DOC (Documenten)

Hoi,Waar kan ik een proces aanmaken in Zenya? Zou je de stappen vanaf de startpagina Zenya naar de plek om daadwerkelijk processen te maken kunnen beschrijven?Met vriendelijke groet,Lieke van Sambeek   

HalloAls een document wordt <gedeactiveerd> veranderd de status in het overzicht van de documenten niet mee. Zo blijft de status op <gepubliceerd> staan ondanks dat het document niet door de gebruikers kan worden teruggevonden.Is er een optie om ook een status hier aan te koppelen? Zoals bijvoorbeeld een rode vierkant met <niet actief>. Alvast bedankt om deze vraag te bekijken.

Beoordeling van een document gebeurt door een gebruiker - met naam en toenaam genoemd in de beoordelingsronde .Als persoon A opgevolgd wordt persoon B, moeten dus ook alle documenten waar persoon A als beoordelaar genoemd staat, aangepast worden zodat dit volgende keer door persoon B gaat gebeuren.  Het leed is te verzachten door te zorgen dat alle mogelijke mensen in ieder geval al genoemd staan als mogelijke goedkeurder op folder niveau - maar het blijft veel werk, document voor document aanpassen. Is het mogelijk om hier de TEAMS optie in te zetten? Daarbij valt een team samen met een rol die door een of meer mensen vervuld kan worden. In de document beoordeling staat dan die team-naam (rol) en in het team zorgen we op 1 plek dat de juiste mensen eraang  gekoppeld zijn. Gaat ook helpen bij een warme overdracht van persoon A naar B.Of is er een andere creatieve oplossing om minder werk te hebben aan iedere personeelswijziging binnen de groep van beoordelaars ? 

Zijn er gebruikers die ervaring hebben met het gebruik van een bibliotheek in iProcess? Hoe is het beheer op de bibliotheek georganiseerd? Wat is de minimale informatie die je in de bibliotheek hebt geplaatst? Zijn de shapes die vanuit de bibliotheek worden gebruikt 'beveiligd' of mag de gebruiker de shape loskoppelen en zo nodig zelf aanvullen? De vraag stel ik omdat wij bezig zijn het het herontwerp van het businessmodel op basis van ZIRA. ZIRA definieert de activiteiten. Deze informatie willen we vastleggen in de bibliotheek om er voor te zorgen dat medewerkers die processen tekenen, gebruik (kunnen) maken van dezelfde informatie.

Omschrijving: Binnen onze organisatie willen we de huidige instelling betreft de goedkeuringscriterium van een document onder de loep nemen. Nu moeten alle beoordelaars het document goedkeuren voordat het document door de autorisator (goed)gekeurd kan worden. Het doorlopen van deze flow duurt vaak erg lang, waardoor we mogelijk de goedkeuringscriterium willen aanpassen. Graag hoor ik van andere organisaties wat jullie ervaringen zijn bij: Goedgekeurd door tenminste ..... beoordelaar(s) ? Goedgekeurd door tenminste..... % beoordelaar(s) ?

Is het mogelijk om de "te controleren voor” termijn vast te zetten bij documenten, zodat dit niet langer ingesteld kan worden dan het vastgestelde termijn van bijvoorbeeld 2 jaar. Ik loop er nu tegenaan dat documentbeheerders deze datum veranderen in langer dan het vastgestelde termijn.

Dag,  Voor de documenten die momenteel op het lab uit worden geprint hebben we een standaard tekst toegevoegd (onbeheerde versie). Is het echter mogelijk dat deze standaard tekst niet wordt getoond of vervangen wordt door de tekst ‘beheerde versie’, wanneer de documentbeheerder het document afdrukt?  alvast bedankt! groetjes Nicole

Hallo allemaal,Het is mogelijk om een document op niet-actief te zetten, het gaat dan niet naar het archief, maar het wordt ook niet meer gevonden bij zoeken.Op verzoek van auteur of coördinator zetten wij wel eens documenten op niet-actief. Nu merken wij op dat dit soms niet gecommuniceerd wordt en gebruikers opeens bepaalde documenten niet meer kunnen vinden.Graag zouden wij hier iets over vastleggen en we waren geïnteresseerd in het gebruik van deze optie in andere ziekenhuizen.In welke gevallen zetten jullie een document op niet-actief? Zelf zaten we te denken aan situaties waarbij er echt foutieve informatie in een document staat of als het document gaat over een werkwijze die op het moment (bv. door COVID) niet van toepassing is. We twijfelen echter of we dit ook moeten doen bij documenten die verlopen zijn en pas op langere termijn worden gereviseerd, wil je dit soort documenten wel op niet-actief zetten?Kortom, we zijn benieuwd naar jullie ideeën/richtlijnen hierover!Groetjes,M

Hallo, Hoe stel ik een rapport op om een overzicht te krijgen van alle gebruikers die de ingestelde deadline voor leestaken overschreden hebben?Alvast bedankt!Sara

Is het mogelijk om in de historie van een document kolommen toe te voegen, wij willen bijvoorbeeld weten wie er iets gechecked heeft.wij weten nu wel wie het gepublished heeft maar er is ook 2 keer een check geweest alleen is dit niet de achterhalen?

In GMP is het noodzakelijk dat publicatiedatum en effective date van een procedure verschillend zijn van elkaar zodat tussen de publicatie en het effectief in voege gaan van een procedure het personeel getraind kan worden. Hoe kan hiermee omgegaan worden in Zenya?Wanneer bv een nieuwe versie van een procedure nu geautoriseerd  wordt, wordt die gepubliceerd en wordt de vorige versie automatisch gearchiveerd. Maar zo lang het personeel niet getraind is, zou de vorige versie nog in voege moeten blijven en de nieuwe wel al gepubliceerd moeten zijn maar nog niet in voege. Kan in Zenya een onderscheid gemaakt worden tussen publicatiedatum en effective date? Alvast bedankt voor jullie reacties! 

Dag,  graag zou ik informeren of de vindbaarheid van documenten (aan de voorkant) wordt vergroot wanneer een document als HTML wordt opgeslagen i.p.v. als word bestand. Wij menen eerder vernomen te hebben dat het zoekwoord dat gebruikt wordt bij een word bestand alleen in de titel wordt gezocht en HTML ook in de gehele tekst. Weten jullie of dit klopt?Of hebben jullie andere voor-/nadelen om onze documenten om te zetten van word naar HTML? alvast bedankt! groetjes Nicole

Goedendag,We hebben een document dat regelmatig moet worden bijgewerkt. Dit document is opgesteld door het ziekenhuis waar wij mee samenwerken. Dit ziekenhuis maakt ook gebruik van iProva/Zenya.Situatie/werkwijze nu: document downloaden, mailen naar ziekenhuis, na ontvangst bijgewerkte versie weer uploaden en publiceren in ons portaal.Vraag 1:  wat zijn de mogelijkheden om het document te laten bewerken door een externe medewerker van het ziekenhuis?Vraag 2: welke uitwisselingsmogelijkheden zijn er tussen twee organisatie die beide Zenya gebruiken?Voor mezelf had ik de volgende opties in gedachten:Extern gebruikersbeheer? Maar hierover kan ik geen informatie vinden?  Delen van het document via Webshare, maar bewerking is niet mogelijk! Fictieve gebruiker aanmaken en (schrijvers)rechten geven om specifieke documenten te beheren. Dus uitwisseling gebruikersnaam en wachtwoord met externe gebruiker, die dan toegang heeft tot onze iProvaBij optie 3: onze iProva applicatie draait binnen onze

Aan de voorkant (document dat te lezen is door iedereen) Staat een stuk tekst, wat aan de achterkant niet zichtbaar is. Het stuk tekst moet worden weggehaald, maar dat lukt niet, omdat het dus niet zichtbaar is daar. Hoe kan dit worden opgelost? 

Bij het valideren van een proces komt de melding dat de shape met type Activity geen naam heeft. Nu kan ik geen lege shape vinden, ook niet na het verschuiven van de andere shapes of het verkleinen van het bestand zodat ik de gehele pagina in beeld krijg. Hoe op te lossen?

Documenten kunnen worden gedeeld door het document te emailen. Hierbij komt de extra keuze om "een kopie van het e-mailbericht naar mijzelf te sturen". Kunnen wij deze optie ergens uitschakelen?

Graag willen wij de velden (tabblad eigenschappen) van een document zichtbaar hebben in de lay-out van een digitaal document. Tevens willen we deze velden vanuit de kaartenbak ophalen.Heeft iemand hier ervaring mee of een oplossing voor.Wij vullen nu handmatige velden/eigenschappen in het document maar dit is op deze wijze niet goed bij te houden, het blijft een handmatige actie, dus fout gevoelig.

Ons ziekenhuis is in verbouwing en als deze zo goed als klaar is wordt er een nieuwe foto van het ziekenhuis gemaakt en deze moet op alle patiëntenfolders worden aangepast.Weet iemand of dit in 1x kan en anders wat een makkelijke manier is om dit te realiseren.Ik zal sowieso het sjabloon aanpassen.Ik hoor graag van iemand.Alvast dank voor het meedenken. Groeten,Esther de Reus, Rode Kruis Ziekenhuis Beverwijk

In iProva kon je, als je met je rechter muisknop op het huisje klikte, het portaal in een nieuw venster openen zodat je niet uit het algeopende venster hoefde. Nu mis ik deze, voor mij heel handige, mogelijkheid. Klopt dit of kan het op een andere manier?

kan er ook een invulbare pfd gebruikt worden om in te laten vullen door bijvoorbeeld een meldewerker. En deze ingevuld te versturen via Zenya. Bij voorkeur zonder lokaal eerst op te moeten slaan.Alvast dank voor de reactie. met vriendelijke groet  Jeroen

Wij hebben een aantal documenten die ieder jaar gecontroleerd worden, omdat ze gelinkt zijn aan apparaten die we gebruiken. Nu is het zo dat wij in de "velden” een mogelijkheid hebben gemaakt voor de medewerkers om aan te vinken of het apparaat in werking is of niet. Dit zorgt ervoor dat het makkelijk is om een uitdraai te maken van alle actieve apparaten. Maar in de hoofdmap is de standaard regel in gesteld dat het document jaarlijks gecontroleerd moet worden (in de flow). Zolang het apparaat in gebruik is moet dat ook en zodra een apparaat weer in gebruik genomen wordt geld dit ook, maar dus niet als ze niet gebruikt worden.De afdeling die de documenten moet bijhouden worden een beetje chagrijnig van de hoeveelheid e-mails die ze nu krijgen waarbij ze zelf iedere keer moeten uitzoeken of de melding relevant is of niet. Nu is mijn vraag: is er een mogelijkheid om het zo te faciliteren dat de medewerkers alleen die meldingen van jaarlijkse controle krijgen als het vinkje “in werking” o

Beste,  Wij hadden de volgende foutmelding bij het opslaan van een iDocument in Zenya: “Error: The request failed with HTTP status 413: Request Entity Too Large.” En daarna een pop-up venster System.Web.Services met de foutmelding System.Web.Services.Protocols.SOoapException: Server was unable to process request. Met een specifieke locatie: OfficeAddin (v6.4.0.0): System.Web.Services.  Dit is niet de eerste keer dat dit voorgekomen is. Is er hier een oplossing voor?  Dankjewel!

Hallo, Hoe kan ik afgeschermde documenten instellen? Met vriendelijke groet,Josefien

Voor een gebruiker zelf is het niet mogelijk om uitgevoerde taken terug te zien. Dit zou wel een wens zijn. Is dit in te regelen?Renata Sangers

Wanneer er een draft versie van een document is gemaakt in de mail. waarbij meerdere collega's gereageerd hebben, kan je die ergens opslaan in doc? Gaat om een reeds gepubliceerde versie die ter beoordeling gedeeld is met collega's. Of moet je die ergens anders opslaan en naar verwijzen vanuit je definitieve document?