DOC (Documenten)

Als je zoekt in iProva staan bij het zoekresultaat bijlagen soms boven de documenten die over de inhoud gaan. Wij zouden het prettig vinden als je aan kunt geven dat iets een bijlage is en deze bij zoeken altijd lager komt in de zoekresultaten. Soms zouden wij  willen dat een bijlage helemaal niet los gevonden kan worden.Is het een goed idee dat iProva documentbeheer uitgebreid wordt met 2 vinkjes:bijlage van een document (misschien onder gekoppelde documenten zodat de link met het document waar het bij hoort ook direct duidelijk is).Gekoppelde functie moet zijn dat bijlagen bij zoeken nooit getoond worden boven het document waarbij het hoort. Zou me ook nog kunnen voorstellen dat een bijlage ook anders getoond wordt, bijvoorbeeld cursief. een vinkje ‘document wordt niet getoond bij zoeken op trefwoorden’.

Wens: Een documentbeheerder kan een gebruikersopmerking één van de volgende statussen toekennen: 'Nieuw', 'Geaccepteerd', 'Verwerkt' of 'Afgewezen' (zie afb.1). Keuzelijst status van opmerking bij documentVoor beheerders zou het handig zijn als er een extra status ‘In behandeling’ aan toegevoegd zou worden. Motivatie: Vaak moet je als documentbeheerder eerst navraag doen bij de documenteigenaar om te weten of en op welke manier de gebruikersopmerkingen verwerkt moeten worden. Daar kan soms enige tijd overheen gaan. Er is nu geen mogelijkheid opgenomen om aan te geven dat je de opmerking 'In behandeling’ neemt. Indien je met meerdere documentbeheerders werkt aan dezelfde documenten, kun je van elkaar ook niet zien of opmerkingen al in behandeling zijn genomen of niet. Nu maken documentbeheerders een handmatig overzicht buiten iProva om, om dit inzichtelijk te krijgen. Bovendien is het niet wenselijk dat elke aantekening die door de documentbeheerder bij de opmerking van de gebruiker ge

Onze externe partner gaat met iProva in de cloud. Nu willen wij een overzicht (rapportage) maken met de in- en uitgaande hyperlinken van deze externe partner binnen ons iDocument. Wie kan ons helpen?

Wij zijn benieuwd of Infoland voor iDocument op verschillende niveaus (schrijver/ documentbeheerder) een soort (praktijk)toets beschikbaar heeft of zou kunnen stellen om te meten/in te schatten of medewerkers wel geschikt zijn voor de rol.Ook zijn we benieuwd of hier behoefte aan bestaat bij andere gebruikers.De reden hiervoor is dat we binnen onze organisatie merken dat niet iedereen op het zelfde niveau kan werken met iDocument en het lastig is om dit te toetsen. Voordat we zelf het wiel gaan uitvinden, hopen we dat mogelijk Infoland of andere gebruikers een goede oplossing hebben. 

Beste,Binnen het MUMC+ plaatsten wij tot voor kort de personalia van een document (auteur(s), beoordelaar(s) en autorisator) onderaan in het document.Om verschillende redenen zijn we hiermee gestopt, o.a. privacy, foutgevoeligheid, dubbelop.Wij plakken de personalia nu als opmerking naast het document, we zorgen dat deze informatie te zien is voor schrijver(s) en beoordelaar(s).De medewerkers die de personalia willen weten van een document en geen schrijver/beoordelaar zijn, wijzen wij op de mogelijkheid '’Meer'’ - '’Documentgegevens tonen'’.We krijgen nu echter wel eens de feedback dat het opzoeken van personalia omslachtig is, het is niet in een oogopslag te zien wie een document heeft geschreven/geautoriseerd. Medewerkers waren natuurlijk gewend om naar beneden te scrollen in het document, dus het is ook een stukje gewenning. Dat het echter niet heel gemakkelijk en duidelijk te vinden is, kunnen we wel begrijpen.Is er een manier voor ons om dit duidelijker te maken of is er vanuit j

Beste forumleden,   In verband met een aanpassing in een digitaal systeem dat wij gebruiken, moet in onze documenten iets in de tekst veranderd worden. Ik wil graag een uitdraai van de betreffende documenten. Bijvoorbeeld er staat ‘facebook’ in een document en dat moet veranderd worden in ‘Instagram’. Is er een manier om een rapportage te draaien zodat inzichtelijk wordt in elke documenten ‘facebook' staat?  Alvast dank en groet, Caroline  

Wanneer documenten in de office desktop zijn geschreven en bijvoorbeeld als word document zijn aangemaakt. Kan een medewerker met alleen een office online licentie deze documenten ook bekijken? de office online staat wel aan bij ons in beheer alleen krijg ik regelmatig opmerkingen binnen van collega's met alleen office online dat ze de formulieren niet kunnen inzien. 

Al in het verleden heb k de wens geuit dat het mogelijk zou moeten zijn om in iProcess bij de shape subprocess TVBs te kunnen toevoegen. Bij voorkeur ook bij andere shapes ook, zodat je zelf kunt beslissen of het nodig is of niet.Nu is het zo dat als je bij een proces een TVB-overzicht heb dat je dan de subprocessen niet ziet, terwijl daar toch een functie voor verantwoordelijk. Ik zou graag zien dat alle stappen op het overzicht vermeld worden.

Enkele documentbeheerders krijgen tijdens het bewerken van een document permanent de rode markeringen van spellingsfouten te zien ondanks dat deze woorden toegevoegd zijn aan de woordenlijst. Bij het opslaan lijkt het alsof de woorden zijn geaccepteerd; wordt het document weer geopend in de bewerkfase zijn ze nog niet zichtbaar maar op het moment dat er iets gedaan word komen alle rode markeringen van alle eerdere geaccepteerde woorden weer terug.   

Hoi, twee vragen:Als ik in Applicatiebeheer > Stijlen aanpassingen doe, heeft dat direct effect op alle documenten in onze organisatie. Ik ben nog niet tevreden over de opmaak, en wil graag testen met regelafstand en lettergrootte, voordat ik de stijl definitief toepas. Hoe kan ik dit het beste aanpakken zonder dat ik meteen alle documenten verander? Ik wil ook kunnen afdrukken.   De regelafstand en lettergrootte op het scherm komen niet overeen met de regelafstand en lettergrootte op print. De verhouding zou tenminste hetzelfde moeten zijn. Waar ligt dit aan? Als ik het op het scherm goed krijg, is het op print niet mooi, en andersom.

Hallo, weet iemand wat ik moet wijzigen om via het icoontje boven het document te kunnen printen? Alvast bedankt.

Voor onze intranet pagina wil ik een snelkoppeling maken naar de ‘Corona documenten’  die bij ons centraal als verzameling staan. In ons ziekenhuis werken we met verschillende portalen, ik kan niet de link uit de URL gebruiken. Hoe kan ik toch naar deze pagina linken zodat iedereen bij deze verzameling terecht komt?Alvast veel dank voor jullie hulp!

Wij zijn een 10-tal documenten aan het schrijven. In deze conceptdocumenten willen we via hyperlinks naar elkaar verwijzen. Blijven deze hyperlinks werken, na publicatie?

Hallo, is er een mogelijkheid bepaalde mappen uit te sluiten van de zoekfunctie? Dus alleen te vinden via raadplegen?Groet, Rudi

Beste allemaal, Wij krijgen vaker een telefoontje van gebruikers dat ze hun taken niet meer kunnen zien, bij het openen van het takenscherm verschijnen deze 1 seconde in beeld en zijn daarna verdwenen.Inmiddels weten wij dat we hen moeten adviseren om de zoekvraag bij taken leeg te maken, maar hoe fijn zou het zijn als deze automatisch na het afsluiten van iProva leeggemaakt word.Deze zoekvraag hebben ze misschien een aantal dagen geleden ingevoerd en het document verwerkt waardoor deze taak verdwijnt. Is het een mogelijkheid om in te stellen dat deze regel, wellicht dagelijks, leeggemaakt wordt als hier iets gevuld staat? met vriendelijke groet,Anita Kellenerscentraal documentbeheerder VieCuri

Indien er een leesbevestiging wordt gevraagd van meerdere gebruikersgroepen en een bepaald persoon komt in meerdere gebruikersgroepen voor, ontvangt die persoon dan meerdere mails (gelijk aan het aantal gebruikersgroepen waarin hij/zij zit) of wordt er slechts 1 mail verstuurd?

Binnen onze Zenya omgeving zijn heel wat documenttypes voorzien van een vaste documentstructuur. Momenteel herzien we echter deze structuur en hier en daar zullen de nodige aanpassingen moeten gebeuren. Wat is hiervoor de meest aangewezen werkwijze?  Kan ik de documentstructuur van het betreffende documenttype gewoon wijzigen? Veranderen bestaande documenten meteen mee bij het opslaan van de wijziging? Of moet ik een nieuw documenttype maken (en beschikbaar stellen) en het oude op niet-beschikbaar zetten? Dank voor de verheldering!

Ons laboratorium heeft meerdere documentbeheerders op mappen toegewezen om elkaar beter te kunnen waarnemen. Als op een document meerdere documentbeheerders zijn ingesteld, krijgt elke documentbeheerder een bericht/notificatie (afhankelijk van de persoonlijke instellingen) als bijvoorbeeld een schrijver een conceptversie heeft ingediend. Als documentbeheerder A het document vervolgens in de beoordelingsstatus zet, blijft de notificatie bij documentbeheerder B staat. Hoe weet documentbeheerder B dat de actie al is uitgevoerd? Je kunt wel doorklikken naar het betreffende document en dan zie je dat het document reeds in de beoordelingsstatus is gezet, maar dat is niet handig. Wat is hier een praktische werkwijze. Zijn er ervaringen? Groet, Rudi Evers

Krijgen medewerkers automatisch een email als ze een leesbevestiging moeten geven of moet dit bijvoorbeeld aangepast worden in eigenschappen van het document of in de abonnementen van de gebruiker?   gr., Erik Kemkes

Ik lees in het artikel van Inge Kuijpers dat je de veldeigenschappen van een document kan tonen in de tooltip. Dat is: op voorwaarde dat het veld dat je wil tonen, in het applicatiebeheer aangevinkt is als doorzoekbaar.https://community.infoland.nl/supportartikelen-40/waar-kan-ik-instellen-wat-er-bij-een-document-wordt-getoond-in-de-ballon-tooltip-met-informatie-1273 De vraag is: waar en hoe stel ik in welke velden doorzoekbaar zijn?

ik wil graag het volgende rapport maken  mocht het niet in 1 rapport lukken dan misschien met meerdere.    een rapport waarin opmerkingen naar voren komen van lezers die nieuw, geaccepteerd, verwerkt en afgewezen zijn bij een bepaalde map. het liefst met een filter voor een bepaalde periode. hoe kan ik dit het beste doen

Een bepaald personeelslid X gaat een andere functie uitoefenen en wordt vervangen door een ander personeelslid Y. Hoe vervang je de naam van X in alle documenten door persoon Y?

Inactieve gebruikers komen nog steeds in de lijst met leesbevestigingen.  Gebruikers waren inactief voordat het document is gepubliceerd. Gebruikers zijn lid van een groep waarvoor een leesbevestiging verplicht is. Hoe zorg ik dat inactieve gebruikers niet meer op de lijst met leesbevestigingen terecht komen van nieuwe documenten? Is de enige oplossing ze handmatig uit de groepen halen waar ze lid van waren?    

Een document is vanuit de webbeoordeling teruggezet in concept omdat de autorisator aangepast moest worden. Wanneer het document opnieuw in de beoordeling gezet wordt, blijkt het niet mogelijk de beoordelaars die het document reeds hadden goedgekeurd over te slaan. Komt dit omdat de autorisator is gewijzigd en niet de beoordelaar?

Beste allemaal, Is er een list voor het volgende probleempje? Je document heeft een deadline voor de geldigheidsduur en die stel je in met: te controleren vóór (datum), en die datum is bij ons vastgesteld op 2 jaar na autorisatie. De notificatie voor deze controle komt 90 dagen voor de deadline voor het controleren en als je die controle 1 dag voor het verstrijken uitvoert dan overschrijdt je geen enkele deadline. Blijkt bij die controle dat er een nieuwe versie aangemaakt moet worden dan gaat de termijn voor het schrijven van een concept in en dat is 3 weken, daarna de beoordeling (2 weken) en dan nog autorisatie (1 week). Nu worden deze termijnen zeer vaak overschreden en soms echt heeel lang (maanden). Al die tijd zit je dus met een gepubliceerd document wat eigenlijk over zijn geldigheidsduur is. Er zijn eigenlijk geen consequenties en dat document kan technisch eindeloos zo blijven staan. Daar moeten wij zelf op managen natuurlijk (dien we ook) maar wat ik lastiger vindt is dat he