FLOW (Meldingen)

We zijn bezig met het herschrijven van onze medewerkers journey en onze clientjourney.  Het praktisch inrichten/ documenteren hiervan willen we graag in Zenya doen. Is er iemand die hier ervaring mee heeft? We denken dat zowel Flow als Processen hier een optie voor kunnen zijn.  Vast bedankt voor het meedenken. Marieke

Als er tijdens de nacht een incident gebeurt wil nachtzorg het team dat overdag voor de cliënt zorgt inzagerechten geven in de melding.Als er tijdens dagbesteding een incident gebeurt wil het team dagbesteding het team waar de cliënt woont, inzagerechten geven in de melding.De combinaties van wonen en dagbesteding, van nachtzorg en woonlocatie etc.. zijn heel divers. Dit is  niet statisch in te richten. Elke cliënt heeft zijn eigen unieke zorgpakket.Wat we al hebben is dat er voor elk team een gebruikersgroep bestaat, dat op applicatieniveau wordt bijgehouden. Via deze weg hebben wij inzagerechten gegeven aan teamleden van incidenten op de “eigen organisatie-eenheid”. Maar hoe geven wij nu inzagerechten aan het te informeren team?Nu zouden we de “te informeren” teams alleen kunnen bereiken als wij al onze 297 team-gebruikersgroepen op alle meldlocaties aan de kolom Overige betrokkenen toevoegen. Zodat we daarna een actie in de workflow kunnen zetten waard

Is het mogelijk om in de workflow van een melding een ander zelf gedefinieerd meldingstype op te starten? Deze vraag komt bij ons boven ivm "management of change" waarbij bij iedere wijziging de mogelijkse impact op veiligheid formeel gedocumenteerd dient te worden. Het idee is om meldingstype "management of change" aan te maken, maar deze zou bij het doorlopen van een verbetermaatregel komende vanuit een van de andere meldingstypes ook verplicht gelanceerd dienen te worden. Valt dit met de huidige setup in te richten? Alvast bedankt

Ik ben het even kwijt.Kun je in Flow ook persoonsgegevens (patiëntgegevens) uit het EPD halen zoals naam en geboortedatum door een BSN nummer in te voeren en gebruiken naast het zoeken middels een identificerend nummer (patiëntnummer).Voorheen was dit zoOPZOEKENBSN / PatiëntennummerIn het VIM meldformulier van Isala  gebruiken we het opzoeken van patiëntgegevens met de i+HL7 bron en zoeken op patiëntennummer. Maar nu zijn er verzoeken bij ons binnengekomen om naast het patiëntennummer ook op BSN te zoeken naar de patiëntgegevens zoals naam en geboortedatum. Wie oh wie kan mij antwoorden? 

Goedemiddag, Het tonen in een rapport van de organisatie eenheid pad is gekoppeld aan de onderwerpenboomIn ons  mobiele TIM formulier maken wij gebruik van het veld Compliance Organisatie-Eenheid en niet van de OE bij de onderwerpenboom omdat de externe melders vaak niet weten welke afd/eenheid zij moeten kiezen.Dat maakt dat wij in ieder kwartaalrapportage handmatig het pad toevoegen om zo voor de te kunnen aangeven hoeveel transmurale incidenten er per eenheid zijn. Nu willen wij toch de onderwerpenboom voor toe gaan voegen zodat dit niet steeds een handmatige actie is en daarmee inefficiënt.Wij hadden het idee om op het mobiele meldformulier dit als niet verplicht toe te voegen en op het coördinatorenformulier de verplichting aan te

Beste,Wij richten momenteel een flow in voor veiligheidsalarmen in apotheek/biotechniek. Dit bestaat uit een flow waarin de apotheek de melding maakt en dan verschillende opties heeft om emails/formulieren uit te sturen. We komen tot een probleem omdat het formulier maar 1 keer kan in gevuld worden. Als de volgende afdeling dit wil invullen zijn de gegevens reeds ingevuld. We zouden de antwoorden van elke afdeling apart moeten ontvangen om te verwerken op 1 gemaakte melding. Nu blijft er 1 formulier staan dat overschreven wordt. Zo zijn de vorige antwoorden niet meer zichtbaar. Hoe richt je dit in? 

Ik heb in een workflow de actie Kaart aanmaken ingesteld. Dit heeft ook gewerkt (in de testomgeving vorige Zenya versie). Echter ik krijg nu de melding ‘Kaart aanmaken is mislukt. Het kaartveld dat gevuld moet worden kan niet worden gevonden’. In welke richting moet ik zoeken om dit op te lossen?Het is wel zo dat niet alle velden die in de actie zijn opgenomen altijd zijn gevuld. Is dit de oorzaak? 

Beste Allen, We zijn bezig met het aanmaken van een nieuwe meldingstype voor het aanmelden en afhandelen van afwijkingen binnen onze lab (U-diagnostics te Baarn). We zouden bij sommige statussen willen inbouwen dat het al dan niet automatisch terug kan naar de vorige status. We merken dat we daarvoor (net) niet genoeg kennis voor hebben om het soepel te laten lopen. We zijn opzoek naar voorbeelden van status overgang instellingen waarbij het (heen en weer tussen de statussen) goed loopt, zodat wij er van kunnen leren en inspiratie op kunnen doen voor onze flow. “Flow melden afwijkingen” 

Mooi dat de mogelijkheid is gemaakt om een concept te annuleren. Wat jammer dat deze knop op zo'n vreemde plek zit. Kan deze niet gewoon naast de verzenden knop worden geplaatst? 

Verschillende workflows in FLOW maken gebruik van het toevoegen van bijlagen.Nu valt op dat .xlsm bestanden niet toegevoegd kunnen worden. Is dat correct? Is dit ergens instelbaar of zijn de soort documenten centraal vastgelegd? Als dit centraal is geregeld, welke documenttype kunnen er dan als bijlagen toegevoegd worden?

Wie maakt er gebruik van een change control procedure? En hoe gebruiken jullie daar Zenya bij? Maken jullie bv gebruik van een flow of wordt het in een formulier vastgelegd?

Is het mogelijk om in een emailbericht, vanuit een melding, een afbeelding te ‘plakken’?Nu is er alleen de mogelijkheid om een bijlage toe te voegen.

ik heb eens een vraagje. Wij hebben heel veel klantenaudits, waarbij elke klant vraagt om de actielijsten in te vullen. Echter willen wij deze acties ook definiëren in ons eigen systeem. Echter zou nu de verantwoordelijke, bv 20x formulier moeten gaan invullen. De vraag is of we bv de data in een excel kunnen stoppen en deze automatisch opladen in Zenya, waarbij dan bv 20 afzonderlijke meldingen worden gemaakt. Voorheen deden we dit in Sharepoint waar we gemakkelijk data konden kopiëren en plakken, maar in de nieuwe versies van microsoft Edge gaat dit niet meer, dus ben ik opzoek naar andere mogelijkheden. alvast bedankt voor jullie feedback 

Wij willen meer gaan doen met de mogelijkheid om notities te maken bij meldingen in Zenya onder ‘extra info'. Kun je ook een rapportage maken op gemaakte notities in tijdsbestek X?

Bij afhandelen van een melding willen we een actiepunt uitzetten naar een externe partij.Actiepunt aanmaken en versturen gaat prima.De actiepunt wordt ook netjes per mail ontvangen door de externe relatie.Echter, als de externe persoon het actiepunt wil afhandelen, wordt gevraagd om in Zenya in te loggen. Wat uiteraard niet mogelijk is voor de externe persoon. Is het op een of ander manier op te lossen, dat er actiepunt afgehandeld kan worden zonder in te kunnen loggen door de externe persoon.Alvast bedankt!   

Hallo mede Zenya-gebruikers, Wij gebruiken inmiddels al enkele jaren de meldformulieren in Zenya en nu werd ik vanochtend door een collega er op geattendeerd dat we een datalek hebben door Zenya. Na wat meekijken kwam ik zelf op de conclusie dat een datalek wel heel stellig is, maar er is (voor ons) zeker sprake van een kwetsbaarheid in onze beveiliging. Het zit zo:In zenya maken wij gebruik van de standaard systeemsjablonen. Deze zijn verder niet aangepast. Veel van deze systeemsjablonen bevatten de samenvatting van de melding (naam melder + omschrijving). Nu komt het voor dat patiënten via onze website meldingen doen. Deze meldingen worden door een coördinator in behandeling genomen waarna de coördinator acties uitzet naar medewerkers binnen de organisatie. Zenya stuurt dan de e-mails met de standaard sjabonen met de samenvatting van de melding er in.Dit kan bijvoorbeeld een klacht zijn, waarbij dan de naam van de patiënt wordt getoond + e

We hebben op dit moment 64 verschillende meldingstypen. Per meldingstype maken we afspraken over de bewaartermijn van de bijbehorende gesloten meldingen.Op dit moment ruimen we handmatig de gesloten meldingen op, dit neemt veel tijd in beslag.Het zou mooi zijn dat we per meldingstype een bewaartermijn kunnen aangeven voor de gesloten meldingen. Dit zodat ze automatisch worden verwijderd als ze de termijn hebben overschreden.Het archiveren van de meldingstypes werkt voor ons niet goed genoeg, zie onderstaande. 

Beste, is het mogelijk om bij het exporteren van meldingen de gekozen velden en volgorde van deze velden vast te leggen?Elke keer als ik een export wil doen moet ik opnieuw de velden kiezen en een volgorde geven.Wanneer je maar 6 of 7 velden selecteer is dit te doen, maar in ons geval moeten we 29 velden selecteren en ordenen. Dit is tijd rovend en inefficiënt.Vriendelijke groet,Milevis 

Onze aanpak voor incidentmeldingen, is recent veranderd waardoor we niet meer gebruik maken van ‘nieuwe acties toevoegen'. We gebruiken nu enkel gestructureerde formulieren. Sommige gebruikers vergissen zich nog en drukken toch op het plusje. Dit is verwarrend voor gebruikers en heeft geen plaats in de workflow.  Hoe pakken collega’s dit aan? Naar mijn mening kan dit niet worden uitgeschakeld?  

Voor het delen van (een deel van) een VIM-melding met een externe functionaris gegevensbescherming heb ik een mailsjabloon gemaakt waarin de info uit formuliervelden wordt gevuld.Deze externe functionaris heeft (om contact op te kunnen nemen) het mailadres nodig van een in het formulier te selecteren gebruiker (de “aandachtsfunctionaris” die de melding in behandeling krijgt).Welk veld moet ik hiervoor in de mailsjabloon invoegen?

Bij aanschaf van apparatuur, komt het voor dat er meldformulieren met veel overeenkomsten met eerdere meldformulieren, worden ingevuld. Om een melder te ondersteunen, willen we graag een opvolgmelding aanmaken op het meldformulier van een bestaand, afgehandeld, dossier.Deze opvolgmelding komt automatisch op de naam van de coördinator te staan. Is het mogelijk om deze melding op naam van een derde (namelijk de nieuwe aanvrager) te zetten? Via [retour melder] is er geen persoon te kiezen, dus komt de melding automatisch bij de originele melder, voor de opvolgmelding is dat helaas de coördinator en niet de derde. 

Wij gebruiken een veld van type Lijst in een van onze meldtypes. Wij gebruiken dit om een artikelnummer in vast te leggen.Nu is dit meldingtype en dus deze lijst al ingebruik sinds 2013 en sindsdien zijn we door een aantal verschillende artikelnummer versies heen gegaan waardoor de lijst met waardes erg lang is geworden.Deze zouden we graag willen opschonen, maar wat gebeurt en met de oude meldingen waar een bepaalde waarde is gekozen als deze uit de lijst wordt gehaald? Word het veld in de oude melding dan leeggehaald? Of blijft de waarde in oude meldingen wel staan en kan deze alleen niet meer gekozen worden voor nieuwe meldingen? Ik hoor het graag!Groetjes Annette

Hallo,Is het mogelijk om een rapportage te maken van de VIM-meldingen per oplostijd?Deze 3 filters wil ik tonen:Binnen 1 weekTussen 1 en 3 wekenLanger dan 3 wekenIk wil de datum_gestuurd aftrekken van datum_gesloten, de uitkomst in dagen of in wekenJosefien

Houdt een actienemer inzagerecht op de melding na afronding van het toegewezen actiepunt? Houdt een actienemer die een actie toegewezen heeft gekregen, inzagerecht op de melding als deze is gesloten?

Wij gebruiken sinds juli 2022 klachtenformulier in FLOW (inclusief mobiel formulier voor patiënten).Hierbij kan de keuze worden gemaakt dat er een reactie van de kwestiehouder wordt gevraagd (= betreffende afdelingshoofd).Als de kwestiehouder het daarvoor bestemde formulier heeft ingevuld heeft deze geen inzage meer in de klacht. Graag zouden wij inregelen dat de kwestiehouder de klacht kan blijven zien (behalve de extra info) om zo van klacht naar kwaliteit te gaan. Is dit mogelijk? Of zijn er andere manieren om een kwestiehouder blijvend inzage te geven van de klachten van betreffende afdelingen.