Zenya

Dag allemaal,Bij ons in het ziekenhuis (Oogziekenhuis Rotterdam) is de wens om in 2022 een kwaliteitsslag te maken in het documentbeheer. Elk document wordt minimaal elke twee jaar beoordeeld door de authorisator(s). We werken met iProva en decentrale documentbeheerders (per afdeling of zorgpad). Toch merken we dat de kwaliteit van veel documenten onvoldoende is, dat documenten niet (meer) relevant of tegenstrijdig zijn qua informatie, dat werkwijzen of protocollen niet zijn vastgelegd en dat er documenten gebruikt worden die niet in iDoc staan.Daarom kom ik graag in contact met documentbeheerders van ziekenhuizen waar dit wél goed gaat. Hoe borgen jullie de kwaliteit van documenten? Hebben jullie tips of suggesties? Het lijkt me prettig om een aantal van jullie te spreken, telefonisch of via beeldbellen. Groet, Jarinne Woudstra-de Jong (adviseur kwaliteit en veiligheid, Het Oogziekenhuis Rotterdam)

Wij zijn onlangs gestart met het inrichten van “Meldingen”.Het zou fijn zijn mochten jullie enkele tips/ideeën met me willen delen over wat jullie zoal bevragen voor incidentmeldingen m.b.t. voeding en slikstoornissen.We zouden deze incidenten graag mee opnemen in ons meldformulier zodat we dit gestandaardiseerd hebben in Meldingen (iTask)?Alvast dank!

Vroeger zag je in iProva in de lijst van taken onmiddellijk welke de nieuwe taken waren en welke taken je al had gezien. Binnen Zenya zie je dat niet meer voor de taken, wel voor de berichten.

Hoe kan het zo zijn dat ik een richtlijn dien te beoordelen via melding vanuit Zenya en indien ik deze dan open de mededeling krijg dat ik deze niet meer hoef te beoordelen? Beetje weinig meerwaarde en niet echt bijdragend aan ontregel de zorg.  MvG

Ik heb ontdekt dat je een mail krijgt als een favoriet document is gewijzigd. Nu zou ik graag een document bij iedereen tot favoriet maken, zodat de wijziging actief wordt ontvangen. Ik ken de optie van nieuwsbericht, alleen heb ik daar niet alle vertrouwen in dat het ook wordt gezien en gelezen door medewerkers.Bestaat de optie een document voor alle gebruikers favoriet maken?Groeten Sophie van Manen

Wanneer iemand een registratie doet van een melding krijgen ze volgende tekst? Kunnen we deze tekst aanpassen? Zo ja, waar?thanks 

Is het misschien ook mogelijk om onderscheid te maken tussen een ‘documentbeheerder basis' die bijv. wel standaard taken als schrijvers uitnodigen en documenten in beoordeling zetten kan uitvoeren maar bijv. niet nieuwe documenten aan kan maken en geforceerd documenten kan publiceren? Het aanmaken van nieuwe documenten, wijzigen van mapeigenschappen etc. kan dan aan een ‘documentbeheerder plus’ worden overgelaten. Documentbeheerders basis zouden decentraal en documentbeheerders plus centraal ingezet kunnen worden.

Ik weet dat het mogelijk is om een beschrijving bij de beoordeling mee te geven, alleen ben ik even kwijt op welke plek ik dit kan aangeven.Kan iemand vertellen waar ik dit kan vinden?

om een proces aan te passen of een nieuwe te maken (of eentje invoegen) is Visio nodig. Het systeem vraagt ook om het eerst in Viso te openen via “bewerken". Als ik dat doe komt de volgende melding: Het document kan niet bewerkt worden.Controleer de client configuratie. U kunt de client configuratie controleren door de client checker te downloaden.NB: U kunt alleen office documenten bewerken op Windows computers. De link client checker doet het ook niet als ik dat zou willen. Welke actie moet ondernomen worden om processen aan te passen of nieuwe te uploaden?Groet,Jeroen 

Heeft iemand ervaring of oplossing voor het volgende:In een formulier worden 5 vragen gesteld met betrekking tot informatieveiligheid in verband met het vaststellen van het risico.Per vraag krijgen de antwoorden een score van 1 t/m 3.De risicoscore wordt bepaald door het antwoord met de hoogste score, niet door de optelsom van de 5 antwoorden. In Excel is dit regelen met de MAX-functie. Die geeft als resultaat de grootste waarde in een verzameling waarden. Kan zoiets ook binnen Zenya? 

Wij hebben zitten kijken en binnen onze organisatie is het belletje wat rechtsboven staat niet een trigger om dit scherm te openen. We snappen de reden wel, maar het zou voor ons een pre zijn om weer de hoeveelheid (ongelezen) taken er in te zetten. Zodat medewerkers direct zien dat de taken oplopen. Nu is dat niet zichtbaar en dus geen trigger om iets te doen. Zijn er meer die dit ervaren? 

Hallo allemaal,Wij zijn op het moment met ons juridisch team aan het kijken naar onze gebruikersvoorwaarden/disclaimer van Zenya en wij vroegen ons af hoe andere instellingen/ziekenhuizen hiermee om gaan?Voorheen hadden wij dit in ieder document staan, maar nu niet meer. We zouden dit graag op een andere manier verwerken. Ons juridisch team had enkele opties:Werken met een pop-up in Zenya als medewerkers een handeling willen uitvoeren met betrekking tot het document (printen, opslaan e.d.). In die pop-up kan dan worden verwezen naar gebruiksvoorwaarden via een hyperlink. Door op akkoord te klikken in de pop-up kan een medewerker het document gebruiken en gaat deze ook akkoord met de gebruiksvoorwaarden (het heeft de voorkeur dat er aan deze handeling ook een logging is verbonden zodat kan worden achterhaald welke medewerker op welk moment akkoord is gegaan met de voorwaarden voor het betreffende document). Indien de pop-up geen optie is, kun je ervoor kiezen te blijven werken met een a

Kan ik de kolom ‘Relevantie’ in het scherm met zoekresultaten aan de documentbeheerderskant ook instellen (vastzetten) dat de hoogste percentage altijd bovenaan staat?, ik zie hiervoor geen mogelijkheden...

In het Flevoziekenhuis wilde iedereen snel naar de Corona protocollen. Ik heb een interactief document gemaakt. Eerst heb ik een kopje algemeen waar alle belangrijke documenten/filmpjes staan. Daarna heb ik een onderverdeling gemaakt op afdelingsniveau daar staan de documenten voor de betreffende afdelingen bij elkaar. Er is op ons intranet een snelkoppeling gemaakt naar het betreffende interactieve document. In huis wordt het zeer goed bekeken en geraadpleegd. Tevens heb ik een veld Covid aangemaakt om alle documenten te labelen.

Het valt me op dat een workflowformulier wat IN een status ingevuld moet worden de inhoud van dit formulier (indien ingevuld) niet te zien is wanneer de melding zich buien deze status bevindt. Ook niet voor dezelfde persoon die zowel het formulier heeft ingevuld als de coördinator is.Wanneer een workflowformulier ingevuld moet worden d.m.v. een actiepunt ‘Formulier invullen’, dan is de inhoud vanaf dan wel zichtbaar.Het niet zichtbaar zijn van de inhoud van een in-eenstatus-intevullen-workflowformulier buiten een status is voor m.n. coördinatoren niet heel handig. Het is relevantie info voor de melding en nu kan je deze info niet zien.Hebben anderen hier ook last van of heb ik ergens instellingen verkeerd staan?

Als ik in een vragenlijst vragen uit de Qmentum kaders selecteer via de knop “Kadergerelateerde vragen selecteren” (bijv. via een label) komen deze vragen niet in de te verwachten volgorde (i.c. gegroepeerd naar norm en op volgnummer) in de vragenlijst te staan. Daarbij ontbreekt ook de link en/of verwijzing naar de norm/het oorspronkelijke vraagnummer, waardoor herstel achteraf ook een behoorlijke en tijdrovende puzzel wordt. Is hier een (technische) oplossing voor (te bedenken)?

Is het mogelijk om in de abonnementen ook in te stellen dat ik geen mail wil ontvangen als een melding (die ik zelf heb ingelegd) is afgehandeld?Ik vind een hoop berichten die ik kan uitzetten, maar deze zit er niet tussen. Heb gezocht op ‘melding’. 

Als je onder applicatiebeheer functies importeert via een excel-bestand, wordt dan de bestaande functielijst overschreven of worden de functies uit het Excel-bestand toegevoegd?

Als een controleur/schrijver zijn/haar controletaak van een document goedkeurt en hij geeft een nieuwe controle-datum in, dan verandert de publicatie-einddatum niet automatisch mee. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat dit wel gelijk gebeurd?  Kan dit automatisch? 

Ik wil aan één taakschema meerdere vragenlijsten kunnen koppelen. Is dat mogelijk?

Bij het trekken van een rapport van een vragenlijst ingevuld op 15/11/2021 komt deze dubbel in het rapport (zowel in week 8/11 als 15/11). Voor deze afdeling werden nog geen andere vragenlijsten ingevuld. Indien de vragenlijst wordt gewist en opnieuw wordt ingegeven, blijft het probleem bestaan.Hoe kan ik dit aanpassen zodat de resultaten enkel in de week van 15/11 worden weergegeven?

Beste Is er een manier om je ontwerp van een formulier af te drukken? Ik heb een meldformulier waarbij er heel veel dingen terugkomen en er staan veel voorwaardelijke secties in die soms veel regels in beslag nemen. Indien ik dit ontwerp kan afdrukken, kan ik het papier naast mij leggen om het zo beter op te volgen.  In bijlage kan je een voorbeeld zien hoe ik het graag afgedrukt zou zien. mvg, Joris H.  

Een hulpvraag: thv MELDINGEN -> lijst “niet gefilterd” -> er zijn standaard een aantal kolommen zichtbaar (in mijn geval: datum verstuurd, meldnr, eigenaar,…). Via het uiterst rechtse icoontje (lijkt op kolommen) naast “de filteroptie” ga ik naar een nieuwe pagina waar ik de mogelijkheid heb om de kolommen te kiezen => “U kunt hier instellen welke kolommen getoond worden voor het filter '- Niet gefilterd -'. Maar wat kan ik doen om de voor-ingestelde keuzes van de kolommen uit te breiden naar “eigen tekstvelden” die we in het meldformulier hebben toegevoegd en dus niet als vaste keuze in deze lijst staan? Zo wil ik “organisatie-eenheid toevoegen” en een eigen tekstveld “incident omschrijven in 1 zin”? Alvast bedankt!

Is het mogelijk om binnen de vragenlijsten gebruik te maken van een risicomatrix op basis van: Kans x Effect = Risicoscore

Wij hebben nog oude organisatie eenheden staan die ik zou willen verwijderen. Ik wil zeker weten dat het niet nog ergens gebruikt wordt. Ook wil ik weten waar het in het verleden gebruikt werd om informatie zeker te stellen.Heeft iemand een tip voor een goede rapportage?