DOC (Documenten)

Binnen onze organisatie hebben wij afgesproken dat alle documenten elk jaar gecontroleerd moeten worden. Nu komen wij erachter dat een aantal documenten een uitzondering zijn op deze regel, bijvoorbeeld handleidingen van externen.Nu heb ik een nieuwe map aangemaakt waarnaar ik de handleidingen heb verplaatst. Op deze map heb ik de optie controleren uitgezet. Echter blijft de controletaak voor de documenten staan.Hoe kan ik deze uitzetten zonder het document te controleren?

Om aan de laatste GMP richtlijnen te voldoen, moeten we een reconciliatie doen op onze SOP afdrukken (= aantal afdrukken vergelijken met de afdrukken die we in documentatie en op de vloer terug vinden). Daarom hebben we een soort van registratie nodig die ons vertelt hoe vaak een document vanuit iProva is afgedrukt en in het ideale geval met extra informatie waarom deze is geprint. Is dit een probleem die ander bedrijven ook hebben? Hoe gaan zij hier mee om?Is het bijvoorbeeld mogelijk om een extra ‘laag’/software over het systeem te installeren om deze registratie te doen? We weten dat infoland geen fan is van printen maar in onze sector is documenteren van essentieel belang. Aangezien er niet overal computers kunnen staan, is printen en handmatig invullen voorlopig de enige optie.

Kan geen linken meer leggen, Zenya is verdwenen 

Dag,Ik ben op zoek naar de instructie/training voor documentbeheerders hoe je een nieuw document aanmaakt. Echter kan ik deze niet vinden. Ik kan het me haast niet voorstellen dat het er niet is…Ik ga het nu zelf maken, maar wil het toch even zeker weten dat het er echt niet is.Hartelijke groeten, Maaike Kwantes

Beste allen,Ik ben heel benieuwd hoe het ontwikkelen van zorgprocessen in andere organisaties verloopt. Wie maakt de zorgprocessen? Gebeurt dit centraal of decentraal? Als dit decentraal gebeurt zijn er dan medewerkers die kunnen ondersteunen? Vriendelijke groet, Regina de Vries

Binnenkort gaan 200 gebruikers Office 365 gebruiken, ook voor het bewerken van documenten in iProva. De rest van de gebruikers gaan gefaseerd ook over op 365.Kan dit problemen opgeven voor een document en  een proces als hij de ene keert bewerkt wordt in Office 365 en de andere keer in Office 2013? In het verleden veroorzaakte dit corrupte documenten met oudere office versies.

Twijfel Wij delen via een webshare een aantal documenten met medewerkers van een externe organisatie.Bij e-mail versturen staat een flink aantal e-mail adressen, dus aan wie de webshare al eerder is verstuurd. Nu moet ik een paar nieuwe mensen toevoegen.Onder e-mailontvangers zie ik nu wie de webshare heeft ontvangen.Kan ik onder “e-mailbericht versturen” de e-mailadressen die er nog in staan dan verwijderen en alleen de nieuwe erin zetten? En blijf ik dan toch zien wie de share al heeft ontvangen? Alvast bedankt!

In Applicatiebeheer>Systeeminstellingen: Systeemsjablonen staan push berichten.Op basis van deze sjablonen wordt mailing en in ‘Taken’ taken of berichten gegenereerd.Een voorbeeld van een pushbericht is bijv. ‘Deadline voor het inleveren van conceptversies document verstreken’.Opmerking: volgens mij was dit in iProva een instelbare notificatie van de abonnementen.Genoemd voorbeeld kan je aanpassen, maar het is niet mogelijk om het uit te zetten.Dit vinden we onhandig. We willen mailing en berichten in mijn taken beperken tot de noodzakelijke berichten. Het genoemde voorbeeld hoort er niet bij. Iedere organisatie moet zelf kunnen bepalen welke push berichten gewenst of ongewenst zijn. Het moet mogelijk zijn om push berichten aan of uit te zetten.  

Als ik een document wil afdrukken, krijg ik een voorbeeld scherm. Daar verwacht ik dan ook de Afdruk knop. Nu moet je eerst nog op de ‘…’ knop klikken en vervolgens op Afdrukken. Zou dit kunnen worden aangepast? Wel zo gebruiksvriendelijk. 

Een van de documentbeheerders vraagt aan mij hoe we een taak van een document kunnen verwijderen uit de takelijst. Het betreffende document is naar het archief verplaatst

In een HTML vrij web document met een lange tabel zouden we graag de koptekst van de tabel vastzetten zodat die ook halverwege de tabel nog steeds in beeld is. Weet iemand of dat mogelijk is en zo ja, hoe dat moet? 

Ik heb een vraag over het volgendeDe schrijvers van documenten zouden graag willen inzien waar een document ligt in het proces. Nu moeten zij een document beheerder benaderen waar het document zit in het proces. (Beoordeling / autorisatie etc). Dit kost extra tijd en is niet efficiënt. Tevens is het een voordeel als de schrijvers de beoordelaars kunnen aansporen om het document te beoordelen.Is dit mogelijk?Zo niet, zijn er meer gebruikers die dit wenselijk vinden. Dan kan het meegenomen worden in een update? 

In het VUmc houden we de afdelingen op de hoogte van de verlopen documenten. Hiervoor gebruiken we de filter controledatum is verstreken. Nu zijn we er achter gekomen dat documenten waarvan je de taak Controleren delegeert naar de auteur niet meer als taak in je takenlijst ziet staan, ook al ben je de enige documentbeheerder. Dat op zich kan als logisch ervaren worden maar we liepen er tegen aan dat de auteur/autorisator het document in concept kan plaatsen en er vervolgens niets mee doet, dan heb je als documentbeheerder er geen zicht meer op (zeker bij wisseling) maar ook in de filter worden deze documenten (gepubliceerde document heeft verlopen datum) niet meegenomen. We gaan de filter aanpassen maar de logica van de term bij aandacht vereist = controle datum is verstreken is naar mijns inzien niet ladingdekkend.Hoe is jullie ervaring hiermee?

Is het mogelijk om een link te maken in een tabel van een interactief document?  

Wanneer de documentbeheerder een opmerking plaatst voor de schrijver, ontvangt de schrijver dan een notificatie?

De optie om een document met een gebruikersgroep te delen via de knop 'meer' en 'document e-mailen' is niet mogelijk. Je kunt alleen individuele gebruikers selecteren. Wij hebben b.v. een gebruikersgroep met meer dan 40 verpleegkundigen. Mogelijk hebben meerdere gebruikers deze behoefte? Ik ondervang dit nu door het document naar mij zelf te mailen en vervolgens door te mailen naar een groep gebruikers.

Wij zijn onlangs geupdate naar versie 5.13.  Voorheen hadden gebruikers een overzicht van hoeveel te lezen documenten ze hadden in hun takenlijst. Nu zien ze enkel een lijst van alle te lezen documenten maar nergens vinden ze een ‘aantal’ terug. 

Hallo mede-Zenya gebruikers! Binnen onze organisatie zijn we op zoek naar een manier om formulieren te delen met medewerkers waarvan sommige velden verplicht zijn én versiebeheer mogelijk is. Voorheen gebruikten we invulbare PDF’s, maar het nadeel hiervan is dat Zenya de pop-ups niet goed kan verwerken die ontstaan wanneer een veld verplicht is en niet wordt ingevuld. De hele pagina loopt dan vast. Los daarvan werkt het verplicht stellen van een PDF formulierveld ook niet altijd even goed. Ik heb ook overwogen om vragenlijsten binnen iProva in te zetten als formulier. Het nadeel hiervan is alleen dat je (volgens mij) geen versiebeheer hebt bij deze vragenlijsten. Is er een bepaalde tool binnen iProva die dit zou kunnen faciliteren? Of hoe doen jullie dit binnen jullie organisatie? 

Dag,Als een documentbeheerder een schrijversopmerking maakt bij een conceptdocument krijgt de schrijver geen notificatie. Hoe kunnen we dit in stellen?Hartelijke groeten Maaike

Onze dienst communicatie ontwikkelt patiëntenfolders in een InDesign. Kunnen patiëntenfolders ontworpen in InDesign worden opgeladen in het documentbeheerssysteem?Dit om patiëntenfolders binnen Infoland te kunnen beheren.

In het Dijklander Ziekenhuis willen we kijken of we onze structuur op het gebied van documentbeheer strakker kunnen gaan inrichten.Op dit moment wordt door de medewerkers het zoeken als redelijk lastig ervaren doordat er bv. veel hits komen bij een aantal zoektermen.Is er een (fusie) ziekenhuis waarbij het zoeken naar documenten goed is ingericht waarbij ik een keer mag meekijken?  

  Mijn vraag is wat de meest eenvoudige weg is om een document door medewerkers te kunnen laten aanpassen als dat nodig is; wat niet vaak gaat gebeuren. Dus het gaat me niet enkel om het wijzigen van documenten bij revisie (standaard per drie jaar) wanneer we hen uitnodigen als schrijver. hen schrijver maken om makkelijk toegang te geven om wijzigingen aan te brengen? Een nieuwe rol aanmaken waarbij wordt aangevinkt: een document bewerken + taalfouten corrigeren daadwerkelijk hen de rol van documentbeheerder geven? Andere optie?  

Er is een kleine selectie van documenten bij ons aanwezig op de werkvloer in uitgeprinte versie. Deze documenten hebben we gebundeld in een aparte map in iDocument en hebben een apart afdruksjabloon met de koptekst ‘Dit document is toegelaten op de werkvloer, initialen … ‘. Maar is er een mogelijkheid om een waarschuwing te krijgen als er een nieuwe versie van dit document gepubliceerd wordt? Dit zou ons helpen om er aan te denken dit document opnieuw af te drukken en te vervangen op de werkvloer zodat er geen verouderde documenten aanwezig zijn op de werkvloer. Het verwijderen van deze papieren versies van de werkvloer is geen optie (bijvoorbeeld noodplan bij uitval Infoland, ...). Heeft er iemand suggesties?

Sinds vorige week is Zenya actief. Nu wil ik een excel document aanpassen dat in concept staat. Voorheen kon ik het document bewerken en opslaan als iDocument en werd het automatisch in iProva gezet. Nu is de balk iDocument niet meer zichtbaar, ik kan het document dus alleen op een lokale schijf als excel document opslaan. Hoe kan dit opgelost worden?

Hallo, Op het moment ben ik bezig met het omzetten van een document naar een interactief document. De auteurs van dit document willen graag een video in dit document plaatsen, maar dan moet deze video wel niet gekopieerd of opgeslagen kunnen worden.In de voorbeeldweergave van het document kan ik met de rechtermuisknop op de video klikken en dan de video opslaan. Dit willen de auteurs niet.Onze applicatiebeheerder heeft dit nagevraagd bij Infoland en ik heb hieruit begrepen dat het niet mogelijk is om een video in een interactief document te beveiligen.Ik vroeg me af hoe anderen omgaan met het toevoegen van video's aan een interactief document die niet buiten het ziekenhuis/instelling verspreid mogen worden? Groeten,Mila