Zenya

Beste, Ik heb een vraag over de inrichting van de mappen. In Zenya document beheersysteem heb nummering gebruikt zodat de mappen op volgorde komen te staan. Nu zijn er alleen 2 mappen die ergens onderaan bungelen die in mijn beleving helemaal boven aan moeten komen omdat de benummering en de letters eerder in het alfabet staan. Hoe krijg ik deze 2 mappen wel op de juiste volgorde? PCS1. Directie en Combi-ster Algemeen 

HalloAls een document wordt <gedeactiveerd> veranderd de status in het overzicht van de documenten niet mee. Zo blijft de status op <gepubliceerd> staan ondanks dat het document niet door de gebruikers kan worden teruggevonden.Is er een optie om ook een status hier aan te koppelen? Zoals bijvoorbeeld een rode vierkant met <niet actief>. Alvast bedankt om deze vraag te bekijken.

Is het mogelijk om gegevens vanuit het ene meldtype, automatisch in een ander meldtype terug te laten komen? Ik verwacht van niet. Erwin Dijkhuizen

Bij Zenya is het ons doel onze software zo goed mogelijk aan te laten sluiten op andere informatiesystemen. Zo zorgen we ervoor dat alle informatie die je nodig hebt, op een snelle en eenvoudige manier toegankelijk is.In dit topic vind je meer informatie over het koppelen van Zenya met je Single Sign on oplossing:Onze software zorgt ervoor dat iedere professional de informatie krijgt aangeboden die relevant voor hem is én waartoe hij gemachtigd is. Om dat te kunnen doen, moet je inloggen. Vaak opnieuw moeten inloggen is natuurlijk een van de grootste irritaties van eindgebruikers. Daarom biedt onze software diverse mogelijkheden voor single sign-on. Ook realiseren we vaak oplossingen waarbij een medewerker, eenmaal ingelogd in het social intranet of extranet van jouw organisatie, kan doorklikken naar onze software zonder zich opnieuw te hoeven aanmelden.Een greep uit de systemen waarmee wij kunnen koppelen:Active Directory Federation Services (ADFS) Entra ID HelloID van Tools4ever Okta

Beoordeling van een document gebeurt door een gebruiker - met naam en toenaam genoemd in de beoordelingsronde .Als persoon A opgevolgd wordt persoon B, moeten dus ook alle documenten waar persoon A als beoordelaar genoemd staat, aangepast worden zodat dit volgende keer door persoon B gaat gebeuren.  Het leed is te verzachten door te zorgen dat alle mogelijke mensen in ieder geval al genoemd staan als mogelijke goedkeurder op folder niveau - maar het blijft veel werk, document voor document aanpassen. Is het mogelijk om hier de TEAMS optie in te zetten? Daarbij valt een team samen met een rol die door een of meer mensen vervuld kan worden. In de document beoordeling staat dan die team-naam (rol) en in het team zorgen we op 1 plek dat de juiste mensen eraang  gekoppeld zijn. Gaat ook helpen bij een warme overdracht van persoon A naar B.Of is er een andere creatieve oplossing om minder werk te hebben aan iedere personeelswijziging binnen de groep van beoordelaars ? 

Zijn er gebruikers die ervaring hebben met het gebruik van een bibliotheek in iProcess? Hoe is het beheer op de bibliotheek georganiseerd? Wat is de minimale informatie die je in de bibliotheek hebt geplaatst? Zijn de shapes die vanuit de bibliotheek worden gebruikt 'beveiligd' of mag de gebruiker de shape loskoppelen en zo nodig zelf aanvullen? De vraag stel ik omdat wij bezig zijn het het herontwerp van het businessmodel op basis van ZIRA. ZIRA definieert de activiteiten. Deze informatie willen we vastleggen in de bibliotheek om er voor te zorgen dat medewerkers die processen tekenen, gebruik (kunnen) maken van dezelfde informatie.

Omschrijving: Binnen onze organisatie willen we de huidige instelling betreft de goedkeuringscriterium van een document onder de loep nemen. Nu moeten alle beoordelaars het document goedkeuren voordat het document door de autorisator (goed)gekeurd kan worden. Het doorlopen van deze flow duurt vaak erg lang, waardoor we mogelijk de goedkeuringscriterium willen aanpassen. Graag hoor ik van andere organisaties wat jullie ervaringen zijn bij: Goedgekeurd door tenminste ..... beoordelaar(s) ? Goedgekeurd door tenminste..... % beoordelaar(s) ?

Goedmorgen,I.v.m. het uit dienst gaan van een collega wil ik haar beheerrechten als administrator overzetten.Ik heb het al geprobeerd via ‘rollen overnemen’. Maar het lijkt erop dat ik nog niet al haar rechten heb. Is er een andere manier om dit te doen?M.v.g. Esmé

Is het mogelijk om de "te controleren voor” termijn vast te zetten bij documenten, zodat dit niet langer ingesteld kan worden dan het vastgestelde termijn van bijvoorbeeld 2 jaar. Ik loop er nu tegenaan dat documentbeheerders deze datum veranderen in langer dan het vastgestelde termijn.

Is er een manier om in 1 meldingenoverzicht de meldingen vanuit 2 meldformulieren te zien?Wij hebben sinds 1 juli een nieuw meldformulier voor alle prik accidenten. Tot 1 juli was dit onderdeel van het MIM formulier. Kunnen de meldingen van tot 1 juli ook ingezien worden via het meldingenoverzicht van het nieuwe meldformulier?

Hallo allemaal, Is de AVG en de AVG uitvoeringswet ook als normenkader te verkrijgen? Heeft iemand hier ervaring mee? Vriendelijke groet, Gerrie de Haan

Dag,  Voor de documenten die momenteel op het lab uit worden geprint hebben we een standaard tekst toegevoegd (onbeheerde versie). Is het echter mogelijk dat deze standaard tekst niet wordt getoond of vervangen wordt door de tekst ‘beheerde versie’, wanneer de documentbeheerder het document afdrukt?  alvast bedankt! groetjes Nicole

Hallo allemaal,Het is mogelijk om een document op niet-actief te zetten, het gaat dan niet naar het archief, maar het wordt ook niet meer gevonden bij zoeken.Op verzoek van auteur of coördinator zetten wij wel eens documenten op niet-actief. Nu merken wij op dat dit soms niet gecommuniceerd wordt en gebruikers opeens bepaalde documenten niet meer kunnen vinden.Graag zouden wij hier iets over vastleggen en we waren geïnteresseerd in het gebruik van deze optie in andere ziekenhuizen.In welke gevallen zetten jullie een document op niet-actief? Zelf zaten we te denken aan situaties waarbij er echt foutieve informatie in een document staat of als het document gaat over een werkwijze die op het moment (bv. door COVID) niet van toepassing is. We twijfelen echter of we dit ook moeten doen bij documenten die verlopen zijn en pas op langere termijn worden gereviseerd, wil je dit soort documenten wel op niet-actief zetten?Kortom, we zijn benieuwd naar jullie ideeën/richtlijnen hierover!Groetjes,M

Hallo, Hoe stel ik een rapport op om een overzicht te krijgen van alle gebruikers die de ingestelde deadline voor leestaken overschreden hebben?Alvast bedankt!Sara

Ik sta voor een raadsel. We hebben een taakschema op basis van een meldtype toegewezen aan een gebruikersgroep. De taak moet 1 maal uitgevoerd worden, door één van de toegewezen gebruikers. De gebruikersgroep is recent gewisseld, maar een oude gebruiker (die inmiddels uit de groep is) heeft nog een aantal taken gekoppeld op zijn naam, welke hij dus niet meer op gaat pakken ivm een functiewijziging.Zowel als Administrator en als coordinator van het taakschema lukt het me niet om de toegewezen personen te wijzigen van die specifieke taken. Het lijkt alsof ik alleen de optie heb: zorgen dat de taak voltooid wordt óf de taak helemaal verwijderen.Doe ik iets verkeerd?

Goeiemiddag, Is er een mogelijkheid om na te gaan in welk portaal, welke documenten zichtbaar zijn? (via rapportage?)Of bijkomend. In welke verzameling welke documenten vervat zitten?  Ik zou een analyse willen doen van de verschillende portalen en de ziekenhuisbrede en eerder specifieke inhoud en vind het niet echt efficiënt om per verzameling een export bestand te maken om hierin overzicht te krijgen. Is er hier een werkwijze voor? Alvast bedankt, Sylvie

Goedemiddag,Bij het aanpassen van de eigenschappen van de workflow van een melding krijg ik de foutcode 31884. Ik wil een medewerker toevoegen aan het automatisch ontvangen van een email bij een bepaald veld op het meldformulier. Wat betekent deze foutcode?Mvg Esmé

Is het mogelijk om in de historie van een document kolommen toe te voegen, wij willen bijvoorbeeld weten wie er iets gechecked heeft.wij weten nu wel wie het gepublished heeft maar er is ook 2 keer een check geweest alleen is dit niet de achterhalen?

In GMP is het noodzakelijk dat publicatiedatum en effective date van een procedure verschillend zijn van elkaar zodat tussen de publicatie en het effectief in voege gaan van een procedure het personeel getraind kan worden. Hoe kan hiermee omgegaan worden in Zenya?Wanneer bv een nieuwe versie van een procedure nu geautoriseerd  wordt, wordt die gepubliceerd en wordt de vorige versie automatisch gearchiveerd. Maar zo lang het personeel niet getraind is, zou de vorige versie nog in voege moeten blijven en de nieuwe wel al gepubliceerd moeten zijn maar nog niet in voege. Kan in Zenya een onderscheid gemaakt worden tussen publicatiedatum en effective date? Alvast bedankt voor jullie reacties! 

Voor vragenlijsten maken wij bij de interne audits ook gebruik van de optie ‘Rapport bekijken’. Dit is heel fijn voor een samenvattend beeld en snel overzicht voor uitkomsten van verschillende organisatie eenheden.Nu lopen we tegen 1 punt aan en dat zijn de kleuren die sommige antwoorden meekrijgen in het standaard rapport. Bijvoorbeeld krijg ik bij het antwoord ‘deels’ de kleur groen en het antwoord ‘Ja’ de kleur blauw. We zouden dit graag zelf kunnen instellen, maar hebben deze optie niet gevonden. Kan iemand ons hier mee verder helpen of de tip hoe we dit in kunnen stellen? We hebben zowel in het ontwerp van de vragenlijst als bij het kader (waar de vraag uit geimporteerd wordt) gekeken, maar geen optie ontdekt voor het aanpassen van de rapportage kleuren. 

Dag,  graag zou ik informeren of de vindbaarheid van documenten (aan de voorkant) wordt vergroot wanneer een document als HTML wordt opgeslagen i.p.v. als word bestand. Wij menen eerder vernomen te hebben dat het zoekwoord dat gebruikt wordt bij een word bestand alleen in de titel wordt gezocht en HTML ook in de gehele tekst. Weten jullie of dit klopt?Of hebben jullie andere voor-/nadelen om onze documenten om te zetten van word naar HTML? alvast bedankt! groetjes Nicole

Beste, Graag zou ik de mogelijkheid zien om een Boost vraag te verwijderen uit de campagne.Als je "vergeet” eerst een pauze in te zetten en je plaatst een vraag wordt deze, in dit geval, in het verleden geplaatst. (op 4 juni). Deze kan ik er niet meer uithalen. Is hier een oplossing voor? Mvg Gaby

Kunnen er automatisch rapportages periodiek verzonden worden naar mailadressen?

Beste Kan ik een mail verstuurd vanuit meldingen ongedaan maken?

Goedendag,We hebben een document dat regelmatig moet worden bijgewerkt. Dit document is opgesteld door het ziekenhuis waar wij mee samenwerken. Dit ziekenhuis maakt ook gebruik van iProva/Zenya.Situatie/werkwijze nu: document downloaden, mailen naar ziekenhuis, na ontvangst bijgewerkte versie weer uploaden en publiceren in ons portaal.Vraag 1:  wat zijn de mogelijkheden om het document te laten bewerken door een externe medewerker van het ziekenhuis?Vraag 2: welke uitwisselingsmogelijkheden zijn er tussen twee organisatie die beide Zenya gebruiken?Voor mezelf had ik de volgende opties in gedachten:Extern gebruikersbeheer? Maar hierover kan ik geen informatie vinden?  Delen van het document via Webshare, maar bewerking is niet mogelijk! Fictieve gebruiker aanmaken en (schrijvers)rechten geven om specifieke documenten te beheren. Dus uitwisseling gebruikersnaam en wachtwoord met externe gebruiker, die dan toegang heeft tot onze iProvaBij optie 3: onze iProva applicatie draait binnen onze