DOC (Documenten)

Beste lezer, Ik heb een vraag over het invullen van een meldformulier in Zenya. In het hoofddocument heb ik een hyperlink aangemaakt naar het meldformulier.Als ik het meldformulier via de link oproep en invul en doorstuur via delen naar mijn e-mailaccount krijg ik niet het ingevulde formulier binnen, maar een leeg aanmeldformulier. Graag hoor ik van jullie hoe ik dit op kan lossen? Met vriendelijke groet, Patty van Nieuwmegen,Managementassistente behandeldienstSint JacobMobiel: 06-21397519 

Hallo,Worden van documenten alle eerder gepubliceerde versies bewaard in het archief? Zo niet, is dat wel in te stellen? Groeten Erwin

Het is voor ons ( franciscus gasthuis en vlietland)  weer tijd om het documentbeleid te herzienBen benieuwd naar voorbeelden van andere ziekenhuizen m.b.t document beleid en keuze'’s zoals; Nieuw concept aanmaken versus gebruik controleren knop Controle periode van documenten Keuze voor wat wel in Zenya doc te plaatsen en wellicht bepaalde documenten nietWie wil er zijn document beleid met ons delen?  

Sinds een half jaar hebben we een centrale documentbeheerder die alle mappen mag beheren, maar degene kwam erachter dat ze niet alle mappen kan zien. Nu heeft mijn voorganger dit ingericht, maar zelf kom ik er niet achter wat nu het probleem is waarom ze niet alle mappen kan zien. Heeft iemand een oplossing of idee wat ik over het hoofd zie.

Onze organisatie (SKB in Winterswijk) start met de implementatie van de NEN 7510 in Zenya. Eén van de vragen die nu gesteld wordt, is of een document in DOC beveiligd kan worden tegen printen. Bij het uitprinten van een document is de geldigheidsduur aangegeven, maar men wil toch graag weten of ook voorkomen kan worden dat een gebruiker het document print.Hoor graag van jullie.Margreet de Pree, adviseur kwaliteit en veiligheid 

Hoi,Ik heb al diverse topics doorgelezen maar kom niet verder met mijn zoektocht. Wij werken nog niet zo lang met schrijvers uitnodigen maar nu heeft een collega (documentbeheerder) dit eens geprobeerd. De schrijver geeft in een opmerking aan dat ze heeft aangepast en aangevuld maar niet exact wat de wijzigingen zijn geweest tekstueel gezien. Is dit te achterhalen in Zenya zoals je bijvoorbeeld in Word ‘wijzigingen kan laten meelopen’  om later te accepteren? Dan kan de documentbeheerder ook zien wat er exact gewijzigd is voordat ze publiceert.De documentbeheerder is trouwens van mening dat het veld ‘Wijzigingen t.o.v. vorige versie’ niet bedoelt is om wijzigingen aan te geven aangezien onze lezers dat veld kunnen zien en dat is wellicht niet praktisch. Als applicatiebeheerder meen ik wel dat dit het geschikte veld is by the way. Ik ben benieuwd welke reactie er komt aangezien dit mijn eerste topic is. Alvast dank voor iedere reactie.Groetjes,Charlotte van Beem (applicatiebeheerder San

Goedemiddag!Begrijp ik goed dat bij de overgang naar Zenya de mogelijkheid tot het beschrijven van de wijzigingen t.o.v. de vorige versie niet meer beschikbaar is? Zie gearceerde tekst. Als dat juist is, vinden wij dit bijzonder jammer. De schrijvers worden geïnstrueerd en de decentraal documentbeheerders toetsen of het is ingevuld vóór het de beoordeling in gaat. De schrijvers noteren kort onder welke paragraaf wat inhoudelijk gewijzigd is. Dus bij zinnen als ‘opmerkingen van Piet zijn verwerkt’ gaat het document terug naar de schrijver.Hoe ziet de lezer nu in één opzicht wat er inhoudelijk veranderd is in een document? Bij versie vergelijk zie je alle veranderingen en niet alleen wat er inhoudelijk is veranderd.Ik hoop dat er een instellingskeuze blijft om de wijzigingen wel te laten zien. Er verdwijnen een tweetal opties bij instellingen:Mogelijkheid om samenvatting wel of niet te tonen bij de documenten Mogelijkheid om wijzigingen t.o.v. de vorige versieMotivatie: De samenvatting v

Ik ben beheerder en tegelijk ook schrijver van een groep van 230 documenten. Deze documenten willen we verspreid over 3 jaar onderhouden. Gedurende de weken/maanden komen er verschillende opmerkingen op die documenten. De ene opmerking moet direct verwerkt, de andere vraagt wat uitzoekwerk en weer een andere kan wachten tot de 3-jaarlijkse review. Inmiddels heb ik bij zo'n 40 documenten een opmerking staan en moet ik in de gaten houden dat bij welke documenten de controledatum binnenkort gaat verstrijken en ik merk dat ik het overzicht van prioritering van die opmerkingen/te controleren documenten een beetje kwijt raak.Ik heb er nu een apart overzicht van gemaakt in Onenote om het voor mijzelf overzichtelijk te houden en geef elk document wat gewijzigd moet worden een prioritering (1, 2 of 3), maar ben benieuwd of er niet een andere manier is. Met vlaggetjes prioritering aangeven is vooral handig bij de hoogste, maar dan heb ik nog steeds niet de andere goed in beeld.

goedemiddag,Is er een andere manier dan de beoordeling afbreken en opnieuw aan te maken als de deadline om te autoriseren is verstreken?dank voor jullie reactie.Susan Kokke

In het Amsterdam UMC wordt er naast de eigen Zenya omgeving ook gebruik gemaakt van de Lorenz database. Als de beide omgevingen naast elkaar geopend zijn zie je nu weinig verschil, alleen de kleur van de knoppen verschilt zoals je hieronder kan zien. Zou het mogelijk zijn om net zoals bij de webshares de zwarte balk te personaliseren?  Ik hoor het ook graag als jullie een ander idee hebben om de beide omgevingen uit elkaar te kunnen houden.  

Dag,Ik vroeg me af wie er een meldingen krijgt/of iemand een melding krijgt wanneer er een opmerking wordt geplaatst bij een document. Voorbeeld: 2 collega's schrijven een document. Een collega schrijft een opmerking naar de andere collega, maar deze ontvangt hier geen bericht van waardoor de opmerking gemist wordt.Kan dit wel zo worden ingesteld?Groeten, Lisa 

In onze organisatie is vastgelegd dat de schrijversfase een doorlooptijd heeft van 6 weken. Na het aanmaken van een nieuw documentsjabloon, nodig je via de knop "Schrijver(s) uitnodigen" schrijvers uit om een conceptversie van het document te schrijven. Hier kan je ook een deadline opgeven voor schrijvers om de conceptversie in te leveren. Iemand een idee hoe je dit veld verplicht kan maken?

Goedemorgen,Wat kan de oorzaak zijn van dat een document niet te vinden is via de zoekfunctie?Via de achterkant van portalen is het document zichtbaar, het document staat op gepubliceerd.Via de voorkant wordt er gezocht in “alle portalen” maar toch komt het document niet naar boven.Kan het zijn dat er ergens bij eigenschappen van het document of op de map eigenschappen iets verkeerd staat? 

Hoi,een collega documentbeheerder loopt tegen het volgende probleem aan: in een document staat een hyperlink opgenomen naar een ander document (bijlage), echter als je daarop klikt komt de volgende melding in beeld:'Oeps! Het lijkt er op dat er iets fout is gegaan. Neem contact op met je applicatiebeheerder.Je foutcode is 814714.' ik heb al gecheckt of de betreffende link wel onderdeel is van een gepubliceerd document en dat is het geval. Kan iemand mij hierbij helpen? vriendelijke groet, Rianka

Ook al nodig ik een schrijver uit om een word-document te bewerken, het document opent niet via de knop bewerken. Er gebeurt dan helemaal niets. Het gaat om een word-document. Hoe kan ik dit oplossen?

In standaard Visio is het mogelijk om woorden/teksten in een shape af te breken m.b.v. <Enter> of <Shift>+<Enter>. In Visio vanuit Zenya werkt dit niet.Hoe kun je lange woorden of zinnen in een shape of verbindingslijn afbreken als deze te lang worden?PS. Dit is de tekst in het veld Titel komt van Eigenschappen.

Hoi allemaal,Graag willen wij weten hoe wij het beste de openstaande leesbevestigingen kunnen opvolgen. daarnaast is het voor ons belangrijk om per medewerker alle documenten te zien die gelezen zijn. Op dit moment zien wij geen opties hiervoor.  Alvast bedankt.

Een gebruiker had de vraag waarom hij zijn document niet kon instellen als favoriet en dit betrof een download document. Hij wilde het als favoriet instellen zodat hij het makkelijk kon vinden, maar het icoontje “Favoriet” was hierbij inactief.

Binnen ons ziekenhuis zijn 63 decentraal documentbeheerders actief die zorgen dat inhoudelijke deskundigen relevante documenten schrijven/bijwerken en tevens andere documenten beoordelen,  binnen de deadline van 2 jaar.Hoewel dit grotendeels geüpdatet wordt binnen de gestelde tijd voelen schrijvers en beoordelaars zich maar tot op zekere hoogte verantwoordelijk voor kwalitatief goede documenten, mede door de beperkte tijd die hiervoor beschikbaar is. We willen graag aanpassingen treffen om te zorgen dat documentbeheer behapbaar blijft en tevens inhoudelijk zinvol is voor de gebruikers ervan.Ik ben benieuwd of andere ziekenhuizen of organisaties ervaring hebben bij het verhogen van betrokkenheid van medewerkers bij documenten en in hoeverre er vaste afspraken en/of protocollen worden gebruikt.

Is het ook mogelijk Microsoft Forms te gebruiken? Ofwel om documenten om te zetten naar MS Forms?

Via Zenya Doc heb ik een procesdocument aangemaakt. Nu wil ik voor een ander proces een kopie maken van het originele document, zonder dat de koppelingen meekomen. Wanneer ik van gepubliceerde versie een nieuwe concept maak, dan komen de koppelingen mee. Is dit mogelijk? Zo ja, hoe werkt dit? Een mogelijke oplossing zou om een nieuw procesdocument aan te maken. Met Ctlr A en Ctrl C en V kan ik alle info kopiëren en plakken. De koppelingen komen dan niet mee. De functionaliteit van Infoland shapes kopieert dan niet mee, wat ik ook snap. De andere tabbladen kopieert niet mee via deze methode.

Wanneer  in een beoordelingsronde 1 beoordelaar het document afkeurt verdwijnt de taak bij de andere beoordelaars. Zij kunnen het document dan ook niet meer inzien en beoordelen. Is er een optie waarmee dit nog wel mogelijk blijft?  

we werken met Zenya v6.4 en office365. Sommige .xlsx of .xls-bestanden kunnen we in Zenya bewerken, met de Zenya invoegtoepassing, maar bij andere lukt het weer niet. de invoegtoepassing “iProvaExcelAddinWrapper” wil bij die documenten niet starten.Heeft iemand van jullie ervaring met deze wispelturigheid? Heeft het met een eigenschap van de .xls of .xlsx te maken? Mogelijk ligt het aan een kleinigheid, maar voorlopig tasten we in het duister en missen we vaak de handigheid van Zenya. Ik kijk uit naar de gouden tip.Met dank,Tom 

Begin oktober migreert het SKB naar de SaaS omgeving. Vanuit HiX zijn er hyperlinks gemaakt naar onder andere het handboek Parenteralia.Ik heb benieuwd of andere organisaties ook met hyperlinks vanuit HiX naar Zenya werken en inmiddels gemigreerd zijn.Hoe hebben jullie de hyperlinks hersteld? Is dat in bulk te doen door het 1e deel van de URL te laten aanpassen of is dit handmatig gedaan door een HiX applicatiebeheerder.Hoor graag van jullie. 

Hallo, Kan ik een document kopiëren en dan in een andere map zetten? Groeten Erwin