FLOW (Meldingen)

We sturen een melding naar de leidinggevende van een melder en de adjunct van deze leidinggevende.Dit zijn globale velden op het meldformulier.Is er een manier dat we kunnen voorkomen dat er 2 mails gestuurd worden indien deze 2 velden identiek zijn? Dus als de leidinggevende en de adjunct hetzelfde zijn, dat er slechts 1 mail gestuurd wordt?Bijvoorbeeld stuur een mail als veld 1 verschillend is van veld 2.

Is het mogelijk om nog openstaande meldingen naar een coördinator die onverwacht uit dienst is gegaan, in een keer door te zetten naar een nieuwe coördinator?Hoe kan ik dat het beste doen?

Beste,Gisteren kreeg ik van onze OK-manager de vraag om het proces rond vrijgekomen operatietijd beter te structureren. Daarbij wordt gedacht aan het inrichten van een specifieke workflow in Zenya Flow.Voorlopig wordt volgend proces voorgesteld: STAP 1: De chirurg of het secretariaat meldt dat OK tijd is vrijgekomen. STAP 2: De OK - Leiding beoordeelt de situatie en bepaalt of de vrijgekomen OK tijd wordt aangeboden of dat het OK zal sluitenSTAP 3: Indien OK tijd wordt vrijgegeven, otvangen alle chirurgen een melding dat er vrijgekomen OK Tijd is. Tot een een vooraf bepaald tijdstip kunnen zij aangeven of ze kandidaat zijn om deze vrijgekomen tijd in te te nemen. Dit betekent dat alle chirurgen de mogelijkheid moeten hebben om zich kanidaat te stellen. STAP 4: De OK-leiding kent de vrijgekomen OK-tijd toe aan een bepaalde chirurg of beslist om de tijd niet op te vullen. Vervolgens wordt de melding afgesloten.  Mijn vraag situeert zich in STAP 3. Hoe zouden jullie dit technisch bouwen i

Beste,Als je een melding toewijst aan iemand anders, is het dan mogelijk dat de initiële voorkeurscoördinator de melding kan blijven volgen?vb. indien directie een melding overneemt owv een calamiteit, kan dan de betrokken dienst de melding nog blijven inzien?Gr Ann  

Wij werken op dit moment met vaste coördinators, maar ik wil kijken naar een oplossing waarbij de medewerker zelf mag kiezen naar wie de MIM (melding incident Medewerker) wordt verzonden. Bijvoorbeeld naar de manager in plaats van de teamleider. Zou dit kunnen? Zijn er andere organisaties die dit zo hebben ingericht?  ik zou graag eens meekijken

Wanneer je een aantal meldingen wilt exporteren naar Excel, krijg je het volgende te zien: "Standaard zijn de huidige kolommen geselecteerd." Hiermee wordt bedoeld: de kolommen die in het publieke filter (door de beheerder) zijn bepaald. De kolommen die de gebruiker zelf heeft toegevoegd of verwijderd, zijn hierin niet terug te vinden. Deze moet de gebruiker handmatig toevoegen aan de lijst met te exporteren velden. De volgende keer dat je vanuit dit overzicht een export wilt doen, moet je opnieuw de te exporteren kolommen aanpassen. Het zou fijn wanneer de door de gebuiker gemaakte kolominstelling wordt onthouden en als standaard geldt voor de export. Is dat te realiseren? Overigens is het vreemd dat de volgorde van de kolommen ingesteld in het publieke filter, anders is dan wanneer je gaat exporten, zie screenshot.

Op een formulier dat verzonden wordt via de workflow staan veel vragen die ingevuld dienen te worden.Deze vragen dienen niet altijd ingevuld, afhankelijk van melding.  Omdat het formulier vrij lang wordt wanneer de vragen steeds getoond worden heb ik een voorwaardelijke sectie toegevoegd samen met een “aankruisvakje” dat indien men dit aanvinkt de vragen verschijnen.  Mijn vraag is nu, wanneer de vragen werden ingevuld en men het vinkje weer op “niet tonen” (uitvinken) zet zijn de ingevulde vragen dan wel of niet zichtbaar wanneer je het formulier bij inzien van de melding gaat inzien onder het tabblad “formulieren”?  De bedoeling is dus wel dat wanneer de vragen zijn ingevuld je deze hier ook moet zien staan. Dit is mij niet geheel duidelijk.Voor rapportage is het normaal geen probleem gezien de velden zijn ingevuld. 

Is het mogelijk om een reeds ingediende melding in FLOW toe te kennen aan een andere OE, die ten tijde van de melding zelf nog niet bestond? Of zit er een synchronisatietijd tussen het toevoegen van een organisatieniveau (team) en het kunnen toewijzen van meldingen aan deze nieuwe laag?Ik heb een OE die op één kostenpost staat in onze organisatiestructuur, maar twee locaties omvat. Tot nu toe stond deze OE met een dubbele naam, maar ik heb hem nu gesplitst in twee onderliggende teams. De reeds bestaande meldingen wil ik toewijzen aan de afzonderlijke teams, maar ik kan deze nog niet kiezen. In de OE-onderwerpenboom staat alleen de bovenliggende naam, zonder de onderliggende teams. Ik heb deze teams nu anderhalf uur geleden aangemaakt, dus als er een syncgronisatietijd tussen zit, moet ik gewoon even geduld hebben. Maar ik dacht dat het systeem wellicht kijkt naar welke OE's er ten tijde van de melding bestonden en dat ik ze überhaupt niet opnieuw kan toewijzen. Alvast bedankt voor het

Kan een securitygroep worden aangeduid als coördinator? We krijgen een foutmelding dat de melding niet kon toegewezen worden aan een coördinator en daarom is toegewezen aan de gatekeeper.De securitygroepen worden gesynchroniseerd samen met de gebruikers en dit lukt zonder probleem.De groep uit Azure AD : De toewijzing in Zenya : 

Op dit moment hebben wij de volgende voorwaardelijke sectie in een formulier gebouwd om te voorkomen dat voor een melding het verkeerde formulier gebruikt wordt:Dit blijkt onvoldoende duidelijk. Daarom wil ik het hele formulier of alle volgende velden van het formulier verbergen voor de melder zodat deze in ieder geval niet het verkeerde formulier kan invullen. Hoe kan ik dat doen? Hartelijke groet, Sanne Poort

We hebben een meldingstype verbeteren. Hier zit een status ‘evaluatie’ in, waarbij een formulier ingevuld moet worden. Technisch gezien voorafgaand aan deze status. De output levert twee routes op:afsluiten, als de evaluatie akkoord is Opnieuw behandelen, als er nog actiepunten opgepakt moeten worden. Na route 2 komt de flow vanzelfsprekend opnieuw bij de statusovergang evalueren, waar het evaluatieformulier opnieuw ingevuld dient te worden. De output van dit formulier wordt overigens bewaard als Word-document.  Het zou helpend zijn als dit formulier bij een statusovergang geleegd wordt, zodat een volgende keer dat dit gedaan dient te worden een leeg formulier getoond wordt. Zijn er meer organisaties die hier tegenaan lopen? 

Graag zou ik de resultaten van een 3D scorematrix willen aanpassen. De 3D scorematrix is op basis van de RPN ingericht, maar daarnaast willen we ook - wanneer de ernst van een incident/afwijking een 4 of 5 is - dit visueel weer kunnen geven in de scorematrix door middel van de kleur rood.De matrix krijg ik wel in beeld bij 2 dimensies maar niet bij 3 dimensies. Hoe kan ik dit oplossen?

Goededag,Binnen ons klachtenproces worden regelmatig bijlagen toegevoegd aan meldingen. Dit kunnen PDF-bestanden, foto's (JPG/PNG) of andere documenten zijn. Het bijlageveld kan momenteel worden toegevoegd aan een meldingenoverzicht, filter of rapportage. De bestandsnaam wordt dan correct weergegeven.Wanneer een gebruiker op de regel klikt, wordt echter altijd de melding geopend. Het is niet mogelijk om de bijlage rechtstreeks vanuit het overzicht te openen. Hierdoor moeten gebruikers meerdere stappen doorlopen:Melding openen Naar Formulieren gaan Klachtenformulier openen Bijlage downloaden en openenIn veel gevallen is de bijlage juist de eerste informatie die beoordeeld moet worden. Is het mogelijk om een veld van het type Bijlagen in een meldingenoverzicht, filter of rapportage als klikbare link weer te geven, zodat gebruikers een bijlage direct kunnen openen zonder eerst de melding te openen? Of anders direct wanneer de melding geopend is, op de eerste pagina? 

Is het mogelijk om een bestaande melding als submelding te koppelen aan een nieuwe melding via relaties. Alvast bedankt, Stefan

Binnen onze organisatie zijn wij nu een aantal maanden over op het melden van VIM in Flow. Vanuit de oude applicatie was het voor de coördinatoren mogelijk om vragen te stellen aan de melder en als daar reactie op kwam, kon er gereageerd worden. In Flow maken wij nu dus ook gebruik van een actiepunt aanmaken voor het stellen van vragen. Alleen krijg ik nu meermaals vanuit de organisatie de vraag of hier ook gereageerd op kan worden. Ik heb dit zelf getest in het systeem, maar de enige oplossing die ik nu gevonden krijg, is dat je een nieuw actiepunt aanmaakt om een reactie te geven. Hoe gaan anderen hiermee om?

Beste Ik zoek naar een manier om een automatische, periodieke mail te laten versturen om een melding te maken. Je kan inderdaad herinneringsmails sturen eens een melding is gemaakt, bij bvb overschrijden van deadline. Maar het zou een mail moeten zijn, om aan te geven dat er een melding moet gemaakt worden.Ik weet dat dit kan bij vragenlijsten, maar daar heb je niet de mogelijkheid om een feedbackloop te creëren. Hoe kan ik dit best aanpakken?

ik wil in mijn melding de mogelijkheid bieden om een planning te geven (“ik verwacht dat het 1 juli is opgelost”)Dat lukt, maar stap 2 - hoe zorg ik dat die gegeven planning de basis wordt voor reminders?De standard oplossing  bij meldingen is dat een melding binnen x dagen de status moet hebben verlaten, maar X is dus flexibel in dezewie heeft een truc/oplossing?

Ik heb een veld gemaakt: type gebruiker met veldnaam inlichten over melding. In het meldformulier kan de melder nu aangeven welke collega's betrokken zijn bij de melding.Om ervoor te zorgen dat deze collega's ook daadwerkelijk een mailnotificatie krijgen wanneer zij genoemd worden door de melder heb ik in de workflow 2 acties aangemaakt‘overige betrokkenen van deze melding wijzigen’ → ‘toevoegen vanuit het veld’ aangeklikt en vervolgens het veld met de naam inlichten over melding aangeklikt, → voorwaarden: veld ‘inlichten over melding’  is gevuld Email versturen → aangevinkt ‘Het e-mailadres uit het veld en dan de naam van het veld inlichten over melding → voorwaarden: Veld inlichten over melding is gevuld.Wat we nu zien is dat de collega's keurig een mailnotificatie krijgen met de optie de melding te openen. Maar wanneer ze dat doen staat dat de toegang tot de melding is geweigerd. Er is dus een rechten probleem. Wat zien we over het hoofd? 

 Wij zijn bezig ons Verbeterformulier te herzien. Wij zouden graag zien dat een actienemer elk kwartaal een update geeft in het aan hem toegestuurde actiepunt zolang de actie loopt. We willen daarvoor per mail automatisch op 1-01, 1-04, 1-07 en 1-10 een herinnering mailen aan een actienemer. Is er er een manier om dit op de workflow in te stellen?Ik hoor het graag,Nathalie AllenHaaglanden Medisch Centrum

Bij ons is het zo ingericht dat wij een document hebben waarin de voorkeurscoördinatoren van een een afdeling te vinden zijn. Wanneer een coördinator een handmatig actiepunt naar een andere afdeling stuurt en diegene is afwezig, dan ziet de coördinator alleen tot wanneer diegene afwezig is.  Daardoor krijg ik regelmatig de vraag: weet jij naar wie van dat VIM-team ik het actiepunt dan kan sturen? Ik kan vervolgens bij rechten in het meldingstype zien wie de 2e voorkeurscoördinator is bij toewijzing van een melding en geef dan die naam door.Is het een idee om een tekstveld bij de afwezigheid van een gebruiker toe te voegen waarin de gebruiker aan kan geven dat bv actiepunten naar … gestuurd kunnen worden?

Voorheen lukte het om een gebruikersgroep toe te voegen aan een actiepunt.Nu krijg je bij eenzelfde nieuwe actie de gebruikersgroep niet meer te zien, is nochtans toegevoegd als OB en bij ingesteld als overige betrokkenen van de melding wijzigen.  Ik krijg maar enkele van de vele gebruikersgroepen zichtbaar, dus ook deze die hier in het voorbeeld is ingesteld komt nu niet meer in beeld wanneer ik deze zou willen wijzigen en terugzetten….Zie ik iets over het hoofd of is er iets gewijzigd ?? 

BesteIk zou van meldingen de effectieve doorlooptijd willen weten, niet de gemiddelde per maand bvb. Dus eerder bekijken hoeveel dagen er zitten tussen het aanmaken van een melding en het ontvangen van de initiële ‘klacht’ (genoteerd in een specifiek veld in het meldformulier). Dit per melding, gevisualiseerd per maand. En dit per melder en per campus (ook specifiek veld). Maar dit lijkt me niet te lukken in de rapportagemodule, en ik heb volgens mij ook nog geen werkbaar antwoord gevonden op de Community.Alvast bedankt

Het zou heel handig en een grote meerwaarde zijn voor het inrichten van meldformulieren (meldtypes) mocht het mogelijk gemaakt kunnen worden om zowel Organisatie-eenheden structuur als een onderwerpenboom te kunnen importeren / exporteren.Gezien beide niet gesynchroniseerd zijn zou je op deze manier vlot een export kunnen doen van de OE en hiervan een onderwerpenboom aanmaken.  Nu dien je alles manueel over te nemen.Bij opbouw van een meldformulier kan je het veld OE niet zo vaak gebruiken als soms nodig is, je zou op deze wijze meerdere velden kunnen toevoegen op basis van een identieke onderwerpenboom.Bij het ontwerp van de onderwerpenboom is het via importeren op basis Excel handig om deze aan te maken of aan te passen en bij eventuele wijzigingen t.o.v. de OE structuur (export). 

Hallo,Zijn er organisaties die de BIA en/of PIA als meldformulier in gebruik hebben?Zo ja, zou ik die dan mogen hebben om te kijken hoe dat is gemaakt en ingericht bijvoorbeeld op rechten?Groeten Erwin Dijkhuizen, Rode Kruis Ziekenhuis Beverwijk

Bij het ontwerpen van een RI&E-meldformulier maak ik gebruik van een optelsom van verschillende velden om te beoordelen of er verdere actie (risicospecificatie en -beoordeling) nodig is. Sommige van deze velden zijn voorwaardelijk: als er geen ambulante zorg aangeboden wordt, hoeft er ook geen risico beoordeeld te worden op het gebied van ambulante zorg. Nu heb ik ook een paar optelsommen die kijken naar velden die niet voorwaardelijk zijn (is er een bijt- en prikprotocol? Zo nee, is het per definitie een risico) en naar velden die wel voorwaardelijk zijn (als er risico is op besmetting door een vuile naald moet er actie ondernomen worden als er bijvoorbeeld geen gebruik gemaakt wordt van een veilig naaldsysteem). Klopt mijn constatering dat als deze voorwaardelijke vragen leeg blijven, want geen risico op besmetting met naalden) de berekening niet uitgevoerd wordt? Nu dacht ik misschien de oplossing te hebben bedacht met het invullen van een standaardwaarde (bijv. “vul in” met waa