DOC (Documenten)

Beste allen,   Wij zijn benieuwd welk soort documenten andere ziekenhuizen beheren middels iDocument. Waar worden versie-loze documenten zoals jaarverslagen, auditrapportages, evaluatierapporten e.d. opgeslagen? In iProva of op gewoon op de desktop?

Beste, Is het in de toekomst mogelijk om een link te krijgen tussen iTask en iDocument? We hebben namelijk een meldingtype aangemaakt om nieuwe documenten of wijzigingen aan documenten aan te vragen. Alle gegevens voor de metadata die door de melders worden ingegeven, moeten manueel door de documentbeheerder worden overgenomen in de metadata van het document. Dit is dubbel werk en er is kans op fouten.

Hallo,Wij willen graag de tekst aanpassen die verschijnt als je met de muis over de titel gaat. Het gaat om een webpagina link. Nu staat er iets anders ingevuld maar ik kom er niet achter hoe ik dit kan aanpassen. Mvg Gaby Habets

Probleem 1 : Na klik op Bewerken opende het concept in Word, mààr de iDocument-tab (of noemen jullie dat ‘ribbon’?) verscheen niet, waardoor ik de aangebrachte wijzigingen niet kon opslaan.Het programma Word was al geopend op dat moment, er stonden twee andere bestanden open.Ik had dit al eerder eens ondervonden, toen volstond het om alle documenten in Word en de toepassing zelf te sluiten, en als eerste document het iProva document te openen.dit keer helaas niet: Probleem 2: Na sluiten van de andere Word-documenten refreshet iProva, en toont nu niet meer de mededeling ‘document is vergrendeld’ maar tot mijn verbazing verschijnt één van de beide andere documenten die in Word was geopend (een stukje uit een bespreking). Ik dacht dat via de activiteitenlog (die mij leert dat Imijn collega op 28/10 zijn laatste aanpassingen had doorgevoerd) of zo een backup of de vorige conceptversie die correct was opgeslagen kon worden terug gezet, maa

 Als van een kop 2 of 3 of van een standaard zin een bladwijzer wordt gemaakt, dan wordt deze na publiceren van het document blauw. Dit was voorheen niet, is dit nieuw en is er een reden voor? Bij het bewerken van een document is de regel waar de bladwijzer ‘onder zit’ gewoon zwart. Het wordt als storend ervaren door één van onze documentbeheerders die met enige regelmaat bladwijzers gebruikt. Ik hoor het graag.Groet, Judith

Is het mogelijk om gebruikers:toegang te geven tot het bekijken van de de inhoud van de gebruikersgroepen?  Het is mogelijk om ze toegang te geven tot de gebruikersgroepen maar dan kunnen ze deze ook aanpassen en dat is niet de bedoeling. per document te laten zien welke groepen/personen deze moeten lezen? Voor andere velden is het mogelijk om dit zichtbaar te maken. Nu is het enkel mogelijk om vanuit de groepen/personen te bekijken welke documenten ze moeten lezen maar niet omgekeerd. Voor de documentbeheerder is dit wel zichtbaar.Reden van de vraag: voor sommige documenten is een uitgebreide training vereist en we bepalen de te trainen personen adhv de leesbevestiging. De persoon die de training moet geven is de schrijver van het document. 

Beste,Hebben jullie tips / advies of beleid op titels van documenten?Hoe werkt dit met zoeken bijvoorbeeld, volgens mij telt het eerste woord in de titel meer % mee bij het zoeken? Met welke titel(indeling) vind je het beste je document?Wij zouden dit graag willen communiceren naar onze decentrale documentbeheerders, zodat we hier een uniform beleid op voeren.Met vriendelijke groet,Mila Brune

Onze documentbeheerder stelt de volgende vraag:als ik een nieuw proces wil starten, dan geeft iProva de melding dat dit niet kan en dat ik een andere client checker moet hebben. Weet je wat dit is?En hoe kan dit opgelost worden?

Beste Allemaal Is het mogelijk om na de einddatum van een gepubliceerd document (status verlopen), dit document automatisch te laten archiveren? En zo ja is dit dan per map in te stellen of gebeurd dit centraal?

Voor het documentbeheer maken wij gebruik van sjablonen met daarin een aantal vaste paragrafen. Sommige zijn verplicht, sommige niet. Als een auteur een concept-versie indient, is er geen controle op het feit of de verplichte paragrafen wel of niet gevuld zijn. Pas bij het in beoordeling zetten door de documentbeheerder krijg je een opmerking dat dit niet kan wanneer de verplichte paragrafen niet gevuld zijn. De documentbeheerder moet de auteur dan weer terug uitnodigen en vragen om de verplichte paragrafen te vullen.Is het mogelijk om deze controle in te voeren bij het indienen van de concept-versie? Dat zou de nodige tijd en ergernis sparen.

Graag voegen wij het excel-format XLTX toe aan het lijstje, toch dit lijkt niet door ons te manipuleren, ook niet met administrator?Dan maar toegevoegd als nieuw documenttype, gekoppeld aan de map, maar na opladen van het document, geeft hij een witte pagina? Ik gebruikte volgende mime: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.templateOok werd er bij de aanmaak aangevinkt: direct voorbeeld tonen in documentbeheer: JA, als ik die instelling nu nog wil wijzigen, om te zien of het dan wel lukt, kan ik niet meer aan het vinkje aan, ook niet met de administrator.Iemand meer ervaring hiermee? :)  

Goedemorgen! Wij hebben bij sommige mappen meerdere documentbeheerders ingeregeld. Zoals bijvoorbeeld bij de zorgafdelingen: kliniek en polikliniek hebben verschillende beheerders met documenten in dezelfde map. Nu kunnen zij documenten in concept zetten terwijl zij niet bij het document onder eigenschappen als documentbeheerder staan. Was dit voorheen ook al zo? En is dit standaard of ergens aan te passen?Daarnaast kunnen alle decentrale beheerders documenten verplaatsen naar een andere map. Dit willen we bij voorkeur alleen centraal kunnen doen op verzoek. De reden hiervoor is dat documenten soms worden verplaatst zonder dat de ontvangende afdeling hierbij was betrokken.Alvast bedankt!

Is het mogelijk om op een gearchiveerd document, zichtbaar te maken dat het een gearchiveerd document is.  We hebben al restricties ingesteld voor wie er toegang heeft, maar is het dan alsnog mogelijk om duidelijk te laten zien dat het een gearchiveerd document is? 

Voor één map wil ik het documentbeheer decentraal beleggen.Omdat ik onbekend ben met het Iprova ben ik op zoek naar een instructie/handleiding over het documentbeheer. (Is volgens mij ook afhankelijk van licenties?)Kan iemand me daar aan helpen?Bedankt alvast!

Is er een mogelijkheid om Vanuit Iproces te linken/verwijzen naar 1 blok in interactieve documenten of omgekeerd?Omgekeerd= Vanuit een interactieve document linken/verwijzen naar 1 blok in Iproces?

Bestaat er een mogelijkheid om te zoeken op de documentnaam in de offline (backup) website download?Voor zover ik kan zien is deze functionaliteit niet aanwezig en de standaard ctrl-f werkt ook niet.Iemand van jullie die hier een mooie oplossing voor gevonden heeft, of deze functionaliteit ook mist in de huidige download vorm?Alvast dank voor jullie feedback!Erik

In de releasenotes van versie 5.15 staat vermeld dat in iDocument de Feedbackloop (in de toekomst) gebruikt gaat worden voor het verbeteren van de persoonlijke zoekresultaten.Ik zou graag willen weten hoe deze functionaliteit gaat werken en welke invloed we als beheerder gaan hebben op de werking hiervan.   

We hebben verschillende documenten in iprova staan waarvan een leesbevestiging wordt gevraagd. Ik ben documentbeheerder en kan de leesbevestigingen uitprinten maar ik zou dit eigenlijk willen overdragen aan een collega die geen documentbeheerder is. Is het mogelijk om iemand de rechten te geven om alleen de leesbevestiging te printen?

ik wil graag een rapportage maken over hoeveel en van welke documenten een beheerde kopie is gemaakt. het liefst per map/ of pad. ik kom er niet uit hoe dat moet.

Dag! Wij (Rivas Zorggroep) hebben ons documentbeheer decentraal ingericht. 3 jaar geleden hebben we alles overgezet en er komt nu een grote batch documenten aan om te controleren. Aan een deel van de documenten hoeft niets gewijzigd te worden. Deze worden gecontroleerd door de inhoudsdeskundigen en dan wordt de controledatum automatisch verder gezet naar weer 3 jaar. Dit is echter niet zichtbaar voor de gebruiker. Voor ons zou het wenselijk zijn om de 'datum van laatste goedkeuring' ook zichtbaar te maken bij documentgegevens, anders lijkt het voor de gebruiker alsof er 6 jaar niemand naar gekeken heeft/kijkt (publicatiedatum 2015, nieuwe controledatum 2021). Zijn er meer organisaties die dit wensen? groet, Marte

Als je zoekt in iProva staan bij het zoekresultaat bijlagen soms boven de documenten die over de inhoud gaan. Wij zouden het prettig vinden als je aan kunt geven dat iets een bijlage is en deze bij zoeken altijd lager komt in de zoekresultaten. Soms zouden wij  willen dat een bijlage helemaal niet los gevonden kan worden.Is het een goed idee dat iProva documentbeheer uitgebreid wordt met 2 vinkjes:bijlage van een document (misschien onder gekoppelde documenten zodat de link met het document waar het bij hoort ook direct duidelijk is).Gekoppelde functie moet zijn dat bijlagen bij zoeken nooit getoond worden boven het document waarbij het hoort. Zou me ook nog kunnen voorstellen dat een bijlage ook anders getoond wordt, bijvoorbeeld cursief. een vinkje ‘document wordt niet getoond bij zoeken op trefwoorden’.

Wens: Een documentbeheerder kan een gebruikersopmerking één van de volgende statussen toekennen: 'Nieuw', 'Geaccepteerd', 'Verwerkt' of 'Afgewezen' (zie afb.1). Keuzelijst status van opmerking bij documentVoor beheerders zou het handig zijn als er een extra status ‘In behandeling’ aan toegevoegd zou worden. Motivatie: Vaak moet je als documentbeheerder eerst navraag doen bij de documenteigenaar om te weten of en op welke manier de gebruikersopmerkingen verwerkt moeten worden. Daar kan soms enige tijd overheen gaan. Er is nu geen mogelijkheid opgenomen om aan te geven dat je de opmerking 'In behan

Onze externe partner gaat met iProva in de cloud. Nu willen wij een overzicht (rapportage) maken met de in- en uitgaande hyperlinken van deze externe partner binnen ons iDocument. Wie kan ons helpen?

Wij zijn benieuwd of Infoland voor iDocument op verschillende niveaus (schrijver/ documentbeheerder) een soort (praktijk)toets beschikbaar heeft of zou kunnen stellen om te meten/in te schatten of medewerkers wel geschikt zijn voor de rol.Ook zijn we benieuwd of hier behoefte aan bestaat bij andere gebruikers.De reden hiervoor is dat we binnen onze organisatie merken dat niet iedereen op het zelfde niveau kan werken met iDocument en het lastig is om dit te toetsen. Voordat we zelf het wiel gaan uitvinden, hopen we dat mogelijk Infoland of andere gebruikers een goede oplossing hebben. 

Beste,Binnen het MUMC+ plaatsten wij tot voor kort de personalia van een document (auteur(s), beoordelaar(s) en autorisator) onderaan in het document.Om verschillende redenen zijn we hiermee gestopt, o.a. privacy, foutgevoeligheid, dubbelop.Wij plakken de personalia nu als opmerking naast het document, we zorgen dat deze informatie te zien is voor schrijver(s) en beoordelaar(s).De medewerkers die de personalia willen weten van een document en geen schrijver/beoordelaar zijn, wijzen wij op de mogelijkheid '’Meer'’ - '’Documentgegevens tonen'’.We krijgen nu echter wel eens de feedback dat het opzoeken van personalia omslachtig is, het is niet in een oogopslag te zien wie een document heeft geschreven/geautoriseerd. Medewerkers waren natuurlijk gewend om naar beneden te scrollen in het document, dus het is ook een stukje gewenning. Dat het echter niet heel gemakkelijk en duidelijk te vinden is, kunnen we wel begrijpen.Is er een manier voor ons