Zenya

Sinds Zenya of misschien eerder  zijn de mogelijkheden van document controle sterk verbeterdZoals het door de controleur zelf aan te geven akkoord (met nieuwe controledatum), het aangeven dat het document moet worden aangepast en zelfs het uitnodigen van (nieuwe) schrijvers. Dat laatste mis ik helaas bij de functie “delegeren van controle”Daar krijgt de aangeschreven controleur alleen de keuze uit de schrijversgroep en autorisatorHier zou bij ons ook de keuze voor een andere persoon zeer gewenst zijn.Onze organisatie is de laatste tijd zodanig in verandering (ook qua personeel) dat dit vaak wijzigt en dus een andere “betrokken” persoon gekozen moet kunnen wordenNu moet de documentbeheerder via een andere weg (email) gevraagd worden om de schrijver te wijzigen of andere toe te voegen   

Binnen onze organisatie maken we gebruik van zowel Engelse als Nederlandse formulieren.Bij het ontwikkelen van een nieuw proces en nieuwe functionaliteiten moeten we de actieformulieren in beide talen aanpassen. Dit in tegenstelling tot het coordinator formulier.We zijn benieuwd naar de ervaringen en "best practices” van andere gebruikers.

Beste Ik ben vervangend kwaliteitsmanager en bots tegen een probleem: ik kan geen bestanden toevoegen aan een bestaande webshare.Hier de details van mijn vraag: Wij maakten een proefmigratie van Zenya door. Gelukkig blijven alle links naar een webshare behouden en dienen deze niet aangepast te worden op onze ziekenhuis website of andere plaatsen. Het is echter wel zo dat ik een aantal documenten wil toevoegen aan deze webshare. Dit lukt niet. Het is nochtans een account zonder ingesteld wachtwoord. Ik klikte op wijzigen. Bij de pagina ‘gebruiker kiezen’ komt dit: Dus ik moet verder gaan als eigen gebruiker. En bij ‘documenten selecteren’ komt dan dit: Daar kan ik nergens twee zaken toevoegen. Kunnen jullie mij verder helpen aub? Alvast bedankt voor alle hulp! Met vriendelijke groeten, Lotte Heirbaut   

Beste Zenya-gebruikers,Een aantal maanden geleden zijn wij gestart met de implementatie van Zenya als documentmanagementsysteem binnen onze organisatie. We gebruiken Zenya inmiddels om formele documenten vast te leggen, te beheren en te raadplegen.Onderdeel hiervan zijn ook onze procesbeschrijvingen. We willen deze op een logische en toegankelijke manier structureren in een zogeheten proceshuis. We zijn nog zoekende naar de beste aanpak en zouden graag leren van hoe andere organisaties dit hebben ingericht.Sta jij open om ervaring uit te wisselen? Dan hoor ik het graag. We zijn vooral benieuwd naar hoe jullie het proceshuis hebben opgebouwd, welke keuzes jullie hebben gemaakt en wat wel of niet werkt in de praktijk.Groetjes,Davide Bade davide.bade@kenter.nu  

Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, maar je bent geen schrijver/autorisator van dit protocol? Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, je bent zelf schrijver van dit protocol? Kan je dit zelf aanpassen?

Is het mogelijk om bij een meldingsformulier, gekoppeld aan kaarten, meerdere kaarten te selecteren, waarop de melding betrekking heeft?

Is het mogelijk om in Check en of in Flow één vragenlijst te maken waarin de vragen voor meerdere kaarten beantwoord moeten worden? Bijvoorbeeld de temperatuur van koelkast 1, koelkast 2 en koelkast 3.

Rapportage ongelezen documenten (leesbevestiging)Een afdeling heeft een rapportage op naam van een medewerker gemaakt om na te gaan welke documenten er gelezen zijn. Het gaat om in totaal 46 documenten, zie afbeelding 1 De rapportage bestaat uit 3 bladzijden: op 1 en 2 staan de 46 documenten Op bladzijde 3 staat een overzicht van dezelfde 46 documenten met publicatiedatum en versie met als titel “niet gelezen en deadline verstreken", zie afbeelding 2. Wat is de achterliggende gedachte / doel van het laatste overzicht. Heel graag wil ik dat begrijpen. Wie weet het antwoord? Dank je wel alvast voor je reactie.   

Beste, We lopen soms tegen het probleem aan dat een bepaald taakschema nog niet open komt te staan.Wij gebruiken de kaarten voor het beheer van onze toestellen en hebben de corresponderende onderhouden hier via taakschema’s aanhangen. Nu lopen we soms tegen het probleem aan dat een taak nog niet komt open te staan terwijl de onderhoudstaak zich toch opdringt..Enkele voorbeelden:Onderhouden van diverse diepvriezers: 3-maandelijks worden onze diepvriezers gereinigd en ijsvrij gemaakt. Soms is de ijsaanslag zo erg dat we dit vroegtijdig moeten uitvoeren, dus voor de 3 maanden gepasseerd zijn. De taak om dit te registreren, is dan echter nog niet actief in Zenya.  Onderhoud door firma van diverse toestellen: jaarlijks worden onze toestellen door de firma onderhouden. Soms geeft het toestel echter vroeger problemen en moet de firma vroegtijdig langskomen om het jaarlijks onderhoud uit te voeren. De taak om dit te registreren is dan echter nog niet actief in Zenya. Is er een manier om deze t

Ik wil een exit-enquête opstellen voor onze organisatie. Dit mag anoniem ingevuld worden, maar we willen graag weten welk team/afdeling iemand werkt(e). Nu hebben we een kader ‘organogram’ met vragen als “Binnen welke onderdeel werk je?” en “Binnen welk team in dit onderdeel werk je?”. Dit is best wat werk om up-to-date te houden, terwijl we een organogram hebben dat we als onderwerpenboom in FLOW gebruiken. Het zou heel handig zijn deze te kunnen koppelen, dus een kader (of zo) te maken van deze onderwerpenboom, zodat de vraag naar teams/afdeling altijd actueel is. 

Binnen onze werkomgeving Huisartspraktijken hebben we verschillende collega's die in meerdere Zenya portalen werken omdat zij in verschillende praktijken actief zijn. Als zij Zenya openen zien zij meldingen van de verschillende praktijken door elkaar. De portalen lopen door elkaar en zijn daardoor onoverzichtelijk. Het zou fijn zijn als ze in een praktijk portaal in kunnen loggen en daar alleen de informatie van dat portaal binnen krijgen. Dus niet op persoonsniveau maar op praktijkniveau of afdeling ingericht. 

Beste lezer,Graag zou ik, als documentbeheerder, een overzicht hebben met wie de groepsleden zijn bij bepaalde gebruikersgroepen (die gebruikt worden voor een leesbevestiging). Kan ik daar een rapportage voor maken? Zo ja, hoe?Groeten Caroline

Hallo,Wij zijn de nieuwe compliance module aan het testen en lopen tegen een aantal kleinigheden aan. Ten eerste zien wij een redelijk breed scherm. Is het mogelijk, om de aansluiting van de kolommen aan de rechter kant iets dichter bij de linker kant te krijgen?  Ten tweede willen wij graag in het evaluatiegedeelte onder Beschrijving een link kunnen openen, welke in Kaders is aangemaakt. Binnen Kaders werkt de link en leidt naar de juiste plek, in de Compliance module - Kader item werkt deze niet. Bij klikken op de link gebeurt niets.Moet dat eigenlijk wel of niet kunnen? 

Goedemorgen,Binnen IrisZorg zijn we aan het verkennen hoe we werkinstructies het beste kunnen weergeven in Zenya DOC. Bijvoorbeeld wat behandelaren in moeten en mogen vullen in het sociaal netwerk in ons ECD (USER). Voorheen zetten we dit in een tabel met in de ene kolom uitleg en de andere kolom een printscreen van waar je dan in het ECD werkt. We kwamen erachter dat er geen afbeeldingen/printscreens in een tabel toegevoegd kunnen worden. Als we dit de printscreens met tekst en/of hotspots onder elkaar zetten wordt het een te onoverzichtelijk document. Het doel is dat medewerkers snel en direct helder hebben wat ze moeten doen in het ECD. Hebben jullie tips of ideeën over hoe wij dit soort instructies het beste kunnen weergeven zonder dat het een document van 10 pagina's wordt? Alvast bedankt voor het meedenken. Met vriendelijke groet,Emma van de Poll

Beste, Ik wil per documentenmap gaan analyseren wie er op vandaag een bepaalde gebruikersrol (rechten) gekregen heeft (dit ziekenhuisbreed).  vb.  map Amap Bmap C voor elke map wil ik weten wie de ingestelde documentbeheerders zijn.  Is er hiervoor een rapport beschikbaar? Ik probeerde reeds ‘rechten gebruikers per documentmap’, maar hier moet ik effectief ook gebruikers gaan kiezen. Ik wil een overzicht genereren van die gebruikers met die specifieke rechten per map. (niet per document) weet iemand hoe ik dit kan doen?  Alvast bedankt,  Sylvie

Wij zetten periodiek een vragenlijst uit via een taakschema. Deze taakschema's hebben een deadline van 30 dagen. Nu lijkt het er op dat de vragenlijst behorend bij deze taak na 30 dagen niet meer is in te vullen. Klopt dit? 

hai, Wij hebben 1 document waar een regel boven staat dat er voor dit document beperkte “machtigingen/permissies”zijn. wanneer je dit aanklikt zie je wat je wel en niet kan doen met dit document.Het enige wat dus hier niet ee kan is printen. Alleen hebben wij geen idee hoe dit daar komt, alle andere documenten hebben dit niet. Waar kan ik dit vinden om te wijzigen.

Ik lees in de training ‘beoordelingssjablonen’ dat je in een ronde een optionele deadline kan instellen met 2 mogelijkheden:vaste deadline instellen in een map ook deze optie vrij houden en documentbeheerder een deadline laten instellen per document.We hebben een beoordelingssjabloon met 3 rondes. In de eerste ronde willen we graag de deadline optioneel maken en instellen per document.Ik vind echter niet terug waar een documentbeheerder dat kan doen.Iemand een idee waar ik moet kijken of wat ik over het hoofd zie (rechten, andere instellingen)?

2 punten:De tekst die getoond wordt bij de gebruiker aan wie wordt gevraagd een actiepunt over te nemen is zeer summier, zie screenshot. Er kan geklikt worden op het meldingsnummer ‘in de route’ maar een link naar de melding of een samenvatting zou gebruiksvriendelijker zijn. Wanneer je iemand wilt vragen om een actiepunt over te nemen dan kun je uit alle gebruikers kiezen die bij de rechten bij actienemer zijn ingesteld. Echter als de gebruiker nog geen rol heeft in de betreffende melding dan kan hij de melding niet inzien om te bepalen of hij de actie wel wil overnemen. Is hier een oplossing voor?

Een gebruiker heeft aangegeven dat de afdrukken-knop bij het openen van een document niet zichtbaar is. Deze is ook niet te vinden via de optie ‘Meer’:Dit lijkt per document te verschillen: bij sommige documenten is de knop wel zichtbaar, bij andere niet.Daarnaast blijkt de zichtbaarheid van de knop ook per medewerker (met gelijke rechten) te verschillen. Bij sommige gebruikers ontbreekt de knop, terwijl deze bij anderen wel zichtbaar is.In de instellingen hebben wij geen optie kunnen vinden om dit aan te passen. Waar kan dit aan liggen en hoe zouden we dit kunnen oplossen? 

Hoi,Is het mogelijk om voor een afdeling de taak om het document te controleren aan te passen? Wij hebben dit standaard op 60 dagen voordat de controledatum verstrijkt staan, maar 1 beheerder van een afdeling wil het een half jaar van te voren ontvangen. Groet,Rosa

Is het in te stellen om meldingen na de wettelijke bewaartermijn van 5 jaar automatisch te verwijderen?Gr. Erwin

BesteAls een coördinator een melding binnenkrijgt op locatie X in de organisatie-eenhedenstructuur, dan kan deze de locatie aanpassen via Toewijzen naar locatie Y. Dit gebeurt niet tijdens een statusovergang, maar in een status. Hoe kan bij deze wijziging een automatische mail verstuurd worden naar de nieuwe coördinator?Bedankt

Een collega bij ons in de apotheek ervaart een terugkerend probleem bij het bladeren door meldingen in het tabblad “Formulieren”, specifiek binnen het coördinatorformulier.Wanneer een filter wordt geopend om meldingen te bekijken, en men bladert door de meldingen, springt Zenya na een paar keer bladeren automatisch terug naar het VIM-formulier. Dit gebeurt terwijl de gebruiker enkel coördinatorformulieren wil inzien. Het lijkt niet continu te gebeuren, maar wel regelmatig: meestal gaat het twee keer goed, daarna verspringt het weer.Impact:Het verstoort de workflow van gebruikers die meldingen willen beoordelen binnen specifieke formulieren. Het zorgt voor verwarring en extra handelingen om terug te navigeren naar het juiste formulier.We zijn benieuwd of andere organisaties hier ook tegen aan lopen. 

BesteHeeft een persoon, ingevuld als overige betrokkene, bij FLOW automatisch leesrechten tot die specifieke melding? Ook als deze persoon niet de rechten heeft als lezer voor de locatie waarop de melding is gemaakt?Bij Instellingen van de meldingen, kan ik de rol ‘Overige betrokkene’ toegang geven tot de verschillende formulieren en tabbladen. Maar nog steeds krijg ik de boodschap van de organisatie dat ze geen toegang hebben.Alvast bedankt