op de CSA’ gemeld, maar de coördinator is van mening dat het aan de afdeling transport ligt. De melding kan echter niet toegewezen worden aan transport, omdat dit, volgens onze begrippen, geen afdeling in de directe patiëntenzorg is.  Ik ben benieuwd hoe andere ziekenhuizen hiermee omgaan. Hoe hebben jullie de organisatie-indeling vertaald naar de rechtenstructuur in iTask? Wat zijn hierbij de uitgangspunten? Alvast dank voor jullie feedback. Groet, Michel Pot Bernhoven

Wanneer je kiest voor het veldtype ‘lijst met getalwaarde’ kun je een tekst + getal invullen.Als ik in een ander formulier dit veld neerzet als ‘alleen lezen’ dan toont hij alleen de tekst maar niet het getal. Terwijl ik die er juist bij vermeld wil zien staan.In de praktijk wil ik dit gebruiken voor onze kostensoorten bij een verwervingen aanvraag in ons verwervings- / inkoop proces. De gebruiker kiest in het meldformulier via dit veld om welke kostenplaats het gaat (bijv. Deurautomaten) en daaraan hangt de kostensoort 471240. Nu wil ik in het formulier dat naar inkoop gaat dit als ‘alleen lezen’ de kostensoort + kostenplaats laten tonen maar dat lijkt niet te werken. Uiteraard kan ik de kostensoort achter de tekst plakken zodat het alsnog getoond wordt maar dan moet inkoop die handmatig overnemen voor verdere afhandeling. En waarom toont hij het getal ook niet bij ‘alleen lezen’ ? Dat is toch ook een onderdeel van de informatie van het veld?

Beste allen,  Wij zijn aan het kijken naar een geschikte plek om Medicatie evaluaties vast te leggen. Aangezien er sprake is van een workflow waarbij op meerdere momenten signaleringen naar buiten moeten gaan en formulieren ingevuld moeten worden, leek zenya flow mij een goede plek. Ik heb zelf al een beetje gespeeld met een flow en loop tegen drie vragen aan: Per medicatiesoort moet een persoonlijk begeleider een vragenlijst invullen. Deze vragenlijsten (ca. 20 stuks) zijn op enkele punten identiek.  Ik had het idee alle 20 vragenlijsten in één workflow formulier te zetten en dan te werken met voorwaardelijke selecties om op basis van de gekozen medicatie een reeks vervolgvragen te krijgen. Meestal gebruikt een cliënt meerdere medicaties en moeten dus meerdere vragenlijsten (per medicatiesoort) ingevuld worden. Het kan dus voorkomen dat er vier keer dezelfde set vragen ingevuld moeten worden  Mijn vraag: Hoe bouw ik dit het m

GoeiedagIn de vernieuwde workflow voor onze Patiënt Incident Meldingen is het onder activiteiten niet zichtbaar dat het systeem een bericht uitstuurt. Voor de volledigheid wanneer een voorwaardelijke actie wordt uitgevoerd, op basis van een trigger, dus wel. Dus; een nieuw incident wordt aangemaakt, de coördinator waaraan dit automatisch wordt toegewezen zal dan een mail krijgen, uit een test blijkt dat dit ook gebeurd, echter de activiteitenlog toont dit niet aan. Hoe kunnen we dit oplossen, zonder voor elke standaard mail handmatig in te stellen op de statusovergang. GroetenJeroen

Voor een bepaald meldtype werken wij met een coördinator (ondersteunend medewerker HR) die de meldingen ontvangt en een actienemer (HR-adviseur) die deze afhandelt. Is dat logisch of kan dat beter? Ben benieuwd.Sanne Poort

In de mailsjablonen staat codes met getallen. Hoe kan ik als beheerder gemakkelijk terugvinden waar deze codes voor staan?  Eigenlijk zou ik als beheerder een voorbeeldweergave van de mail willen zien.. 

Ik heb een bepaald veld (tekst met opmaak) in mijn coördinatorformulier staan. Echter, ik kan dit bij velden onder “veldnaam” niet meer terugvinden. Hoe kan dit?Ik zou de naam van dit veld graag willen wijzigen.

In 1 van onze meldtypes is voor de afhandeling het hele team (de hele gebruikersgroep) verantwoordelijk.Ze krijgen daarom allemaal een email met het actiepunt.Die mail willen ze niet.Kan ik dat inregelen zonder iets aan het abonnement te veranderen?  

Goedemiddag,Momenteel krijg ik de volgende melding wanneer ik een veld wil aangepast heb en vervolgens op OK (opslaan) klik: Oeps! Het lijkt er op dat er iets fout is gegaan. Neem contact op met je applicatiebeheerder. Je foutcode is 43294.Kunnen jullie achterhalen wat hier de oorzaak van is? Alvast bedankt. 

We bekijken momenteel of we een groepsaccount kunnen gebruiken voor het laten aanmaken van meldingen. We lopen er daarbij tegenaan dat de melder ook de meldingen kan zien die anderen binnen datzelfde groepsaccount hebben aangemaakt. Dat willen we eigenlijk niet. Hij hoeft ook de eigen meldingen niet te zien, we informeren de melder daarna via mail over de voortgang.Is het mogelijk om bij een groepsaccount toegang tot het meldingenoverzicht weg te halen?

Voor een meldingstype wordt er eerst een “startformulier” gevuld waarbij via een extern bron gegevens uit ons ERP systeem worden opgehaald. Daarmee worden diverse velden gevuld die worden gebruikt in daaropvolgende formulieren. Op het moment dat het startformulier wordt gevuld kan het zijn dat in ERP nog niet alle gegevens gevuld zijn. Graag zouden we bij de volgende statuswijziging van de melding de meest actuele data weer uit ERP ophalen. De enige optie lijkt nu om in het formulier nogmaals de zoekwaarde op te geven zodat ERP nogmaals wordt geraadpleegd. Is hier ook een andere oplossing voor waarbij het automatisch gedaan wordt bij een statuswijziging?

Goedemorgen,Wanneer meldingen worden samengevoegd, wordt sommige informatie toegevoegd aan de melding die leidend wordt gemaakt. Ik zie in die melding niet terug dat de melder van de andere melding wordt toegevoegd. Deze krijgt wel een afschrift dat zijn/haar melding is samengevoegd, maar krijgt deze ook een terugkoppeling als de melding is afgehandeld?Mvg Anthony

Hoi, Wij zien regelmatig dat actiepunten (vanuit de workflow aangemaakt) die toegewezen zijn aan meerdere gebruikers, ook toegewezen kunnen worden aan meerdere gebruikers. Maar zodra er maar 1 gebruiker is toegewezen is het niet meer mogelijk is om dat actiepunt aan meer dan 1 gebruiker toe te wijzen? Dit geldt ook als je (per ongeluk) van een actiepunt met meerdere gebruikers, veranderd naar 1 gebruiker, en daarna weer naar meerdere gebruikers wil, dan is het ook niet mogelijk?Originele actiepunt toegewezen aan meerdere (5) gebruikersActiepunt toegewezen aan 1 gebruiker

Is er een manier waarop de eigenaar van een melding via de workflow, één of meer personen uit een gebruikersgroep kan selecteren voor een automatisch bericht?Nu regel ik dit per persoon (71 in de gebruikersgroep)  via een persoonlijk ingesteld automatisch bericht (pijl na het concept). Dat betekent veel aanpassingen want in deze groep behandelaren komen ook stagiaires (arts assistenten) voor. Ik ben benieuwd.Groet, Sanne Poort

Ons meldingstype VIM is qua rechten zo ingesteld dat alleen de coördinatoren en hoofden van een afdeling hun eigen VIM kunnen inzien, maar niet die van andere afdelingen.Nu zou de zorgketen kwetsbare ouderen graag zelf een rapportage willen draaien van alle valincidenten. Echter hebben zij geen inzagerechten. Nu draaien wij steeds dit rapport maar is er ook een manier in te stellen zodat zij dit rapport zelf kunnen draaien?Groet Diana

Is er onder de ziekenhuis community iemand die een flow (meldingstype) hanteert voor wat betreft ‘verloren voorwerpen en/of  waardevolle voorwerpen’.Zo ja, kunnen we hierover dan even ‘sparren’?mvgMaddy

Graag wil ik bij een statusovergang in flow een eerder geupload bestand automatisch laten verwijderen,.Ik heb dit geprobeerd door anonimiseren en veld  leeg maken, maar dit werkt niet.Alvast dank voorjullie reactie. Gr Jeroen

Wat wordt bedoeld met 'Deadline melding' op het tabblad activiteiten in FLOW?Is dit de deadline waarop de verbetermaatregel moet zijn gerealiseerd?Of is dit de deadline van de huidige status? Dus: in uitvoering?Zie de afbeelding hieronder: 

Is het mogelijk om een statusstap in de wacht te zetten zodat de doorlooptijd tijdelijk stopt?

Goedemorgen lezer,Ik ben op zoek naar een mogelijkheid die ervoor zorgt dat als data aangeleverd wordt in een kaartenbak er automatisch en wanneer deze data aan een bepaalde criteria voldoet, dat automatisch een melding in een workflow wordt opgestart. Ik denk dat hiervoor de kaartenbak geschikt is, want daar kunnen gegeven geimporteerd worden. Uiteraard sta ik voor alle ideën open. gr, Ardy

Wie heeft ervaring met de rapport functie van meldingen?Wij willen namelijk een export kunnen maken van een melding om deze te delen met een externe partij, bijvoorbeeld klant of auditor. Zo'n export zou dan voorzien moeten zijn van onze huisstijl met logo.

Voor het instellen van deadlines op onze meldingen willen we gebruik maken van het risicoscore veld.Kritische meldingen willen we binnen een maand opgelost hebben, voor minder kritische meldingen een half jaar.Op basis van frequentie en gradatie bepalen we nu de risicoscore (prioriteit). Is het mogelijk om op basis van deze score een automatische deadline in te stellen?Of heeft iemand ervaring met het instellen van deadlines op basis van ingevulde velden?

Op dit moment is het NIET mogelijk om een workflowformulier toe te voegen aan de WAT MOET IK DOEN tabel in iTask. Het invullen van een workflowformulier staat nu onder de acties. Om het voor onze medewerkers nog makkelijker te maken zouden we graag alle mogelijke taken voor een medewerker of coördinator toe willen voegen. Het invullen van het coördinatorformulier kan wel aan de tabel worden toegevoegd maar voor het invullen van een workflowformulier kan alleen een actie toegevoegd worden en geen link naar het formulier zelf. Ook zou het fijn zijn als de knop uitgegrijsd wordt wanneer de taak volbracht is. Ik los dit nu op door in de tabel een regel toe te voegen waarin ik de medewerker verwijs naar de acties. Echter om deze regel te tonen moet hier een actie aan toegevoegd worden en dat is nu noodgedwongen lees de melding. Maar dat is natuurlijk niet wat ik wil.

Ik wil in een flow een actie uitzetten aan een medewerker die in het meldformulier is gekozen uit de kaartenbak ‘Medewerker’. Ik kan echter alleen acties uitzetten aan medewerkers die zijn ingevuld in veld-type Gebruiker. Klopt dit? En zou dit anders kunnen? Het idee hierachter is dat in de kaartenbak per medewerker inzichtelijk is welke competenties zij bezitten of voor in opleiding zijn.groet, Odette Hampsink

Ik heb zojuist de module FLOW in versie Zenya 7.3.0 getest. Hierin is een nieuwe archief mogelijkheid voor de meldingen in flow. Ik heb deze mogelijkheid geactiveerd vanuit de status afgehandeld, en inderdaad kan ik dan afgehandelde meldingen archiveren. Ik zie zo'n afgehandelde melding vervolgens in het filter ‘mijn archief’ onder het kopje systeem filters. Dit doet suggereren dat dit een persoonlijk archief is en dat de andere coördinatoren de door mij gearchiveerde meldingen niet kunnen zien in dit archief. Klopt dit? En als de andere coördinatoren de gearchiveerde meldingen in mijn filter mijn archief wel kunnen zien, dan vind ik de titel mijn archief misleidend. Misschien kan daar dan een andere naam voor gekozen worden.