Zenya

Hi, Ik ben net gestart met het toevoegen van de eerste documenten in Zenya en wil documenten samenvoegen in een zo geheten verzameling. Helaas kom ik niet helemaal uit de instructies. Ik heb een aantal documenten gepubliceerd binnen de organisatie. Wanneer ik naar applicatiebeheer ga → portaal → verzamelingen, dan zie ik mijn nieuw gepubliceerde documenten niet tussen de verzamelingen staan. De nieuwe documenten vallen onder ‘Alle documenten’ en het lukt mij niet om hierbinnen een verzameling aan te maken. Ik zie daar ook geen knop voor in het huidige menu.  Kan iemand mij hier verder mee helpen? Voor zover ik kan zien, heb ik wel portaal beheerrechten. Bij onduidelijkheid over mijn vraag, licht ik graag het een en ander toe. 

Is het mogelijk om een bedrijfslogo in een vragenlijst te verwerken? En dat dit logo met het exporteren van bestanden ook meekomt? 

Is het mogelijk om het aantal hits in te zien van een website die is toegevoegd aan een verzameling?Zo linken wij naar Vilans en Lorenz en we zijn eigenlijk wel benieuwd hoe vaak men vanuit Zenya doorklikt naar Vilans of Lorenz.

We hebben op dit moment 64 verschillende meldingstypen. Per meldingstype maken we afspraken over de bewaartermijn van de bijbehorende gesloten meldingen.Op dit moment ruimen we handmatig de gesloten meldingen op, dit neemt veel tijd in beslag.Het zou mooi zijn dat we per meldingstype een bewaartermijn kunnen aangeven voor de gesloten meldingen. Dit zodat ze automatisch worden verwijderd als ze de termijn hebben overschreden.Het archiveren van de meldingstypes werkt voor ons niet goed genoeg, zie onderstaande. 

In het Erasmus MC hebben we de rol van schrijver/auteur en documentbeheerder gescheiden. De schrijver/auteur is verantwoordelijk voor de inhoud en de documentbeheerder is verantwoordelijk voor het proces. Wij zijn heel blij met het veld ‘Wijzigingen t.o.v. vorige versie', maar we vinden alleen de locatie niet zo handig. Het veld wordt pas zichtbaar als een document ter beoordeling wordt aangeboden. De schrijver heeft dan al zijn werk gedaan, het zou vreemd zijn om hem daarna nog te vragen om de wijzigingen ten op zichten van de vorige versie nog na te vragen via bijvoorbeeld de e-mail.Hoe gaan andere organisaties hiermee om?

In onze voorschriften noemen we ook temperatuur instellingen en formules. Maar het lukt niet om deze symbolen, bijv.  ° op te nemen in de tekst. Er komt dan een kruisje. Zijn hier oplossingen voor?

Is er een mogelijkheid dat de resultaten van 1 vraag kan getoond worden in een diagram of rapport? Ik kan filteren op kader of label, maar niet op de vraag zelf.

Hallo allemaal, Wij krijgen wekelijks een nieuwsbrief in Zenya, waar een leesbevestiging op zit. Om er voor te zorgen dat de medewerkers deze nieuwsbrieven ten alle tijden kunnen blijven inzien wordt deze niet in versie verhoogd. Echter als we een nieuwe gebruikers in Zenya toevoegen moeten zij ook alle nieuwsbrieven van een half jaar geleden nog lezen. Dit is dan niet meer relevant en zorgt voor veel 'leeswerk’. Is er een mogelijkheid om in te stellen voor deze leesbevestigingsgroep dat de documenten die voor de datum dat zij bij deze leesbevestigingsgroep komen niet meer hoeven te lezen?Of heeft iemand een andere tip om er voor te zorgen dat de documenten wel zichtbaar blijven naast dat de leesbevestiging er voor de oude gebruikers er nog wel op blijft zitten?

Goedemiddag,Voor onze organisatie komt er een update voor het functiehuis, Primaire functies binnen de jeugdzorg en gehandicapten zorg. Er wordt gewerkt met generieke functieprofielen. Ik wil dit graag opnieuw inrichten in het documentsysteem . Hebben jullie hiervoor tips en adviezen? of voorbeelden hoe jullie het hebben ingericht.Is het een idee om met een soort van inhoudsopgave te werken en de profielen, als dat überhaupt mogelijk is, ‘onderwater’ te zetten ivm verbetering vindbaarheid?Alvast bedankt voor jullie reactiegrt. susan kokke

Ik had graag geweten of het mogelijk is om, op het moment dat een document in de beoordelingsronde komt, een notificatie te laten versturen naar een bepaald persoon? Dit om ervoor te zorgen dat onze sectorverantwoordelijke op de hoogte is van het nieuwe document of de update ervan; indien we de sectorverantwoordelijke in de beoordelingsronde zouden steken, dan gaat de publicatie hier vaak op blokkeren vrezen we.

Bij Viva!Zorggroep zijn soms meerdere documentbeheerders gekoppeld aan dezelfde documenten. Voor hen is het werken met de notificaties en meldingen lastig. Zij krijgen dezelfde taken/meldingen. Als de één een taak afhandelt en/of verwijdert blijft deze taak nog wel bij de andere documentbeheerder staan. Heeft iemand tips voor onze documentbeheerders om dit op een handige manier aan te pakken.Bedankt! Groeten Maaike

Dag,  is het mogelijk om in de titel van de mail die medewerkers ontvangen voor het schrijven van een document, de deadline te verwerken? Nu staat de deadline (alleen) in het bericht van mail zelf.  alvast bedankt! Hartelijke groet, Nicole

Bij onze documenten zijn bij oude documenten (van voor de fusie) velden gevuld met een zgn oud DKS nummer. Dit veld is nu overbodig.In de test heb ik dit veld verwijderd en geeft zover ik kan zien geen problemen.Maar als ik wil zoeken in gearchiveerde documenten kan dat niet op het verwijderde veld, mogelijk is dat een probleem voor gebruikers. Mijn verwachting is dat de zoekfunctie in gearchiveerde documenten ook de verwijderde velden zou bevatten, dit is nu niet zo. Klopt dat en zijn er eventuele andere opties mogelijk om de velden die nu gebruikt worden actueel te houden?Met groet,Anja

Beste, is het mogelijk om bij het exporteren van meldingen de gekozen velden en volgorde van deze velden vast te leggen?Elke keer als ik een export wil doen moet ik opnieuw de velden kiezen en een volgorde geven.Wanneer je maar 6 of 7 velden selecteer is dit te doen, maar in ons geval moeten we 29 velden selecteren en ordenen. Dit is tijd rovend en inefficiënt.Vriendelijke groet,Milevis 

Hallo allemaal,Wij hebben een procesoverzicht waarin we verschillende hyperlinks hebben gemaakt. Bij enkele shapes komt daar een ‘soort wereldbol met pijl’-teken rechtsonder op de shape te staan. Bij anderen is dat niet het geval. Weet iemand hoe dat komt en hoe we er dan voor kunnen zorgen dat het consistent wel/niet gebeurt? Hieronder een printscreen. Bij Intern privacy beleid staat het teken er wel maar bij NEN7510 niet. Beide hebben een verwijzing naar een ander document in dezelfde map in het handboek. 

Geachte,Graag wil ik twee documentbeheerders toevoegen die dezelfde rechten dienen te krijgen als de ‘oude’ documentbeheerder. Hoe kan ik dat doen? 

Onze aanpak voor incidentmeldingen, is recent veranderd waardoor we niet meer gebruik maken van ‘nieuwe acties toevoegen'. We gebruiken nu enkel gestructureerde formulieren. Sommige gebruikers vergissen zich nog en drukken toch op het plusje. Dit is verwarrend voor gebruikers en heeft geen plaats in de workflow.  Hoe pakken collega’s dit aan? Naar mijn mening kan dit niet worden uitgeschakeld?  

Op het dashboard in Zenya hebben we al diverse diagrammen staan van meldingen van diverse meldtypes. We hebben deze ook ingedeeld per groepje en dat is goed zichtbaar. Ik heb vorige week van een extra meldtype diagrammen toegevoegd (eerste nieuwe publieke filters aangemaakt), en deze aan een nieuwe categorie op het dashboard toegewezen. Ze worden echter niet zichtbaar op het dashboard (ondanks dat ik wel leesrechten heb voor deze meldingen). Eerder merkte ik wel eens vertraging in het zichtbaar worden van nieuwe diagrammen (een uur of zo), maar dit is nu al een paar dagen later.Moet ik dit nieuwe onderdeel in de indeling nog ergens centraal toevoegen voordat deze zichtbaar wordt?

Beste, Er is een document in concept versie ingediend. Dit wil ik nu laten doorgaan in de beoordelingsronde. Maar ik krijg telkens een melding dat de beoordeling niet gestart kan worden owv een nieuwe openstaande opmerkingen.  Deze opmerking kan ik niet verwerken of inactief maken. Hoe ga ik hiermee verder?  Vriendelijke groeten,Peter

Voor het delen van (een deel van) een VIM-melding met een externe functionaris gegevensbescherming heb ik een mailsjabloon gemaakt waarin de info uit formuliervelden wordt gevuld.Deze externe functionaris heeft (om contact op te kunnen nemen) het mailadres nodig van een in het formulier te selecteren gebruiker (de “aandachtsfunctionaris” die de melding in behandeling krijgt).Welk veld moet ik hiervoor in de mailsjabloon invoegen?

Wij zijn bezig om Word documenten om te zetten naar HTML. In de Word documenten hebben we een koptekst met daarin o.a. informatie over de evaluatiedatum, autorisator en documentnummer. Nu zou ik graag een aantal van deze gegevens ook zichtbaar willen hebben in het HTML document, dus in de structuur. ik weet niet of dit kan, ik kan niet vinden hoe dit te doen. Hoop dat iemand mij vooruit kan helpen.

Recent zijn wij overgestapt van on premises naar SaaS. Wij beheren de meeste documenten in Word. Sinds de overstap krijg je als gebruiker, als je een document wil raadplegen - bij sommige documenten, zeker niet bij allemaal - de vraag om het document te downloaden, in plaats van het document direct te zien. Alle documenten staan standaard ingesteld (mapeigenschappen) als ‘tonen als PDF’ aan lezer. Is hier iets fout ingesteld? Speelt de ‘office online viewer’ instelling een rol (bij applicatiebeheer instellingen?). Het is de bedoeling dat de lezer geen documenten downloadt maar gewoon direct kan raadplegen.

Bestaat er een mogelijkheid om i.p.v. het formulier door te klikken een formulier door te scrollen in de Zenya Capture app? Alvast bedankt!

Hoe kan ik de document summary in de properties op de print pagina (print template processen) toevoegen. Er staan code op en ik weet niet waar dit vandaan komt. ik heb geel gemaakt wat dus zeker weten niet goed is, maar wat vul ik hier dan wel in. Waar komen die cijfers vandaan?Ik hoop dat jullie mij hiermee kunnen helpen. Groetjes Saskia

Hallo, Ik kan weinig vinden over het maken van een Proces binnen Zenya. Is er een handleiding of een instructie waarin uitgebreid staat beschreven hoe je een proces kunt maken en beheren.