FLOW (Meldingen)

Hoi, Ik wil een veld aanmaken van het type ‘Gebruiker’Je kunt in dit veld aangeven dat alleen de actienemers getoond worden. Echter worden de actienemers uit de ‘Rechten’-tab van het betreffende meldingstype gehaald. Hierin staan alle medewerkers wan t alle medewerkers zouden in principe acties moeten kunnen uitvoeren Vraag:Is het mogelijk om bij het gebruik van dit veld in een formulier, daarin alleen een specifieke gebruikersgroep te laten tonen en dus niet ‘Alle medewerkers’?Ik snap dat in het rechtenveld je kunt aangeven wie er allemaal rechten hebben, maar dit is te breed.Ik zou per veld de actienemers willen beperken. Voorbeeld:in het veld ‘Actiehouders’ zou ik ‘Alle medewerkers’ als actienemers willen laten tonenIn het veld ‘Adviseurskwaliteit’ zou ik alleen de adviseurs kwaliteit als actienemers willen laten tonenIn het veld ‘Procesverantwoordelijken’ zou ik alleen de proces

Is er een organisatie die werkt met flow en meldingen aan een vertrouwenspersoon.Dus geheel afgeschermd en alles volgens de wet en regelgeving met het maken en afschermen van info van melder naar vertrouwens persoon. (vaak zit die ook extern)  

Ik heb gezocht naar informatie over het instellen van verplichte vragen in actieformulieren en hoe je kunt voorkomen dat een formulier wordt afgesloten als deze vragen niet ingevuld kunnen worden. (ik weet dat het kan met opslaan)  Helaas niet kunnen vinden. Heeft iemand een tip voor mij. Wij lopen er tegenaan dat als we een actieformulier aan de actienemer toesturen met verplichte vragen ze wel eens op afhandelen klikken i.p.v. opslaan en later verder gaan. Hoe groot we de begeleidende tekst erbij ook maken. En dan gaan de kreten vallen het is niet inventief. Heeft iemand een idee of tip hoe dit op te lossen.

Hoi, In het activiteitenlog van een melding vind ik de volgende tekst: 'Case nummer VIM was viewed in the list of cases'Wie weet wat het betekent?  Hartelijke groet, Thera KoppenolRijnstate ziekenhuis

Ik heb een voortgangsformulier op een status geplaatst in te vullen door de eigenaar.Op het moment dat het proces op deze status belandt,  krijgt de eigenaar de taak het formulier in te vullen.Wat is nu precies het verschil met het formulier niet op deze status plaatsen,  maar het laten invullen door de eigenaar via een actiepunt op de statusovergang ?In welke gevallen zou je het ene of het andere gebruiken ?     

Bij ons is het zo ingericht dat wij een document hebben waarin de voorkeurscoördinatoren van een een afdeling te vinden zijn. Wanneer een coördinator een handmatig actiepunt naar een andere afdeling stuurt en diegene is afwezig, dan ziet de coördinator alleen tot wanneer diegene afwezig is.  Daardoor krijg ik regelmatig de vraag: weet jij naar wie van dat VIM-team ik het actiepunt dan kan sturen? Ik kan vervolgens bij rechten in het meldingstype zien wie de 2e voorkeurscoördinator is bij toewijzing van een melding en geef dan die naam door.Is het een idee om een tekstveld bij de afwezigheid van een gebruiker toe te voegen waarin de gebruiker aan kan geven dat bv actiepunten naar … gestuurd kunnen worden?

Hallo,Wij zijn bezig om werkafspraken te maken rondom de wettelijke bewaarplicht van cliëntgegevens/ cliëntdossiers binnen onze zorgorganisatie.In deze cliëntdossiers zit bijvoorbeeld het meldingsnummer vanuit Zenya en een stukje informatie, wat terug komt in de rapportage van dat cliëntdossier (is een veld in het meldformulier). Hoe lang moeten de meldformulieren bewaard blijven? En hoe wordt dit vanuit Zenya ondersteund? Hoe gaan andere zorgorganisaties hiermee om?Daarnaast heeft een cliënt het recht om ‘vergeten’ te worden. Hoe wordt hiermee omgegaan? Ik hoor het graag, Met vriendelijke groeten,Samantha JapinkFunctioneel applicatiebeheerder

Ha collega's we willen voor onze organisatie over naar een organisatiebrede rapportage per 4 maanden (tertiaal) i.p.v. per kwartaal. Dat betekent dat we ook de basisrapporten van de meldingen die we gebouwd hebben niet meer per kwartaal maar per tertiaal willen hebben en dan in het rapport. kunnen vergelijken met de voorgaande tertialen.Echter: bij het bouwen van de rapporten zie ik geen mogelijkheid voor keuze ‘tertialen', maar alleen de volgende keuzemogelijkheden:specifiek datumbereik dagen van de week maanden kwartalen semesters jarenik weet dat we ook rapporten kunnen gebruiken waar je zelf handmatig de periode kunt aangeven waarover het rapport gedraaid moet worden waar ik dus zelf periode van 4 maanden kan aangeven. Maar dan heb je in 1 rapport geen vergelijking mer de voorgaande tertialen. Dus niet handig (en ik zit ook niet te wachten om dan maar meer

In het applicatiebeheer > Meldingen > Instellingen staan de standaard instellingen voor rollen benoemd. Wat kan een rol met het recht voor acties?

Binnen onze organisatie hebben wij een MIC formulier (cliëntgerelateerd) en een MIM formulier (medewerker gerelateerd). In sommige gevallen is het nodig om van een incident beide meldformulieren in te vullen (vb agressie van cliënt naar een medewerker).  Is het mogelijk dat wanneer een MIC- melding agressie wordt maakt, dat je gelijk kan aanvinken dat je een MIM-melding wilt maken en er vervolgens een uitklapmenu komt met vragen hierover. En dat in de verwerking hiervan dit dan weer in twee meldingen terecht komt, waarbij afschrift van de MIC direct in het dossier komt en van de MIM niet? 

Een eigenaar van een melding wordt continu geïnformeerd wanneer de melding nog niet is gesloten, ook wanneer de aktie van 1 van de aktieformulieren bij een ander ligt. Dit heeft er toe geleidt dat een eigenaar van de melding een actiepunt heeft verwijderd waardoor de melding niet meer afgehandeld kon worden omdat de workflow is onderbroken. Hoe kan ik voorkomen dat de eigenaar akties verwijderd die wel moeten worden uitgevoerd?

Ik zou graag willen nagaan of het mogelijk is om vanuit het paneel ‘Acties’ (zie onderstaande foto) een overzichtslijst te genereren van alle bestaande acties, inclusief hun huidige status, overheen alle meldingen van mijn meldformulier.   

Wanneer een mail via outlook addon is toegevoegd aan een flow, blijkt dat deze mail kan aangepast worden binnen Zenya.Kan dit uitgeschakeld worden en Read only ?Lijkt mij toch een beetje vreemd dat je een mail die je koppelt aan een flow kunt aanpassen terijl het de bedoeling is om het origneel te behouden.

Bestaat er een mogelijkheid om gegevens uit de originele melding in een rapportage te krijgen.

Bij het maken van een dashboard voor het management lopen we tegen een beperking aan. Het lukt om per kwartaal de afgehandelde, afgewezen en open meldingen weer te geven. We zien echter dat de meldingen, geopend in kwartaal 1, niet te zien zijn in kwartaal 2. Om het huidige aantal openstaande meldingen te achterhalen moet je het filter openen en daar selecteren op de juiste fase.We zouden graag weergeven (per kwartaal of maand) het aantalgeopende meldingen gesloten meldingen openstaande meldingen (cumulatief, ongeacht wanneer ze geopend zijn)We willen meer zicht krijgen in de trends op openstaande meldingen.

Collega’s,   is het mogelijk om een tabel aan te maken in een melding waar een gebruiker gestandaardiseerde informatie in moet zetten. In een melding wil ik graag een tabel aanmaken om bijvoorbeeld bij een aanvraag milestones te definiëren (kolomhoofdingen: naam, verantwoordelijke, deadline). Momenteel gebruik ik hiervoor gewoon tekst met opmaak, maar dit laat nog ruimte aan de invuller om de milestones te beschrijven.   Vriendelijke groeten,   Stefan

Goedendag,ons ziekenhuis werkt samen met een externe partij die ook een eigen Zenya heeft. Zij werken in hun eigen systeem en ook in onze omgeving. Zij vragen of we VIM meldingen kunnen koppelen, zodat zij in hun eigen systeem meldingen kunnen maken en ook antwoorden. Uiteraard heeft hun VIM een geheel andere indeling dan die van ons. Dus koppelen lijkt ons onmogelijk.Heeft iemand hier ideeën over of inspiratie? Alvast dank.

Bij het toevoegen van mails gebruik makend van de mail addon heb ik gemerkt dat het uur niet hetzelfde is als die van de mail. mails die om 15h00 ontvangen zijn in mijn mailbox wordt 16h00 als het toegevoegd wordt in Zenya met de outlook Addon.Hoe kan ik dit correct zetten ?

Kan iemand die in een melding een actie toegewezen heeft gekregen (een geen coördinator of lezer of overige betrokkene is), zelf ook nog voor iemand anders een actiepunt aanmaken?

Goedemiddag, Wij maken intern gebruik van een groot aantal vragenlijsten (checklists) binnen Zenya Flow die allemaal gelijkaardig van vorm en opbouw zijn. Daarom maken we gebruik van globale velden met de volgende veldnaam als voorbeeld: “Checklist item 1”. Echter in de circa 600 formulieren van dit type gebruiken we het label om de daadwerkelijk vraag (bijvoorbeeld: “Is de machine juist afgesteld?”) in te vullen. Nou heb ik al wel gevonden dat dit in de standaardrapportages vanuit Zenya niet weer te geven is per formulier, maar ik vroeg mij het volgende af:Is het ergens te traceren welk label een veld (ITask) heeft gekregen in een specifiek formulier? Want dan is het voor ons wellicht mogelijk om dit te rapporteren via power BI. Naar mijn idee zou deze informatie ergens beschikbaar moeten zijn, gezien je bij een melding in de “originele melding inzien” ook de labels ziet staan en niet de veldnamen. De oplossing om voor ieder formulier aparte velde

In ons MIC-/MIM-formulier is een koppeling opgenomen met Nedap ONS. De melding wordt geopend vanuit ONS, waardoor de cliëntinformatie overgenomen kan worden. De cliëntinformatie wordt gekoppeld zodra er bij “betrokken personen” de cliënt wordt aangevinkt. Klopt het dat het niet hersteld kan worden als dit bij de initiële melding vergeten wordt? We zien nu regelmatig dat de melder alleen zichzelf of een collega aanvinkt (wat (ook) een MIM oplevert) en de cliënt niet. De cliëntinformatie wordt dan niet gekoppeld en de vermelding in de rapportage wordt niet terug gekopieerd naar het dossier. In het formulier kan ik vanuit Zenya wel verschillende velden wijzigen, maar als de coördinator de cliënt alsnog aanvinkt, komen er geen cliëntgegevens in het formulier. Ik wil niet dat er allemaal dubbele meldingen in het systeem komen om de eerdere fout te herstellen, maar ik zou wel liefst elke MIC-melding aan een specifieke cliënt gekoppeld hebben.   

Welke organisatie heeft ervaring met het inrichten van het klachten proces binnen de FLOW module? Wij hopen de gouden tip te kunnen ontvangen van ervaringsdeskundige.

Binnen onze organisatie zijn wij nu een aantal maanden over op het melden van VIM in Flow. Vanuit de oude applicatie was het voor de coördinatoren mogelijk om vragen te stellen aan de melder en als daar reactie op kwam, kon er gereageerd worden. In Flow maken wij nu dus ook gebruik van een actiepunt aanmaken voor het stellen van vragen. Alleen krijg ik nu meermaals vanuit de organisatie de vraag of hier ook gereageerd op kan worden. Ik heb dit zelf getest in het systeem, maar de enige oplossing die ik nu gevonden krijg, is dat je een nieuw actiepunt aanmaakt om een reactie te geven. Hoe gaan anderen hiermee om?

Hi! Ik heb een meldingstype dat voor iedereen inzichtelijk moet zijn, maar in bepaalde gevallen niet. Ik zou dit graag afhankelijk maken van een keuze in een veld in het meldformulier. Het idee is dat wanneer een bepaalde optie wordt geselecteerd, de melding alleen zichtbaar is voor een specifieke groep gebruikers en niet voor iedereen. Is het mogelijk om de zichtbaarheid van een melding op deze manier te sturen?Groet,Rosa 

Onze gebruikers maken gebruik van de outlook addon om mails toe te voegen aan een flow.Hierbij hebben we al gemerkt dat dit niet lukt voor sommige mails.Dit zijn vooral mails met bijlage zoals word/excel files of zelfs een mail in bijlageDit is de error die ik krijg.