Zenya

Coordinatoren van onze meldingstypen gebruiken soms de optie email sturen vanuit de Extra opties om communicatie op te starten met de melder. De melder krijgt dan de mail vanuit no-reply en heeft vaak niet door dat het van de coordinator komt en kan er ook niet op antwoorden. Mijn advies is aan de coordinatoren om de mail vanuit eigen outlook te sturen en deze communicatie dan toe te voegen. Toch lijkt dit wel wat omslachtig. Is er een mogelijkheid om het verzendadres aan te passen? En hoe wordt dit email versturen vanuit Extra info gebruikt door jullie als er niet op gereageerd kan worden?Alvast dank!Elke

Hoe zet ik submappen op alfabetische volgorde? 

Is het ook mogelijk om te zien waar er op gezocht wordt? We gaan namelijk aan de slag met de zoektermen voor de chatbot en dan is dat heel relevante info.

Wij maken gebruiken van een anonieme vragenlijst (CHECK) bij medewerkers. Als we op het tabblad Ingevulde vragenlijsten kijken, staat er inderdaad overal anoniem. Echter, klikken wij het vragenlijstonderzoek open en gaan we naar de eigenschappen, zien wij toch bij het veld ‘Vragenlijstonderzoek betreft’ bij wie de vragenlijst is uitgezet en wie deze heeft ingevuld (d.m.v. vinkje achter de naam). Hebben wij nu iets niet goed ingesteld of niet, in het laatste geval zou het fijn zijn als dit ook geanonimiseerd wordt.

Is het mogelijk een overzicht te genereren van geaudite normelementen en het aantal bevindingen (per classificatie) en dan ook in een trendlijn? Dit is ons gevraagd in een recent uitgevoerde externe audit.

kan er, en zo ja hoe, de datum van de bespreking in de vim commissie op het coördinatorformulier ook in de toekomst worden gezet?nu hebben we ook in het coördinator formulier dat als degene die de VIM heeft toegewezen gekregen later nog iets wil toevoegen je direct komt op het invullen van het deel van  de VIM commissie. dit is dan (nog ) niet de bedoeling.Hoe hebben anderen dit opgelost?

Ik ben benieuwd of iemand een kaartenbak gebruikt voor de bevoegdheden van medewerkers. Zo ja, hoe hebben jullie dit dan vormgegeven? Ik ben benieuwd! 

De mappen zoals die nu getoond worden in het deel Inzichten van de module Documenten werkt niet voor een herkenbare selectie van de juiste mappen.Het zou mooi zijn als dit dezelfde hiërarchische structuur wordt als de documentmappen structuur in de module zelf

Beste community,Is er een kader beschikbaar voor Toetsingskader aanschaf, introductie en toepassing implantaten en wil iemand deze delen?Bij voorbaat dank,Ronny Fischer

Wij hebben een meldformulier in FLOW voor het vastleggen van verwerkingen. De doorlooptijd van deze meldingen is in de regel heel lang. Bv de verwerking voor Zenya blijft actief zolang we Zenya blijven gebruiken en daarna geldt ook nog een bewaartermijn. De coordinator die zo’n melding krijgt toegewezen krijgt een taak om de melding af te handelen. Vanwege de doorlooptijd van dit type melding kan dit jaren duren. Die taak blijft dus staan. Of is er in zo’n geval een andere manier om van de taak af te komen. Nu groeit het aantal niet af te handelen taken alleen maar en raakt het overzicht helemaal kwijt.

Kan de gele balk waarbij je een waarschuwing krijgt dat je het aantal licenties overschrijdt ergens anders op het scherm worden weergegeven? De balk gaat nu over de de zwarte balk waardoor je niet met een snelle klik naar de startpagina kan of naar de taken.

Wij maken gebruik van een vragenlijst om verschillende audits te evalueren. Nu moeten deze evaluaties worden doorgestuurd naar een bestuurder. Dit willen we doen door een export van de antwoorden van de vragenlijst (dus niet via rapportoptie). Helaas komt er dan een mooi rapport, maar zonder de naam van de specifieke audit (die we wel in de naam van eht vragenlijstonderzoek zien). is er een mogelijkheid om deze naam toch zichtbaar te maken?

Beste,Bij onze oude word documenten kregen wij altijd de melding “Dit bestand heeft beperkte machtigingen”. Wat goed was want de gebruiker moest dan printen via Zenya. Bij onze recenste word documenten hebben we die melding niet en kunnen gebruikers afprinten via Acrobat. Hoe komt dit opeens?

Bij de velden in FLOW kan je een veldtype aankruisvakje aanvinken. Wat kan je hier allemaal mee? Als je dit veld gebruikt in een formulier dan zie ik dat je het kan aanvinken of niet of alleen lezen zetten. Ik probeer dit veld te gebruiken om iets te activeren in een formulier, maar het lukt me niet om dit voor elkaar te krijgen. Vandaar mijn vraag waar je dit veldtype voor kan gebruiken.

1 januari zijn wij gestart met de officiële in gebruik name van de modules Audits en Planning.Nu vroegen wij ons af of het mogelijk is om een terugkerende audit in te richten, sommige audits worden bijvoorbeeld elke 3 jaar gedaan. Kunnen we dat in een van de modules inrichten, zodat deze elke 3 jaar terugkeren in de planning?

Hi,Ik zie regelmatig workflow sjablonen van meldtypen die uitgebreider zijn dan de aangeboden sjablonen. Is er een manier om de workflow uit te breiden met extra statussen?Vriendelijke groet,Rosa 

Binnen onze organisatie is de behoefte om de meldingen van een van de meldtypes zichtbaar te maken in de planningstool.Hierbij lopen we tegen beperkingen aan die een van jullie eerder al eens hier aangegeven heeft . Wij hebben in het meldtype een veld startdatum en een veld geplande einddatum. In de planning willen we deze periode terug zien. Dit is technisch echter niet mogelijk. Er kan gewerkt worden met startdatum en met in het meldtype geregistreerde deadline. Dit betekent echter dat alle meldingen altijd eenzelfde looptijd hebben. Dat is niet de praktijk. Mijn vraag is tweeledig:Hebben meer instellingen behoeft aan een tweede datumveld waarop de periode in de planning bepaald kan worden? Zijn er mensen die een andere creatieve oplossing hebben gevonden om meldingen, hun geplande looptijd en waar mogelijk afhankelijkheid in een planning visueel zichtbaar te maken? Voor het laatste willen we liever niet uitwijken naar MS Project of Teams projecten, omdat mensen dan zowel in Zenya al

Is het in Risk mogelijk om een control test te koppelen aan meerdere controls? En zo ja hoe doen we dat? Is er anders een mogelijkheid om een slimme verwijzing te maken waardoor duidelijk is dat een control test niet direct gekoppeld is aan een control, maar gekoppeld is aan een andere control, zodat de resultaten snel vindbaar zijn. Dit in het kader van transparantie. 

Binnen Amsterdam UMC maken wij veelvuldig gebruik van webshares om documenten te delen en processen te ondersteunen. We lopen echter tegen een structureel risico aan: bij het instellen van een webshare moet een ‘uitvoerder’ worden opgegeven.Wanneer deze uitvoerder uit dienst gaat of zijn/haar wachtwoord wijzigt, stopt de automatische aanvulling van documenten in de webshare. Het gevolg? Een lege webshare, waardoor cruciale informatie niet beschikbaar is voor collega’s en kritische processen in gevaar kunnen komen.We hebben een noodprocedure voor dergelijke situaties, maar willen de kans op verstoringen zoveel mogelijk beperken. Daarom zijn we benieuwd:Hoe hebben andere organisaties dit risico afgedekt? Wie voeren jullie in als ‘uitvoerder’? Hoe en hoe vaak controleren jullie of de webshare-instellingen nog correct zijn?Kortom: wie heeft het ei van Columbus gevonden om dit probleem structureel en toekomstbestendig op te lossen?

Hoi,Kun je een leesbevestiging of een leestaak op een kaart in de kaartenbak zetten?Via taken kun je volgens mij alleen een herhaaltaak instellen en geen éénmalige taak. Met vriendelijke groet,Jeroen

Goede dag Maakt iemand al gebruik van Zenya voor de periodieke controles arbeidsmiddelen, bv in de kaartenbak?Ik ben erg benieuwd of we Zenya hiervoor zouden kunnen gebruiken?Ik hoor het graagMonique Clarijs

Goedemorgen, Vanwege het up to date maken van onze documenten zou ik graag  een overzicht willen generen van verlopen documenten.is dit mogelijk?Zo ja dan zou dit overzicht  graag in een Excel  bestand of in een tabel willen sturen naar de desbetreffende documentbeheerder.Alvast hartelijk dank voor de reacties

Wij zijn bezig met een schoningsactie van gebruikers in Zenya. In het verleden is toegang verlenen en intrekken handmatig gebeurd. Nu hebben we dit geautomatiseerd. We hebben ontdekt dat we een aantal gebruikers in Zenya hebben, die inmiddels niet meer in dienst zijn. Het lukt niet om deze gebruikers te verwijderen. We krijgen de volgende melding: Wie heeft dit eerder meegemaakt en heeft een oplossing voor ons?

Kan er bij een datumveld in de module FLOW ook ingesteld worden dat er een specifieke datum ingevuld kan worden? Dus je maakt een actie aan op 1-8 en de datum vanaf waarop de actie gerealiseerd moet zijn kan dan pas bijvoorbeeld 1-9 of later zijn. Is dit in te richten of is dat niet mogelijk?

Concept document, interactief: intern agendapuntSoms is beleid dat in concept klaar staat als interactief document, een agendapunt op een directievergadering. Zijn moeten het dan makkelijk kunnen lezen. We hebben al ontdekt dat een PDF van een interactief document meestal niet goed werkt (afgesneden tabellen etc..). Hoe verzorgen wij op een laagdrempelige manier toegang tot dit concept? Concept document, interactief: extern agendapuntSoms moet beleid dat in concept klaar staat als interactief document op de agenda van een externe medezeggenschapsraad. Leden hebben dan toegang nodig. We hebben al ontdekt dat een PDF van een interactief document meestal niet goed werkt (afgesneden tabellen etc..) Hoe verzorgen wij op een laagdrempelige manier toegang tot dit concept? Kan een webshare ook een concept bevatten? Alvast dank!!