Zenya

Beste, ik zou graag een taakschema opstellen voor verschillende opleidingen die wij met een bepaalde frequentie dienen te geven/volgen. Bestaat er de mogelijkheid om opleidingen die 1 x per 3 jaar dienen te worden gevolgd, in te geven in het taakschema? Kan hier tevens ook een aanwezigheidslijst aangekoppeld worden?

Wij maken gebruik van de kaartenbak voor een overzicht van ‘approved suppliers'.Deze worden jaarlijks geëvalueerd tijdens een review. Op dit moment hebben wij nog niet de module CHECK, daarmee zouden we waarschijnlijk makkelijk een vragenlijst uit kunnen sturen naar de medewerkers. Zijn er ook mensen die de flow ipv de kaartenbak hiervoor gebruiken? Het gaat mij dan ook om het toevoegen van een nieuwe leverancier, die goedgekeurd moet worden. Hoe doen andere dit via Zenya? In de kaartenbak heb ik namelijk alleen de optie om de leverancier erbij te zetten (en details in te vullen), maar er is geen route van reporter (bv lab) naar QA / Lab Manager om de supplier te beoordelen voordat deze op de lijst komt. Dit kan uiteraard worden meegenomen tijdens de review, maar dan zo er maar 1x per jaar mogelijkheid zijn om een nieuwe leverancier toe te voegen. Dank!Roka

Wij maken veel gebruik van excel documenten vanwege vele berekeningen, als bijlage (annex) van een SOP. De SOP krijgt een nummer bv SOP001. Deze beschrijft in detail de procedure, wie dit mag uitvoeren en in geval er iets niet goed gaat wat te doen. Daaraan gekoppeld is dan (als los document) een annex met procedure zoals deze op het lab wordt uitgevoerd en afgevinkt. Dit is over het algemeen een excel document om berekeningen daarin uit te laten voeren. Zo'n excel document krijgt dezelfde naam SOP001-Annex.Dit moeten we als 2 losse documenten in het systeem zetten, terwijl het versiebeheer gelijk op moet gaan. Als de annex wordt aangepast, moet ook de word-versie SOP worden aangepast (en andersom). In het systeem krijgen ze beide een ander auto-nummer en we kunnen niet een excel-document onder het word document hangen.Er moet bij een update dus altijd 2 documenten worden aangepast en 2 reviewrondes van start laten gaan.Zijn hier ideeën voor om dit te versimpelen?Alvast bedankt voor he

Beste gebruikers van de community, De diensten van het Belgische Sciensano vragen het volgende aan onze eenheid Anatomo Pathologie:“Graag aanleveren van een draagwijdte en impact analyse van de gemelde non-conformiteiten.”Hieruit komt onze vraag naar Zenya toe:“Kan een draagwijdte en impact analyse kan uitgevoerd worden binnen Zenya, meebepaald in de Risico-module?” Alvast bedankt voor het delen van jullie expertise! Maarten De Bruyn

Er is sinds februari 2023 een nieuwe wetgeving van kracht m.b.t. de registratie en behandeling van meldingen door klokkenluiders.Er zijn al een aantal organisaties die ons hiervoor gecontacteerd hebben of Zenya hiervoor een oplossing heeft. We hebben dit onderzocht en met onderstaande instellingen zou dit perfect in een Zenya FLOW meldingstype ontworpen kunnen worden.Anoniem of op naam melden is mogelijk via de optie ‘melder mag een naam opgeven’. Deze instelling vind je in het tabblad ‘Algemeen’ van het meldingstype. Meldformulier: In het ontwerp van het meldformulier verwijder je het systeemveld ‘E-mail van de melder’ en vervang je dit door een eigen aangemaakt veld van het type ‘E-mailadres’. De wet vereist dat je een ontvangstbevestiging (na 7 dagen) en een terugkoppeling (na 3 maanden) verstuurd naar de melder, maak dus het e-mailadres veld ‘verplicht’ in te vullen. Stel dit veld in als "Vertrouwelijk" Maak een mobiel formulier aan als externen ook moeten kunnen melden via Zenya

In een map met daarin 96 documenten willen we uitzoeken aan welke documenten geen leesbevestiging is gehangen. Ik wil de 96 documenten liever niet stuk voor stuk bekijken. Kan ik een overzicht maken door een filter of een rapportage?  

Waarom komt via de app wel de kaartenbakvelden naar voren bij gebruik van mobiele formulieren en wanneer de web-versie wordt gebruikt niet? printscreen van app:knipsel van web-versie:Tussen vraag 'Kies welke secties getoetst moeten worden' en 'Wie is er aanwezig van de opdrachtnemer op het werk'.Staat de 'keuze van Casenummer - MSR'  

Goedemiddag,Onze locaties zetten tijdens (school)vakanties hun afwezigheid aan voor een bepaalde datum.Het account ontvangst nog steeds de e-mail en taakschema's in hun account.Waarom worden deze niet geblokkeerd bij afwezigheid ?

BesteIs het mogelijk om het aantal weergegeven items aan te passen in de kaartenbakken? We zouden alle items in één keer willen zien om fouten te vermijden bij export.Vriendelijke groetenMaarten.

Bij afdrukinstellingen (mapniveau) wordt een vaste koptekst voorzien in ons systeem, zodat bij print van een document uit het DMS deze tekst altijd mee geprint wordt. De lezer heeft blijkbaar wel de keuze of hij die koptekst wel of niet print (keuzevakje ja/nee) (documenten zijn in Word). Deze keuzemogelijkheid zou er eigenlijk niet mogen zijn, de koptekst moet verplicht op de print staan. Kan dit ergens zo ingesteld worden want ik vind die optie niet.  

Binnen ASVZ (gehandicaptenzorg organisatie) is er de wens om cliënten de mogelijkheid te bieden om, net als medewerkers, incidenten te melden. Het idee is dat cliënten via een mobiel formulier een melding in kunnen dienen.Wij zijn benieuwd of andere (zorg)organisaties hier bekend mee zijn. En zo ja, op welke manier dit in Zenya is ingericht.Fijn als jullie je ervaringen willen delen! 

Goedemorgen, Zit er een limiet aan het aantal documenten waar je door kan scrollen in Raadplegen.Een collega die in een verzameling van +/- 700 documenten zat, kon maar door +/- 50 documenten scrollen.Ik heb dit met mijn beheer account ook geprobeerd, maar ik kan door de volledige verzameling scrollen. Staat er bij de collega een instelling verkeerd of is het niet wenselijk dat er door een volledige inhoud gescrold kan worden? Met vriendelijke groet,Anthony de Wever 

Is het mogelijk een hyperlink in een document te maken naar een document in Microsoft Teams? 

Een teamleider wil een melding in behandeling nemen en krijgt daarbij de volgende melding: Oeps! Het lijkt er op dat er iets fout is gegaan. Neem contact op met je applicatiebeheerder. Je foutcode is 183556.Het lukt mij niet de fout te vinden. Wie heeft een idee? Groet, Sanne Poort

Is het instelbaar dat het zoeken naar documenten binnen Zenya Portaal dat in de zoekresultaten altijd eerst de interne documenten zichtbaar zijn boven de externe documenten?

Wij willen graag rapporten genereren per map - bijvoorbeeld waarin we per keurder kunnen zien welke documenten hij/zij nog moet bekijken. Of - ook per keurder - welke documenten over de lmiet van de beoordelingsdatum zitten. Het is perfect mogelijk om per map zo’n rapport op te stellen, maar gezien het feit dat we met een considerabel aantal mappen werken, zou dit een zeer arbeidsintensieve klus worden.Is er een mogelijkheid om in dit geval de input van de gebruiker te vragen?Dan maken we een algemene filter voor het rapport, en vragen we aan de gebruiker op welke map (inclusief submappen) hij/zij die wil toepassen. Iemand een idee? Alle feedback is welkom!Bedankt!

Hoe kan ik achteraf een rapport maken van de doorlooptijden van meldingen over een bepaalde status.(beoordelen).Ik zie wel een mogelijkheid voor het maken van rapporten van de gemiddelde doorlooptijden over een bepaalde status, maar geen mogelijkheid om de doorlooptijd per status per melding te rapporterenSituatie:Wanneer een melding wordt verstuurd komt deze in een bepaalde status (beoordeling). Door het invullen van een actieformulier gaat de melding automatisch over naar een nieuwe status. Deze status is afhankelijk van de ingevulde velden op het actieformulier, dit kan de status afgehandeld zijn of een vervolgstatus (uitvoeren).Voor de meldingen die direct naar de status afgehandeld gaan, kan voor de doorlooptijd  van de status‘ beoordeling’ , gebruik worden gemaakt van de velden ‘datum verstuurd’ en ‘datum gesloten’.Voor de meldingen die naar een vervolgstatus(uitvoeren) gaan,  kan geen gebruik worden gemaakt van het veld ‘datum gesloten’ om vast te stellen wat de doorlooptijd is

Hoe kan ik in het applicatiebeheer, 2 medewerkers met dezelfde naam, iets toevoegen aan hun naam, zodat ik weet welke ik kan inzetten

Ha collega's na een succesvolle overgang naar Itask gaan we dit jaar de module IDocumenten en processen implementeren. (verpleeghuis). Gelukkig hebben we maar een kleine 500 documenten die om moeten. Hiervoor hebben we de luxe dat we een adm. medewerker kunnen inzetten voor 24 uur/week max 6 maanden We zijn nu op zoek naar tips, adviezen en ook voorbeelden van wat jullie gedaan hebben. Ik heb al gezocht in de community maar kan zo 1-2-3 niets vinden: Wat is handig qua mappenstructuur? Voorbeelden? Hoe hebben jullie de documenten omgezet? In HTML of vrije web of anders en waarom? en HTML of vrije web docs: wat zijn voor/nadelen van beiden? we denken zelf dat het niet nodig is om bij zo'n klein aantal documenten met portalen te gaan werken of zijn er toch argumenten om dit wel te doen? Zijn er nog andere zaken waar jullie van denken goed om te weten als je gaat implementeren? alvast bedankt voor jullie reacties Ineke

BesteHoe kan ik de documentbeheerder wijzigen van alle bestaande documenten in een bepaalde map? ik heb dit geprobeerd via de tab ‘rechten’ bij de eigenschappen van de map. Doch dit resulteert niet in het gewenste resultaat, want de documenten die in die map zitten, hebben nog steeds de oude documentbeheerder.met dank en groetenEveline

Onze software zo goed mogelijk aan laten sluiten op andere informatiesystemen - dat is waar we bij Infoland naar streven. Zo zorgen we ervoor dat je op een snelle en eenvoudige manier toegang hebt tot alle informatie die je nodig hebt.In dit topic vind je meer informatie over het koppelen van Zenya met een (social) intranet:Een intranet kent tal van mogelijkheden: het delen van nieuws, een smoelenboek en toegang tot het HR-systeem zijn hier enkele voorbeelden van. Infoland vindt het belangrijk dat documenten, formulieren en leermaterialen uit onze software snel toegankelijk en vindbaar zijn via jouw intranet. Om dit te realiseren werken wij nauw samen met een aantal intranet leveranciers. Alle intranet-koppelingen zijn gebaseerd op web-based API’s in onze software. Op welke techniek jouw intranet ook gebaseerd is, een koppeling is bijna altijd haalbaar. Als jouw intranetleverancier de koppeling (nog) niet ‘out of the box’ kan leveren, kan hij deze zeker voor je ontwikkelen, met behulp

Binnen onze organisatie gebruiken we relatief veel e-mail sjablonen in meldformulieren.Is het mogelijk om een overzicht van alle bestaande sjablonen inclusief toepassing en verzendadressen (ontvangers) per e-mail sjabloon te exporteren uit FLOW? Er moet een en ander gewijzigd worden en nu los ik het op door alle flows na te lopen en te kijken wie de e-mal melding per stap ontvangt.Iemand ervaring mee of een tip? 

Ik weet hoe ik een kaart m.b.v. een meldformulier kan aanmaken, echter nu ben ik op zoek naar een mogelijkheid om velden van een bestaande kaart ook m.b.v. een meldformulier bij te werken. Is dat überhaupt mogelijk? Ik krijg het niet gevonden, dus vandaar deze hulpvraag.Alvast dank voor de reacties.Groet,Michel PotBernhoven

Een formulier met voorwaardelijke secties geeft foutmeldingen m.b.t. 2 velden die gekoppeld zijn aan het personeelsmanagementsysteem:accountnaam wordt niet meer automatisch ingevuldemailadres wordt niet meer automatische ingevuldDaarnaast verschijnen er aan de voorkant van het formulier onderstaande foutmeldingen:Buiten de voorwaardelijke sectie werken deze velden al lange tijd gesmeerd.Waar gaat dit mis? Groet, Sanne Poort

Sinds kort zijn wij bezig met de module risico's. Vanuit een bron hebben we ook al een aantal verbetermaatregelen opgestart via de module FLOW. Graag wil ik deze koppelen aan de beheersmaatregelen, maar hierin moet je dan een beheersmaatregel aanmaken. Dit wordt een lijst waaruit je later kan kiezen. We hebben naar wat opties gekeken, maar merken dat we niet tot een goede ordening komen die het overzichtelijk houdt.Ik heb ook wel zelf een veld aangemaakt waarin ik een maatregel kan koppelen, maar dan krijg ik niet het dashboard beheersmaatregelen. Heeft een van jullie hier tips voor?