DOC (Documenten)

Ik wi graag een rapport maken van een lijst documenten waarin per document staat hoevaak het is gezocht en bekeken per periode: dus de hoeveelheid hits in een bepaalde periode. Ik kom er echter niet helemaal uit hoe ik dit moet doen.

Men wil graag de tekst aanpassen die in een uitnodiging voor bewerken van een document.Men wil graag het Odin nummer achter de titel van het document vermelden in het bericht.Daarnaast wordt er de volgende zin in de uitnodiging vermeld:"Bekijk Odin ******** voor de hulpkaart” met daarin een hypelink naar een instructie.Deze wil men graag aangepast hebben naar een zin zonder het specifieke Odin-nummer.Is de tekst in de mail die wordt verstuurd aan te passen vanuit applicatiebeheer?

Hallo,Ik wil meerdere personen van buiten de organisatie documenten van ons laten lezen.Wat moet ik daarvoor en waar allemaal instellen om dit te regelen?Nieuw account maken dus, kan dat ook als groepsaccount of per persoon? Groeten Erwin

We hebben recent een Webshare met een ander ziekenhuis opgezet. Daarbij merkten we op dat sommige metadata bij de documenten mee gekopieerd kan worden naar hun systeem/Zenya-omgeving, maar sommige ook niet.Hoe wordt bepaald welke metadata mee gekopieerd kunnen worden?Een concreet voorbeeld: Onze Zenya-documenten krijgen allemaal een unieke vijfcijferige code. Die wordt via een autonummer-veld in de metadata aan onze documenten toegevoegd. Dit is bvb. een veld dat in de Webshare niet mee gekopieerd kan worden naar een ander systeem. Ligt dit aan het soort veld of toch aan iets anders?

Zijn er bedrijven die Zenya voor zich laten werken bij documenten die adviesrecht hebben of instemmingsplichtig zijn?Ik zit zelf te denken aan het labelen van documenten die langs de OR moeten en een beoordelingsronde door een ondernemingsraad-lid. Maar ik ben benieuwd naar eventuele ervaringen van anderen.groet, Odette

Wij plaatsen soms externe documenten in Zenya, en het leek ons handig als je het document dan niet per se eerst hoeft te downloaden van de externe site, maar direct een link kan opnemen die verwijst naar de URL. In de hoop dat versiewijzigingen onder dezelfde URL worden doorgevoerd, wat de documentbeheerder dan weer tijd scheelt (neemt natuurlijk niet weg dat de documentbeheerder een check zal moeten blijven doen op geldigheid en versie URL). Is dat mogelijk?

Als documenten worden geopend via raadplegen dan zijn de opmerkingen niet zichtbaar. De opmerkingen zijn geaccepteerd, dus het is niet dat niet zichtbaar zijn, omdat ze "nieuw” zijn.Wat kan hiervan de oorzaak zijn?

Is het mogelijk om de controle datum te koppelen aan de publicatie einddatum. dit om te te voorkomen dat er documenten zichtbaar blijven waarbij de controledatum (lang ) is gepasseerd?

In Zenya DOC verschijnen tipvensters (b.v. voor de diverse gebruikersopmerkingen) wanneer een documentbeheerder voor het eerst in de module ‘Documenten’ aankomt. Nadat deze zijn weggeklikt verschijnen ze nooit meer. Bij nader inzien zou ik ze echter nog eens beter willen bekijken.Is er een optie om deze tipvensters weer aan te zetten? Zou iemand hier mij schermafdrukken willen sturen van deze tipvensters?

Afgelopen week merkten wij dat wanneer een document in een revisieronde gemarkeerd wordt als ‘mag gearchiveerd’ hier geen controledatum meer aangehangen wordt. Dit is op zich ook logisch. Nu had alleen de documentbeheer het bericht van de auteur gemist en is het document langere tijd (meerdere jaren) op Zenya blijven staan. In geen enkele rapportage is dit document opgevallen. We gaan nu actief kijken of dit vaker is voorgekomen.Hebben andere beheerders hier ook wel eens mee te maken gehad? Of ondervangen jullie dit op een andere manier? Ik kan me voorstellen dat het kan helpen dat wanneer een auteur kiest voor de optie ‘mag gearchiveerd’ in de controle wizard dat het document dan ook automatisch de status verlopen krijgt. Hiermee voorkom je dat niet actuele documenten per ongeluk toch blijven staan. 

Als je via het "hamburger menu” de modules opent, dan is de module “Documenten” niet zichtbaar voor gebruikers.Alle gebruikers hebben onbeperkt leesrechten.Hoe kan ik zorgen dat zij dit menu wel zien en niet alleen via "raadplegen” documenten kunnen benaderen.

Dag allemaal, Ik ontving vanuit het labo volgende vraag:De medewerker die onlangs in dienst is getreden heeft daarvoor enige tijd stage gedaan in het ziekenhuis. Gedurende die periode heeft die persoon, als stagiaire reeds heel veel documenten van het kwaliteitshandboek gelezen, met leesbevestiging ook, ingelogd met haar stage-account.Enkele weken later wordt zij als nieuwe gebruiker toegevoegd aan de gebruikersgroep van het labo, omwille van indiensttreding in het labo, hierdoor ontvangt ze op alle documenten opnieuw een leesbevestigingsvraag.Is er een manier om dit op te lossen? Alvast bedankt voor jullie waardevolle feedback!

We zijn de inrichting van Zenya Doc onder de loepe aan het nemen.Hierbij komt ook de beoordelingsflow ter sprake.Op dit ogenblik werken we met een inhoudelijke beoordelingsronde en een finale goedkeuring.Van zodra de auteur de conceptversie heeft ingediend kan deze het document niet meer raadplegen/bewerken.Opmerkingen van beoordelaars komen bij de autorisator terecht (finale goedkeuring).We denken dat het praktischer/vlotter zou zijn mocht de auteur de bemerkingen eerst nog kunnen verwerken vooraleer het document bij de autorisator terecht komt voor de finale goedkeuring.Kunnen we dit zo inrichten?Zijn er Zenya gebruikers die ervaringen willen delen.Hoe hebben jullie de beoordelingsflow ingericht en hoe verloopt het in de praktijk?Alvast hartelijk dank!

Het klinisch labo van ons ziekenhuis stelt een labogids beschikbaar via een webshare. Deze documenten worden geraadpleegd via onze externe ziekenhuiswebpagina door o.a. huisartsen, … (gebruikers zonder Zenya).De documenten in deze labogids zijn van het type ‘gestructureerd webdocument’. We hebben bepaalde paragrafen die we niet willen delen met externen via de webshare, omdat deze informatie niet relevant is voor externe gebruikers, vb. intern nummer. Dus we stelden de instelling ‘Webshare exporteren als:’ in op de ‘labogids-lezer’ en gaven deze leesrechten op de relevante paragraaftitels binnen het gestructureerd webdocument. Maar nu merken we dat in de webshare toch alle paragraaftitels getoond worden, ongeacht de ingestelde leesrechten. Via de servicedesk vernamen we dat de leesrechten in een webshare enkel op documentniveau wordt bekeken en niet op paragraafniveau.Hoe gaan andere organisaties/ziekenhuizen hiermee om? Het lijkt ons niet efficiënt om voor elke analysefiche 2 document

Voor onze organisatie ben ik bezig met een proces. Hier was ik gister rond een uur of 9 mee aan het werk. Lokaal op mijn PC in Viso, via de Zenya client. Op dat moment crashte mijn PC echter en sindsdien is het bestand vergrendeld. Ik had gister al meteen geprobeerd om het bestand te vergrendelen, maar elke keer vergrendelde hij hem automatisch weer. Dus ik had bedacht om de 12 uur maar gewoon af te wachten. Vanochtend heb ik echter nog steeds het probleem. Ik kan dus via het applicatiebeheer dit bestand prima ontgrendelen, maar hij vergrendelt hem hierna automatisch weer. De tijd verandert ook elke keer naar het huidige tijdstip.Graag zou ik advies krijgen over hoe ik dit probleem aan kan pakken. De enige gedachte die ik nog heb is de huidige concept versie verwijderen, maar dit voorkom ik uiteraard liever.

In ons ziekenhuishuis is het beleid dat de controletaak uitgevoerd wordt door de documentbeheerder, met daarbij de afspraak dat deze altijd kiest voor “document is gecontroleerd en moet worden aangepast'. De reden dat we dit niet willen laten delegeren is dat er dan geen volwaardige beoordelingsflow op zit (door beoordelaar(s) en autorisator) als diegene zegt ‘het is gecontroleerd en goed zoals het is’. Nu zijn er altijd documentbeheerders die de controletaak toch delegeren. Ik toets dat wekelijks via een geavanceerde zoekvraag, wijs hen erop en trek de taak dan in. Graag zou ik in kunnen instellen dat de keuze ‘delegeren’ niet kan worden gemaakt. Bij mijn weten kan dit niet. Zijn er meer die hier tegenaan lopen?

In de shapes van iProces kun je via “omschrijving” een toelichting geven over die stap.Leestekens (vetgedrukt, groter, kleiner teken, opsomming  enz….) is echter niet mogelijk. Ik heb ook m.b.v. alt code 243 het kleiner of gelijk teken kunnen toevoegen, maar als je dan de preview bekijkt maakt de module daar het = teken van.Het lijkt ons wenselijk om dit mogelijk te maken.

Een gebruiker krijgt het verzoek om een document te controleren maar krijgt bij het volgen van de link naar het te controleren document de foutmelding te zien  “Dit document is niet beschikbaar”. Bij nadere beschouwing blijkt dit Covid gerelateerde document al een tijd geleden op “uitgeschakeld” te zijn gezet en dus lijkt hier de controletaak wat questieus al kun je wellicht redeneren dat “uitgeschakeld” (anders dan archivering) een toekomstige ingebruikneming mogelijk maakt wat dan tussentijdse revisie van de inhoud kan billijken. Vraag is dus: bug of feature? De eindgebruiker heeft (uiteraard) verzocht deze (nu onmogelijke) taak uit haar takenoverzicht te verwijderen wat zover ik weet niet mogelijk is.Een eerdere discussie ging over taken die gearchiveerde documenten betroffen maar dat betrof echt een iProva/Zenya probleem dat inmiddels is opgelost.Bij voorbaat dank voor input!

De standaard voor PDF bestanden is bij ons PDF/A.Zo ver ik kan zien is dit niet het standaard binnen Zenya. (downloaden bestand) Klopt deze aanname? Of is er al een mogelijkheid om de documenten in PDF/A te tonen/ downloaden. PDF/A-1 (Portable Document Format Archivable) is de eerste officiële PDF standaard (ISO 19005-PDF/A maakt het mogelijk om digitale bestanden op een veilige en goede manier op te slaan, zodat ze geschikt zijn voor langdurige opslag

Als je in een interactief document een keuzeblok op meerdere plekken wil gebruiken, maar steeds op basis van andere voorwaarden en andere blokken die er aan voorafgaan. Kan je zo'n blok dan hergebruiken of wordt dat dan te ingewikkeld qua voorwaarden en kun je beter een nieuw blok maken met dezelfde vraag?

Binnen onze organisatie wordt momenteel bezien of het documentbeheer efficiënter kan.De aan documenten gekoppelde beoordelaars en autorisators zijn gebruikers afkomstig uit alle disciplines. Bij uitdiensttreding van een gebruiker gaat er bij ons helaas geen seintje richting Zenya / documentbeheerder, waardoor er “gaten” vallen in de registratie. De vraag rijst of de beoordelingsronden ook gekoppeld kunnen worden aan een functie. Kan ik functies toevoegen aan de beoordelaarspool?  Ik kan wel functies invullen bij “eigenaar”, maar niet bij beoordelaar en autorisator?Ik ben benieuwd hoe andere organisaties het documentbeheer op dit punt gewaarborgd hebben. Hebben jullie suggesties? Groet,Heidi

Tijdens onze inhoudelijke beoordelingsfase komt het regelmatig voor dat een procedure op een bepaald overlegorgaan besproken dient te worden (vb. de procedure burn-out op het officieel overlegorgaan Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk). Momenteel ga ik te werk door de voorzitter van dit orgaan toe te voegen aan de beoordelaars en vervolgens aan te geven bij ‘opmerkingen voor beoordelaars’ dat deze procedures niet enkel persoonlijk beoordeeld dient te worden door deze persoon, maar dat ook verwacht wordt dat men deze meeneemt naar het overlegorgaan. Maar deze opmerking is algemeen en wordt dus niet specifiek doorgegeven aan deze persoon.Is het op een of andere manier mogelijk om een gerichte opmerking te geven? Het zou bijvoorbeeld handig zijn om met @ te kunnen werken, waarbij de bestemmeling een apart bericht krijgt? Vervolgens wou ik ook eens polsen of er mogelijks andere werkwijzen/good practices zijn om de opdracht voor het aftoetsen van een procedure op een overlegorg

Hallo, Als je een document raadpleegt via de zoekbalk, zie je niet in welke map dit document staat. Kan je dit zelf ergens instellen of is deze mogelijkheid er gewoon niet? Groetjes, Sanne

wij zijn ons documentbeheersysteem aan het herzien en zijn daarbij ook in discussie over de geldigheidstermijn van documenten. Momenteel hanteren we een termijn van 3 jaar, echter in het kader van ontregel de zorg zijn wij aan het onderzoeken of deze termijn mogelijk naar 5 jaar kan (voor bepaalde documenttypen mogelijk?).Ik kan hier geen wettelijke kaders over vinden maar mogelijk kan iemand mij hier wel op wijzen? Hoe gaan andere organisaties hiermee om in deze tijden van ontregel de zorg?  alvast bedankt! groetjes Nicole  

Dag allen, Wij hebben sinds enkele weken Zenya. FIjn, want de opmaak is een stuk prettiger, behalve: als ik naar mijn taken ga via het alarmknopje rechtsbovenaan, moet ik vervolgens naar links met de muis om naar meldingen te gaan en weer naar rechts om een document te openen. Ik merk dus dat ik veel meer muisbeweging moet maken. Is het niet veel praktischer om het tabblad menu met taken/meldingen onder het alarmknopje te laten uitkomen? Of heeft iemand tips hiervoor? Groet,Dana KamsteegHet Oogziekenhuis Rotterdam