Zenya

Collega's zijn met een poster over het nieuwe UMCG beleid bezig die zij in het ziekenhuis willen ophangen. Ze hebben een QR-code op de poster staan die onderzoekers naar het juiste beleidsdocument in Zenya zou moeten leiden. Helaas moet de QR-code 2x gescand worden, voordat men bij het juiste document komt. Dit schijnt vaak voor te komen. Iemand die hier ervaring mee heeft en het liefst een oplossing??

Graag zou ik willen weten of ik 11163 inactieve accounts veilig kan verwijderen zonder dat er data verloren gaat.Bij tests in de acceptatie omgeving zie ik dat bijvoorbeeld de melder van een formulier in de FLOW module wel behouden blijft.Geldt dit ook voor velden in documenten, zoals auteur?Wij maken gebruik van de SCIM koppeling om extern gebruikers de beheren (via HelloID), maar krijgen wekelijks/dagelijks te maken met ‘oude’ inactieve accounts die al bestaan met hetzelfde email adres, omdat medewerkers bijvoorbeeld (tijdelijk) uit dienst zijn gegaan en weer in dienst komen. Zenya geeft dan conflicten die met de hand moeten worden opgelost. Als we het inactieve account verwijderen uit Zenya dat ontstaat er geen conflict en wordt het account gewoon nieuw aangemaakt.De inactieve accounts zijn ontstaan doordat we voorheen i+Sync met AD (en later een custom AFAS koppeling) gebruikten en de accounts nooit werden verwijderd.Ik heb het voornemen om alle

Wij willen graag dat een documentbeheerder binnen een map een overzicht van documenten kan maken en deze kan exporteren naar Excelbestand.Dit kan nu met behulp van de rapportage module maar voor documentbeheerders werkt het makkelijker om dit vanuit de map zelf te doen zodat ze keuze hebben in  filters en kolommen. Ook bij het uitvoeren van de geavanceerde zoekvraag zou het fijn zijn om dit overzicht te kunnen exporteren naar Excel.Ik ben benieuwd of anderen hier ook behoefte aan hebben en of dit technisch haalbaar is binnen de module DOC. Feedback en aanvullingen zijn welkom!

In documenten verwijzen we soms naar andere documenten aan de hand van hyperlinks, ook wanneer deze documenten nog niet gepubliceerd zijn. We krijgen sinds kort deze melding:  Hoe komt dit? Het lijkt me logisch dat je zelfs bij een niet gepubliceerde versie, de hyperlink wel al kunt opnemen. Vaak is er simultaan een andere collega aan het schrijven. Of is er een ander probleem?

Ik moet de titel wijzigen van een document, normaal kan ik dit ook, ik sta als documentbeheer vermeld. Normaal gesproken als je op wijzigen klikt, komt de titel in een aanpasbare vak te staanEchter enkel bij dit document krijg ik de titel niet gewijzigd, iemand een idee hoe ik dit toch kan wijzigen?

Bij calamiteiten zoals stroomuitval, netwerkstoringen of uitval van het authenticatiesysteem, is het essentieel dat cruciale informatie uit Zenya toch beschikbaar blijft. Ook bij een storing in de Zenya SaaS-omgeving zelf moet een organisatie voorbereid zijn. In dit topic benoemt Zenya het soort calamiteiten waarin een noodprocedure mogelijk kan zijn en de oplossingen die door Zenya worden aangeboden.Na de constatering van een probleem met onze huidige inrichting van onze noodprocedure (we maken nu gebruik van de bulkexport van losse documenten), hebben we de bestaande noodprocedures voor toegang tot Zenya-documenten bij calamiteiten kritisch onder de loep genomen.Wat blijkt: geen van de huidige oplossingen biedt een robuuste, veilige én werkbare noodprocedure. Hieronder een korte samenvatting van d

Hi,Waar kan ik de gearchiveerde kaarten terugvinden? Ik heb in de testomgeving een kaart gearchiveerd en via het hamburgermenu naar gearchiveerde kaarten gezocht, maar krijg deze optie niet. Groet,Rosa 

Welke organisatie heeft het kader milieuthermometer Zorg al in Zenya - kaders geïmporteerd en wil dat bestand met ons delen?

Hallo, Is het mogelijk om een actieformulier van een bepaalde melding (dat staat te wachten) aan een andere gebruiker toe te kennen mvg,Fabian

Beste, De gatekeeper is uit dienst,kan iemand anders gatekeeper worden? Mvg,Fabian

Mogelijkheid om via een speciaal veld in een meldformuier de OE van de medewerker automatisch op het formulier te tonen, het zou een mooie aanvulling zijn, daarmee moeten medewerkers hun eigen afdeling (OE) niet zoeken 

Hallo,Onze apothekers in het ziekenhuis willen graag over op bepaalde Vilans-protocollen, mede om een eenduidige werkwijze af te spreken in het ziekenhuis en om een stuk beheer uit handen te laten nemen.Maar hoe gaat dit nu in werking i.c.m. bestaande protocollen over eenzelfde Vilans-protocollen?Is het de bedoeling dat je eigen protocollen verwijderd/deactiveert?Vanuit onze infectiepreventie (IP) begreep ik dat IP gerelateerde protocollen te generiek zijn waardoor ze niet goed bruikbaar zouden zijn in ons ziekenhuis. In het geval dat we ook IP gerelateerde Vilans-protocollen gaan gebruiken, heb je dan twee protocollen live? Een protocol van Vilans Een protocol gebaseerd op Vilans maar aangevuld door IP En hoe zit dit op andere vakgebieden?Als laatste vraag (voor nu) wil ik wel weten hoe ziekenhuizen de (positieve) impact ervaren over het beheer van Vilans protocollen.In

Wanneer we in een melding in Flow maken is het mogelijk om gegevens op te halen uit een kaart. Ook kan je op basis van die gegevens een Kaart aanmaken.Wij willen nu graag gegevens (een veld) van een kaart laten invullen vanuit FLOW. Zo willen we vanuit een pre-qualificatie formulier in FLOW aangeven of een onderaannemer al dan niet goedgekeurd is. Bij een status overgang willen we dan een veld in de kaart van die onderaannemer (die reeds bestaat) op goedgekeurd zetten en ook eventueel een opmerking mee sturen vanuit de melding. 

Sinds Zenya of misschien eerder  zijn de mogelijkheden van document controle sterk verbeterdZoals het door de controleur zelf aan te geven akkoord (met nieuwe controledatum), het aangeven dat het document moet worden aangepast en zelfs het uitnodigen van (nieuwe) schrijvers. Dat laatste mis ik helaas bij de functie “delegeren van controle”Daar krijgt de aangeschreven controleur alleen de keuze uit de schrijversgroep en autorisatorHier zou bij ons ook de keuze voor een andere persoon zeer gewenst zijn.Onze organisatie is de laatste tijd zodanig in verandering (ook qua personeel) dat dit vaak wijzigt en dus een andere “betrokken” persoon gekozen moet kunnen wordenNu moet de documentbeheerder via een andere weg (email) gevraagd worden om de schrijver te wijzigen of andere toe te voegen   

Binnen onze organisatie maken we gebruik van zowel Engelse als Nederlandse formulieren.Bij het ontwikkelen van een nieuw proces en nieuwe functionaliteiten moeten we de actieformulieren in beide talen aanpassen. Dit in tegenstelling tot het coordinator formulier.We zijn benieuwd naar de ervaringen en "best practices” van andere gebruikers.

Beste Ik ben vervangend kwaliteitsmanager en bots tegen een probleem: ik kan geen bestanden toevoegen aan een bestaande webshare.Hier de details van mijn vraag: Wij maakten een proefmigratie van Zenya door. Gelukkig blijven alle links naar een webshare behouden en dienen deze niet aangepast te worden op onze ziekenhuis website of andere plaatsen. Het is echter wel zo dat ik een aantal documenten wil toevoegen aan deze webshare. Dit lukt niet. Het is nochtans een account zonder ingesteld wachtwoord. Ik klikte op wijzigen. Bij de pagina ‘gebruiker kiezen’ komt dit: Dus ik moet verder gaan als eigen gebruiker. En bij ‘documenten selecteren’ komt dan dit: 

Beste Zenya-gebruikers,Een aantal maanden geleden zijn wij gestart met de implementatie van Zenya als documentmanagementsysteem binnen onze organisatie. We gebruiken Zenya inmiddels om formele documenten vast te leggen, te beheren en te raadplegen.Onderdeel hiervan zijn ook onze procesbeschrijvingen. We willen deze op een logische en toegankelijke manier structureren in een zogeheten proceshuis. We zijn nog zoekende naar de beste aanpak en zouden graag leren van hoe andere organisaties dit hebben ingericht.Sta jij open om ervaring uit te wisselen? Dan hoor ik het graag. We zijn vooral benieuwd naar hoe jullie het proceshuis hebben opgebouwd, welke keuzes jullie hebben gemaakt en wat wel of niet werkt in de praktijk.Groetjes,Davide Bade davide.bade@kenter.nu  

Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, maar je bent geen schrijver/autorisator van dit protocol? Wat als je een opmerking of aanvulling hebt op een bestaand protocol, je bent zelf schrijver van dit protocol? Kan je dit zelf aanpassen?

Is het mogelijk om bij een meldingsformulier, gekoppeld aan kaarten, meerdere kaarten te selecteren, waarop de melding betrekking heeft?

Is het mogelijk om in Check en of in Flow één vragenlijst te maken waarin de vragen voor meerdere kaarten beantwoord moeten worden? Bijvoorbeeld de temperatuur van koelkast 1, koelkast 2 en koelkast 3.

Rapportage ongelezen documenten (leesbevestiging)Een afdeling heeft een rapportage op naam van een medewerker gemaakt om na te gaan welke documenten er gelezen zijn. Het gaat om in totaal 46 documenten, zie afbeelding 1 De rapportage bestaat uit 3 bladzijden: op 1 en 2 staan de 46 documenten Op bladzijde 3 staat een overzicht van dezelfde 46 documenten met publicatiedatum en versie met als titel “niet gelezen en deadline verstreken", zie afbeelding 2. Wat is de achterliggende gedachte / doel van het laatste overzicht. Heel graag wil ik dat begrijpen. Wie weet het antwoord? Dank je wel alvast voor je reactie.   

Beste, We lopen soms tegen het probleem aan dat een bepaald taakschema nog niet open komt te staan.Wij gebruiken de kaarten voor het beheer van onze toestellen en hebben de corresponderende onderhouden hier via taakschema’s aanhangen. Nu lopen we soms tegen het probleem aan dat een taak nog niet komt open te staan terwijl de onderhoudstaak zich toch opdringt..Enkele voorbeelden:Onderhouden van diverse diepvriezers: 3-maandelijks worden onze diepvriezers gereinigd en ijsvrij gemaakt. Soms is de ijsaanslag zo erg dat we dit vroegtijdig moeten uitvoeren, dus voor de 3 maanden gepasseerd zijn. De taak om dit te registreren, is dan echter nog niet actief in Zenya.  Onderhoud door firma van diverse toestellen: jaarlijks worden onze toestellen door de firma onderhouden. Soms geeft het toestel echter vroeger problemen en moet de firma vroegtijdig langskomen om het jaarlijks onderhoud uit te voeren. De taak om dit te registreren is dan echter

Ik wil een exit-enquête opstellen voor onze organisatie. Dit mag anoniem ingevuld worden, maar we willen graag weten welk team/afdeling iemand werkt(e). Nu hebben we een kader ‘organogram’ met vragen als “Binnen welke onderdeel werk je?” en “Binnen welk team in dit onderdeel werk je?”. Dit is best wat werk om up-to-date te houden, terwijl we een organogram hebben dat we als onderwerpenboom in FLOW gebruiken. Het zou heel handig zijn deze te kunnen koppelen, dus een kader (of zo) te maken van deze onderwerpenboom, zodat de vraag naar teams/afdeling altijd actueel is. 

Binnen onze werkomgeving Huisartspraktijken hebben we verschillende collega's die in meerdere Zenya portalen werken omdat zij in verschillende praktijken actief zijn. Als zij Zenya openen zien zij meldingen van de verschillende praktijken door elkaar. De portalen lopen door elkaar en zijn daardoor onoverzichtelijk. Het zou fijn zijn als ze in een praktijk portaal in kunnen loggen en daar alleen de informatie van dat portaal binnen krijgen. Dus niet op persoonsniveau maar op praktijkniveau of afdeling ingericht. 

Beste lezer,Graag zou ik, als documentbeheerder, een overzicht hebben met wie de groepsleden zijn bij bepaalde gebruikersgroepen (die gebruikt worden voor een leesbevestiging). Kan ik daar een rapportage voor maken? Zo ja, hoe?Groeten Caroline