FLOW (Meldingen)

Beste, De gatekeeper is uit dienst,kan iemand anders gatekeeper worden? Mvg,Fabian

Mogelijkheid om via een speciaal veld in een meldformuier de OE van de medewerker automatisch op het formulier te tonen, het zou een mooie aanvulling zijn, daarmee moeten medewerkers hun eigen afdeling (OE) niet zoeken 

Binnen onze organisatie maken we gebruik van zowel Engelse als Nederlandse formulieren.Bij het ontwikkelen van een nieuw proces en nieuwe functionaliteiten moeten we de actieformulieren in beide talen aanpassen. Dit in tegenstelling tot het coordinator formulier.We zijn benieuwd naar de ervaringen en "best practices” van andere gebruikers.

Is het mogelijk om bij een meldingsformulier, gekoppeld aan kaarten, meerdere kaarten te selecteren, waarop de melding betrekking heeft?

Binnen onze werkomgeving Huisartspraktijken hebben we verschillende collega's die in meerdere Zenya portalen werken omdat zij in verschillende praktijken actief zijn. Als zij Zenya openen zien zij meldingen van de verschillende praktijken door elkaar. De portalen lopen door elkaar en zijn daardoor onoverzichtelijk. Het zou fijn zijn als ze in een praktijk portaal in kunnen loggen en daar alleen de informatie van dat portaal binnen krijgen. Dus niet op persoonsniveau maar op praktijkniveau of afdeling ingericht. 

2 punten:De tekst die getoond wordt bij de gebruiker aan wie wordt gevraagd een actiepunt over te nemen is zeer summier, zie screenshot. Er kan geklikt worden op het meldingsnummer ‘in de route’ maar een link naar de melding of een samenvatting zou gebruiksvriendelijker zijn. Wanneer je iemand wilt vragen om een actiepunt over te nemen dan kun je uit alle gebruikers kiezen die bij de rechten bij actienemer zijn ingesteld. Echter als de gebruiker nog geen rol heeft in de betreffende melding dan kan hij de melding niet inzien om te bepalen of hij de actie wel wil overnemen. Is hier een oplossing voor?

Bij het aanmaken van een nieuw meldformulier (type actiepuntenformulier) heb je de keuze bij ‘Zichtbaarheid’ voor Privé of Publiek.Wat is het verschil tussen deze twee opties?  

Is het in te stellen om meldingen na de wettelijke bewaartermijn van 5 jaar automatisch te verwijderen?Gr. Erwin

BesteAls een coördinator een melding binnenkrijgt op locatie X in de organisatie-eenhedenstructuur, dan kan deze de locatie aanpassen via Toewijzen naar locatie Y. Dit gebeurt niet tijdens een statusovergang, maar in een status. Hoe kan bij deze wijziging een automatische mail verstuurd worden naar de nieuwe coördinator?Bedankt

Een collega bij ons in de apotheek ervaart een terugkerend probleem bij het bladeren door meldingen in het tabblad “Formulieren”, specifiek binnen het coördinatorformulier.Wanneer een filter wordt geopend om meldingen te bekijken, en men bladert door de meldingen, springt Zenya na een paar keer bladeren automatisch terug naar het VIM-formulier. Dit gebeurt terwijl de gebruiker enkel coördinatorformulieren wil inzien. Het lijkt niet continu te gebeuren, maar wel regelmatig: meestal gaat het twee keer goed, daarna verspringt het weer.Impact:Het verstoort de workflow van gebruikers die meldingen willen beoordelen binnen specifieke formulieren. Het zorgt voor verwarring en extra handelingen om terug te navigeren naar het juiste formulier.We zijn benieuwd of andere organisaties hier ook tegen aan lopen. 

BesteHeeft een persoon, ingevuld als overige betrokkene, bij FLOW automatisch leesrechten tot die specifieke melding? Ook als deze persoon niet de rechten heeft als lezer voor de locatie waarop de melding is gemaakt?Bij Instellingen van de meldingen, kan ik de rol ‘Overige betrokkene’ toegang geven tot de verschillende formulieren en tabbladen. Maar nog steeds krijg ik de boodschap van de organisatie dat ze geen toegang hebben.Alvast bedankt

Coordinatoren van onze meldingstypen gebruiken soms de optie email sturen vanuit de Extra opties om communicatie op te starten met de melder. De melder krijgt dan de mail vanuit no-reply en heeft vaak niet door dat het van de coordinator komt en kan er ook niet op antwoorden. Mijn advies is aan de coordinatoren om de mail vanuit eigen outlook te sturen en deze communicatie dan toe te voegen. Toch lijkt dit wel wat omslachtig. Is er een mogelijkheid om het verzendadres aan te passen? En hoe wordt dit email versturen vanuit Extra info gebruikt door jullie als er niet op gereageerd kan worden?Alvast dank!Elke

kan er, en zo ja hoe, de datum van de bespreking in de vim commissie op het coördinatorformulier ook in de toekomst worden gezet?nu hebben we ook in het coördinator formulier dat als degene die de VIM heeft toegewezen gekregen later nog iets wil toevoegen je direct komt op het invullen van het deel van  de VIM commissie. dit is dan (nog ) niet de bedoeling.Hoe hebben anderen dit opgelost?

Wij hebben een meldformulier in FLOW voor het vastleggen van verwerkingen. De doorlooptijd van deze meldingen is in de regel heel lang. Bv de verwerking voor Zenya blijft actief zolang we Zenya blijven gebruiken en daarna geldt ook nog een bewaartermijn. De coordinator die zo’n melding krijgt toegewezen krijgt een taak om de melding af te handelen. Vanwege de doorlooptijd van dit type melding kan dit jaren duren. Die taak blijft dus staan. Of is er in zo’n geval een andere manier om van de taak af te komen. Nu groeit het aantal niet af te handelen taken alleen maar en raakt het overzicht helemaal kwijt.

Bij de velden in FLOW kan je een veldtype aankruisvakje aanvinken. Wat kan je hier allemaal mee? Als je dit veld gebruikt in een formulier dan zie ik dat je het kan aanvinken of niet of alleen lezen zetten. Ik probeer dit veld te gebruiken om iets te activeren in een formulier, maar het lukt me niet om dit voor elkaar te krijgen. Vandaar mijn vraag waar je dit veldtype voor kan gebruiken.

Hi,Ik zie regelmatig workflow sjablonen van meldtypen die uitgebreider zijn dan de aangeboden sjablonen. Is er een manier om de workflow uit te breiden met extra statussen?Vriendelijke groet,Rosa 

Binnen onze organisatie is de behoefte om de meldingen van een van de meldtypes zichtbaar te maken in de planningstool.Hierbij lopen we tegen beperkingen aan die een van jullie eerder al eens hier aangegeven heeft . Wij hebben in het meldtype een veld startdatum en een veld geplande einddatum. In de planning willen we deze periode terug zien. Dit is technisch echter niet mogelijk. Er kan gewerkt worden met startdatum en met in het meldtype geregistreerde deadline. Dit betekent echter dat alle meldingen altijd eenzelfde looptijd hebben. Dat is niet de praktijk. Mijn vraag is tweeledig:Hebben meer instellingen behoeft aan een tweede datumveld waarop de periode in de planning bepaald kan worden? Zijn er mensen die een andere creatieve oplossing hebben gevonden om meldingen, hun geplande looptijd en waar mogelijk afhankelijkheid in een planning visueel zichtbaar te maken? Voor het laatste willen we liever niet uitwijken naar MS Project of Teams projecten, omdat mensen dan zowel in Zenya al

Kan er bij een datumveld in de module FLOW ook ingesteld worden dat er een specifieke datum ingevuld kan worden? Dus je maakt een actie aan op 1-8 en de datum vanaf waarop de actie gerealiseerd moet zijn kan dan pas bijvoorbeeld 1-9 of later zijn. Is dit in te richten of is dat niet mogelijk?

Hallo, Wij willen binnen de FLOW-module meldingen automatisch van status laten wijzigen na een bepaalde periode. Hiervoor hebben wij reeds diverse instellingen gedaan, maar tot nu toe wijzigt er niets…. Concreet: we willen dat de melding 1 jaar na datum van het incident (veld in formulier), automatisch van status wijzigt (van afgesloten naar gearchiveerd). Momenteel hebben we dit op onderstaande manier ingesteld. Echter, dit blijkt niet te werken. Ook met de instelling ‘huidige datum + 365 dagen’ wijzigt er niets. Kan een van jullie hierbij helpen? Alvast bedankt! Margot

Is het mogelijk om de datum van de deadline van actiepunten in het overzicht (kolomtiitel) zichtbaar te krijgen? Dit lijkt me ideaal bij het controleren of meldingen geescaleerd moeten worden of dat de deadline van actiepunten nog niet verstreken is? Nu moet ik iedere melding open klikken om de datum te controleren… Er zijn al veel datums inzichtelijk maar deze heb ik nog niet kunnen vinden… 

Wij hebben een meldformulier waar de melding retour kan worden gestuurd naar de melder om het aan te passen.Is het mogelijk dat er een mail wordt verzonden naar degene die de melding retour heeft gestuurd wanneer de melder het formulier met aanpassingen heeft verstuurd?

Ik heb een meldformulier gemaakt voor een RI&E voor een locatie, best uitgebreid. In het proces zijn twee invullers relevant. Nu vermoed ik dat ik de hele workflow moet laten starten met een meldformulier voor die specifieke locatie, ingevuld door een facilitair medewerker, om in de volgende stap in de workflow een workflow-/actieformulier te gebruiken voor de RI&E ingevuld door de teamleider van de specifieke locatie. Om dit te testen zou ik graag het formulier dat nu een (tweede) meldformulier is overzetten naar een workflow-/actieformulier. Kan dat? Of moet ik dan een nieuw meldingstype starten, het meldformulier exporteren en weer importeren? Ik zie bij de workflow-/actieformulieren geen mogelijkheid om ergens vandaan te importeren. Bedankt voor het antwoord. Groeten, Katrijn

Binnen onze organisatie zijn er twee personen met exact dezelfde voor- en achternaam.Wanneer we een van hen willen betrekken bij een melding, is het momenteel onmogelijk om hen van elkaar te onderscheiden. Ik vond op deze community een oudere workaround die helaas niet meer lijkt te werken. Zoals te zien op onderstaande afbeelding, heb ik alle beschikbare velden geselecteerd zoals voorgesteld, maar toch verschijnen enkel de twee identieke namen – zonder bijkomende informatie zoals functie of afdeling.  

Beste, We hebben thema’s gemaakt binnen ons VMS meldsysteem om na te wat de relatie is tussen de meldingen en EWS. Dit over de verschillende meldtypes heen.We willen volgende laten samentellen en hiervan een rapport maken.Maar dit lukt niet.kan iemand hiervoor een oplossing bieden? 

Onze managers moeten zich afwezig melden in Zenya tijdens vakantie, maar kunnen zij dan ook ergens een andere manager toevoegen die hen vervangt tijdens hun vakantie?