DOC (Documenten)

Wanneer ik een tekstdocument opmaak in Word en vervolgens upload naar Infoland dan wijzigd de opmaak en is de tekst verschoven over de pagina's. Waar ligt dit aan?

Er blijken enorm veel functies in ons systeem te staan die binnen de processen gekozen kunnen worden. Ik wil dat opschonen. Ik zou graag een overzicht willen maken van alle functies, zodat ik kan navragen wat men nog nodig heeft en wat er evt. weg kan. Een rapportage van de processen waar deze functies worden gebruikt heb ik gevonden. Dat betreft het veld Eigenaar. Een vervolgvraag: wat gebeurt er met een proces als ik de eigenaar verwijder. Ik heb in de testomgeving functies verwijderd die bij een document horen, maar ik kreeg geen melding dat de functie in gebruik is. Krijgt de documentbeheerder daar een melding van oid?

Dag, om documenten zichtbaar te laten zijn op specifieke portalen hebben we een veld gemaakt waarin de organisatie eenheden zijn opgenomen. Per document is via dit veld aangegeven voor welke afdeling een document zichtbaar moet zijn. Vervolgens hebben we via verzamelingen ingeregeld welke portalen welke afdelingen zouden moeten kunnen zien. Echter; bij de indeling van het veld is gebruik gemaakt van een hiërarchische lijst. Grofweg voorbeeld:Ziekenhuis specialisten specialist cardiologie specialist chirurgie poliklinieken polikliniek cardiologie polikliniek chirurgie Wanneer wij een document het veld ‘ziekenhuis’ toekennen, pakt hij niet automatisch de onderliggende items. Hierdoor zijn documenten momenteel niet zichtbaar op de portalen zoals bedoeld. Een ziekenhuisbreed document hebben we gekoppeld aan ‘ziekenhuis’ in de veronderstelling dat deze

Ik vind het vrij moeilijk te begrijpen waarom er een rol weggelegd is voor een autorisator en wat deze dan verschillend maakt aan een beoordelaar.  En waarom moet je deze onder het tabblad eigenschappen en niet onder het tabblad beoordeling instellen, terwijl je wel de namen van de autorisatoren ook daarin terugvindt?Ook het verschil tussen een auteur en een schrijver is me niet duidelijk.  Ik had begrepen dat een auteur enkel meeleest, maar zelf niet schrijft.  Wat is dan het verschil met een lezer?

Hallo,Een collega heeft de volgende wens/vraag in Zenya;“Is het mogelijk dat een gebruiker een notificatie voor leesbevestiging krijgt als hij/zij een documetn inziet en daar nog een leesbevesting van open staat?Nu is het zo dat een gebruiker een (aangepast) ducument kan inzien en evt gebruiken (zoals werkvoorschrift of werkrapport), zonder dat de leesbevestiging is uitgevoerd en men weet dat er /wat er gewijzigd is. Dit is een conflict met compliance, de datum van uitvoeren leesbevestiging is dan later dan het gebruik van het document/voorschrift.Kan men een prompt in beeld krijgen als leesbevestiging nog open staat en men een document opent in Zenya? “  groeten,Nada 

Is er een reden waarom bij het overnemen van taken en verantwoordelijkheden er geen wijzigingen plaatsvinden bij ‘controletaken’?Ik heb een medewerker van de technische dienst die van functie wijzigt en graag al zijn taken m.b.t. documentbeheer wenst over te hevelen aan een collega technieker. Echter de controletaken blijven bij hem, ook al heb ik al zijn taken en verantwoordelijkheden aan zijn collega toegekend. 

Medewerkers kunnen nu kiezen uit 50 documenttypes, waaronder excel, word en pdf.  Als coördinator van procedureboek geef ik telkens de raad mee om een documenttype te kiezen die in Zenya zelf bewerkt kan worden en dus niet te kiezen voor een document buiten Zenya om of in office.Dan lijkt het mij alleen maar verwarrend dat medewerkers nog steeds de keuze hebben om een word, excel of pdf aan te klikken in Zenya.Graag uw advies,Anne-Sophie 

Je kan vlot manueel een auteur (geen gebruiker) aanmaken in Zenya. Echter het is niet mogelijk om deze te wijzigen of verwijderen. Naast dat dit niet efficiënt is (op de duur heb je een zeer lange lijst en een lijst waar potentieel auteurs in zitten die niet meer kunnen/mogen aangeduid worden), is dit ook niet compliant GDPR (als dit over personen gaat). Vandaar het voorstel (of de oproep) om dit wel mogelijk te maken voor een documentbeheerder óf applicatiebeheerder om deze lijst op te kunnen schonen.

Bij het openen van een document vanuit de zoekfunctie ( dan krijg je de gepubliceerde versie te zien), kan er geen commentaar toegevoegd worden. Zodra je klikt op add comment dan word de bovenste balk grijs en gebeurt er niets.Wij willen natuurlijk wel dat de weknemers iets kunnen toevoegen aan commentaar. 

Ik zou denken dat als er schrijversrechten worden toegekend aan je, dat je dan een hyperlink kunt aanmaken. Blijkbaar is deze module niet zichtbaar voor “gewone zenya users”. Hoe is het mogelijk dat deze gebruikers een Hyperlink kunnen aanmaken als ze een document willen verwijzen in een Word document?

Kunnen de mensen waarmee je documenten deelt in webshare ook zelf aanpassingen doen aan de documenten?  En hoe raden jullie aan om documenten over te brengen van het ene ziekenhuis naar het andere ikv een fusie bv? MvgAnne-Sophie 

Binnen onze organisatie zijn we bezig aan een inhaalslag met het updaten van al onze documenten. We hebben ervoor gekozen om zo veel mogelijk documenten als vrij web document in het systeem te zetten. Voor de leesbaarheid zetten we de marge op breed, en de tabellen op 100%. Het probleem waar we nu tegenaan lopen is dat bij het printen de tabellen voor de helft wegvallen. Weet iemand hoe dat komt en hoe dit op te lossen is?  

Beste, Is er een mogelijkheid om via rapportage te zien welke gebruikers/functies effectief documenten raadplegen in een bepaalde tijdsperiode?  Alvast bedankt, Sylvie

Is het mogelijk een excel te genereren van alle documenten met verbroken hyperlinks? Ik heb wel het rapport “verwijzingen per document” gevonden, maar dit is een Word-document en iets minder handig als we een globaal overzicht willen hebben over welke documenten het gaat en in welke mappen deze zitten. Zeker voor de interne verdeling zou een excel iets handiger zijn.Dank bij voorbaat

Met de training: Hoe stel je in wie een document mag lezen? | Infoland Community wordt uitgelegd hoe je een nieuwe leesrol aanmaakt in gebruikersrollen en deze koppelt aan een desbetreffende map of document. Enige wat ik hier mis is, hoe kan ik personen toevoegen aan een specifieke zelf aangemaakte leesrol; “privé lezer”. Het lijkt mij vrij logisch dat ik juist deze leesrol heb aangemaakt om bepaalde documenten of documentmappen af te schermen voor sommige ogen. En dat deze documenten of documentmappen alleen te lezen zijn door bijvoorbeeld een afdeling.  

Bij het instellen van een auteur bij een documenten heb je de keuze tussen een Gebruiker of Auteur (geen gebruiker)In de lijst van Auteur (geen gebruiker) is door de jaren best wat vervuiling ontstaan.Hoe kan ik deze lijst opschonen. Ik zie alleen de mogelijkheid om toe te voegen maar niet om te verwijderen.

Bij het instellen van een auteur bij een documenten heb je de keuze tussen een Gebruiker of Auteur (geen gebruiker)In de lijst van Auteur (geen gebruiker) kan je manueel een auteur toevoegen.Hoe kan je deze lijst als documentbeheerder beheren? De optie om een auteur te verwijderen zie ik nergens?  

We willen graag voor processen swimming lanes sjablonen gaan gebruiken. In Visio heb ik een sjabloon aangemaakt met swimming lanes, op basis van een standaard opzet vanuit Visio zelf. Als ik dit sjabloon nu wil oploaden in het documenttype proces als sjabloon, dan krijg ik de melding: "Voorgrondpagina bevat shapes”. Wat betekend dit? Kan ik niet de standaard lanes vanuit Visio gebruiken in een sjabloon?

We hebben een rapportage aangemaakt voor documenten, type ‘Lijst van documenten'. Hierin nemen we o.a. de velden Uitgenodigde schrijvers, deadline voor schrijvers en auteurs mee.Andere velden worden netjes gevuld, maar bovenstaande velden blijven leeg, ondanks dat er wel degelijk deze gegevens bij deze documenten staan gevuld.Wie kan mij hierin op weg helpen?Met vriendelijke groet,Silvia Hendriks

Binnen Amsterdam UMC zouden wij graag bij een leesbevestigingstaak de '’wijzigingen t.o.v. de vorige versie'’ willen zien. Wanneer je de leesbevestigingstaak opent zou het mooi zijn wanneer in een (paarse) balk de wijzigingen worden aangegeven.Zijn er meer organisaties die dit missen? 

Goedemiddag,ik kriijg intern de vraag of er een cursus is hoe je een protocol schrijft. Hebben jullie mogelijk meer informatie met betrekking tot het volgen van een traininig/cursus aub?Alvast bedankt.Selbi SaritasDocumentbeheerderZorgSaam

Rechts van een document kunnen opmerkingen gemaakt worden. Er staat een poppetje bij de opmerking om te zien van wie deze is. Is het ook mogelijk om er de datum bij te zetten wanneer de opmerking gemaakt is?Natuurlijk is het terug te vinden in het tabblad ‘opmerkingen’  maar als het er direct bij staat scheelt dat weer handelingen en je hebt een sneller overzicht.Groet Erwin

k heb het volgende geprobeerd: Gezocht naar een knop die het dupliceert, niet gevonden Document importeren, maar dan staat er dat de andere (huidige) versie verwijderd wordt. Versie 1 en versie 2 aangemaakt, en dan de inhoud van 1 kopiëren en in 2 plaatsen. De tekst achter de shape komt dan niet mee. Dus wel het proces en de shapes, maar niet de inhoud achter de shape. Het bestand op mijn laptop als Visio document opslaan en opnieuw uploaden: wederom geen tekst achter de shapes. Exporteren in uitwisselformaat en die opnieuw uploaden. Ik krijg dan de foutmelding: het bestandstype is niet toegestaan. Toegestane extenties zijn: .vsdxWeten jullie of dit mogelijk is en zo ja, hoe?

Goedemorgen, Is het mogelijk om documenten met een bepaald kenmerk automatisch toe te wijzen aan een map in iDoc?

Er zijn nu maar 2 systeemrollen, documentbeheerder en schrijver. Ik zou graag de auteur de rechten willen geven om een conceptversie te maken en schrijvers uit te nodigen. Maar ik kan geen extra systeemrol voor de auteur maken. Het is heel veel werk om dit op submap niveau in te richten. De auteurs zijn namelijk wel al per document vastgesteld. Hoe kan ik dit toch inrichten?