Zenya

Hoi allemaal, Wij zijn aan het starten met procesbeschrijvingen van onze scopieën in i-prova. We gaan dat in een proces zetten met werkinstructies erbij. Heeft er iemand een voorbeeld voor ons. Een voorbeeld van gastroscopie, colonscopie of bronchoscopie.

Binnen meldsysteem hebben we workflow ingericht dat bij MIC incidenten met ernstig letsel de leidinggevende verplicht een Prisma Light moet doen die daarna beoordeeld wordt door de calamiteitencommissie. Pas als die commissie de melding beoordeeld heeft en van mening is dat niet gemeld moet worden aan de IGJ gaat signaal naar LG dat de beoordeling is gedaan en melding afgehandeld kan worden. Tot mijn verbazing kon de LG nu zonder dat de calamiteitencommissie de Prisma beoordeeld had en had afgerond, de Prisma weghalen en de melding sluiten. Dit moet niet mogelijk zijn. Moeten we iets in de inrichting daarvoor aanpassen dat dit niet kan? zie workflow in de bijlage (in dit voorbeeld staat Prisma ter beoordeling)

Hallo, Ik wil onze iProva (gebruikt voor meldingen tijdens veiligheidsrondgangen) uitbreiden met extra gebouwen en lokalen vanuit een xls. Is er een eenvoudige method hiervoor beschikbaar? mvg,

Binnen onze iTask formulieren, gebruiken we momenteel de "betrokkenen" categorie om mensen inzicht te geven in meldingen en de opvolging daarvan. De eigenaar van de melding bepaald dat veelal aan het begin van de cyclus. Nu komt daar van de wat grotere afdelingen bij ons in huis een vraag over terug. Ze zouden graag een optie hebben om hun gehele afdeling in één keer uit te nodigen. Nu kunnen we natuurlijk de afdeling standaard betrokken maken, maar dat is ook niet de bedoeling: Soms willen ze een melding enkel delen met b.v. andere teamleiders. Nu kan ik natuurlijk alle afdelingen (die het willen) als groep aanmelden. Dan kan je in de gebruikersselectie dialogen die groep kiezen en met het checkboxje boven de tabel iedereen selecteren. Dit is natuurlijk veel sneller dan 30+ mensen op achternaam zoeken en toevoegen. Het nadeel is dan alleen dat de beheerders bij veranderingen in team samenstellingen en in-/uit-diensttreding, continue deze gr

Wij zijn begonnen met de inrichting van onze iDocument module. Wij zijn op zoek naar voorbeelden van een begrippenlijst en een synoniemenlijst voor de VVT sector. Is er iemand die ons hieraan kan helpen?

Hoi, Weet er iemand hoeveel waardes je maximaal kan ingeven voor een bepaald labelveld in de vragenlijsten? En of het mogelijk is om hier ook een hiërarchie in aan te brengen zoals bij iTask het geval is voor de velden? Ik zou namelijk graag de normen van JCI als label aan een normenkader toevoegen, aangezien dit normenkader niet op de JCI-normen is gebaseerd, maar op basis van thema's is opgesteld. Alvast bedankt!

Wellicht heb ik het gemist ergens in de instellingen... Maar sinds v 5.7 (?) hebben wij op diverse plekken in de applicatie de optie om "taalversies" van formulieren in 'Meldingen' (iTask) aan te maken. Leuke functionaliteit, maar niet iets waar wij als organisatie iets mee doen of zullen gaan doen. En gezien de demografie in de directe omgeving zouden we als we taalversies voor b.v. PTO's zouden doen ook andere en veel meer taalopties nodig hebben, maar dat terzijde. Nu vind ik het natuurlijk alleen maar prima als er meer opties zijn waar andere klanten wel graag gebruik van maken. --- Maar deze functionaliteit zit mij in de weg. Op drie plekken: Bij de formulieren pagina is steevast "Taalversie" de keuze die standaard geselecteerd wordt in de werkbalk. En dat terwijl ik de knoppen op "Formulieren" nodig heb. Uit automatisme heb ik herhaaldelijk nieuwe taalversies toegevoegd ipv nieuwe formulieren. Bij

Wij hebben een meldingstype waarin veel acties uitgezet worden naar andere personen. Deze actie worden op een bepaalde volgorde bijgehouden, waarbij de oudste actie als eerste word getoond. Zie bijlage. Wij zouden dit liever andersom hebben. Contact met de servicedesk bied geen uitkomst, heeft een van de communityleden nog een idee?

In de kaartenbak hebben wij een overzicht van onze beheersmaatregelen in het kader van de NEN 7510. We willen graag direct in de kaartenbak een risicoanalyse per beheersmaatregel uitvoeren. De risicoscore is de kans maal de impact. Op dit moment hebben we 3 aparte velden (kans, impact en risicoscore). De risicoscore berekenen we zelf en vullen we in. Onze wens is een risicoanalyse in de kaartenbak zoals ook mogelijk is in iTask. Dus invullen van de kans en de impact waarna automatisch de risicoscore berekend wordt en er een kleur aan gehangen wordt.

De kaartenbak-module in iProva leent zich voor allerlei doeleinden. Bijvoorbeeld het beheer van apparaten, leveranciers of contracten. Je kunt kaarten als losstaande registratie gebruiken, maar het is nóg krachtiger om kaarten te koppelen aan andere iProva-entiteiten zoals meldingen, documenten of vragenlijsten. In dit artikel gaan we in op de mogelijkheid om rechtstreeks vanaf een kaart een melding te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan het melden van een storing of defect aan een apparaat. Instructie VoorbereidingOm dit mogelijk te maken, moet je als applicatiebeheerder een aantal voorbereidingen treffen: Ga naar de betreffende kaartenbak Klik op Eigenschappen openen Ga naar het tabblad Koppe

Beste allemaal, Is er iemand die mij kan helpen met het verkrijgen van een reeds bestaande begrippen/synoniemenlijst voor ons nieuwe documentmanagementsysteem? Hoor heel graag van jullie. Met vriendelijke groet, Lotte Visser

In het verleden was ZGT een van de eerste Nederlandse ziekenhuizen die gekozen had voor accreditatie volgens het Qualicor – Qmentum programma. Daarbij was/is, door een werkgroep, veel werk verricht mbt vragenlijsten etc.Tegen een vergoeding was het mogelijk om toegang tot vragenlijsten en info te krijgen.Mijn vraag: is dit nog steeds actueel en bestaat deze mogelijkheid nog?

Wij vragen ons af waarom het niet mogelijk is handmatig een actieformulier aan te maken welke in de algehele workflow al is opgenomen, maar niet in de desbetreffende aanvraag wordt verstuurd? Vanuit een commissie wordt nog regelmatig gevraagd om handmatig een actieformulier toe te voegen, wat nu niet mogelijk is. Wanneer ik daarvoor in de plaats een actiepunt aanmaak, zie je deze niet in de tab ‘Formulieren’. Een optie is om voor alle deskundigen een dubbel formulier aan te maken, maar dit zorgt wel voor ‘vervuiling’ van de achterkant van de Meldingen/meldingstype. Heeft iemand nog tips of oplossingen?

Wij gebruiken relatief veel documenttypen waardoor ik merk dat het voor de documentbeheerders niet altijd even duidelijk is welk type nu moet worden gebruikt. Denk hierbij aan typen als protocol, reglement of voorschrift, die voor de gebruiker erg op elkaar lijken en die in de praktijk dus ook vaak oneigenlijk worden gebruikt. Ik wil dit graag opschonen, wellicht zelfs gaan werken met een processenhuis met bepaalde standaard documenttypen als afgeleide van de processen. Hoe zit dit bij anderen? Welke documenttypen gebruiken jullie en welk idee zit daar achter?

Wij willen graag de iProva search app in gebruik gaan nemen, maar het is niet helemaal duidelijk wat de eventuele gevolgen voor het dataverbruik zullen zijn. Bij gebruik van de app is vaak in beeld dat de inhoud gesynchroniseerd wordt. Dat wekt de indruk dat er constant verbinding wordt gemaakt. Ik meen echter begrepen te hebben dat er alleen verbinding wordt gemaakt ingeval van wifi. Graag ontvang ik hierover meer informatie.

Ik ben op zoek naar een contactpersoon van een ziekenhuis dat gebruik maakt van de verbetervolgmodule (iTask) binnen iProva. Wie kan mij helpen? Met vriendelijke groet, Valerie van Berlo Senior Adviseur Kwaliteit en Veiligheid Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis (ETZ)

Klinkt eenvoudig, maar omdat eindgebruikers zelf documenten vanuit iDoc kunnen printen geef je medewerkers in feite de mogelijkheid om gebruik te maken van onbeheerde kopieën. Daar kun je natuurlijk beleid op zetten, maar dan moet je ook handhaven en er zeker van zijn dat men dit beleid altijd naleeft. Wie heeft er nog andere tips voor mij om de aanwezigheid van onbeheerde kopieën op de werkvloer te voorkomen?

Beste lezers, Voor ons nieuwe documentmanagementsysteem zijn we opzoek naar 'manieren' hoe we betrokkenheid onder documentbeheerder kunnen creëren en beïnvloeden. Vorige implementatietrajecten hebben helaas weerstand opgeroepen t.o. het nieuwe systeem, waarmee we op 1 maart 2019 live gaan. Hebben jullie tips en tops over hoe jullie dit aangepakt hebben? Hoor heel graag van jullie. Groeten, Lotte Visser

We maken op een aantal plaatsen gebruik van iProva waarbij we de nieuws module gebruiken. Vanaf versie 5.4 kunnen we nog steeds een nieuwsmodule gebruiken echter zonder dat we rechten kunnen regelen op de lezers. Wij gebruiken nml. de nieuwsmodule op de oude startpagina's als overdrachtschrift tussen collega's. Zijn er andere organisaties die hier ook tegen aan zijn gelopen en hoe hebben ze dat opgelost.

Binnen onze organisatie gaan we medio april 2019 over van iProva versie 5.3 naar de laatste versie van iProva. Omdat we een fusie organisatie zijn hebben we nog tot oktober 2019 de tijd om alle documenten om te zetten naar geharmoniseerde documenten. Omdat de volgende versies van iProva nog al wat voordelen biedt gaan we wel eerder over naar iProva 5.9 (5.10) Aangezien we nog startpagina's aan het bouwen zijn op 3 verschillende iProva omgevingen zijn we op zoek naar testprocedures voor de portalen. Alle andere iProva gerelateerde zaken gebeuren al in één omgeving en dat hoeft niet getest te worden. Graag zie ik jullie reacties tegemoet!

Ik heb recent een meldformulier gemaakt (extern) en nu wil de functionaris gegevensbescherming dat deze formulieren twee jaar worden bewaard en daarna definitief verwijderd. Nu kan ik dat in de gaten gaan houden en na twee jaar handmatig de meldingen weg doen die 'over datum' zijn. Maar dat kan vast handiger? maw: hoe kan ik formulieren zo instellen dat ze automatisch na twee jaar uit het systeem verdwijnen?

In Zenya kun je je organisatiestructuur vastleggen en gebruiken in bijvoorbeeld meldingen, audits, vragenlijsten, enz.Als je je organisatiestructuur gaat wijzigen, heeft dit uiteraard consequenties voor de onderdelen in Zenya die deze structuur gebruiken. Hierbij een overzicht van wat er gebeurt als je een organisatie-eenheid (OE) uit je organisatiestructuur verwijdert.ComplianceDe gegevens bij de combinatie OE – kader item (normparagraaf) worden verwijderd. Dit betreft visie, verwijzingen naar bewijsmateriaal, omschrijving en toelichting, bevindingen, scores en opmerkingen.AuditsBij audits die nog niet zijn gestart, wordt de OE verwijderd.MeldingenAls de organisatiestructuur wordt gebruikt als onderwerp, wordt bij meldingen die zijn gedaan op de OE die wordt verwijderd het ‘onderwerp’ vervangen door de eerste bovenliggende organisatie-eenheid van de verwijderde OE. Let op:

We hebben via een vragenlijst een veiligheidsronde ingericht. Via het taakschema krijgen onze teamleads periodiek de vraag om hun ronde te doen. Nu willen we graag aan deze veiligheidsronde een plattegrond hangen zodat ze weten waar brandblussers, brandmelders etc. zitten o mte controleren. Is dit mogelijk? Of zou zoiets in te richten zijn via de assist app? Je loopt een ruimte in, scant de barcode en krijgt op je telefoon een overzicht met aanwezige middelen en aanwijzingen. Heeft iemand hier ervaring mee? gr., Erik

De risicomatrix die we hebben ingevoerd in een meldformulier, geeft niet dezelfde uitkomst als die we op papier hebben aangegeven. Een voorbeeld: een gebeurtenis komt zelden voor echter de gevolgen zijn catastrofaal. Wij willen dit als een hoog risico classificeren, de matrix classificeert dit als een laag risico. Mijn vraag aan jullie, hoe richten jullie een matrix in en is bovengenoemde aan te passen?