Zenya

Ons laboratorium heeft meerdere documentbeheerders op mappen toegewezen om elkaar beter te kunnen waarnemen. Als op een document meerdere documentbeheerders zijn ingesteld, krijgt elke documentbeheerder een bericht/notificatie (afhankelijk van de persoonlijke instellingen) als bijvoorbeeld een schrijver een conceptversie heeft ingediend. Als documentbeheerder A het document vervolgens in de beoordelingsstatus zet, blijft de notificatie bij documentbeheerder B staat. Hoe weet documentbeheerder B dat de actie al is uitgevoerd? Je kunt wel doorklikken naar het betreffende document en dan zie je dat het document reeds in de beoordelingsstatus is gezet, maar dat is niet handig. Wat is hier een praktische werkwijze. Zijn er ervaringen? Groet, Rudi Evers

Ik weet dat het mogelijk is om velden die in meerdere kaartenbakken voorkomen te koppelen, zodat je ze maar één keer hoeft in te voeren. Bijv: Ik heb een gegevensverwerking waarin de applicatie vermeld staat waarbinnen deze verwerking wordt gedaan. In de kaartenbak van de applicatie voer ik in wat de leverancier is van deze applicatie. Ik wil dat deze leverancier (van wie ik ook een veld heb aangemaakt in de kaartenbak “verwerking”) automatisch ingevuld wordt in de verwerking.  Nogmaals, ik weet dat het kan, omdat ik dit bij mijn vorige werkgever ook heb gedaan. Bij het invoeren van de velden kreeg ik dan een vraag als: in kaartenbak "X” staat een veld met precies dezelfde beschrijving als in kaartenbak "Y”. Wilt u deze gegevens overnemen… Of zoiets. Maar nu krijg ik die vraag niet, terwijl ik volgens mij precies dezelfde veldnamen heb gekozen. Kan iemand mij uitleggen hoe dit ook al weer werkt? Ik weet dat er een uitleg was die te maken had met muzikanten en de instrumenten die ze be

Goedemiddag, Wij zijn als organisatie bezig met de implementatie van een nieuw sociaal intranet. We hebben daarbij gekozen voor een intranet van Embrace. Op dit moment zijn we aan het uitzoeken waar het sociale intranet aan moet voldoen en welke functionaliteiten hierin beschikbaar moeten zijn. Eén van de mogelijkheden die we op dit moment aan het bekijken zijn, is een integratie tussen iDocuments en het sociale intranet van Embrace. Wij zouden hiervoor graag in gesprek komen met andere organisaties die een koppeling hebben gemaakt tussen iDocuments en Embrace. We horen graag wat de ervaringen van andere organisaties hierin zijn en met welke redenen bepaalde keuzes zijn gemaakt.  We horen het dan ook graag als een organisatie die deze koppeling heeft gemaakt met ons in gesprek wil!  Vriendelijke groet, Emma Bomers

Voor elke afdeling werd een eigen startportaal opgemaakt. Daardoor kunnen de medewerkers snel en overzichtelijk aan hun eigen meldformulieren en vragenlijsten.   Af en toe zijn er vragenlijsten van toepassing op alle afdelingen. Daarbij wil ik de resultaten via een staafdiagram laten doorstromen in management informatie. Kan ik, wanneer ik een staafdiagram aanmaak op één portaal dit kopiëren naar een ander portaal? Zo ja, hoe?

Ik heb een verzoek ontvangen en vraag hierbij jullie of dit mogelijk is. Een klachtenfunctionaris wil graag in een vrije tekst veld een voor gedefinieerd tekst blok kunnen plaatsen en eventueel daarna aanpassen. Is dit morgelijk ??   Vriendelijke groet Cécile

Vanuit het klachtenregistratie traject willen we graag een “on hold” status waarbij het mogelijk wordt een klacht te parkeren zodat de termijn waarbinnen een klacht moet worden afgehandeld bevroren is en pas weer telt zodra de klacht weer kan worden vervolgd.

Wij gaan starten met Meten & Inspecteren (iCheck) en voor onze interne audits vragenlijsten aanmaken. Onze interne audits bestaan altijd uit een aantal observaties en een aantal vragen aan minimaal 3 verschillende personen. Hoe kunnen wij in 1 vragenlijst zowel observaties als interviewvragen opnemen die door de interne auditor in de vragenlijst ingevuld worden?  Wij willen deze vragenlijsten niet versturen maar ter plekke invullen. Wie heeft er tips? Alvast bedankt. Groet Diana      

In een meldformulier heb ik 10 gebruikersvelden. Als zo'n veld gevuld is wil ik per gebruikersveld een mail versturen. In deze mail dient de gebruikersnaam en het bijhorende mailadres getoond te worden.   Mijn uitdagingen:   Ik maak een mailsjabloon aan. In het mailsjabloon kan ik een gebruikersveld invoegen. Ik wil voorkomen dat ik 10 verschillende mailsjablonen moet aanmaken om de 10 gebruikersvelden te kunnen tonen in een mail. Eigenlijk zo ik een dummyveld willen aanmaken waarin ik vanuit de acties bij een statusovergang de waarde van een gebruikersveld kan zetten. Als dat zou kunnen hoef ik maar 1 mailsjabloon te maken waarin ik het dummyveld toon. Helaas lukt het (in versie 5.12) niet om een dummyveld te vullen bij een statusvoergang. Weet iemand een andere oplossing?   In dezelfde mailsjabloon zou ik ook graag het mailadres tonen dat bij het getoonde gebruikersveld hoort. Dit mailadres staat niet in het meldformulier. Is er een mogelijkheid om het mailadres van een gebrui

Is het mogelijk om bij het gebruik van de searchapp medewerkers een leesbevestiging te vragen?  Zo ja, hoe stel ik dit dan in?

Krijgen medewerkers automatisch een email als ze een leesbevestiging moeten geven of moet dit bijvoorbeeld aangepast worden in eigenschappen van het document of in de abonnementen van de gebruiker?   gr., Erik Kemkes

Ik lees in het artikel van Inge Kuijpers dat je de veldeigenschappen van een document kan tonen in de tooltip. Dat is: op voorwaarde dat het veld dat je wil tonen, in het applicatiebeheer aangevinkt is als doorzoekbaar.https://community.infoland.nl/supportartikelen-40/waar-kan-ik-instellen-wat-er-bij-een-document-wordt-getoond-in-de-ballon-tooltip-met-informatie-1273 De vraag is: waar en hoe stel ik in welke velden doorzoekbaar zijn?

Wij gebruiken themagerichte portalen.  Momenteel zijn alle filters (i-task) zichtbaar.  Het zou veel overzichtelijker zijn om filters te kunnen toekennen aan specifieke portalen.  Hoe gaan anderen hiermee om ?

Kan een afgesloten meldformulier heropent worden?

ik wil graag het volgende rapport maken  mocht het niet in 1 rapport lukken dan misschien met meerdere.    een rapport waarin opmerkingen naar voren komen van lezers die nieuw, geaccepteerd, verwerkt en afgewezen zijn bij een bepaalde map. het liefst met een filter voor een bepaalde periode. hoe kan ik dit het beste doen

Een bepaald personeelslid X gaat een andere functie uitoefenen en wordt vervangen door een ander personeelslid Y. Hoe vervang je de naam van X in alle documenten door persoon Y?

Beste, Is het mogelijk om een vragenlijst door te zetten naar een ander persoon? Net zoals het mogelijk is om een iTask melding door te zetten naar een andere coördinator. Alvast bedankt voor de reactie! Met vriendelijke groet, Naomi Moerland

Wanneer je de rechten van een meldingstype wilt instellen kun je een actienemer aangeven. Echter, wordt in het geval van 1 actienemer, deze niet automatisch de eerste voorkeursactienemer. Wat is de reden dat dit niet het geval is?   Mij lijkt het logisch dat hij dat wel is aangezien er maar 1 actienemer is.

Wij hebben een vraag m.b.t. actiepunten in iTask. Alle formulieren in iTask werken met annuleren, opslaan of ik ben klaar onder aan de pagina. Alleen bij actiepunten staat Ik ben klaar niet naast opslaan en annuleren maar boven aan de pagina. Dit is verwarrend, waarom is daarvoor gekozen? En zou dit ook misschien met een update aangepast kunnen worden, dat dit ook onderaan komt? Gr Diana   

Nu kunnen alleen applicatiebeheerders van iProva een audit toevoegen in iProva. Daarna kunnen de auditmanagers veel van de bijbehorende info toevoegen. Het zou handig zijn als we een aantal auditmanagers zouden kunnen benoemen die zelfstandig, zonder tussenkomst van applicatiebeheer een audit kunnen toevoegen. Zit deze functionaliteit ergens? 

Inactieve gebruikers komen nog steeds in de lijst met leesbevestigingen.  Gebruikers waren inactief voordat het document is gepubliceerd. Gebruikers zijn lid van een groep waarvoor een leesbevestiging verplicht is. Hoe zorg ik dat inactieve gebruikers niet meer op de lijst met leesbevestigingen terecht komen van nieuwe documenten? Is de enige oplossing ze handmatig uit de groepen halen waar ze lid van waren?    

Deze gegevens staan bij Applicatiebeheer > Systeeminstellingen > Algemeen. Je vindt ze daar in de sectie ‘E-mailberichten die verstuurd worden door Zenya'.Dit geldt alleen voor Zenya on premises.Voor SaaS geldt dat er standaard gebruik wordt gemaakt van Flowmailer. Als jouw organisatie een andere maildienst wil gebruiken, dan betreft dit een uitzondering waarvoor je contact op kunt nemen met onze Servicedesk.

Zie onder: Applicatiebeheer > Gebruikers

Stel, ik maak een veld (hiërarchische lijst) met 20 items. ik wil elk item automatisch laten linken met een item uit een ander veld. Bestaat er een andere manier dan ‘Veldwaarde instellen’ in de workflow?

Hallo, ik heb een paar vragen over audits in relatie tot vragenlijsten ( of andersom) Is het mogelijk om bij vragenlijsten de e-mail functionaliteit bij start van de vragenlijst uit te zetten of optioneel te maken?  Omdat we nu gebruik maken van de audit module versturen we van daaruit een mail naar de auditoren met een link naar de audit 'én een link naar de vragenlijst. Als daarna automatisch vanuit de vragenlijst nog een e-mail verstuurd wordt is dat dubbelop.  Is het mogelijk om bij de e-mail vanuit de vragenlijsten ook een link toe te voegen, bv naar de audit? Omdat we daar achtergrond informatie plaatsen voor auditoren Is het mogelijk om de rechten gelijk te trekken tussen audit en vragenlijsten. De auditoren hebben inzage in de audit en ook in de vragenlijsten, lezers zijn vaak ook het zelfde. Ik heb nu het idee dat we die rechten twee keer moeten instellen?  Groetjes, Inge

Een document is vanuit de webbeoordeling teruggezet in concept omdat de autorisator aangepast moest worden. Wanneer het document opnieuw in de beoordeling gezet wordt, blijkt het niet mogelijk de beoordelaars die het document reeds hadden goedgekeurd over te slaan. Komt dit omdat de autorisator is gewijzigd en niet de beoordelaar?